Elk jaar komen intergemeentelijke archivarissen uit heel Vlaanderen samen op de intergemeentelijke archivarissendag (IGA-dag) om informatie, kennis en praktijkervaringen over allerlei thema’s rond archief- en informatiebeheer met elkaar te delen. De editie van maandag 3 november 2025, georganiseerd door de archiefdienst van Welzijnsband Meetjesland, vond plaats in de historische setting van het kasteel in het Heldenpark in Eeklo. Daar kwamen de zeventien aanwezige archivarissen tot één gezamenlijke vaststelling: intergemeentelijk archiefwerken zit duidelijk in de lift, misschien wel als nooit tevoren. De IGA-dag bood daarmee niet alleen ruimte voor ontmoeting en netwerken, maar bracht ook een aantal bredere evoluties en aandachtspunten scherp in beeld. Inzichten die relevant zijn voor iedereen die vandaag betrokken is bij archiefwerking binnen lokale besturen, ook buiten het intergemeentelijke kader. Een terugblik op deze boeiende dag die deze evoluties scherp in beeld bracht.

Intergemeentelijk archiefwerken in kaart

De dag begon zoals elk goed netwerkmoment hoort aan te vangen: ingaand op de lokroep van een goede tas koffie en een koffiekoek stroomden de collega-archivarissen binnen in de grote zaal van het kasteel. Voor vele een fijn weerzien, voor sommige een blijde verwelkoming binnen dat unieke gezelschap archivarissen. Dat er opvallend veel nieuwe gezichten aanwezig waren, werd duidelijk bij de start van het inhoudelijke programma. Er werd een klassiek rondje van de tafel georganiseerd, maar deze keer met een twist: aan de hand van een blanco kaart van alle gemeentes in Vlaanderen, brachten de deelnemers telkens het werkingsgebied van hun intergemeentelijke archiefdienst in beeld. Die oefening zorgde niet alleen voor de nodige hilariteit – archivarissen blijken niet altijd de geoefendste aardrijkskundigen – maar leverde vooral waardevolle inzichten op. Met wat wederzijdse hulp werden de verschillende werkingsgebieden letterlijk in kaart gebracht, wat meteen een aantal trends blootlegde.

Een eerste vaststelling sprong meteen in het oog: intergemeentelijk archiefwerken is geen randfenomeen meer. Vandaag heeft bijna dertig procent van de Vlaamse lokale besturen een intergemeentelijk archivaris of informatiebeheerder in dienst. De groei is bovendien aanzienlijk. Waar twee jaar geleden ongeveer zeventig lokale besturen intergemeentelijk samenwerkten rond archiefbeheer, zijn dat er vandaag om en bij de negentig – een stijging van bijna dertig procent. Ook het aantal medewerkers nam de voorbije jaren sterk toe. Bij de oprichting van de IGA-dag in 2015 waren slechts vier medewerkers actief binnen een intergemeentelijke archiefwerking. Vandaag zijn dat er vijfentwintig, meer dan een verzesvoudiging in tien jaar tijd.

Dat de groei zich verder zal doorzetten, bleek duidelijk uit de gesprekken rond de tafel. Verschillende lokale besturen onderzoeken momenteel de mogelijkheid om intergemeentelijk samen te werken rond archief- en informatiebeheer. Nieuwe intentieverklaringen worden voorbereid of ondertekend en bestaande samenwerkingen breiden uit. Zo werd tijdens de IGA-dag bevestigd dat de intergemeentelijke archiefdienst van SOLVA binnenkort aanzienlijk zal uitbreiden, met verschillende besturen die zich zullen aansluiten. Die evolutie toont aan dat intergemeentelijk archiefwerken voor veel besturen een succesvolle formule is. Maar niet alleen de goede werking van de archiefdiensten zelf speelt daarbij een rol. Ook andere functies binnen lokale besturen, zoals functionarissen voor gegevensbescherming (data protection officers of DPO’s), benadrukken steeds vaker het belang van degelijk archief- en informatiebeheer en stimuleren investeringen in een structurele archiefwerking

De kaartvoorstelling bracht nog meer interessante inzichten aan het licht. Intergemeentelijk archiefwerken kent vandaag een duidelijke concentratie in West- en Oost-Vlaanderen, terwijl het in de provincies Antwerpen en Limburg minder sterk vertegenwoordigd is. Daarnaast blijkt ook de organisatorische inbedding sterk te variëren. Sommige intergemeentelijke archivarissen werken binnen een erfgoedinstelling, andere zijn in dienst van een lokaal bestuur of maken deel uit van een welzijnsvereniging. Die diversiteit toont aan dat er geen eenduidig model bestaat voor intergemeentelijk archiefwerken. Integendeel: de praktijk laat zien dat verschillende structuren en samenwerkingsvormen mogelijk zijn, telkens afgestemd op de lokale context.

Opvallend is ook dat sommige intergemeentelijke archiefdiensten een sterk verspreid werkingsgebied hebben. Niet alle deelnemende besturen liggen geografisch dicht bij elkaar of delen dezelfde schaalgrootte. Dat kan verschillende oorzaken hebben: sommige besturen hebben al een eigen archiefwerking uitgebouwd, terwijl andere net actief op zoek gaan naar partners binnen de regio, maar verder dan de aangrenzende gemeentes. Die vaststelling onderstreept dat intergemeentelijk archiefwerken niet alleen inhoudelijke expertise vraagt, maar ook een grote mate van flexibiliteit. Intergemeentelijke archivarissen bewegen zich voortdurend tussen uiteenlopende bestuurlijke contexten, werkculturen en noden – een realiteit die het vak uitdagend, maar ook bijzonder boeiend maakt.

Een haalbaar groeimodel voor digitaal archiveren

Na de introductie volgde een minstens even actueel thema: het digitaal archiveren van documenten. Lokale besturen hebben de voorbije jaren een duidelijke omslag gemaakt naar digitaal werken. Die evolutie zorgt ervoor dat de klassieke, papieren archiefwerking steeds meer naar de achtergrond verdwijnt en dat de aandacht verschuift naar het duurzaam beheren van digitale informatie. En net daar knelt het schoentje vaak nog bij heel wat besturen. Door de explosie aan digitaal werken zitten lokale besturen op een berg aan informatie waar nauwelijks iets mee gebeurt. Waar een overvolle archiefkast zichtbaar is en aanleiding geeft tot actie, blijft een volle server vaak onopgemerkt. In plaats van structurele oplossingen te zoeken, wordt opslagcapaciteit uitgebreid, waardoor het onderliggende probleem zich alleen maar verder opstapelt. Nochtans zijn de voorbije jaren steeds meer tools beschikbaar gekomen om digitale informatie correct te beheren, te bewaren en tijdig te vernietigen. Voorbeelden zijn de e-depots van Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) en DiVault, en de recordsmanagementtool van VHIC-ANT. Toch blijkt dat digitale archivering in de praktijk vaak nog onvoldoende structureel aangepakt wordt.

Om hierop een antwoord te bieden publiceerde de provincie Oost-Vlaanderen in samenwerking met ArchiVeer een rapport omtrent digitaal archiveren bij lokale besturen. Dat rapport brengt de belangrijkste noden en knelpunten in kaart en reikt tegelijkertijd haalbare oplossingen aan. Centraal staat een groeimodel dat lokale besturen toelaat om hun digitale archivering stapsgewijs uit te bouwen. Het model onderscheidt drie niveaus:

1. Opslag van te archiveren digitale informatie los van de bronsystemen.
   Te archiveren digitale informatie wordt veiliggesteld buiten de oorspronkelijke toepassing (bijvoorbeeld in een tijdelijk digitaal depot), zonder centrale ontsluiting of bijkomende software.
2. Opslag van te archiveren digitale informatie los van de bronsystemen, inclusief beheer en ontsluiting via een records management system (RMS) of archiefbeheersysteem (ABS).
   Digitale informatie wordt gecentraliseerd beheerd en ontsloten via één records‑ of archiefbeheersysteem, met focus op overzicht en toegankelijkheid.
3. Opslag van te archiveren digitale informatie inclusief beheer en ontsluiting via een RMS of ABS en toepassing van digitale preservatie en conservatie in een e-depot. Digitale archieven worden beheerd én duurzaam bewaard in een e‑depot dat ook digitale preservatie en conservatie toepast voor langdurige toegankelijkheid.

De intergemeentelijke archiefdienst van Welzijnsband Meetjesland was betrokken bij de opmaak van dat rapport en leverde als lid van de klankbordgroep waardevolle feedback op deze resultaten. Daarnaast vertaalde de archiefdienst het model naar de regionale context van zijn klantbesturen. Op de IGA-dag werd dat aangepaste kader dan ook toegelicht en gedeeld onder de andere intergemeentelijke collega-archivarissen. Aan de drie oorspronkelijke niveaus werd een bijkomend startniveau toegevoegd, namelijk ‘Opslag van digitale informatie zonder structuur’. Dat niveau beschrijft de beginsituatie waarin digitale informatie wel bewaard wordt, maar zonder formele beheersmethoden of ondersteunende systemen. De focus ligt op het tijdelijk veiligstellen van digitale informatie, bijvoorbeeld door ze onder te brengen in een geordende mappenstructuur.

Volgens de archiefdienst is dat startniveau essentieel, omdat het merendeel van de lokale besturen zich vandaag nog in deze fase bevindt. Vanuit dat realistische vertrekpunt wil de intergemeentelijke archiefdienst besturen begeleiden naar een matuurdere vorm van digitale archivering. Op basis van het aangepaste groeimodel plant de archiefdienst om per lokaal bestuur een rapport op te maken. Die rapporten moeten besturen ondersteunen bij het stapsgewijs voorbereiden van een volwaardig e-depot, rekening houdend met hun financiële, organisatorische en technische context.

Het voorstel werd tijdens de IGA-dag bijzonder positief onthaald. De verschillende kaders en rapporten werden meteen onder de aanwezigen gedeeld. Ook hier werd de kracht van intergemeentelijk samenwerken duidelijk zichtbaar: een gezamenlijk ontwikkeld groeimodel biedt een algemeen kader dat flexibel aangepast kan worden aan lokale noden en tegelijkertijd inzetbaar is binnen andere samenwerkingsverbanden.

Van applicatiefrustratie tot Sharepoint

Na de toelichting van het rapport volgde een klassiek vragenuurtje. Ook daar kwamen meerdere herkenbare en actuele thema’s aan bod. Een eerste uitdaging waarmee vrijwel elke (intergemeentelijke) archivaris geconfronteerd wordt, is het duurzaam beheren en ontsluiten van informatie die zich bevindt in een veelheid aan softwaretoepassingen binnen lokale besturen. Waar digitale informatie vroeger hoofdzakelijk opgeslagen werd op fileservers of binnen document- en dossierbeheersystemen, ontstaat vandaag een steeds meer versnipperd landschap. Lokale besturen maken immers gebruik van tal van gespecialiseerde applicaties, bijvoorbeeld voor boekhouding, overheidsopdrachten en notulen.

Deze toepassingen bieden vaak uitgebreide functionaliteiten en dragen bij aan een efficiëntere werking van het bestuur. Wanneer echter ingezoomd wordt op de mogelijkheden voor duurzaam informatiebeheer – zoals het exporteren van gegevens, het bewaren van context en metadata, of een structurele koppeling met een digitaal depot – blijven antwoorden van leveranciers vaak uit. In de praktijk blijkt dat dit nauwelijks of niet mogelijk is, of enkel tegen aanzienlijke meerkosten. Dat gebrek aan perspectief leidt bij heel wat besturen tot een zekere berusting: men ziet geen realistische uitweg en stelt structurele oplossingen uit.

Dat fenomeen werd door een van de aanwezigen treffend omschreven als ‘applicatiefrustratie’. Die frustratie vormt tegelijkertijd echter ook vaak een motor voor informatieprofessionals om juist wel in actie te komen. De IGA-dag bood dan ook een uitgelezen gelegenheid om ervaringen te delen en gezamenlijk na te denken over mogelijke strategieën om sterker te staan tegenover zowel leveranciers als die gelatenheid bij eigen organisaties.

Een eerste, breed gedragen conclusie was dat individuele tegenstand tegenover leveranciers zelden tot resultaat leidt. In plaats daarvan werd gewezen op de nood aan een gecoördineerdere aanpak. Daarbij werd expliciet gekeken naar de Vlaamse overheid, die volgens de aanwezigen een belangrijke rol kan opnemen, bijvoorbeeld door het faciliteren van overleg of het opzetten van een structurele werkgroep rond dat thema. In dat kader werd ook verwezen naar de werkgroep rond regierol binnen het netwerk Lokale Overheidsarchieven van de VVBAD, die mogelijk een geschikt platform vormt om deze problematiek verder te agenderen en collectief aan te pakken.

Naast de Vlaamse overheid kunnen ook de intergemeentelijke archiefdiensten een belangrijke rol opnemen in dit verhaal. Door hun intergemeentelijk karakter komen deze diensten in contact met uiteenlopende bestuurlijke contexten waarin vaak dezelfde softwaretoepassingen gebruikt worden en waarin gelijkaardige noden bestaan op het vlak van informatiebeheer. Dat biedt archiefdiensten een duidelijke hefboom. Door ervaringen te bundelen en noden te objectiveren, kunnen zij gerichter in dialoog gaan met softwareleveranciers en hen stimuleren om mee na te denken over structurele oplossingen voor digitale preservering en archivering. De praktijk toont aan dat zo’n aanpak effect kan hebben. Zo richtte de archiefdienst van Welzijnsband Meetjesland samen met een leverancier een werkgroep op met als doel archivering vanuit een softwarepakket voor sociale dienstverlening mogelijk te maken. Ook andere voorbeelden van geslaagde ontwikkelingen kwamen tot stand dankzij samenwerking tussen meerdere besturen en de betrokken leverancier. Dat intergemeentelijke archiefdiensten hiertoe meteen een platform kunnen aanbieden, is dan ook een groot voordeel.

Tijdens de IGA-dag werd bovendien benadrukt dat dit engagement niet beperkt hoeft te blijven tot één intergemeentelijk samenwerkingsverband. Integendeel: ook samenwerking over de grenzen van bestaande verbanden heen werd naar voren geschoven als een kans om gezamenlijk sterker te staan. Als concreet vervolg hierop wordt binnenkort een bevraging georganiseerd naar het gebruik van softwaretoepassingen binnen lokale besturen. Die bevraging moet in kaart brengen waar de grootste noden zich bevinden en waar collectief gewerkt kan worden aan oplossingen. Tot slot werden in de groep ook enkele praktische aandachtspunten gedeeld. Verschillende archiefcollega’s wezen erop dat het opnemen van duidelijke export- en archiveringsvereisten in bestekken een belangrijk instrument kan zijn. Door bij de aankoop van software expliciet aandacht te besteden aan bewaarmogelijkheden, metadata en exportfunctionaliteiten, kunnen toekomstige knelpunten deels vermeden worden. Voorbeelden van dergelijke bepalingen werden na afloop van de bijeenkomst onder de deelnemers gedeeld.

Het andere grote thema was de implementatie van SharePoint, een onderwerp dat veel intergemeentelijke archivarissen bezighoudt. Besturen zien in SharePoint kansen om digitaal werken te structureren, maar lopen daarbij tegen terugkerende drempels aan: beperkte tijd en middelen, uiteenlopende verwachtingen en het ontbreken van een duidelijk draagvlak. Die gedeelde uitdagingen maakten de uitwisseling tijdens de IGA-dag bijzonder waardevol. Verschillende collega’s deelden hoe zij SharePoint-trajecten opzetten binnen hun eigen context en benadrukten het belang van een langetermijnvisie, een realistische planning en duidelijke governance. SharePoint werd daarbij vooral gezien als een instrument om informatie beter te ordenen, niet louter als technische oplossing. Een collega-archivaris onderstreepte daarbij de rol van informatiebeheerders als brugfiguur binnen dat proces. Zij staan er niet alleen voor, maar spelen wel een cruciale rol in het vertalen van abstracte principes naar een begrijpbaar en werkbaar verhaal voor de diensten. Door te werken met concrete voorbeelden en herkenbare situaties kan een SharePoint-traject visueler en minder abstract gemaakt worden, wat de betrokkenheid van medewerkers vergroot.

De uitwisseling bleef niet beperkt tot het netwerkmoment zelf. Naar aanleiding van de grote interesse werd na de IGA-dag een demo ingepland voor wie geïnteresseerd was. Die demo werd verzorgd door collega’s die reeds intensief met SharePoint aan de slag gegaan zijn en bood bijkomende, praktijkgerichte inzichten in de opzet en uitrol van een SharePoint-traject. Daarmee werd opnieuw duidelijk hoe kennisdeling en samenwerking binnen het intergemeentelijk netwerk concrete meerwaarde kunnen opleveren.

Leren uit de praktijk: omgaan met schimmelproblematieken in archieven

Het namiddagprogramma – intussen vaste traditie tijdens de IGAdagen – bestond uit een aantal plaatsbezoeken aan archiefruimtes van de organiserende archiefdienst. Dit jaar stonden de archiefruimtes van twee besturen binnen het Meetjesland op het programma. De keuze was allesbehalve toevallig: beide besturen kregen de voorbije jaren te maken met een hardnekkige schimmelproblematiek in hun archieven. Twee collega’s van de archiefdienst van Welzijnsband Meetjesland lichtten toe hoe de aantasting vastgesteld werd en welke maatregelen genomen werden. De casussen maakten duidelijk hoe sterk de aanpak afhankelijk is van schaal en middelen.

In het eerste bestuur ging het om een beperkt volume archief, waardoor snel externe expertise ingeschakeld kon worden. Daarbij werd bovendien bewust over de grenzen van één gemeente heen gewerkt. Door samen te werken met andere besturen binnen het intergemeentelijke verband kon de aanpak afgestemd worden en konden kosten gedeeld worden. Het onderstreepte opnieuw de meerwaarde van intergemeentelijk samenwerken, ook bij acute en technische archiefproblemen.

Bij de tweede casus was het omgekeerde waar: een veel grotere hoeveelheid materiaal en beperktere middelen vroegen om een stapsgewijze, pragmatische aanpak, met langdurige ontvochtiging en herverpakking. Wijkwerkers ondersteunden daarbij de fysieke herverpakking, wat de voortgang mogelijk maakte. Het inzetten van wijkwerkers is een van de dienstverleningen die binnen Welzijnsband Meetjesland aangeboden worden, en illustreert hoe samenwerking tussen verschillende diensten binnen hetzelfde samenwerkingsverband kan leiden tot een beter en duurzamer resultaat.

Beide voorbeelden toonden aan dat er geen eenduidige oplossing bestaat voor schimmelproblematieken in archieven. Integendeel: elke situatie vraagt om een aanpak op maat, afgestemd op de beschikbare middelen, de omvang van het probleem en de organisatorische context. Tegelijkertijd werd duidelijk hoe waardevol het is om dergelijke trajecten te delen. Niet alleen succesverhalen, maar ook tussentijdse oplossingen en geleerde lessen bieden houvast voor collega’s die met gelijkaardige uitdagingen geconfronteerd worden.

Na de plaatsbezoeken werd de dag op een informele manier afgerond met een drankje in de naburige horeca. Dat moment bood ruimte om verder na te praten, contacten te verdiepen en ideeën uit te wisselen in een lossere sfeer. Het vormde een passend slot van een dag die aantoonde hoe waardevol intergemeentelijk overleg en kennisdeling zijn. De tijdens de dag besproken thema’s – van digitale archivering en leveranciersrelaties tot SharePoint-trajecten en schimmelproblematieken – zijn herkenbaar voor veel lokale besturen, ongeacht hun organisatorische context. De meerwaarde van intergemeentelijke samenwerking ligt daarbij niet alleen in schaalvoordelen, maar vooral in het creëren van ruimte voor kennisdeling, reflectie en gezamenlijke strategieontwikkeling. Tegelijkertijd maken de gesprekken duidelijk dat deze samenwerkingen blijvend aandacht vragen voor rolafbakening, draagvlak en realistische verwachtingen. Kortom, met deze editie bevestigde de IGA-dag opnieuw zijn meerwaarde binnen het Vlaamse archieflandschap: als een laagdrempelige maar inhoudelijk sterke ontmoetingsplek waar intergemeentelijke archivarissen praktijkervaringen delen, van elkaar leren en samen bouwen aan een duurzame archiefwerking.