Wat?

Okapi2 (°2012) is een benchmarkingproject voor wetenschappelijke bibliotheken in Vlaanderen dat gecoördineerd wordt door het overleg Wetenschappelijke Bibliotheken (OWB) van de VVBAD. Het vindt zijn oorsprong in het Okapi-project, dat in 2009 opgezet werd door de Associatie KU Leuven voor al haar aangesloten bibliotheken en bibliotheekdiensten.

Waarom?

In de wetenschappelijke bibliotheeksector klinkt de roep naar benchmarking steeds luider. Met de projecten Okapi en Okapi2 willen de associatie KU Leuven en het overleg Wetenschappelijke Bibliotheken (OWB) van de VVBAD een nieuwe impuls geven aan het verzamelen, delen en exploiteren van statistische gegevens in Vlaanderen. Het uiteindelijke doel is om te komen tot een vorm van volwaardige benchmarking van bibliotheekgegevens en -prestaties, wat het mogelijk maakt om zowel aan het beleid als aan de gebruiker de toegevoegde waarde van de bibliotheek te laten zien en waar er eventueel nog bijgestuurd kan worden.

Wie?

De volgende instellingen nemen momenteel deel aan het Okapi2-project en leveren dus jaarlijks gegevens aan:

• Artesis Plantijn Hogeschool
• Arteveldehogeschool
• Erasmushogeschool Brussel
• Hogere Zeevaartschool
• Hogeschool Gent
• Howest
• Instituut voor Tropische Geneeskunde
• Karel de Grote Hogeschool
• KBR
• KU Leuven
• LUCA School of Arts
• Odisee
• PXL Hogeschool
• Thomas More Kempen
• Thomas More Mechelen-Antwerpen
• UC Leuven-Limburg
• Universiteit Antwerpen
• Universiteit Gent
• Universiteit Hasselt
• Vives
• Vlerick Business School
• Vrije Universiteit Brussel

Hoe gaan we te werk?

Werkgroep

Binnen het OWB wordt Okapi2 gecoördineerd door een werkgroep onder voorzitterschap van Bram De Meutter (VUB), met als leden Werner Beyens (KU Leuven), Dirk Desaever (Artesis Plantijn Hogeschool), Liesbeth De Vogelaere (Artevelde Hogeschool), Céline Ben Amar (KBR), Kirsten Wellens (UCLL) en Eline Schoeters (Universiteit Hasselt). 

Om het project in goede banen te leiden, werd er eerst en vooral een draaiboek opgesteld.

Daarnaast verricht de werkgroep de volgende taken:

• het beheer van de lijst van respondenten, dat is de instellingen die deelnemen aan de jaarlijkse gegevens bevraging;
• het beheer van de Okapi2-vragenlijst en bijbehorende handleiding, alsook een jaarlijkse kritische evaluatie en update ervan;
• de registratie, verwerking, controle, analyse en exploitatie van alle gegevens die de verschillende instellingen aanleveren.

Gegevensverzameling- en uitwisseling

De volgende statistische gegevens worden verzameld:

• Algemene gegevens:
  aantal primaire gebruikers, aantal deelbibliotheken per instelling, ...
• Gegevens fysieke en elektronische collectie:
  aantal fysieke en elektronische collectie-onderdelen; al dan niet uitgesplitst per type document, …
• Budget en personeel:
  uitgaven personeel, uitgaven collectie, gegenereerde inkomsten, beschikbaar vte, …
• Ruimte:
  aantal beschikbare vierkante meters publieksruimte, aantal zitplaatsen, …
• Dienstverlening en gebruik:
  aantal uitleningen, aantal bezoekers van de leeszalen, …

Deze gegevens worden jaarlijks aan de werkgroep aangeleverd in Excel, waarna deze verwerkt en gecontroleerd worden en vervolgens opgeladen worden in de datavisualisatietool Qlik.

In deze tool voorzien we een rubriek met een set van kwantitatieve indicatoren (kengetallen afgeleid van de ruwe cijfers).

De deelnemende instellingen hebben toegang tot elkaars gegevens (enkel raadpleging) en kunnen deze in vergelijkende rapporten downloaden.

We hopen binnenkort een registratietool in gebruik te nemen waarbij alle deelnemers (in het Belgische hoger onderwijs) hun gegevens rechtstreeks kunnen invoeren. Daarmee zijn de gegevens altijd bereikbaar (en exporteerbaar) voor de deelnemers en tegelijk veilig opgeslagen, ook op langere termijn.

Wat brengt de toekomst?

Op dit moment is Okapi2 nog beperkt tot Vlaanderen, maar de ambitie is om ook op Belgisch ('Okapi3') en vervolgens op Europees niveau te gaan benchmarken. Hier wordt volop aan gewerkt.

Het overleg met onze Franstalige collega’s, voorlopig beperkt tot universiteiten, is opgestart in 2021. We bereikten een consensus over (de definitie van) een 30-tal parameters die gevraagd worden op Europees niveau.

Aan beide zijden van de taalgrens worden die 30 parameters – sinds referentiejaar 2021 – op dezelfde manier gemeten en verzameld. In 2023 werd dat uitgebreid tot een Belgische dataset van 46 parameters. Meer dan Europa vraagt. We beschikken nu over 46 uniforme cijfers voor de refertejaren 2022 en 2023. Deze twee datasets zijn onze eerste bijdragen aan het Europees niveau. ADBU zal over deze jaren rapporteren in de loop van 2024. 

En ook op het Belgisch en Europees niveau kijken we stilaan verder dan de beginfase, de fase van het verzamelen.

Meer informatie

Voor meer informatie over Okapi2 kun je contact opnemen via het volgende emailadres: okapi2@vvbad.be.

Tijdens Informatie aan Zee 2015 gaven Dirk Smet en Paul Buschmann de volgende presentatie over Okapi2:

Contact