Wanneer werd de bibliotheek van het Kasteel van Gaasbeek opgericht?
De vroegst gedocumenteerde boekencollectie op het Kasteel van Gaasbeek dateert uit de zeventiende eeuw. Een boedelinventaris beschrijft welke 488 titels de toenmalige eigenaar Louis Alexander Scockaert nagelaten had aan zijn erfgenamen. Ook van latere kasteelbewoners (de Arconati Visconti-familie) hebben we gedetailleerde inventarissen en weten we dus precies wat er in hun boekenkast stond. De oprichting van de huidige bibliotheek is veel recenter en startte ongeveer gelijktijdig met de herbestemming van het kasteel tot een museum, met als officiële openingsdatum 11 februari 1924. Sindsdien werd er steevast een boekencollectie voor de eigen museumwerking onderhouden.
Wat is jullie opdracht en hoe vullen jullie die in?
De bibliotheek en de archiefdienst vervullen in de eerste plaats een ondersteunende rol voor het Kasteel van Gaasbeek, dat vandaag een museum en belevingsplek is. In de praktijk ondersteunen we alle aspecten van de museumwerking door relevante informatie en literatuur te verschaffen. Daarnaast voeren we ook actief onderzoek naar de geschiedenis van het Kasteel van Gaasbeek, de vroegere kasteelbewoners en -bezoekers en de kasteelomgeving. Dat voortschrijdend inzicht wordt stelselmatig verwerkt in de museum- en publiekswerking. Als onderdeel van de Vlaamse overheid (het kasteel is een Dienst met Afzonderlijk Beheer van het Departement Cultuur, Jeugd en Media) zijn we bovendien een openbare archiefdienst en bibliotheek. Wegens de beperkte personeelsbezetting is de publieke leeszaalwerking enkel op afspraak.
Wat hebben jullie al kunnen verwezenlijken?
De coronapandemie viel min of meer samen met de recentste restauratiecampagne van het kasteel. In deze periode werden ook het archief en de boekencollectie verhuisd. Met een grondig hertekend en deels nieuw team opnieuw een publieks- en leeszaalwerking opstarten, heeft veel (team)werk achter de schermen gevraagd. Bezoekers vonden verrassend snel hun weg naar zowel de bibliotheek als het archief.
Welke ambities willen jullie als team nog graag verwezenlijken?
In de nieuwe bibliotheek in het Entreegebouw zijn we volop bezig met de herwerking van het plaatsingssysteem. Niet elk boek uit de collectie kan op de beperkte plankruimte, dus daar moeten in de erg nabije toekomst sowieso beredeneerde keuzes gemaakt worden. Onze archieven en deelarchieven ontberen een goede ontsluiting door middel van plaatsingslijsten en nieuwe inventarissen. Om maar één voorbeeld te geven: de negentig meter aan Oud Archief wordt nog steeds opgevraagd op basis van de inventaris van de laatste domeinbeheerder uit 1887. Er ligt samengevat nog heel wat werk op de plank om nieuwe inventarissen en digitale ontsluiting te bewerkstelligen.
Hoe meet je de impact van jullie werk?
Er zijn de klassieke bezoekerscijfers die zowel voor het museum als voor de bibliotheek- en archiefwerking GDPRconform bijgehouden worden. Daarnaast wordt per werkingsjaar ook de impact van socialemediabijdragen (in impressies, reacties en dergelijke) meegenomen in het jaarverslag van de bibliotheek- en archiefdienst. Hetzelfde geldt voor publicaties van zowel internen als externen. Een deel van de impact is elusiever en moeilijker meetbaar: we mogen stellen dat de meeste archief- en bibliotheekbezoekers bijzonder tevreden zijn over de gastvrije sfeer in het kasteel en in onze dienst. Zodra ze de weg naar de leeszaal gevonden hebben, komen ze regelmatig terug, vaak gekoppeld aan een wandeling in het kasteelpark of een bezoek aan Caffè Carletto. Het Kasteel van Gaasbeek is net zoals veel bibliotheken of archieven een derde plek die zich moeilijk in al zijn aspecten laat meten, maar wel door mensen (h)erkend en gewaardeerd wordt.
Wat maakt jullie team zo uniek?
Het kasteelteam is relatief klein, zeker wat het aantal collectiemedewerkers betreft. In totaal telt onze cel collectie & presentatie vier personen. Ik ben de enige verantwoordelijke voor zowel bibliotheek als archief. In de praktijk betekent dit dat je vaak buiten je eigen takenpakket treedt: zo organiseer ik jaarlijks een handvol lezingen. Daarnaast proberen we regelmatig te publiceren en de museumscenografie elk seizoen up-to-date te houden. Tel daar onze drukke evenementenkalender bij en dan kom je vanzelf aan een gevulde, maar boeiende agenda.
Hoe zou je de teamspirit omschrijven?
Dat sluit een beetje aan bij de voorgaande vraag: in een klein team helpt iedereen elkaar. Op Erfgoed- of Open Monumentendag staan wij mee voor de schermen, zoals bij het onthaal of bij activiteiten. Tijdens de museumsluiting in de winter doet onze frontoffice dan weer mee met bijvoorbeeld herverpakking van het archief of logistiek in de bibliotheek. Op die manier zit niemand verankerd in de eigen niche, wat heel bevorderlijk is voor de sfeer en dikwijls verrassende inzichten oplevert. Bovendien kunnen we rekenen op vrijwilligers die extra leven in de brouwerij brengen.
Welke achtergrond hebben de teamleden?
Zowel Emma (KU Leuven) als Tom (Universiteit Gent) zijn historici van opleiding, Tom volgde daarna de nu afgeschafte manama Archivistiek (Vrije Universiteit Brussel), Emma de postgraduaatsopleiding Cultureel Erfgoed (KU Leuven). Marjolein studeerde Conservatie-restauratie aan de Universiteit Antwerpen. Marieke volgde de opleiding Kunstwetenschappen aan de KU Leuven.
Welke vaardigheden zijn cruciaal om in dit team te functioneren?
Binnen een museumcontext moet je de brug kunnen slaan tussen wetenschappelijk correct werken (de informatie, zorg, ontsluiting en dergelijke moeten nauwkeurig en correct zijn) en publieksgericht communiceren (niet elke bezoeker wil sterk genuanceerde teksten en referenties lezen).
Welke voordelen (en risico’s) heeft het werken in teamverband voor jullie?
Werken in klein teamverband maakt je wendbaar, maar ook bijzonder kwetsbaar voor tijdsdruk. Zeker tijdens drukke periodes (bijvoorbeeld rond de heropening van het museum en de start van nieuwe expo’s) is het takenpakket barstensvol.
