Voor het vak collectieontwikkeling van het postgraduaat Informatiemanagement – optie Bibliotheek – van de Erasmushogeschool Brussel (EhB), bogen enkele studenten zich over het concrete collectiebeleid van zes bibliotheken. Ze toetsten de theorie uit de les aan hun bevindingen in zelfgekozen bibliotheken. De studenten bespreken hieronder afzonderlijk de ontwikkelingen in twee academische en vier openbare bibliotheken, op anonieme wijze.

Als theoretische basis kregen de studenten mee dat een bibliotheekcollectie vooral dient als een extern geheugen voor kennis. De items in zo’n collectie bevatten enerzijds gedocumenteerde data en anderzijds hulpmiddelen die kennisontwikkeling ondersteunen.

Vroeger dienden collecties alleen om kennis te bewaren. Nu gebruiken we collecties ook om kennis te ontwikkelen die aansluit bij een diverse gemeenschap.

De missie en visie van de organisatie achter de bibliotheek bepalen hoe dat externe geheugen eruitziet en groeit. Een goed bibliotheekbeleid sluit hierbij aan en maakt ruimte voor collectiebeheer. Dat betekent dat we de verschillende onderdelen van de collectie begrijpen en weten hoe we deze bij de doelgroepen brengen. Met dat inzicht kunnen we toekomstplannen maken voor het behoud, het gebruik en de ontwikkeling van de collectie via collectieprofielen. In handboeken begin je aan collectieprofielen door de collectie te bekijken vanuit de organisatiebehoefte: de conspectus-aanpak. Daarna maak je verfijnde aanpassingen op basis van gebruikersbehoeften en nieuwe ontwikkelingen. Goede profielen bieden context en ontwikkelingskansen. Ze beperken het collectiebeleid niet tot passieve selectiecriteria of vaste afvoerregels.

Shiyali Ramamrita Ranganathan inspireerde met zijn Vijf Wetten van de Bibliotheekwetenschap uit 1931, een systematisch kader voor bibliotheekbeheer. Hertaald naar de 21e eeuw bieden zijn idealen concrete mogelijkheden voor collectiebeleid: (1) informatiebronnen moeten toegankelijk zijn voor de gemeenschap, (2) de collectie moet aansluiten bij diverse gebruikers, (3) ze moet actief gepromoot worden, (4) ze dient efficiënt gecatalogiseerd te zijn om tijd te besparen en (5) het beleid moet flexibel zijn omdat de bibliotheek een groeiend organisme is. Richard David Lankes introduceerde in 2011 het concept ‘community as a collection’. Deze benadering richt zich niet alleen op het verzamelen van materialen, maar ook op het verzamelen van ervaringen en de creatie van kennis in de gemeenschap. De bibliotheek wordt een dynamisch kenniscentrum.

En wat stellen studenten vast in de praktijk? Een perceptieonderzoek.

Academische bibliotheek 1: pragmatische ‘course library’-focus

In de academische bibliotheek die ik onderzocht, was er geen formeel collectiebeleid. In de praktijk richtte men zich vooral op het samenstellen van een course library. De medewerkers volgden de studiefiches voor aanbevolen en verplichte boeken en schaften deze aan. De fysieke collectie was gericht op een complete, aanbevolen course library, terwijl de digitale verzameling deze volledigheid alleen voor werken van eigen universiteitsmedewerkers toepaste. Het hoofd van de bibliotheek kocht ook alle relevante suggesties van studenten aan.

De onderwijsorganisatie toonde weinig interesse in de collectieontwikkeling, mogelijk door de proactieve houding van de bibliothecarissen. Een actievere en persoonlijke benadering van docenten zou de betrokkenheid bij de bibliotheekcollectie en -faciliteiten kunnen vergroten. De bibliotheek als facilitaire ruimte – lees: ‘fysieke, stille studieplek’ en ‘groepswerkruimte’ – lijkt vandaag de hoofdverwachting bij studenten. De course library staat in open kasten om een aangename open werkomgeving met een presentatiecollectie te bieden. De hoofdtaak van het personeel is in deze frontoffice ‘bezoekers helpen’, waardoor er weinig tijd is voor een doordachte promotie van de collectie (de derde wet van Ranganathan). Door steeds te luisteren naar de input van de studenten toont de bibliotheek zich echter wel flexibel (de vijfde wet). Voor e-bronnen hanteert de bibliotheek ook Evidence Based Acquisition (EBA), de praktijk waarbij men bij het besteden van een bepaald bedrag bij een uitgever of aggregator toegang krijgt tot de hele collectie, en daarna op basis van het aantal raadplegingen de populairste titels voor dat bedrag kan aankopen. Dat sluit aan bij Ranganathans tweede wet en zou een efficiënt gebruik van financiële middelen moeten zijn.

De catalogus biedt een linkgenerator om zoektijd naar full text-bronnen te verkorten. Artificiële intelligentie (AI) kan in de toekomst nog meer tijd besparen en de medewerkers ontlasten op het gebied van catalogiseren, zodat zij de collectie kunnen promoten. Digitale promotie – zoals boekencarrousels en gecureerde lijsten – kan de leestafel vervangen. Wet vier van Ranganathan staat vandaag zeker technisch op punt. Het AI-luik hierin vereist echter meer samenwerking tussen bibliotheek en docenten om de informatievaardigheden van studenten te verbeteren. De bibliotheek heeft een schitterende online cursus, maar deze lijkt bij studenten onbekend te zijn.

Conclusie van mijn perceptie? Er is een kloof tussen theoretisch profielbeleid en de pragmatische praktijk. Een quick win zou zijn om het collectiebeleid te verbeteren door persoonlijkere en structurele communicatie tussen bibliotheek en docenten.

Academische bibliotheek 2: vraaggerichte collectieontwikkeling met samenwerkingskansen

Ik onderzocht de collectieontwikkeling binnen een academische bibliotheek en informatiecentrum. Deze bibliotheek maakt deel uit van een moederorganisatie die samenwerking met partnerbibliotheken stimuleert, opleidingen faciliteert en uitgebreide ondersteuning biedt via afdelingen zoals IT en E-bronnen. De bibliotheek heeft een gedetailleerd collectiebeleidsplan dat aansluit bij de missie van de moederorganisatie, gericht op duurzaam, kwalitatief en vernieuwend onderzoek en onderwijs. De collectie omvat verschillende onderdelen waaronder depotboeken, een historische collectie en een course library-collectie.

De bibliotheek wordt goed ondersteund bij de digitale transformatie door interne en externe partners. Tijdens de pandemie in 2020 versnelde de overgang naar digitale content. Het team richt zich nu zoveel mogelijk op e-content, waarbij gebruikscijfers en prijszetting de belangrijkste beslissingsfactoren zijn. Bij deze acquisitie besteden ze bijzondere aandacht aan open access en preprints, hoewel ze risico’s zien voor onderzoeksintegriteit en betrouwbare informatie. Bijscholing over deze thema’s is belangrijk voor zowel het personeel als de gebruikers. Ze zijn tevreden over hun deelname aan EBA-pakketten bij grotere uitgevers, maar merken op dat de communicatie met uitgeverijen veel beheer vraagt.

Het team probeert een goede balans te vinden tussen het bewaren en het ontwikkelen van de collecties. Er wordt hard gewerkt aan de rationalisering van de conservatie en een snellere IBL-service (interbibliothecair leenverkeer) voor bepaalde tijdschrifttitels, zodat er minder middelen naar bewaring gaan en meer naar de integratie van nieuwe technologieën en het behoud van actuele collecties. De gebruikscijfers van fysieke en e-bronnen worden jaarlijks geanalyseerd.

Wat de collectieontwikkeling betreft, zie ik een sterk vraaggerichte aanpak. De bibliotheek speelt uitgebreid in op de interessegebieden en thema’s van de onderzoekseenheden van de moederorganisatie. Het collectiebeleidsplan wordt effectief als handleiding gebruikt om de collectie te toetsen aan de missie, en tevens als richtlijn voor de efficiëntste besteding van de beschikbare middelen en als basis voor samenwerking met de partnerbibliotheken.

Er wordt slechts onrechtstreeks ingezet op maatschappelijke impact, terwijl de vakgebieden bij uitstek van belang zijn voor een breder publiek. Deze maatschappelijke impact wordt niet vermeld binnen de missie van de moederorganisatie. Financiële beperkingen vormen een uitdaging voor de collectievorming en het bieden van de nodige diensten en middelen. Door de vele prijsstijgingen in het huidige uitgeversklimaat dreigt er een afhankelijkheidspositie te ontstaan. Dat stimuleert wel de creativiteit in het zoeken naar open-accessoplossingen.

Ik wil het aanbod van deze bibliotheek vergelijken met de bekende uitspraak van Richard David Lankes: “Bad libraries build collections, good libraries build services, great libraries build communities.” De bibliotheek investeert in systematische collectieontwikkeling en biedt uitgebreide dienstverlening en ondersteunende faciliteiten. Ze bevordert samenwerking en uitwisseling via groepswerk en versterkt de samenwerking met de moederorganisatie en andere bibliotheken. Mijn eindconclusie is dat deze bibliotheek zich zeer verdienstelijk inzet om aan gemeenschapsvorming te doen, vooral voor de interne doelgroep van onderzoekers en studenten. Er is nog ruimte om deze verder open te trekken naar externe gebruikers en voorzieningen, om zo de interacties binnen de gebruikersgemeenschap te verrijken.

Openbare bibliotheek 1: balanceren tussen kennis, middelen en structuur

Voor deze opdracht onderzocht ik de collectie van een grote openbare bibliotheek in een centrumstad. Hoewel de bibliotheek geen formeel collectieplan heeft, biedt het bredere strategische plan een solide basis voor het collectiemanagement. Binnen dat kader wordt de collectie grotendeels gevormd door enkele individuele medewerkers met de nodige kennis en expertise. Dat creëert zowel voordelen als uitdagingen. Enerzijds zorgt de lange traditie van ervaren collectievormers voor een rijke, verdiepende collectie. Anderzijds blijft de gespecialiseerde kennis geconcentreerd bij een beperkt aantal mensen, wat op de lange termijn risico’s met zich meebrengt.

De grootste bepalende factor in het collectiebeheer blijkt echter het budget – of eerder het tekort daaraan. Het beperkt niet alleen de middelen voor nieuwe aankopen, maar ook de financiële ruimte voor voldoende personeel. Bibliotheekmedewerkers moeten daardoor veelzijdige rollen combineren, waardoor collectiebeheer slechts een van hun vele taken is. Het gevolg is een gebrek aan tijd en structuur, en een collectie die niet zo uitgebreid en vernieuwd is als gewenst. Wachttijden voor populaire titels lopen op, het evenwicht tussen de jeugdbibliotheek en de volwassenencollectie staat onder druk, en het ideaal om boeken ouder dan vijf tot tien jaar te wieden blijft binnen de huidige context onhaalbaar

Toch slaagt de bibliotheek erin een gevarieerde en doordachte collectie aan te bieden die aansluit bij haar waarden en visie. Waar ze bovendien écht in uitblinkt, is haar nadruk op beleving. Met een gevarieerd activiteitenprogramma – van workshops en voorleesmomenten tot rondleidingen voor nieuwkomers – fungeert de bibliotheek als een bruisende ontmoetingsplek. Daarnaast zijn er tal van ruimtes om te lezen, samen te komen en te ontspannen. Die sterke gemeenschapsgerichte aanpak vangt eventuele lacunes in de collectie op en bewijst dat de toekomst van de openbare bibliotheek ligt in de cohesie tussen collectie en gemeenschap.

Openbare bibliotheek 2: gemeentelijke steun, een sleutel tot brede bibliotheekontwikkeling

Mijn analyse richt zich op de collectieontwikkeling van een openbare bibliotheek in een groeiende Vlaamse gemeente, gestuurd door een algemeen strategisch cultuurbeleid. Ondanks het ontbreken van een gedetailleerd collectiebeleidsplan, wordt de collectie beheerd door ervaren medewerkers met gespecialiseerde kennis, wat zorgt voor een kwalitatief en doordacht aanbod.

Deze aanpak brengt echter risico’s met zich mee. De expertise is beperkt tot een klein aantal medewerkers, wat problematisch kan zijn bij pensionering of vertrek. Zonder een gestructureerd systeem voor kennisoverdracht komt de continuïteit van het collectiebeheer in gevaar.

Daarnaast vormt het beperkte budget een grote uitdaging. De middelen voor nieuwe aankopen zijn schaars, en extra personeel is financieel moeilijk haalbaar. Dat dwingt medewerkers om verschillende taken te combineren, wat de kwaliteit en actualiteit van de collectie, evenals de werkdruk en motivatie van het personeel, negatief kan beïnvloeden.

Toch speelt de bibliotheek een belangrijke maatschappelijke rol. Opvallend is de nadruk op programmering naast het collectieaanbod, gericht op diverse doelgroepen. Activiteiten zoals leesbevordering, voorleesmomenten en rondleidingen maken de bibliotheek tot een ontdekkingsplaats, meer dan alleen een uitleenplek. Hierdoor overstijgt ze haar klassieke functie en wordt ze een dynamische plek waar mensen – vooral jongeren – samenkomen rond cultuur en kennis.

Deze gemeenschapsgerichte aanpak voegt waarde toe, maar roept ook vragen op over de toekomst. Zal de bibliotheek een ‘tweede huiskamer’ worden, waar ontmoeting en activiteiten even belangrijk zijn als de collectie? Extra politieke en financiële steun is essentieel. De Vlaamse overheid biedt subsidies en programma’s, maar deze brengen extra administratieve lasten met zich mee. Vaak is er meer ruimte nodig voor activiteiten, en moeten medewerkers tijdelijk vrijgemaakt worden om deze te coördineren, wat de werkdruk verhoogt.

Daarom is gemeentelijke steun cruciaal. Een voorbeeld is de aanwerving van een gespecialiseerde medewerker die programmatie en activiteiten kan versterken en de collectie beter kan afstemmen op de behoeften van de gebruikers. Kortom, de collecties blijven het hart van de bibliotheek en worden continu verrijkt door de medewerkers. De bibliotheek moet de uitdagingen van digitalisering en de impact van AI op informatiebeheer aanpakken, met blijvende gemeentelijke steun in de vorm van financiële middelen en investeringen in technologie en personeel.

Openbare bibliotheek 3: missie versus realiteit

Er zit bij elke bibliotheek spanning tussen de missie en de beperkingen die opgelegd worden vanuit financieel opzicht. Deze realiteit lijkt moeilijk verenigbaar met de missie die bibliotheken zichzelf stellen. In het geval van mijn geanalyseerde openbare bibliotheek had ik sterk het gevoel dat het overlaten van zaken zoals collectieontwikkeling aan softwarealgoritmes tweeledig is: aan de ene kant bespaart het tijd, geld en werk (lees: personeelsinzet, waarvan het vrijwilligersbestanddeel structureel is), aan de andere kant lijkt het risico op missie-degeneratie groot, aangezien deze in een vergeethoek terechtkomt en in wezen niet in het proces van softwarematige collectieontwikkeling opgenomen is.

Deze bibliotheek, net buiten de grootstad, kiest ervoor geen gebruik te maken van een verfijnd inzicht in collectieonderdelen als startbasis. Ze focust volledig op haar eigen missie en normen. Dat zorgt in de praktijk voor een groot educatief aanbod ‘voor ieder wat wils’. Mijn indruk is dat bepaalde collectieonderdelen, waar vraag naar is, ontbreken. Het zou interessant zijn om de originele missietekst opnieuw te bekijken en te onderzoeken wat het doelpubliek en zijn behoeften zijn in relatie tot collectieprofielen. Geslacht, leeftijd en doelen, evenals bepaalde expliciete vragen, spelen een rol. Dat klinkt als het begin van enkele gebruikersprofielen, die kunnen leiden tot bruikbare collectieprofielen.

Aan het einde van de rit vond ik vooral een enorme discrepantie tussen het theoretisch kader en de praktijk ‘in het veld’. Bibliotheken worden budgettair beperkt, wat zich op verschillende vlakken laat voelen, inclusief collectieontwikkeling. Als de overheid prat wil gaan op de verbindende, educatieve functie van de bibliotheek, zal ze moeten zorgen dat de bibliotheken de ademruimte hebben om deze missie waar te maken.

Openbare bibliotheek 4: kleine bibliotheek, grote betrokkenheid, beperkte middelen

Ik onderzocht een landelijke openbare bibliotheek waar laagdrempeligheid en hoge kwaliteit centraal staan. Dat wordt gerealiseerd door boeken aan te bieden en de bibliotheek open te stellen als ontmoetingsplaats waar cultuur en kennis samenkomen. Mijn focus lag op de evolutie van de bibliotheek in een veranderende samenleving en hoe haar collectie afgestemd wordt op diverse, soms moeilijk te bereiken doelgroepen in deze gemeente.

De bibliotheek heeft een kleine, maar geëngageerde bibliotheekwerking, met een beperkt budget. Hierdoor wordt er bij de collectieaankoop in de eerste plaats gekeken naar de gebruikersbehoefte en suggesties, en worden bepaalde delen van de collectie wat vergeten. Het recentste collectiebeleidsplan is verouderd en niet gedetailleerd. Hierdoor ontstaan er discussies over onder andere het afschrijven van boeken en het al dan niet uithollen van de collectie. Dat leidde tot het afschrijven van boeken in de volwassen fictie die de voorbije twaalf jaar niet meer geleend werden. Bijgevolg creëert men een duidelijker overzicht in de bibliotheek, alsook meer ruimte voor een actuelere collectie.

Een kleine, landelijke bibliotheek staat voor vele uitdagingen, maar krijgt ook mooie kansen. Door in te zetten op een vernieuwend en duidelijk collectiebeleidsplan, modernisering, innovatieve publiekswerking en een gerichte collectieontwikkeling, kan men de rol van de bibliotheek als cultureel hart van de gemeente versterken. Ik ben ervan overtuigd dat elke bibliotheek, groot of klein, baat heeft bij een duidelijk en actueel collectiebeleidsplan waarin precieze richtlijnen en normen beschreven staan over bijvoorbeeld de acquisitie en het saneerbeleid. De bibliotheek blijft een essentiële plek waar mensen – jong en oud – elkaar kunnen ontmoeten, en waar ze kunnen leren en ontdekken. Dankzij het gemotiveerde team is de bibliotheek een vertrouwd aanspreekpunt voor iedereen.

Besluit

De analyse van de zes percepties over collectieontwikkeling in academische en openbare bibliotheken onthult een aantal gemeenschappelijke thema’s en uitdagingen. Zowel academische als openbare bibliotheken ervaren een kloof tussen hun missie en de realiteit van financiële beperkingen, wat leidt tot een gebrek aan formeel collectiebeleid en een gefragmenteerde aanpak. Dat resulteert in ad-hocbeslissingen, waarbij de focus vaak ligt op pragmatische oplossingen en tijdelijke maatregelen.

In academische bibliotheken is er een sterke nadruk op het samenstellen van een course library en digitale content. Het is echter essentieel dat de bibliotheekcollectie, zowel in academische als openbare bibliotheken, dieper en breder is dan het huidige marktaanbod. Dat vereist samenwerking en interactie met interne en externe onderzoeks- en onderwijsinstellingen om de betrokkenheid te vergroten. Openbare bibliotheken, met hun gemeenschapsgerichte activiteiten, slagen er ondanks beperkte middelen in om een diverse collectie aan te bieden. De rol van de bibliotheek als ontmoetingsplaats en culturele hub wordt steeds belangrijker, maar vereist extra politieke en financiële steun om deze functie te behouden en verder te ontwikkelen.

Samenvattend blijkt dat een effectieve collectieontwikkeling afhangt van de balans tussen beschikbare middelen, samenwerking en een duidelijke visie. Bibliotheken moeten hun collecties blijven afstemmen op de behoeften van hun gemeenschap, terwijl ze zich aanpassen aan de voortdurende digitale transformatie. Investeringen in technologie, personeel en een vernieuwd collectiebeleid zijn de essentiële ingrediënten om zowel academische als openbare bibliotheken toekomstbestendig te maken. Zo kunnen ze waardevolle informatieknooppunten blijven die inspelen op de kennisnoden van iedereen.