Openbare bibliotheken spelen een cruciale rol in het bevorderen van geletterdheid, kennisdeling en gemeenschapsvorming. Toch staan ze voor steeds grotere uitdagingen, zoals beperkte financiële middelen, digitalisering en veranderende regelgeving. In deze context wordt steeds vaker gekeken naar regiobibliotheken als mogelijke oplossing om de slagkracht van openbare bibliotheken te vergroten. Maar hoe kunnen die regiobibliotheken dan het best georganiseerd worden en moeten een of meer modellen van regiobibliotheken naar voren geschoven worden?

Vandaag bestaat er een breed scala aan samenwerkingen tussen Vlaamse openbare bibliotheken. Dat roept de vraag op of een uniform model wenselijk en haalbaar is. Arteveldehogeschool onderzocht in opdracht van de Vlaamse overheid of het mogelijk is een model te ontwikkelen dat tegemoetkomt aan de uitdagingen binnen de bibliotheeksector en tegelijkertijd aansluit bij de behoeften van zowel bibliotheken als lokale besturen.

Wat zijn regiobibliotheken?

In een onderzoek is het spreken van een gemeenschappelijke taal belangrijk. Wij definiëren een regiobibliotheek als een regionaal netwerk van bibliotheken dat bepaalde taken of diensten in samenwerking uitvoert of centraal aanbiedt, met als doel efficiëntiewinst en inhoudelijke meerwaarde te creëren. Andere taken en diensten blijven lokaal verankerd, waardoor de eigenheid en autonomie van de deelnemende bibliotheken behouden blijft.

Een regionaal bibliotheeknetwerk kan in verschillende vormen en gradaties voorkomen. Dat kan variëren van thematische samenwerking – zoals regionaal collectioneren, waarbij een beperkt aantal collectievormers de collectievorming voor alle aangesloten bibliotheken op zich neemt – tot bredere organisatorische samenwerkingen. Momenteel bestaan er regiobibliotheken in verschillende maten en vormen, elk met hun eigen dynamiek en invulling.

Samenwerking vandaag

Samenwerken is een complex proces dat op verschillende manieren vormgegeven kan worden, wat resulteert in een grote diversiteit binnen de sector. Om de samenwerkingen in kaart te brengen, stuurden we een enquête uit naar alle Vlaamse openbare bibliotheken. We kregen 129 volledig ingevulde enquêtes terug, wat maakt dat ongeveer een derde van alle Vlaamse openbare bibliotheken participeerde.

Van de deelnemende bibliotheken gaf 18,6% aan niet samen te werken, terwijl 48,84% een structurele samenwerking kende. Zo’n 22,48% had op het moment van de bevraging ad-hocsamenwerkingen en 27,13% werkte projectmatig samen.

Van de respondenten gaven 24 bibliotheken dus aan niet samen te werken. Slechts 6 van hen overwogen in de toekomst samen te werken, al waren er op dat moment geen concrete plannen. Van de 24 bibliotheken hadden 9 in het verleden wel samengewerkt, waarbij het Streekgericht Bibliotheekbeleid meerdere keren genoemd werd als belangrijke stimulans.

De rol van de Provincies

Het is duidelijk dat de Provincies een belangrijke rol gespeeld hebben in het coördineren en faciliteren van samenwerking tussen bibliotheken. Vanaf de late jaren negentig ontstonden onder impuls van de Provincies de eerste structurele samenwerkingen tussen bibliotheken. Tot dan werkten de meeste bibliotheken bijna uitsluitend lokaal. Ze opereerden min of meer geïsoleerd van elkaar en voerden dezelfde taken naast elkaar uit. Enkel het Meetjesland, een gebied in het noordwesten van Oost-Vlaanderen, pakte het anders aan. De bibliotheken binnen die regio hielden sinds 1983 jaarlijks een tweetal bijeenkomsten waarop alle bibliothecarissen uit de streek met elkaar overlegden. Die samenwerking gebeurde op vrijwillige basis, zonder extra middelen of ondersteuning.

In 2001 werd het nieuwe Decreet houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid van kracht. Daarmee werden de Provinciebesturen verantwoordelijk voor het Streekgericht Bibliotheekbeleid. De Provincies maakten van netwerken en samenwerking tussen openbare bibliotheken een prioritair beleidspunt.

De Provincies hebben dus streekgerichte bibliotheeknetwerken opgezet en ondersteund, waardoor bibliotheken samenwerkten, kennis en middelen deelden en gezamenlijk projecten ontwikkelden. Daarnaast droegen ze bij aan de professionalisering, samenwerking en innovatie binnen de sector en hebben ze zo een waardevolle rol gespeeld in het bevorderen van de toegang tot informatie, cultuur en educatie voor de burgers in hun Provincie.

Het Streekgericht Bibliotheekbeleid was in het verleden vaak de motor tot samenwerking. Als bibliotheken of lokale besturen dus de juiste middelen en het passende kader krijgen, zijn ze veel sneller geneigd om samen te werken.

Digitale samenwerking en het eengemaakt bibliotheeksysteem

Cultuurconnect rolde het eengemaakt bibliotheeksysteem (EBS) in zeven migratierondes uit in alle Vlaamse bibliotheken en de Nederlandstalige bibliotheken in het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest. Dankzij het EBS worden niet enkel de werkprocessen gecentraliseerd, maar kan er een betere dienstverlening naar de gebruikers toe uitgebouwd worden.

Cultuurconnect definieerde verschillende gradaties van samenwerken, die resulteerden in samenwerkingsgroepen. Bij samenwerkingsgroep 0 is er geen samenwerking met andere bibliotheken, bij samenwerkingsgroep 3 wordt er gesproken over regiobibliotheken en bij samenwerkingsgroep 4 wordt er overgegaan tot een fusie en worden de bibliotheken van het samenwerkingsverband samengevoegd tot één nieuwe bibliotheek.

Meer dan 70% van de bibliotheken maakte op het moment van de bevraging deel uit van samenwerkingsgroep 1, 2 of 3, waarbij groep 1 (de gebruiker betaalt één keer lidgeld in alle bibliotheken van het samenwerkingsverband, maar moet zich in alle bibliotheken afzonderlijk lid maken) de grootste groep vormde. Dat betekent dat veel openbare bibliotheken toen voornamelijk een administratieve samenwerking hadden, met beperkte inhoudelijke impact. Sindsdien hebben diverse bibliotheken stappen ondernomen om naar een hogere samenwerkingsgroep te gaan.

Het EBS versterkt en faciliteert dus samenwerking tussen bibliotheken. Dat ligt in lijn met de visie van de Vlaamse overheid en de opdrachtbepaling van Cultuurconnect. De organisatie koos er dan ook voor om van bij het begin samenwerking te stimuleren. Dankzij hun getrapt model met verschillende samenwerkingsgroepen kan elke bibliotheek op haar eigen tempo groeien in het samenwerkingsverhaal. Samenwerking opleggen heeft volgens Cultuurconnect geen zin, het is immers belangrijk dat samenwerking van onderuit groeit.

Ad-hocsamenwerking en projectmatige samenwerking

Dertien bibliotheken beschouwden hun ad-hocsamenwerking als de waardevolste vorm van samenwerking. Door de ad-hocsamenwerking kost samenwerken minder inspanningen en behouden bibliotheken hun zelfstandigheid. Sommige bibliotheken zien dat laatste echter als een nadeel, omdat de samenwerking soms als te vrijblijvend ervaren wordt.

Eenendertig bibliotheken hechtten het meeste belang aan hun projectmatige samenwerking, waarbij het vooral draait om het organiseren van gezamenlijke activiteiten of de gezamenlijke aankoop van (wissel)collecties.

Structurele samenwerking

In de enquête gaven 63 bibliotheken aan een structurele samenwerking te kennen. Van die 63 maken 44 deel uit van een door Vlaanderen gesubsidieerd intergemeentelijk samenwerkingsverband met een bovenlokale cultuurwerking.

Meestal bestaat zo’n structureel samenwerkingsverband uit zes tot tien bibliotheken. Ook hier zijn de grootste voordelen volgens de bibliotheken kennisdeling en verdeling van de werklast. Net iets minder dan de helft van de bibliotheken had plannen om hun bestaande structurele samenwerking uit te breiden. Daarnaast verwachtte 10% van de bibliotheken dat hun samenwerkingsverband in de nabije toekomst zou veranderen door de veranderende politieke context.

De invloed van de voormalige provinciale ondersteuning is ook hier nog steeds duidelijk zichtbaar. Het streekgericht bibliotheekbeleid heeft een sterke basis gelegd voor verschillende samenwerkingen, waarvan sommige bibliotheken tot op de dag van vandaag profiteren. Andere samenwerkingsverbanden hielden na het wegvallen van de provinciale steun op te bestaan, onder andere omdat ze de financiële lasten niet meer konden dragen.

Waarom samenwerken?

Het EBS faciliteert samenwerken sterk. De digitale samenwerking bevordert de kennisdeling aanzienlijk. Ook op het vlak van collectiemanagement overleggen openbare bibliotheken steeds vaker. Daarnaast wijzen de eerste cijfers op 85% minder interbibliothecair leenverkeer (IBL)-aanvragen in samenwerkingsverbanden met verregaande samenwerking.

De voordelen van regiobibliotheken zijn legio. Door samen te werken kunnen bibliotheken kosten besparen en een groter aanbod realiseren. Dat is niet alleen gunstig voor de bibliotheken zelf, maar ook voor de gebruikers. Zo kunnen bibliotheken gezamenlijk investeren in innovatieve projecten, zoals digitale catalogi en interactieve leesprogramma’s, die anders financieel onhaalbaar zouden zijn.

Door collecties en expertise te bundelen, kunnen regiobibliotheken een breder en kwalitatiever aanbod bieden. Ze kunnen samenwerken op het vlak van collectiebeheer, digitale diensten, personeelsuitwisseling en publiekswerking. Dat model wordt al toegepast in verschillende regio’s en heeft bewezen voordelen, maar het vraagt om duidelijke afspraken en een gecoördineerde aanpak.

Daarnaast kunnen regiobibliotheken de lokale verankering versterken door gezamenlijk in te zetten op publiekswerking en gemeenschapsvorming. Dat betekent niet alleen efficiënter collectiebeheer, maar ook betere toegang tot educatieve en culturele programma’s voor een breed publiek. Bibliotheken kunnen zo een grotere maatschappelijke rol vervullen in het stimuleren van geletterdheid, digitale inclusie en levenslang leren.

Internationaal zijn er sterke voorbeelden te vinden van bibliotheekregio’s die succesvol werken. In Nederland is het stelsel van provinciale ondersteuningsinstellingen een goed voorbeeld van hoe bibliotheken op een effectieve manier middelen en expertise delen. Ook in Scandinavië zien we dat regionale samenwerking zorgt voor een breder aanbod voor en een grotere impact op lokale gemeenschappen.

Obstakels om samen te werken?

Binnen de ad-hocsamenwerkingen liggen de grootste knelpunten in verschillen in visie. Bibliotheken hebben soms schrik om hun eigen identiteit te verliezen. Het is daarom van belang dat toekomstige samenwerkingsverbanden voldoende aandacht besteden aan het behoud van die lokale eigenheid.

Ook communicatie wordt vaak gezien als een obstakel. Contact tussen medewerkers verloopt soms moeilijk, vaak omdat ze elkaar onvoldoende kennen. Er is daarnaast ook te weinig tijd om regelmatig te overleggen en om een onderlinge band op te bouwen.

In projectmatige samenwerkingen is een onduidelijke rolverdeling een veel groter knelpunt dan bij ad-hocsamenwerkingen. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat projectmatige samenwerkingsverbanden vaak omvangrijker zijn. Terwijl ad-hocsamenwerkingen doorgaans bestaan uit twee tot vijf bibliotheken, blijken projectmatige samenwerkingen vaak uit veel meer bibliotheken te bestaan.

Bijna de helft van de bibliotheken die aan de bevraging deelnamen gaf aan dat een verschil in visie de belangrijkste reden is om niet samen te werken. Daarnaast werd het ontbreken van politieke wil vaak genoemd als obstakel. Dat benadrukt het belang van extra aandacht voor het verbinden van medewerkers en het ontwikkelen van heldere politieke structuren met een duidelijke visie. Het betekent ook dat er expliciete, politieke keuzes gemaakt moeten worden, met heldere doelstellingen voor samenwerking.

Daarnaast gaat de invoer van een eengemaakt reglement soms gepaard met moeilijke en lange gesprekken. Er wordt immers maar één keer lidgeld betaald om lid te worden van alle bibliotheken in de regio en vaak wordt voor het laagste tarief gekozen. Dat betekent dat andere bibliotheken inkomsten verliezen.

Ook het Vlaams regioverhaal, waarin referentieregio’s de toekomst zijn, heeft impact op zowel bestaande als toekomstige samenwerkingen. Vanaf 1 januari 2027 is het immers de bedoeling dat gesubsidieerde samenwerkingen binnen het Bovenlokaalcultuurdecreet zich situeren binnen de referentieregio’s. In de praktijk is dat niet evident. Het zorgt ervoor dat samenwerkingsverbanden die al jarenlang bestaan door elkaar gehusseld worden en dat er nieuwe coalities gesmeed moeten worden.

Tot slot liggen er nog grote uitdagingen in de digitale collectie. Vandaag is er in Vlaanderen heel wat versnippering rond digitale collecties en werkt één lidkaart voor alle deelnemende bibliotheken van het samenwerkingsverband enkel voor fysieke collecties, niet voor de digitale.

Schaalgrootte

Uit de enquête bleek dat de meeste bibliotheken (53,49%) het meest voelden voor een samenwerking met twee tot vier andere bibliotheken. Toch wees het onderzoek uit dat het geen goed idee is om een vast aantal gemeenten op te leggen aan samenwerkingsverbanden. De context waarbinnen de samenwerking opereert, is bepalender dan het aantal gemeenten.

“Dit moet altijd in een bepaalde context bekeken worden: niet de grootste schaal, maar de juiste schaal. Dat kan verschillend zijn naargelang onderwerp en doelstelling van de samenwerking.” (enquête, 2022)

Het pleidooi voor juistschaligheid bleek ook uit de verschillende gesprekken die tijdens het onderzoek gevoerd werden. Daaruit konden we concluderen dat het veel belangrijker is om voor elke doelstelling te evalueren op welke schaal een samenwerking het meest geschikt is, dan een vast aantal gemeenten te bepalen. Dat maatwerk zorgt ervoor dat de samenwerking effectief kan inspelen op de specifieke behoeften en doelen van de bibliotheken. Regiobibliotheken mogen geen rigide structuren worden die lokale initiatieven verstikken. Succesvolle samenwerking vraagt een evenwicht tussen centralisatie en lokale verankering. Bibliotheken moeten de voordelen van samenwerking ervaren en tegelijkertijd hun eigenheid kunnen bewaren.

Uitrol regiobibliotheken

Het onderzoek toont aan dat één vast model voor een regiobibliotheek niet wenselijk is. De optimale schaalgrootte hangt af van de doelstellingen. Wat werkt voor collectiebeheer, is niet noodzakelijk geschikt voor publiekswerking. Samenwerking moet dus flexibel blijven en rekening houden met de noden van de deelnemende bibliotheken.

Het feit dat er niet gekozen wordt voor een uniforme aanpak betekent echter niet dat regionale samenwerking afgewezen moet worden. Integendeel, dergelijke samenwerkingen kunnen net kansen bieden om efficiëntie en kwaliteit te verbeteren. Wel is het essentieel dat de Vlaamse overheid een strategisch kader uitwerkt, structurele financiering regelt en ondersteuning biedt op organisatorisch en digitaal vlak. Om tot die conclusie te komen, was het noodzakelijk dat we eerst keken hoe samenwerkingen binnen het bibliotheeklandschap eruitzagen.

Omdat één model voor regionale samenwerking niet haalbaar is, formuleerden we aanbevelingen op basis van het ArrowRootsModel. Dat model onderscheidt tien domeinen die samenwerking kunnen versterken, zoals ambitie, organisatie, rollen, leerprocessen en partnerschappen. Dat resulteerde in een aantal beleidsadviezen, zowel voor het Vlaamse, het bovenlokale als het lokale niveau.

De belangrijkste conclusie van dit onderzoek is de dringende behoefte aan een strategisch kader. Bibliotheken geven aan dat er behoefte is aan een duidelijke en consistente visie die richting geeft aan het bibliotheeklandschap. Ze pleiten voor een helder kader en een overkoepelende aansturing door de Vlaamse overheid. Hoewel ze geen terugkeer willen naar de strikte regelgeving van het ‘decreet van 1978’, missen ze vandaag een duidelijk overzicht van de kerntaken van een bibliotheek en de bijbehorende middelen. Bibliotheken staan open voor centrale aansturing, mits er voldoende aandacht is voor de lokale uitvoering, de regionale context en de zorg voor toegankelijkheid, met bibliotheekvestigingen op wandelafstand.

Lokale besturen moeten binnen hun specifieke context kunnen opereren, terwijl de overkoepelende overheid de inhoudelijke sturing verzorgt. Een hiërarchisch model met centrale planning en decentrale uitvoering, waarbij de lokale eigenheid gerespecteerd wordt, is hierbij van groot belang. Dat overkoepelend kader is uiterst belangrijk voor het verder uittekenen van (transversale) regionale samenwerking. De verdere uitwerking van de samenwerkingen dient immers opgehangen te worden aan die visie. Zonder een overkoepelende visie is de kans groot dat er een meer ad-hocbeleid gevoerd wordt.

Dergelijke overkoepelende sturing heeft heel wat voordelen. Vandaag hangt de bibliotheekwerking in Vlaanderen immers af van de goodwill van lokale besturen. Bovendien blijkt uit het onderzoek dat wisselende besturen het niet altijd even gemakkelijk maken voor bibliotheken om hun doelstellingen te realiseren. Daarnaast lijkt de rol van een intergemeentelijk samenwerkingsverband met bovenlokale cultuurwerking vandaag te vrijblijvend en niet daadkrachtig genoeg.

Naast een duidelijke visie moet er ook een helder afsprakenkader komen tussen de verschillende beleidsniveaus. Welk onderwerp wordt op welk niveau bepaald en wie kan welke beslissingen nemen? Door de problemen op het juiste niveau aan te pakken, krijgen de bibliotheken de neuzen in dezelfde richting en kan er efficiënter en beter samengewerkt worden.

Om zo’n overkoepelend afsprakenkader te installeren, bevelen we aan om te leren uit het Nederlandse model. Daar dragen de drie overheidslagen (gemeente, Provincie en Rijk) gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het stelsel van openbare bibliotheken. De verschillende overheidslagen overleggen op regelmatige tijdstippen over de maatschappelijk relevante taken van een bibliotheek en bepalen welke klemtonen ze leggen. Deze gezamenlijke afspraken zijn vastgelegd in een bibliotheekconvenant dat ondertekend werd door de drie bestuursniveaus en financiële middelen biedt voor de uitrol ervan.

Daarnaast is het belangrijk dat er voldoende aandacht is voor lokale eigenheid. Dat vereist dat alle bibliotheken op dezelfde lijn zitten voor de start van de samenwerking. Ze bespreken daarbij hun toekomstvisie, hoe ze zich organiseren en wat de financiële inbreng van elke bibliotheek is.

Het is cruciaal dat de gebruiker en de dienstverlening centraal staan. Samenwerking moet leiden tot betere (digitale) diensten, een verbeterd collectiebeleid en een ruimer publieksbereik. De gebruiker moet een vlotte toegang hebben en moet beter worden van de samenwerking. Samenwerken om samen te werken, is absoluut te vermijden.

Er moet ook voldoende vertrouwen zijn. Vertrouwen tussen medewerkers is essentieel om de samenwerking te doen slagen. Beleidsmakers en leidinggevenden zijn dus best zo transparant mogelijk en betrekken hun personeel best zoveel mogelijk. Dat verhoogt het draagvlak en de kans op succes.

Het verdwijnen van de geoormerkte middelen bedreigt (kleine) bibliotheken. Er moet opnieuw geïnvesteerd worden in een duidelijk beleid waarbij middelen gekoppeld worden aan een sterke bibliotheekwerking.

We kunnen dus besluiten dat regiobibliotheken een noodzakelijke stap naar een duurzamer en efficiënter bibliotheeklandschap zijn. De voordelen op het vlak van dienstverlening, kostenbesparing en innovatie zijn duidelijk, maar om deze samenwerkingsverbanden succesvol te maken, is er nood aan een sterke beleidsmatige ondersteuning en een duidelijke visie vanuit de Vlaamse overheid.

Het volledige rapport is na te lezen op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Daar vind je ook een overzicht van alle geformuleerde adviezen per beleidsniveau.