Alle universiteitsstudenten moeten een bachelor- en masterproef schrijven, maar voor vele onder hen voelt een grote schrijftaak als een steile berg waar ze overheen moeten. De klim uitstellen kan dan wel een begrijpelijke reactie zijn, een diploma haal je er niet mee. Om uitstellers een duwtje in de goede richting te geven en te laten voelen dat ze niet alleen zijn, organiseerde de Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte van de Universiteit Gent (UGent) in samenwerking met het monitoraat van de faculteit een Lange Nacht van de Uitgestelde Taken. Op donderdag 27 februari 2025, van 19.00 uur tot na middernacht, konden de studenten in de bibliotheek komen werken aan hun (al dan niet uitgestelde) schrijf- en onderzoekstaken, daarin bijgestaan door schrijfcoaches, informatiebemiddelaars en een studentenpsycholoog. Tussendoor was er een ruim aanbod van informatieve workshops en ontspannende activiteiten.

Een duwtje in de rug

De Lange Nacht van de Uitgestelde Taken is onze eigen versie van de lange Nacht der aufgeschobenen Hausarbeiten, een evenement dat voor het eerst georganiseerd werd in 2008, in de Europese Universiteit Viadrina in het Duitse Frankfurt aan de Oder. Het doel is om studenten op een ludieke manier de kans te geven om hun uitstelgedrag aan te pakken. Het idee werd snel opgepikt door andere Duitse universiteitsbibliotheken, en groeide uit tot een jaarlijks terugkerende gebeurtenis in academische bibliotheken over de hele wereld, waar het bekendstaat als de Long Night Against Procrastination. Elke bibliotheek vult het evenement in volgens de eigen noden en mogelijkheden, zodat er ondertussen tal van versies van de Lange Nacht bestaan.

Wereldwijd wordt dus de nood gevoeld om studenten een extra duwtje in de rug te geven bij hun schrijf- en onderzoekswerk. Nochtans lijken er vandaag al veel ondersteunende diensten en initiatieven te zijn. Waar thesisstudenten tot eind jaren negentig nog de boodschap kregen ‘Daar is de bibliotheek, trek uw plan!’, zijn er nu studiebegeleiders, leercentra, schrijfweken, projecten met peer-assisted learning, bibliotheekinstructies en sinds enige tijd ook artificiële intelligentie (AI)-tools die artikels samenvatten of waarmee je kunt brainstormen. En toch ondervinden veel studenten moeilijkheden om hun bachelor- of masterproef af te werken: voor de periode 2014-2023 laten cijfers van het facultaire monitoraat zien dat gemiddeld 24% (!) van de studenten met een masterproef er niet in slaagde om die binnen de voorziene termijn in te dienen.

Vooraleer je denkt ‘begin er dan toch gewoon aan!’: de hoeveelheid informatie die studenten vandaag kunnen verzamelen is immens. Er is een overvloed aan informatie, alles is met alles verbonden en je vindt het terug met slechts enkele kliks. Het knagende gevoel dat ze ‘gewoon moeten beginnen’ groeit bij uitstellers omgekeerd evenredig met hun zelfvertrouwen. Tel daar wat perfectionisme en/of faalangst bij op, en je begrijpt wat er gebeurt. Studenten krijgen het gevoel dat zij de enigen zijn die maar niet op gang komen, schamen zich en durven uiteindelijk niet meer naar hun promotor te stappen.

Met zulk uitstelgedrag kunnen ze zich aardig in de nesten werken. Het kan een belangrijke stap in de goede richting zijn om te zien dat ze niet de enigen zijn die dat straatje ingesukkeld zijn. Net dat is het uitgangspunt van de Lange Nacht van de Uitgestelde Taken. Met een knipoog tonen we aan studenten dat het oké is dat ze taken uitgesteld hebben. Tegelijkertijd bieden we hun de kans om er toch aan te beginnen, in een luchtige sfeer, in een ondersteunende omgeving, en samen met anderen die in hetzelfde schuitje zitten. Anderen aan het werk zien werkt namelijk stimulerend, en sociale controle verhindert dat je zit te kletsen of dwangmatig je socials checkt in plaats van te werken. Voor studenten het weten, zijn ze gewoon aan hun paper begonnen. Vooral die eerste horde is vaak moeilijk om te nemen. Nochtans is schrijven een proces: als je wacht tot de paper in jouw hoofd perfect is, dan komt hij er nooit.

Knopen doorhakken

Het idee om bij ons een versie van de Long Night Against Procrastination te organiseren ontstond in de late lente van 2024. Tijdens een themaweek in Göteborg (Zweden) over onderwijsondersteuning binnen academische bibliotheken, stelde een collega van de Humboldtuniversiteit in Berlijn (Duitsland) een eigen versie van het evenement voor. Terug in Gent heeft het Team Training & Support van onze faculteitsbibliotheek niet getwijfeld om het concept in Vlaanderen te introduceren. Ook aan onze faculteit wordt namelijk lustig uitgesteld, en welke plaats is er beter geschikt om dat uitstelgedrag aan te pakken dan de bibliotheek? Het is een plaats die alle studenten goed kennen en waar we de ruimte, de wil en (een deel van) de kennis in huis hebben om hen vooruit te helpen. Het plan werd voorgesteld en enthousiast onthaald tijdens een vergadering van de Commissie Kwaliteitszorg Onderwijs van de faculteit, waarna ook de medewerkers van het facultaire monitoraat mee op de kar sprongen voor de organisatie van het evenement. Samen met hen legden we in het eerste semester van het academiejaar 2024-2025 de blauwdruk van ons evenement vast.

Zoals gezegd vult elke bibliotheek het evenement in volgens de eigen noden en mogelijkheden. Nadat we een eigen, Nederlandstalige titel bedacht hadden, brainstormden we dan ook vooral over de vraag hoe ons programma voor die avond eruit moest zien. Studenten moesten ongestoord kunnen schrijven, maar we wilden ook ondersteunende workshops en ontspannende activiteiten aanbieden. We kwamen uit op de volgende tijdsindeling:

• Gedurende de hele avond konden studenten werken in schrijfruimtes met schrijfondersteuning.
• Er waren twee blokken van een halfuur (namelijk van 19.30 tot 20.00 uur en van 21.00 tot 21.30 uur) waarin parallel korte ondersteunende workshops georganiseerd werden. Studenten konden zelf kiezen of ze zich wilden inschrijven voor een of twee van die workshops, dan wel of ze wilden doorschrijven.
• Vanaf 21.30 uur startten er ontspannende activiteiten, waar studenten zich niet voor hoefden in te schrijven en waaraan ze konden deelnemen op het moment dat ze er zelf nood aan hadden.
• Om middernacht wilden we het evenement feestelijk afsluiten.

Een volgende vraag was wanneer we zo’n Lange Nacht het best konden organiseren. Te vroeg tijdens het academiejaar of het semester zijn studenten misschien nog niet ver genoeg gevorderd met hun onderzoekstaken om al aan het schrijven te gaan, of voelen ze daar de urgentie niet toe. Maar zo’n avond komt ook het best op een moment dat uitstellers de meubelen nog kunnen redden en waarop ze nog baat hebben bij bijvoorbeeld ondersteunende workshops over hoe je bronnen kunt opzoeken. De keuze viel daarom op de vierde lesweek van het tweede semester. Traditioneel vindt een Lange Nacht plaats op een donderdagavond, zodat donderdag 27 februari 2025 onze D-day werd.

Aangezien het onze eerste editie van de Lange Nacht was, wilden we voldoende ruchtbaarheid geven aan het evenement. Dat gebeurde in twee stappen en via verschillende kanalen. In de week voor het kerstreces werd een save-the-date uitgestuurd via de elektronische leeromgeving van de UGent en via de socialemediakanalen van het monitoraat. Er werden ook affiches opgehangen in de bibliotheek en het faculteitsgebouw. Bij de start van het tweede semester, op 10 februari, werd het evenement nogmaals aangekondigd via dezelfde kanalen, maar ditmaal met een link die studenten konden aanklikken of een QR-code die ze konden scannen. Die link leidde hen naar een webpagina waar ze meer uitleg kregen over de Lange Nacht en waar ze zich konden inschrijven voor een schrijfruimte en een of meerdere workshops.

Bij alle communicatie waakten we erover dat de toon niet schools of belerend werd, maar luchtig, feestelijk, begripvol en uitnodigend bleef. De inschrijvingsbevestiging begon bijvoorbeeld als volgt: “Gefeliciteerd! Je hebt je ingeschreven voor de Lange Nacht van de Uitgestelde Taken! Dat is de perfecte manier om te stoppen met uitstellen en die schrijf- en onderzoekstaken eindelijk aan te pakken.” Op die manier trachtten we de avond zo laagdrempelig mogelijk te houden, en uitstellers niet af te schrikken of hun schuldgevoelens nog te versterken. Het moest een productieve, maar ook gezellige avond worden, waar iedereen naar uitkeek en met frisse moed aan begon.

Voor het organiserende team waren dit spannende weken. Aangezien het onze eerste editie was, hadden we er geen idee van of studenten enthousiast zouden zijn en zich zouden inschrijven, en welke activiteiten en infosessies gesmaakt zouden worden en welke niet. We volgden de inschrijvingen twee keer per dag met spanning op, en stuurden onze planning bij waar nodig. Doordat sommige lokalen uiteindelijk te klein bleken voor het aantal inschrijvingen, moesten we bijvoorbeeld schuiven met de ruimtes, wat niet altijd eenvoudig bleek in ons ingewikkelde negentiende-eeuwse Plateau-Roziergebouw met zijn vele hoeken en kantjes. Zo hebben we toch even groen gelachen toen we beseften dat we voor de yogasessies een lokaal gekozen hadden waar de 25 ingeschrevenen wel zouden kunnen liggen, maar niet konden staan, omdat het zich vlak onder het dak bevond.

Op 20 februari werden de inschrijvingen afgesloten en hadden ruim tweehonderd studenten zich aangemeld. Om het aantal noshows zo laag mogelijk te houden, ontvingen de ingeschrevenen drie dagen voor het evenement nog een herinneringsmailtje met praktische richtlijnen en de mogelijkheid om zich af te melden. Opdat iedereen de avond zelf efficiënt en op tijd zijn weg zou vinden, kregen ze daarbij ook meteen het definitieve programma en een plattegrond van de bibliotheek.

Omdat er toch behoorlijk wat gegadigden waren voor de Lange Nacht, werd het evenement gecommuniceerd aan de pers, wat ons ook media-aandacht opleverde. Onze hoofdbibliothecaris Paul Buschmann kreeg bijvoorbeeld de gelegenheid om op Radio 2 toelichting te geven bij de Lange Nacht, en De Morgen stuurde de avond zelf een journalist ter plaatse (wat resulteerde in een krantenartikel).

Darten tussen de collecties

Op donderdagavond 27 februari 2025 was het zover: vanaf 18.30 uur druppelden studenten binnen in de faculteitsbibliotheek om hun uitgestelde taken aan te pakken. Bij ontvangst kregen ze een festivalbandje en een goodiebag, en ze konden meteen proviand inslaan voor de rest van de avond: een flesje water, een broodje, fruit en koekjes. Voor wie dat wilde, draafden we de hele avond op een neer met thermossen koffie en thee. Uiteindelijk daagden er 167 van de 218 ingeschrevenen op, wat een mooie participatiegraad van 76,6% opleverde.

Studenten konden na aanmelding doorstappen naar de schrijfruimte die ze bij hun inschrijving gekozen hadden. Omdat een stille bibliotheek niet voor iedereen de ideale werkomgeving is, hadden we namelijk drie verschillende schrijfruimtes ingericht. Wie koos voor ambient music, kon werken met zachte beats op de achtergrond, en in de ruimte voor social learning werd gebabbel voor een keer getolereerd. De werkplekken van de deep silence waren ten slotte voorbehouden aan studenten die in absolute stilte wilden schrijven.

De studenten werden niet zomaar in het diepe gegooid: in elke werkruimte waren schrijfhulpen en zogenaamde ‘informatiebemiddelaars’ aanwezig om studenten in acute schrijf- of informatienood te depanneren. De informatiebemiddelaars waren collega-bibliotheekmedewerkers die konden helpen in de zoektocht naar literatuur. Voor de schrijfhulp konden we rekenen op assistenten uit verschillende opleidingen aan de faculteit, maar ook op PAL-studenten van de opleiding Engelse Taal-en Letterkunde. PAL staat voor Peer-Assisted Learning: de PAL’s zijn ouderejaars die opgeleid werden om schrijfcoaching aan te bieden aan hun medestudenten.

Aangezien de kans bestond dat sommige deelnemers door faalangst of perfectionisme helemaal vast zouden lopen, boden we de mogelijkheid om de avond zelf een afspraak te boeken bij een studentenpsycholoog. Die kreeg een statig kabinet in de Humanities Wunderkammer, een gezellige leesruimte in de bibliotheek. Aan zo’n spreekuur bleek er duidelijk nood te zijn, want de hele avond was volgeboekt, en na afloop wist de psychologe te melden dat het allemaal studenten waren die voor de allereerste keer de stap naar hulpverlening gezet hadden.

Om 19.30 uur weerklonk via de intercom een aankondiging dat de eerste workshops van start gingen. Voor de invulling daarvan trachtten we de expertise in de faculteit zoveel mogelijk te benutten. De medewerkers van het facultaire monitoraat deelden tips en tricks om uitstelgedrag tegen te gaan en om grote schrijfopdrachten stapsgewijs aan te pakken. De lesgevers van de opleiding Taal- en Letterkunde gaven sessies rond academisch schrijven en writer’s block. Samen met andere bibliotheekcollega’s organiseerden wij enkele workshops rond informatievaardigheden, AI-tools voor literatuuronderzoek, podcasts, en referentiemanager Zotero.

Hieronder een overzicht van alle sessies:

• Slim bronnen zoeken met AI
• Divide et impera: wat Julius Caesar ons leert over het plannen van grotere schrijfopdrachten
• Writing: Strategies to get started, and keep going
• Haal meer uit databanken
• Efficiënt refereren met Zotero
• Da’k het morregen zal doen: enkele adviezen om uitstellen aan te pakken
• Eerste hulp bij een podcastopdracht
• Structuur van een wetenschappelijke tekst

Voor de ontspannende activiteiten streefden we naar een goede mix tussen actieve, rustige en creatieve sessies. Er waren ruimtes waar studenten vanaf 21.30 uur gezelschapsspelletjes konden spelen of prenten inkleuren. Darten kon tussen de rekken van de collecties Italiaanse en Franse Letterkunde. Daarnaast schakelden we externen in om initiaties jongleren te geven, sessies eighties aerobics te begeleiden en studenten tot rust te brengen met yoga (we hadden dan toch nog een geschikte ruimte gevonden te midden van de collectie Oude en Nabije Oosten).

Om middernacht sloten we de avond af met een concert van het Gents Universitair Harmonie Orkest (GUHO), dat met een koperblazersensemble een paar meezingers door de bibliotheek knalde. Tegen één uur ‘s morgens was het hoog tijd om de bibliotheek op te ruimen, want de volgende ochtend was het business as usual en zouden de deuren om 9.00 uur opnieuw opengaan.

Een vast onderdeel

De avond zelf kregen we het gevoel dat ons initiatief warm onthaald werd door de studenten. De sfeer zat goed, in de schrijfruimtes werd gewerkt, studenten daagden op voor de infosessies, en bij de muzikale afsluiter zong iedereen in warme verbondenheid en uit volle borst mee. 

Omdat we ook objectiever wilden evalueren hoe studenten de avond ervaren hadden, ontvingen alle aanwezigen enkele dagen na de Lange Nacht een enquête, die door 43% van de deelnemers ingevuld werd. De resultaten bevestigden ons aanvoelen: 97,3% beoordeelde de Lange Nacht in het algemeen goed tot zeer goed, en 80% ging akkoord dat het evenement geholpen had om aan de slag te gaan met hun schrijf- en onderzoekstaken.

Uit de respons op de open vragen konden we afleiden waarom studenten de Lange Nacht precies geapprecieerd hadden, en welke verbeterpunten zij zagen. Op basis van die feedback en op basis van onze eigen ervaringen sluiten we hieronder af met een aantal algemene tips voor academische en hogeschoolbibliotheken die zelf een (soort) Lange Nacht willen organiseren voor hun uitstellende studenten. We bevelen het in ieder geval warm aan: het initiatief werd duidelijk gesmaakt, en ook het bibliotheekpersoneel genoot ervan om studenten een hart onder de riem te steken. De Lange Nacht van de Uitgestelde Taken wordt dan ook met zekerheid een vast onderdeel van ons ondersteuningsaanbod.

Vijf tips voor een lange nacht

1. Houd de toon warm en feestelijk

De deelnemers aan onze enquête gaven duidelijk aan dat de luchtige communicatiestijl bijdroeg tot een positieve en warme sfeer. Uitstellers voelden zich erkend en ondersteund in plaats van terechtgewezen of onder druk gezet.

2. Maak optimaal gebruik van de aanwezige expertise

Wetenschappelijke en hogeschoolbibliotheken hebben natuurlijk expertise in huis over informatievaardigheden, maar door samen te werken met andere diensten konden we een veel bredere ondersteuning bieden. Voor onze workshops en schrijfondersteuning konden we rekenen op de hulp van het monitoraat, studentenpsychologen, lesgevers van de opleidingen binnen onze faculteit, student-schrijfcoaches, enzovoort. Die samenwerkingen zijn ook goed voor de zichtbaarheid van de bibliotheek binnen de organisatie, en versterken je netwerk. Bovendien zijn de – binnen universiteiten en hogescholen vaak over verschillende diensten versnipperde – ondersteuningsinitiatieven die avond samen op één plek toegankelijk, wat voor studenten de drempel verlaagt om er gebruik van te maken. Voor ondersteuners zoals studentenpsychologen en -begeleiders biedt het dan weer de ideale gelegenheid om zelf naar de studenten te gaan in plaats van studenten te overtuigen om naar hen te komen.

3. Zoek een evenwicht tussen schrijftijd, informatieve workshops en ontspannende activiteiten

Vooraf was het moeilijk in te schatten wat de efficiëntste tijdsindeling zou zijn en hoeveel verschillende workshops en ontspannende activiteiten we moesten aanbieden. Aangezien we voor deze eerste editie wat appeal wilden creëren, om studenten te overtuigen om zich in te schrijven, stelden we een rijkgevuld programma op, met acht workshops en zes ontspannende activiteiten. Een beperkter aanbod had wellicht ook prima gewerkt, want sommige activiteiten waren duidelijk minder populair. Ook de tijdsindeling kon beter: als alle workshops in het vervolg aan het begin van de avond zouden vallen (en niet gespreid over de avond), blijft er nog een lang, aaneengesloten schrijfblok over, dat studenten desgewenst kunnen onderbreken voor een paar ontspannende activiteiten. Nu zeiden sommige dat er zoveel georganiseerd werd dat ze niet aan schrijven toekwamen.

4. Laat studenten een doel voor zichzelf formuleren

Een tip die rechtstreeks uit de workshop over uitstelgedrag komt en die studenten, volgens de enquête, zeer waardevol vonden! Je voelt je gemotiveerder om productief te zijn als je met iemand anders afgesproken hebt welk doel je tegen het einde van de avond wilt behalen, en als die persoon effectief vraagt of je dat doel behaald hebt. Bij een volgende editie zullen we dus aan elke student vragen om zichzelf een concreet doel te stellen. Aan het einde van de avond zal een schrijfcoach vragen wat gelukt is en wat niet.

5. Creëer een rustige, productieve werkomgeving

Om de productiviteit te verhogen, werd de bibliotheek voor de gelegenheid extra gezellig gemaakt, met leeslampjes voor wat sfeerlicht en een iets andere opstelling van tafels en stoelen. Tegelijkertijd vonden studenten wel dat er bijwijlen te veel prikkels waren om goed te kunnen werken: ze werden uit hun concentratie gehaald door de aankondigingen via de intercom, de aanwezige pers, buren die een andere opvatting hadden over ‘in stilte schrijven’, en door het heenen-weergeloop tussen de verschillende ruimtes met activiteiten.

In de toekomst letten we er dus extra op om de werkomgeving zo rustig en productief mogelijk te maken: geen (opdringerige) pers, enkel korte aankondigingen over de intercom en duidelijke afspraken met alle schrijflustigen over wat een ‘rustige’ omgeving is. Om het frequente heen-en-weergeloop te vermijden, zullen we alle ontspannende activiteiten centraliseren in één ruimte van de bibliotheek. Zo is er één algemene ‘chillruimte’ (zoals de studenten het zelf omschreven in de enquête), hebben studenten meteen een overzicht van de verschillende ontspanningsmogelijkheden en zijn ze misschien sneller geneigd om eens iets anders te proberen.