Vrijdag 7 februari was het verzamelen geblazen in de Arteveldehogeschool op campus Sint-Amandsberg in Gent voor het nieuwe door de VVBAD georganiseerde congres IMLoCo. IMLoCo staat voor Information Management in the Low Countries (of voor I am Loco, zoals spreker Philippe Van Belle van AG Insurance zei in de plenaire ochtendsessie).

Hoe de chaos overleven?

Het thema van dit congres was Information Revolution in the working space - Hoe overleven we de chaos?. Het congres richtte zich op alle informatieprofessionals, zowel in de publieke als de private sector. De bedoeling was ‘de uitdagingen en kansen te bespreken die voortvloeien uit de snel evoluerende werkomgeving in het tijdperk van informatieovervloed en artificiële intelligentie (AI)’. Een congresboek met het thema als titel werd aan alle deelnemers geschonken. Het is de nieuwste aflevering in de reeks Wegwijzer voor bibliotheken en documentatiecentra, uitgegeven door Politeia in samenwerking met de VVBAD. Hoewel niet alle auteurs een presentatie gaven op IMLoCo, sluiten de bijdragen wel nauw aan bij de thema’s die behandeld werden tijdens het congres.

Keynote

De dag werd gestart met een keynote van Philippe Van Belle, Chief Information & Technology Officer van AG Insurance. Het recept van Van Belle om de chaos te overleven, is het opstellen van een plan op lange termijn, gebaseerd op toekomstbestendige fundamenten en sterke technologische architectuur, om op die manier flexibel te kunnen reageren op de IT-gerelateerde uitdagingen waarmee elk bedrijf geconfronteerd wordt. Dat alles moet steunen op een collaborative leadership, waarbij de empathie van de medewerkers zeer belangrijk is. Crisissen situeren zich namelijk dikwijls op de grenzen tussen teams.

Alle aspecten in het bedrijf (van cybersecurity tot data en core technology) moeten steunen op en gerelateerd zijn aan de technologische architectuur. De core technology moet gebaseerd zijn op een standaard IT-oplossing (Microsoft in het geval van AG Insurance). Shadow IT (IT-toepassingen die door medewerkers gebruikt worden zonder dat de IT-afdeling daarvan op de hoogte is, n.v.d.r.) dient enkel om mee te experimenteren in autonome units. En je vermijdt best te veel best of breed (waarbij je kiest voor de beste producten of systemen per IT-onderdeel, waardoor je vaak per onderdeel met een andere partij samenwerkt en alles dus verspreid zit, n.v.d.r.).

We onthouden van zijn keynote ook twee stellingen: we overschatten de voordelen van AI op de korte termijn en onderschatten de gevolgen van AI op de maatschappij en de werkvloer op de lange termijn; common sense is niet altijd common practice. Na de keynote werd tijdens de koffiepauze gezellig nagepraat over de soms boude uitspraken van Van Belle. Daarna konden de deelnemers kiezen uit verschillende programmablokken. Net zoals bij Informatie aan Zee/ZOO was iedereen namelijk vrij een eigen programma samen te stellen.

Programmablok 1: AI en informatiebeheer

In dit programmablok, dat plaatsvond in de aula, kwamen drie thema’s aan bod: ‘Informatievaardigheden en AI’, ‘Van data naar kennis’ en ‘Digitale oplossingen’. Van deze presentaties onthouden we ten eerste hoe AI-tools mogelijk inzetbaar zijn op het vlak van informatievaardigheden in de verschillende stappen van wetenschappelijk onderzoek en dat ze er een grote invloed op hebben. Ten tweede onthouden we hoe eenvoudige structurering en efficiënt beheer van informatie fundamenteel blijven, ook in de tijd van AI. Vervolgens werd het idee aangehaald om AI te laten werken op gestructureerde in plaats van ongestructureerde data en bijgevolg de noodzaak om databronnen gemakkelijk doorzoekbaar te maken voor AI-toepassingen. Ten vierde onthouden we hoe AI de communicatie kan faciliteren en verbeteren en ten slotte hoe men bij het inzetten van AI-tools de duurzaamheid niet uit het oog mag verliezen.

Programmablok 2: management van kennis en organisaties

In het tweede programmablok waren er presentaties over ‘Organisatiemanagement’, ‘Hybride werken’ en ‘Linked data en kennisbeheer’. We kregen inzichten en tips over hoe je kantoorgebouwen geschikt kunt maken voor het hybride werken en hoe je kunt zorgen voor een efficiënte deling van kennis binnen een organisatie. We leerden over de transitie naar papierloze werkplekken en werden ten slotte attent gemaakt op het belang van semantische en linked data voor het beheer en delen van informatie.

Programmablok 3: tools en oplossingen voor het beheer van informatie

In dit derde programmablok konden de deelnemers luisteren naar presentaties over ‘Gemeentelijke samenwerking’, ‘Informatiemanagement: functioneel beheer’ en ‘Sharepoint’. Bij het eerste thema ging de aandacht naar de pogingen van overheidsbesturen om het vergaren, organiseren en delen van informatie te optimaliseren. We kregen zowel een blik op Nederland als op België. In de volgende lezingen werd onderstreept hoe de ‘menskant’ fundamenteel is om de informatie en de snelle technologische aanpassingen te kunnen beheren. De laatste lezingen werden gewijd aan de oplossingen die MS365 van Microsoft biedt voor het managen van informatie.

Het spook van AI

Het initiatief om dit congres te organiseren werd toegejuicht en het feit dat het volzet was, toont aan dat het gekozen thema leeft bij de informatieprofessionals. Het congres informeerde, inspireerde en spoorde ons tegelijkertijd aan om onze huidige inspanningen te evalueren en doordacht onze langetermijnaanpak misschien bij te sturen. Zoals Van Belle zei, is AI een grote discontinuïteit, maar is IT wel lange termijn. Wat we nu zaaien, kunnen we – met wat geluk – over ten vroegste vijf jaar oogsten. Chaos vermijden is overleven. We danken de VVBAD, de Arteveldehogeschool, alle sprekers én alle aanwezigen voor deze boeiende dag.