Op vrijdag 28 november 2025 verplaatste een enthousiaste groep archivarissen zich met de werkgroep Forum van Afgestudeerden Archivistiek en hedendaags Documentbeheer (FAAD) naar Eupen voor een nieuwe editie van Bij de Archivaris op Schoot. ‘Archiefmama’ van dienst was ditmaal Els Herrebout, Leiterin des Staatsarchivs in Eupen, die ons verwelkomde op de gloednieuwe locatie waar het Rijksarchief Eupen sinds kort gevestigd is. We kregen een inkijk in de bijzondere status van deze afdeling van het Rijksarchief binnen het Belgische staatsbestel, de verhuisbeweging van de oude naar de nieuwe locatie en de rol die het Rijksarchief Eupen speelde in de calamiteiten-bereddering bij de overstromingen van 2021.

Een rijksarchief in Eupen?

De aanwezigheid van een Rijksarchief (RA) in Eupen mag op zijn minst opmerkelijk genoemd worden: de Belgische archiefwetgeving is oorspronkelijk gericht op één algemene (nationale) afdeling en negen (later tien) provinciale afdelingen. In 1963 werd de wettelijke mogelijkheid gecreëerd om hulpdepots toe te voegen aan de provinciale depots in de hoofdsteden van de gerechtelijke arrondissementen (cf. RA Beveren, RA Ronse en RA Kortrijk).

Niettegenstaande de vastlegging van de taalgrens van de gemeenschappen datzelfde jaar, bleef de Duitstalige Gemeenschap (kantons Eupen en SanktVith) onderdeel uitmaken van het gerechtelijk arrondissement Luik. De oprichting van een eigen Cultuurraad voor de Duitstalige Gemeenschap in 1972 veranderde daar niets aan, waardoor de oprichting van een eigen afdeling van het Rijksarchief onmogelijk bleef.

De oprichting (1985) en inwerkingtreding (1988) van het gerechtelijk arrondissement Eupen, bevoegd voor de kantons Eupen en Sankt-Vith, zorgde er in 1989 uiteindelijk voor dat het depot te Eupen van start kon gaan. Gezien het derde Oostkanton – Malmedy – bij de vastlegging van de taalgrens bij de Franse Gemeenschap gerekend was (weliswaar met faciliteiten voor de Duitstaligen), bleef dat behoren tot het arrondissement Luik.

Toch blijft het depot een aparte plaats innemen in de structuur van het Belgische Rijksarchief. Bij de oprichting in 1989 ontving het RA Eupen circa vierhonderd meter archief van het RA Luik. Het ging hoofdzakelijk om archieven die eerder al te Aken of Düsseldorf verbleven ten gevolge van de Duitse annexering van de Oostkantons tijdens de Tweede Wereldoorlog. Daar waren ze met deutsche Gründlichkeit én met ordeningsplannen geïnventariseerd.

Het RA Luik had deze archieven als bevoegd provinciaal depot verworven toen de gebieden opnieuw Belgisch werden, maar kon ze niet altijd voldoende valoriseren gezien de inventarissen in het Duits opgesteld waren. Wegens het ‘taalvoordeel’ van het RA Eupen en vooral omdat het belangrijk erfgoed van de Duitstalige Gemeenschap betrof, werd de overdrachtsregeling ruim geïnterpreteerd en werden ook de (historisch Duitstalige) archieven van het kanton Malmedy overgedragen aan het RA Eupen. Een extra reden hiervoor was dat het overgangsbestuur dat tussen 1920 en 1925 ervoor gezorgd had dat de Oostkantons Belgisch werden, in Malmedy gevestigd was en de archieven dus eerder thuishoorden in de Duitstalige Gemeenschap.

Een tweede bijzonderheid is de rol die het RA Eupen speelt in de ondersteuning van de negen gemeenten die het arrondissement telt. Anders dan elders in België heeft het RA een actieve rol in het gemeentelijk archiefbeheer en beperkt de dienstverlening zich niet tot adviesverstrekking. De haalbaarheid hiervan dankt het RA Eupen uiteraard aan de beperkte omvang van zijn werkingsgebied.

De bijzonderste component aan het RA Eupen is ongetwijfeld de samenwerking met het Ministerie van de Duitstalige Gemeenschap (met als extra bijzonderheid dat het ministerie enkele gewestbevoegdheden uitoefent en hiervoor ook een beroep kan doen op het RA).

Gezien de kleinschaligheid koos het ministerie ervoor om geen eigen archiefdecreet aan te nemen, maar om in akkoord met de federale staat één extra voltijds archivaris toe te voegen aan het RA Eupen die het archief van de verschillende departementen van het ministerie in Eupen en van de andere instellingen van de Duitstalige Gemeenschap mee beheert. Een ander deel van de samenwerking bestaat erin dat de departementen na dertig jaar hun permanent te bewaren archief moeten overdragen aan het RA Eupen.

De ‘nieuwe’ nabijheid van een afdeling van het RA in Eupen zorgde er de voorbije decennia voor dat ook parochies hun archieven begonnen over te dragen. De oudste stukken uit de collectie bevinden zich in deze archieven en dateren uit de veertiende eeuw. Intussen bewaart het RA Eupen ook verschillende privaatrechtelijke archieven en vormt deze afdeling van het RA een bron voor de lokale geschiedenis van Eupen en omstreken. Daarbij wordt geregeld samengewerkt met lokale historische genootschappen, onder andere voor expo’s. Het RA Eupen is eveneens op andere vlakken verankerd in de maatschappelijke omgeving, zo illustreert een ‘vriendenwerking’, de inzet van lokale vrijwilligers en ‘onvrijwilligers’ (bijvoorbeeld uitvoerders van werkstraffen) en dergelijke.

Verhuizing naar een nieuwe locatie

Van 400 meter in 1989 ging het intussen naar 4,5 km en dat in een gebouw dat slechts plaats bood aan 3,5 km (met tijdelijke opslag in andere RA-afdelingen tot gevolg). Het RA Eupen voelde dus dat het tijd was om iets aan dat plaatsgebrek te doen, temeer omdat heel wat overdrachten op de lange baan geschoven werden. Al in 2007 kwam het voorstel om te verhuizen naar Kaperberg 8, slechts enkele meters van de vorige locatie Kaperberg 2-4. Dat gebouw herbergde toen nog het parlement van de Duitstalige Gemeenschap. Aangezien het pand voor hen te klein was, maakte het parlement graag plaats voor de afdeling van het RA.

Omdat het gebouw niet ingericht was als archiefinstelling, gingen in 2023 renovatiewerken van start. Naast nieuwe ramen en extra isolatie om aan de energienormen te voldoen, kreeg het gebouw ook een aanbouw voor extra opslagcapaciteit en een klimaatbeheersysteem dat de temperatuur en luchtvochtigheid automatisch logt en bijstuurt. Voor dat laatste moest de instelling wel een grote zolderruimte opofferen die ze eigenlijk als tentoonstellingsruimte wilden gebruiken om als technische ruimte te dienen.

Om elke vierkante meter van het gebouw te kunnen benutten, werd ervoor gekozen om overal met Compactus-rekken te werken. Ook de ladekasten voor plannen en kaarten zijn op rails gemonteerd. Door overal met dat systeem te werken, werd de potentiële capaciteit van het gebouw verdubbeld naar 12 km archiefopslag.

Na twee jaar intensief verbouwen, kon de instelling verhuizen. De verhuizing, die in drie weken tijd voltrokken werd, viel samen met ons plaatsbezoek. Hoewel het nieuwe gebouw zich vlakbij bevond, bleek de verhuizing even moeilijk en evenveel werk als bij een verdere verplaatsing: alle archiefdozen moesten zorgvuldig in rolkarren geplaatst, gelabeld, verhuisd en correct geplaatst worden in de nieuwe magazijnruimtes.

Een extra uitdaging hierbij was dat van de gelegenheid gebruikgemaakt werd om soortgelijke archieven die in het oude gebouw (of over verschillende RA-afdelingen) verspreid lagen, logisch bij elkaar te plaatsen. Hiervoor kreeg elk type archief (bijvoorbeeld gemeentearchieven of notariaatsarchieven) een eigen kleurcode die correspondeerde met een plek in het nieuwe depot. Omdat er in het nieuwe depot veertien verschillende magazijnruimtes zijn met hun eigen nummering en die met formaatplaatsing werken, stuurde het archiefteam de verhuisdienst nauwkeurig aan om te vermijden dat stukken op de verkeerde plaats terechtkwamen.

Dat de instelling geen achterstand had op het vlak van inventarisatie was voor de verhuizing mooi meegenomen. Wel zal het nog een hele klus zijn om de locaties in het archiefbeheersysteem te actualiseren: het gaat over ongeveer 800 bestanden die aangepast moeten worden.

Hoewel de verhuizing nog niet volledig rond was tijdens ons bezoek, voelde het team al de verandering van huurder (eerst stad Eupen, daarna de Duitstalige Gemeenschap) naar eigenaar (Regie der Gebouwen) van een gebouw. Waar de instelling vroeger een beroep kon doen op de verhuurder voor allerhande klusjes, staan de medewerkers nu zelf in voor het dagelijkse onderhoud. Doordat er ook geen conciërge aanwezig is, valt het detecteren en oplossen van technische problemen, het proper houden van dakgoten enzovoort nu ook onder de verantwoordelijkheid van het team. Zo blijft de job van archivaris erg veelzijdig!

De overstromingen van 2021

Midden juli 2021 werd België getroffen door zware regenval. Zeker het gebied van de Vesdervallei werd zwaar getroffen. Gezien de ligging op een berg bleef het RA Eupen gelukkig gespaard, maar sommige departementen van het ministerie – inclusief het archief – werden wel zwaar getroffen, net als andere archieven in de streek. Het RA Eupen werd ingezet als coördinator voor de calamiteitenbereddering en ging op verschillende sites zelf aan de slag (deze mogelijkheid is opnieuw te danken aan de beperkte omvang van het werkingsgebied). Welke lessen trok het RA Eupen uit deze ramp?

1. Breng archieven in kaart. Voor de ramp had niemand een overzicht van waar overal archieven bewaard werden in de Duitstalige Gemeenschap. Het RA Eupen heeft intussen een kaart gemaakt en uitgezocht welke archieven in overstromingsgebied liggen. Aangezien een van de instellingen volgens het onderzoek een groot risico liep op overstroming, werden de archieven hier intussen verhuisd. Hetzelfde geldt voor het ministerie dat voor niet-permanent te bewaren archieven sinds kort vrijstaande depotruimte huurt in het RA Eupen.
2. Voorbereiding op mogelijke catastrofen is cruciaal. Het is belangrijk om voldoende verpakkingsmateriaal, plasticfolie, paletten, papier, stiften, vloeipapier, enzovoort bij de hand te hebben. Het Algemeen Rijksarchief (ARA) heeft intussen het plan opgevat om op twee locaties in België te zorgen voor een centrale opslagplaats voor dergelijk materiaal. Daarnaast is een urgentieplan noodzakelijk, inclusief risicoanalyse en next steps. Hierin moeten heel praktische zaken staan zoals (privé-)gsm-nummers in plaats van vaste kantoornummers (niemand is op kantoor tijdens een calamiteitenbereddering) en contactgegevens van bedrijven met nuttige apparatuur (welke koelfirma of slager heeft bijvoorbeeld een diepvriezer ter beschikking, want beredderingsbedrijven zijn misschien zelf getroffen of overvraagd). Dergelijke noodplannen mogen niet enkel bij theorie blijven, maar moeten constant up-to-date gebracht worden en in de praktijk geoefend. Eveneens moet maximaal samengewerkt worden met de archiefvormers tijdens de calamiteitenbereddering: zij weten waar alles staat en kennen het belang van de stukken (bijvoorbeeld wat permanent bewaard moet worden en wat niet, of wat nog praktisch nut heeft).
3. De basistaken van een archief zijn belangrijk en mogen niet onderschat worden. Weten wat in de dozen zit (via goede beschrijvingen) zorgt ervoor dat er niet gezocht moet worden en dat het snel kan gaan. Hierop moet dus blijvend ingezet worden.
4. Er kan meer gered worden dan men zou denken. Correct vriesdrogen en ontdooien geeft echt wel goede resultaten.
5. De opvolging achteraf mag niet onderschat worden. Na de interventies ter plaatse moet er nog veel geregeld worden: de keuze van een bedrijf voor het vriesdrogen, de keuze van de behandeling, het betalen van de facturen, het contact met de archiefvormers, de modaliteiten van ophaling en terugkeer, enzovoort. Dat werk kan maanden duren. En het gaat niet alleen om werk. Aangezien de documenten vaak weken of zelfs maanden ingevroren moeten blijven alvorens ze gevriesdroogd worden, moet men de nodige middelen incalculeren: de kost wordt per kilo en per dag aangerekend!
6. Privé-archieven mogen niet uit het oog verloren worden. Na de overstromingen kreeg het RA Eupen verschillende oproepen van particulieren die om hulp vroegen om hun documenten te redden. Opmerkelijk genoeg ging het zelden om officiële documenten, maar meestal om documenten met een sentimentele waarde. Meer nog: een jaar na de ramp vertelden verschillende slachtoffers dat deze verliezen erger waren dan de materiële schade, omdat ze niet vervangen konden worden. In de hele regio raakten daarnaast bedrijfsarchieven, vakbondsarchieven en archieven van verenigingen en politieke partijen beschadigd. Slechts enkele van deze particuliere instellingen vroegen hulp om hun archieven te redden. Op het gebied van de economische en sociale geschiedenis van de twintigste eeuw stellen we nu al lacunes in de archieven vast.

Tot slot

Kortom, het was zeer leerrijk om een kijkje achter de schermen te kunnen nemen van het RA Eupen. Het was een boeiende voormiddag waarop uiteenlopende thema’s aan bod kwamen en die we afsloten met een selfie voor de deur. Voor we gezamenlijk de trein terug naar Vlaanderen namen, genoten we nog van een pasta of pizza bij de lokale Italiaan. De perfecte gelegenheid om de materie nog eens door te praten en onze eigen werkervaringen te delen.