Op vrijdag 29 november 2024 waren we voor Bij de Archivaris op Schoot te gast bij het VRT Archief voor een blik achter de schermen. Het was duidelijk een archief dat bij veel mensen tot de verbeelding sprak, want het was een recordeditie. Zeker 39 archivarissen, archiefmedewerkers en sympathisanten waren aanwezig om de interessante uitleg van Kathleen Bertrem, verantwoordelijke communicatie en externe samenwerkingen van het VRT Archief, en haar collega’s te aanhoren. Eerst luisterden we naar een korte geschiedenis van de VRT, waarna een rondleiding volgde om als laatste de uitleg af te ronden met hoe het archief vandaag, en met het oog op de toekomst, te werk gaat.

Om te beginnen stelde Kathleen ons de man voor die zichzelf bijna als een echte ‘VRT-archivaris’ kan beschouwen, omdat hij het archief ondertussen al bijzonder goed kent, namelijk Steven Van Herreweghe. Aan de hand van een filmpje legde hij kort de geschiedenis van de (Vlaamse) openbare omroep uit.

Deze ontstond in 1931, toen er enkel radio was om naar te luisteren. Vanaf 31 oktober 1953 startte het toenmalige Nationaal Instituut voor de Radio-Omroep (NIR) met de eerste televisie-uitzendingen, enkel in zwart-wit. Dat alles vond plaats in het Flageygebouw, ontworpen om radio te maken, waar er slechts plaats was voor één televisiestudio. Alles werd live uitgezonden en slechts heel uitzonderlijk zijn er opnamen gemaakt van deze live-uitzendingen (deze werden opgenomen door een camera op een tv te richten).

In de decennia die daarop volgden, begon men meer en meer volledige programma’s op te nemen en te bewaren. Dat alles werd ons getoond aan de hand van, hoe kan het ook anders, archiefbeelden. In cijfers is het aantal gedigitaliseerde tapes en de dagelijkse aangroei hallucinant: zo bewaart het archief zo’n 20 PB aan gegevens en is er een dagelijkse aangroei van zo’n 60 uur video en 140 uur geluid. Dat zijn de cijfers voor radio en televisie. Er zijn echter ook nog foto’s en muziek. Zo’n 3 miljoen digitale muziektracks bevinden zich in een apart Media Asset Management System (MAM) en om en bij de 1 miljoen foto’s bevinden zich in nog een ander MAM.

Vanaf 1971 was er een grote verandering, namelijk de komst van de kleurentelevisie. Het is pas tegen 1974 dat de meeste programma’s in kleur uitgezonden werden. Begin jaren zestig werd duidelijk dat het Flageygebouw niet meer voldeed aan de eisen om televisie te maken. Het gebouw was er in feite nooit op voorzien. Dat was dan ook de start om plannen te maken voor een nieuw gebouw.

Begin jaren zeventig startte de verhuizing naar het nieuwe gebouw aan de Reyerslaan. Rond 1976 was iedereen naar daar verhuisd. Het gebouw wordt gedeeld met de Radio-Télévision belge de la Communauté française (RTBF), maar aan alles komt een eind. Tegen 2027 verhuist iedereen naar een nieuw gebouw, geplaatst op dezelfde site: een gebouw dat duurzamer is en klaar is voor de uitdagingen van vandaag en in de toekomst. Niet alleen de televisie- en radiodiensten gaan verhuizen, ook een deel van het analoge en digitale archief verhuist mee.

Maar nu terug naar het analoge archief. Al van in het begin werden er veel verschillende soorten dragers gebruikt om alle audioen beeldfragmenten op te slaan. De eerste zijn de lakplaten die gebruikt werden om radiofragmenten en muziekopnames vast te leggen. Deze platen werden tussen 2017 en 2021 gedigitaliseerd. Deze lakplatencollectie bestaat uit volledige series, maar ook uit veel fragmentarische opnames.

Een voorbeeld van een fragmentarische opname is de begrafenis van James Ensor. Dat geluidsfragment mist twee lakplaten. Omdat de vijfenzeventigste verjaardag van het overlijden van Ensor in 2024 gevierd werd, zijn deze fragmenten opnieuw bovengehaald om aan het brede publiek te laten horen.

Naast deze lakplaten zijn er ook heel wat andere dragers beschikbaar, zoals DAT-cassettes, eenduimbanden, kwartduimbanden, (digitale) betacamcassettes, tapes, filmbanden, enzovoort. Elk van deze dragers moet in de juiste omstandigheden bewaard worden om te voorkomen dat ze beschadigd raken. Niet alleen beeld- en geluidsdragers uit dit archief werden tot op vandaag overgeleverd.

Ook heel wat papieren bronnen werden de laatste jaren gedigitaliseerd door het archiefteam. Hieronder vallen regieverslagen, journaalteksten, schriftjes die alle items van de nieuwsuitzendingen bevatten (de ‘boekskes’), het tijdschrift Radio & Televisieweken, steekkaarten en nog veel meer. Vandaag gebeurt alles digitaal. Dat wil zeggen dat alle uitzendingen van radio en televisie, VRT Max, maar ook content van sociale media en websites van de VRT, opgeslagen worden in het digitale archief van de VRT. Geleidelijk aan worden de analoge dragers die gedigitaliseerd zijn wel vernietigd. De kwaliteit van bijvoorbeeld videobanden gaat zo snel achteruit dat het weinig zin heeft deze te bewaren.

Het administratieve archief wordt beheerd door de dienst Gebouwen in samenwerking met MERAK.

Het huidige team van de archiefdienst bestaat uit ongeveer een vijftigtal medewerkers. Vijfendertig van hen staan in voor het typische archiefwerk: het in goede banen leiden van digitaal archief, het metadateren van de stukken, enzovoort. De andere vijftien staan in voor projecten, media, databeleid en sales.

Na deze uiteenzetting was het tijd voor een rondleiding door de verschillende delen van het archief. Zo brachten we een bezoek aan de medewerkers die instonden voor het digitaliseren van de verschillende analoge dragers, in dit geval film. Er werd ons uitgelegd dat opnames uit verschillende banden bestaan, namelijk uit een beeldband en een aparte geluidsband. Bij digitalisatie is het belangrijk dat ze beide synchroon lopen en filmlassen moeten gecontroleerd en/of hersteld worden.

Ook kregen we een blik achter de schermen in de depots waar de filmpellicule opgeslagen ligt. Wat ons hier duidelijk werd, is dat de juiste temperatuur en luchtvochtigheid alles is. Zwart-witfilmpellicule wordt bewaard bij 10 - 11°C terwijl kleurentapes het best bewaard blijven bij 5°C. De bezoekers moesten dus even kou lijden …

Het is ook belangrijk te weten dat de geluids- en filmtapes in aparte, geventileerde plastieken filmdozen bewaard worden, omdat anders het ‘azijnsyndroom’ kan optreden. Dat is een chemische reactie die ervoor zorgt dat de filmpellicule begint te krimpen, hard wordt en uiteindelijk onafspeelbaar wordt. Dat moet te allen tijde voorkomen worden, want dat is de grootste dreiging voor de bewaring op lange termijn van deze bronnen. Een voorbeeldje was een tape van Schipper naast Mathilde. Door op tijd in te grijpen konden de laatste beelden van deze iconische reeks gered worden. Om de rondleiding af te sluiten, kregen we nog een blik op het nieuwe gebouw waar het archief in de toekomst in zal huizen.

Ondanks het feit dat het VRT Archief zo’n rijke geschiedenis heeft, blijven ze niet in het verleden leven. Hun werking is al die jaren mee geëvolueerd met de tijd. Zo worden alle digitale opnames, vaak al voordat ze uitgezonden worden, automatisch in het archief geplaatst. Alle live-uitzendingen komen hier na afsluiten terecht. Het team archiveert in drie lagen. De eerste laag is wat doorgegeven wordt door de productie en planning. Een tweede laag verloopt automatisch met behulp van artificiële intelligentie (AI). Zo wordt onder andere het programma speech-to-text ingezet om publicaties zonder ondertitels beter doorzoekbaar te maken. Ook optical character recognition (OCR) wordt hiervoor gebruikt. Als laatste laag komt de archivaris kijken. Deze onderneemt alles wat niet door AI of de productie gedaan kan worden. Ze leggen associaties en verrijken de metadata met een extra laag. Zij zijn dus nog altijd de belangrijkste schakel in dat gebeuren.

Ook het VRT Archief blijft niet stilzitten. Ze zoeken altijd naar extra hulpmiddelen die een bewaring op de lange termijn vrijwaren en de doorzoekbaarheid verbeteren. Opnieuw is AI hierin een belangrijk hulpmiddel. Zo onderzoekt het team hoe ze gezichtsherkenning kunnen implementeren in hun eigen programma’s. Dat is enkel op publieke figuren van toepassing. Daarnaast bekijken ze ook of ze automatische samenvattingen kunnen maken van de programma’s en of ze Named Entity Recognition (NER) kunnen gebruiken. Al deze hulpmiddelen dienen om de interne werking en ontsluiting te vergemakkelijken.

Hiermee sloten we deze recordeditie van Bij de Archivaris op Schoot af. We zijn het hele team van het VRT Archief heel dankbaar dat ze ons ontvingen en ons deze unieke blik achter de schermen gaven. Op naar de volgende editie.