De erfgoedsector bevindt zich in een periode van digitale transformatie. Digitale technologie wordt toegepast in bijna elk werkproces en zeker in de werking rond erfgoedcollecties. Een digitale strategie helpt organisaties om die digitale technologie op een doelgerichte en duurzame manier in te zetten. Dit artikel legt uit wat een digitale strategie is, en hoe je zo’n strategie kunt uitwerken en vertalen naar een actieplan.

Digitale strategie?

De digitale strategie is een richtinggevend document voor je digitale werking. Ze bestaat niet in een vacuüm, maar moet aansluiten bij zowel het algemene (collectie)beleid van de organisatie als bij het beleid van de overheden die je organisatie subsidiëren en die bepaalde verwachtingen hebben in verband met je (digitale) werking.

Er bestaan verschillende sjablonen voor je digitale strategie waarop je je kunt baseren. Een van de sjablonen start met de elementen missie, visie en de doelstellingen die aangeven wat je nastreeft met je digitale werking. De doelstellingen kun je groeperen rond verschillende thema’s: collectie, erfgoedgemeenschappen, inkomsten en organisatie zijn een goed vertrekpunt.

Bij alle doelstellingen horen onderliggende noden. Tegenover die noden plaats je beoogde ervaringen. Vervolgens beschrijf je welke methodes je wilt toepassen om de ervaringen te realiseren, wat daarbij de kritische succesfactoren zijn, en aan de hand van welke indicatoren je de vooruitgang zult meten.

Hoe begin je eraan?

Zo’n digitale strategie schrijf je niet op je eentje, maar in samenwerking met collega’s uit diverse afdelingen van je organisatie en haar management. De opmaak van een digitale strategie gebeurt in overleg en kan dus een tijdsintensief proces worden dat een goede kennis en expertise over digitale technologie, processen en infrastructuur vereist. Als je die expertise extern moet inhuren, heb je ook een budget nodig om die experten te vergoeden.

Het is belangrijk om de opmaak te beginnen met het in kaart brengen van de noden in verband met digitale collectiewerking van interne en externe doelgroepen. Door het invullen van de zelfevaluatietool digitalematuriteit.be kun je de sterktes en zwaktes van de digitale werking in kaart brengen. Dat overzicht zal helpen bij het bepalen van de noden. Die noden kun je samenbrengen in inhoudelijke clusters om dan voor elke cluster een strategische doelstelling te formuleren.

Schrijf ook een eerste versie van de missie en de visie voor je digitale werking. Begin daarna voor elke doelstelling verder de ervaringen, methodes, succesfactoren en indicatoren te formuleren. Ga voor een iteratieve aanpak bij het schrijven van een digitale strategie. Het helpt om verschillende workshops en gesprekken met je collega’s te organiseren en samen door de tekst te gaan, om die zo verder op punt te stellen.

Van strategie naar actie?

De digitale strategie is een basis om een concreet en haalbaar actieplan op te stellen om de gedefinieerde doelstellingen te realiseren. Prioriteer de beoogde ervaringen en succesfactoren: waaraan is dringend nood en wat kan op lange termijn gerealiseerd worden? Aan de hand van die prioritering en rekening houdend met de methodes, succesfactoren en indicatoren, kun je werkpakketten en taken opstellen. Definieer de nodige resources en de tijdslijn voor die werkpakketten en ga dan gefaseerd aan de slag!

Meer informatie kun je vinden op de Kennisbank: kennisbank.meemoo.be/dossiers/digitale-strategie.