Vijf tips om te beginnen met beschrijven

Het Vlaamse cultuurbeleid moedigt de archiefzorg in de kunstensector sterk aan; evidente getuige daarvan is de verplichte archiefzorg opgenomen in het Kunstendecreet voor de door Vlaanderen structureel gesubsidieerde kunstenorganisaties. Veel uitdagingen blijven bestaan, zowel voor deze kunstenorganisaties als voor kunstenaars die buiten dat decreet vallen. We zitten in een periode waarin een eerste generatie hedendaagse kunstenaars haar oeuvre afsluit of reeds afgesloten heeft. Zowel de omgang met als de borging van archieven, collecties of praktijken (nalatenschappen) van deze actoren vragen aandacht en begeleiding.

In het voorjaar van 2023 werd daarom voor de eerste keer een oproep gelanceerd naar kunstenaars, organisaties en erfgenamen om een aanvraag in te dienen voor projectsubsidies voor de Pilootprojecten Nalatenschappen Kunstenerfgoed. Twaalf aanvragen over verschillende kunstdisciplines heen werden gehonoreerd. In het voorjaar van 2024 volgde een nieuwe oproep waarbij dertien aanvragen gehonoreerd werden. De projecten lopen steeds een jaar, startend in het najaar. Het gaat dus om relatief kortlopende, maar intense projecten om de expertise rond de omgang met nalatenschappen te versterken. Experiment, leren en kennisopbouw staan centraal, daarom worden de resultaten van de projecten uitvoerig gedeeld binnen de cultuursector. Hoewel uiteindelijk ‘slechts’ 25 aanvragen gehonoreerd konden worden, is het door de ruime spreiding over de kunstdisciplines heen wel de bedoeling om de noden rond kunstenerfgoed beter in kaart te brengen en eventueel toekomstig beleid daarop af te stemmen.

Voor de aanvraag en uitvoering van de projecten werd samenwerking met actoren uit de cultureel-erfgoedsector sterk aangeraden, zodat de expertise zo breed mogelijk opgebouwd werd en in lijn was met de gangbare erfgoedpraktijken. Om reflectie over de projecten te stimuleren, organiseerde het Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM) in samenwerking met FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed en Kunstenpunt gedurende de eerste ronde pilootprojecten tevens enkele intervisiemomenten waarop de verschillende projectmedewerkers met elkaar en met de begeleidende erfgoedpartners in gesprek konden gaan. Daarnaast organiseerden ze masterclasses omtrent verschillende thema’s gelinkt aan de omgang met een kunstenaarsarchief:

• Masterclass 1: analyse van de beschikbare dienstverlening vanuit de erfgoedsector voor de nalatenschappen van kunstenaars
• Masterclass 2: beschrijven en digitaliseren van een nalatenschap
• Masterclass 3: emoties en verwachtingen bij de omgang met een artistieke nalatenschap
• Masterclass 4: ontsluiten van de nalatenschap naar een breder publiek en een volgende generatie

Verschillende TRACKS-partners (Toolbox & Richtlijnen voor Archief- & Collectiezorg in de Kunstensector) waren als projectpartner betrokken bij de begeleiding van een of meerdere pilootproject(en) uit de eerste ronde (2023/24) en/of zijn betrokken bij een of meerdere project(en) uit de tweede ronde (2024/25). Dat gaat van zetelen in een klankbordgroep, tussentijds advies geven en plaatsbezoeken afleggen, over het ter beschikking stellen van (digitale) infrastructuur, tot het mee uitvoeren van bepaalde projectonderdelen. Op 7 maart 2024 was het TRACKS-netwerk bovendien te gast als spreker op de masterclass van het Departement CJM omtrent het thema Beschrijven en digitaliseren van een nalatenschap. In 2025 organiseert TRACKS zelf twee intervisiemomenten voor de pilootprojecten uit de tweede ronde: op 29 januari over kunstenaarsinterviews en op 25 februari over inventariseren en digitaliseren. Op 20 maart 2025 organiseert het Departement CJM ook nog een ontmoetingsdag rond kunstenerfgoed voor alle geïnteresseerden.

TRACKS

Toolbox & Richtlijnen voor Archief- & Collectiezorg in de Kunstensector (TRACKS) is een netwerk van organisaties dat vanuit gebundelde expertise informatie en dienstverlening aanbiedt om kunstenaars en kunstenorganisaties te ondersteunen bij de zorg voor hun archieven en collecties. Het netwerk bestaat uit dienstverlenende en collectiebeherende erfgoedorganisaties, geflankeerd door de steunpunten voor de kunsten- en cultureel-erfgoedsector, en door het Departement CJM. Zowel professionelen als amateurs, gesubsidieerden en niet-gesubsidieerden kunnen terecht op de TRACKS-website en bij het netwerk voor informatie of advies. De online toolbox van TRACKS wordt door de partnerorganisaties voortdurend verder ontwikkeld en ingezet in de eigen dienstverlening. Men vindt er onder andere de basiszorgrichtlijnen inzake archiefzorg terug waaraan structureel gesubsidieerde kunstenorganisaties moeten voldoen. De verschillende partners zetten zo hun expertise efficiënt, doeltreffend en domeinoverschrijdend in om kunstenerfgoed een duurzame toekomst te garanderen.

Uit de begeleiding van de pilootprojecten blijkt dat het hebben van een beschrijving van het archief/de nalatenschap vaak de basis is van elk project. De doelen van de verschillende projecten verschillen dan wel, er kan niet gewerkt worden rond de nalatenschap zonder te weten wat deze inhoudt. Daarom geven we in dit artikel vijf concrete tips mee die als startpunt kunnen dienen voor kunstenaars, organisaties of erfgenamen om aan de slag te gaan met het beschrijven van hun kunstenaarsarchief. We merken graag op dat wij, cultureel-erfgoedorganisaties, bij het geven van tips aan de kunstensector oog moeten hebben voor hun specifieke uitdagingen, moeilijkheden en mogelijkheden. Een dienstverlening op maat is vaak noodzakelijk.

Tip 1: Raadpleeg je netwerk

Archiefzorg doe je best niet alleen. Je bent niet de enige met (context)informatie over je archief. Binnen een organisatie is het duidelijk dat ook (oud-)collega’s of oprichters unieke kennis over de organisatie bezitten. Misschien is er zelfs nog archiefmateriaal in privéhanden. Soms kunnen zij je ook vertellen over vroegere stappen die al ondernomen werden op het vlak van archiefzorg, bijvoorbeeld dat er ooit al een inventaris opgesteld werd van het fotomateriaal of dat een deel van het archief overgedragen werd aan een professionele bewaarinstelling. Ga dus na wat er al gedaan werd met betrekking tot archiefzorg. Kijk wat je daarvan kunt gebruiken voor je eigen doelstellingen. Bedenk dat wat in het verleden gebeurde, meestal vanuit een zekere logica gebeurde. Misschien kun je je daar nu niet meer in vinden, maar probeer de logica wel te begrijpen. Niet alles wat nu onlogisch lijkt, is daarom slecht of kan genegeerd worden.

Ook voor individuele kunstenaars is het zinvol om je netwerk aan te spreken. Misschien zit er relevant archiefmateriaal in persoonsarchieven van mensen met wie je samenwerkte waarnaar je een link kunt leggen? Of misschien wil iemand met kennis over je carrière meehelpen bij het beheer van je archief? Tot slot kun je ook interviews afnemen om informatie te verzamelen die je archief aanvult. Dat kan helpen bij het documenteren van creatieprocessen en meer inzicht geven in je carrière of de geschiedenis van je organisatie.

Tip 2: Weet waarom je beschrijft

Wanneer je beschrijft, registreer je wat er in het archief zit. Je indexeert de verschillende onderdelen van het archief aan de hand van verschillende beschrijvingselementen, zoals type stuk, inhoud van het stuk en datum. De lijst van deze beschrijvingen geeft je een overzicht van wat er allemaal in het archief zit.

Er zijn meerdere redenen waarom je je archief zou willen beschrijven. Je kunt je collectie onder meer beschrijven omdat je het materiaal goed wilt beheren, omdat je stukken gemakkelijk wilt kunnen terugvinden, omdat je (delen ervan) wilt digitaliseren (vanwege de kwetsbaarheid van dragers), omdat je het materiaal wilt ontsluiten naar een breder publiek of om het over te dragen aan een professionele bewaarinstelling. Verschillende van deze doelen kunnen ook tegelijkertijd van toepassing zijn. Als er al een beschrijving bestaat, dan kan je netwerk je vaak duidelijk maken met welk doel deze beschrijving plaatsvond.

De reden waarom je een archief beschrijft en het type archief dat je beschrijft, beïnvloeden de manier van beschrijven. Afhankelijk van het doel en het type archief, ga je namelijk andere beschrijvingselementen gebruiken. Er bestaan gestandaardiseerde sets van beschrijvingselementen, kortweg ‘standaarden’ genoemd, om beschrijvingen te uniformiseren en uitwisselbaar te maken. Zo bestaan er standaarden voor het beschrijven van archiefmateriaal zoals ISAD(G), voor het beschrijven van audio of audiovisueel materiaal zoals de IASA Cataloguing Rules, of voor het beschrijven van bibliografisch materiaal zoals MARC21 of RDA. Er bestaan ook algemenere standaarden voor het beschrijven van content zoals Dublin Core. Vaak bestaan deze standaarden uit enorm veel beschrijvingselementen of metadatavelden. Deze kunnen ingedeeld worden in verschillende soorten. Zo focussen sommige velden op inhoudelijke metadata, terwijl andere op vormelijke, technische, juridische, beheersmatige of nog andere types metadata focussen.

In de praktijk is het, zeker voor archiefvormers uit de kunstensector, niet altijd haalbaar of zelfs wenselijk om al die velden te gebruiken. De reden waarom je beschrijft, zal onder meer beïnvloeden welke standaard(en) min of meer in aanmerking komen, welke metadatavelden van deze standaard(en) je best wel of niet gebruikt, hoe gedetailleerd je het materiaal beschrijft en welke software je gebruikt. Zo is het misschien voldoende dat je een papieren archief enkel op reeksniveau beschrijft met een basisset van metadatavelden om het goed te kunnen beheren, terwijl je VHS-banden beter op stukniveau beschrijft wanneer je ze wilt digitaliseren. De metadatavelden die je gebruikt bij de VHS-banden zullen ook aangepast zijn aan het materiaaltype, en extra informatie bevatten om de digitalisatie te vergemakkelijken, zoals het merk van de band, de staat van de band en de duur van de band. Wanneer je het materiaal ook voor derden toegankelijk wilt maken, bijvoorbeeld door het te ontsluiten voor onderzoek, zul je misschien nog extra metadatavelden toevoegen die nuttig zijn voor extern gebruik, zoals inhoudelijkere informatie en de rechten die erop rusten.

De informatie die je verzamelt en de manier waarop je dat doet (in welk systeem, hoe je de velden invult enzovoort) heeft invloed op wat je met de inventaris/catalogus kunt doen. Collecties in privéhanden worden vaak geïnventariseerd in een spreadsheet, maar het kan ook handig zijn om naar andere software te kijken. Voor platencollecties kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van de online catalogus Discogs.

Tip 3: Werk gelaagd

Beginnen aan de beschrijving van een archief is vaak een grote stap voor archiefvormers en/of -beheerders. De hoeveelheid aan materiaal dat verwerkt moet worden en alle informatie over hoe je dat het best kunt aanpakken, kan verlammend werken. Vaak hebben archiefvormers of -beheerders een ideaal scenario in hun hoofd van een archief dat volledig tot op stukniveau beschreven is. Dat is meestal niet haalbaar en niet nodig. Het is beter om een algemene beschrijving op hoog niveau te hebben dan niets. Daarom moedigen we hen aan om gelaagd en gefaseerd te werk te gaan. Niet alles moet even snel op orde zijn. Start eventueel met de absolute musts en werk dan de andere onderdelen geleidelijk verder uit (could/should).

Voor de ene nalatenschap kan een plaatsingslijst voldoende zijn, terwijl voor de andere een inventaris of zelfs een databasemodel voor linked data nuttig kan zijn. Het primaire doel van archiefbeheer is het archief terugvinden in een goede, geordende en toegankelijke staat. Internationale beschrijvingsregels en metadatamodellen zijn er om die toegankelijke staat te bekomen, maar zijn een hulpmiddel en geen doel op zich. Kunstenaars, nazaten of organisaties die de nalatenschap beheren, moeten inschatten hoeveel tijd en middelen ze kunnen of willen investeren in de beschrijving. Dromen mag, maar daarmee mag de basis niet uit het oog verloren worden.

Volgende lagen kun je voor ogen houden:

• De ‘basic’ plaatsingslijst. Wat staat op welke plank? Om hoeveel dozen/schilderijen/terabyte/… gaat het? Wat is het ordeningsprincipe: chronologisch, alfabetisch, …?
• De uitgebreide plaatsingslijst. Hier worden de vlakke beschrijvingen uitgebreid met extra beschrijvingsvelden. Je gaat na welke standaard(en) het meest geschikt zijn voor jouw collectie en vult de noodzakelijkste metadatavelden in.
• De inventaris. Welke reeksen en rubrieken kunnen gemaakt worden om de plaatsingslijst te structureren? Afhankelijk van het vastgelegde doel van je beschrijving kun je sommige reeksen of rubrieken eventueel gedetailleerder beschrijven en dus meer metadatavelden van de gekozen standaard(en) gebruiken.
• De linked data-database. Dat is vooral nuttig om het archief publiek te ontsluiten. Denk na over de plaats van invoeren: kies je een eenvoudige spreadsheet die via CSV ingeladen kan worden in een ontsluitingsplatform (zoals de eigen website) of kies je voor een gespecialiseerd invoerprogramma? Kies liefst voor een systeem dat toelaat om de beschrijvingen te linken aan verschillende ontsluitingsplatformen. Houd het invoersysteem evenwel zo eenvoudig mogelijk en vermijd overkill.

Tip 4: Maak er een work in progress van

Het beschrijven van een kunstenaarsarchief is vaak een project van lange adem. Ben je nog actief als kunstenaar of kunstenorganisatie? Dan zijn de beschrijvingen eigenlijk nooit ‘af’ omdat ook nieuwe werken en documenten beschreven moeten worden. Het is belangrijk om alles up-to-date te houden.

Als je van nul moet beginnen met het beschrijven van een archief dat nog steeds aangroeit, is het aangewezen om te starten bij het recentste werk en vervolgens terug te gaan in de tijd. Dat biedt de mogelijkheid om een dynamisch systeem te ontwikkelen op basis van de informatie die nu belangrijk is voor je artistieke praktijk of nalatenschap. Dat systeem kun je dan ook verder toepassen op je nieuwe werk en het materiaal uit het verleden. Het belangrijkste is dat je een manier ontwikkelt die je meeneemt in je werkproces om je (steeds groeiende) kunstenaarsarchief up-to-date te houden en te voorzien van de juiste informatie.

Let op, niet alles kan tegelijkertijd! Het is een werkproces waarin je groeit naargelang je meer informatie verzamelt. Nieuwe archiefstukken kunnen ervoor zorgen dat je je werkproces moet bijsturen. Start bij een van de vele werken of delen van het archief en duik er geleidelijk verder in. Bepaal de ‘musts’ en de ‘coulds’. Je kunt bijvoorbeeld het kunstenaarsarchief opdelen in verschillende materiaaltypes waarvan je de kwetsbaarste eerst behandelt, of in diverse reeksen die je een voor een aanpakt. Werk een systeem uit dat voor jou werkt.

Tip 5: Ga op zoek naar voorbeelden

Heb je vragen over hoe je het best je kunstenaarsarchief kunt beschrijven? Over welke diverse methodes er zijn? Over wat er mogelijk is? Om antwoorden te vinden op deze vragen, raden we aan om op zoek te gaan naar inspirerende voorbeelden. Er zijn diverse organisaties en nalatenschappen die met dezelfde vragen aan de slag gegaan zijn. We moedigen je aan om met elkaar in gesprek te gaan. Laat je inspireren en motiveren om te beginnen met het in kaart brengen van je kunstenaarsarchief. 

Spreek ook cultureel-erfgoedorganisaties aan voor advies en ondersteuning. Denk hierbij aan de dienstverlenende organisaties, erfgoedcellen, archiefinstellingen of erfgoedbibliotheken. Zij bekijken graag samen met jou wat de mogelijkheden zijn en hoe ze je in dat traject kunnen begeleiden. Ze kunnen ook helpen bij het zoeken naar een geschikt voorbeeld, een gepaste standaard en de juiste metadatavelden voor jouw situatie.

We geven hieronder alvast een aanzet met een uiteenzetting van hoe men te werk gegaan is bij de beschrijving van het archief in de pilootprojecten rond de nalatenschappen van Wim Henderickx en Walter Leblanc.

Voorbeeld: Pilootproject nalatenschap Wim Henderickx

Een eerste voorbeeld is het project rond de nalatenschap van componist Wim Henderickx. Vanaf september 2023 ging het projectteam, bestaande uit Bea Steylaerts (weduwe en zakelijke rechterhand van Henderickx), Diederik Glorieux (onder meer muzikant, componist en tussen 2001 en 2022 assistent van Henderickx) en Hannes Vanlancker (onder meer componist en muziekgraveur die zich tijdens zijn studie verdiepte in het werk van Henderickx), aan de slag met het materiaal.

Van in het begin was het doel van het project duidelijk: het archiefmateriaal duurzaam bewaren en ontsluiten naar een breder publiek. Op die manier kan het materiaal ook in de toekomst inspireren, docenten ondersteunen of onderzoek mogelijk maken. Hiervoor wilde het projectteam het fysieke archiefmateriaal inventariseren en digitaliseren, het digitale materiaal verder ordenen waar nodig, en een werkenlijst opstellen die een overzicht biedt van het oeuvre van Henderickx en waaraan archiefmateriaal gekoppeld wordt. Dat alles wilden Bea, Diederik en Hannes online vindbaar (maar niet per se raadpleegbaar) maken op een projectwebsite (bit.ly/nalatenschap-wim-henderickx).

Het project startte met het opstellen van een plaatsingslijst van het fysieke archief. Na het plotse overlijden van Henderickx lag het materiaal enkele maanden onaangeraakt in zijn werkruimte en in rekken verspreid in de privéwoning. Door het snelle handelen van Bea, Diederik en Hannes kon het materiaal in zijn oude orde beschreven worden. Aanvankelijk werd aan elk schap in de rekken een nummer gegeven en werd er een korte inhoudelijke beschrijving van wat er te vinden was neergeschreven. Later werd duidelijk dat een beschrijving op mapniveau wenselijk was om archiefmateriaal aan de werkenlijst te kunnen koppelen, dus werd het materiaal dieper beschreven. Hierbij werden de locatie, het mapnummer en de korte inhoud genoteerd. In de werkenlijst werden meerdere metadatavelden opgenomen. Zo werd hier naast titel, subtitel en jaar van compositie onder meer de editie, de duur van stukken, het genre en de instrumentatie genoteerd. Voor het bepalen van deze metadatavelden zat het projectteam samen met Bibliotheek Conservatorium Antwerpen, waar reeds bladmuziek van Henderickx bewaard werd. De metadatavelden die het projectteam intuïtief koos, bleken sterk overeen te komen met de werkwijze in de bibliotheek die gebaseerd is op internationale standaarden. Na overleg werden nog enkele kleine aanpassingen gemaakt, zodat een mogelijke overdracht in de toekomst gemakkelijk kan verlopen. Tot slot werden beschikbare opnames, schetsen, digitale werkbestanden en geannoteerde partituren gekoppeld aan de composities. Zo kan het brede publiek het archiefmateriaal doorzoeken aan de hand van de werken van Henderickx, wat voor het projectteam aanvoelde als de natuurlijkste manier van zoeken.

Een nalatenschap bestaat natuurlijk uit meer dan alleen archiefmateriaal. Ook hier heeft het project aandacht voor. In een latere fase zal ook de instrumentencollectie van Henderickx geïnventariseerd worden. Verder werd ook zijn werkruimte gefotografeerd aan de start van het project ter documentatie. Op termijn wordt bekeken of er virtuele toegang tot de werkruimte gegeven wordt. Intussen werd ook de Stichting Wim Henderickx opgericht om zijn werk en ideeën te laten doorleven aan de hand van specifieke projecten.

Voorbeeld: Pilootproject nalatenschap Walter Leblanc

Een tweede voorbeeld vanuit de pilootprojecten is het project rond de nalatenschap van de beeldende kunstenaar Walter Leblanc. Sinds september 2024 inventariseert de Walter en Nicole Leblanc Foundation het archiefmateriaal verder, met als doel dat duurzaam te bewaren en te ontsluiten naar het bredere publiek. Ook gaat de Foundation in gesprek met verschillende experten, vrienden en kennissen uit het veld over de artistieke carrière van Walter Leblanc en onderzoeken ze diverse mogelijkheden om alle verzamelde resultaten zichtbaar te maken op onder andere hun website en binnen de dagelijkse werking van de Foundation.

Als voorbereiding op het pilootproject werd van het archief van Walter Leblanc een plaatsingslijst opgesteld om zicht te krijgen op wat er aan archiefmateriaal bewaard gebleven is in de voormalige woning van Nicole Leblanc in Brussel. Op basis van deze lijst bekeek het Centrum Kunstarchieven Vlaanderen (CKV), samen met de Foundation, welke stappen er ondernomen konden worden voor een duurzaam behoud en beheer van het archief. Al snel werd duidelijk dat een uitgebreide beschrijving op reeks- en stukniveau wenselijk was voor verschillende onderdelen van het archief om deze optimaal te kunnen gebruiken binnen de dagelijkse werking van de Foundation, zoals voor de affiches en uitnodigingskaarten. Een belangrijke focus voor de Foundation was om een duidelijke link te leggen tussen het archief en het oeuvre van kunstenaar Walter Leblanc. Enkele metadatavelden die hiervoor opgenomen werden in de beschrijving zijn de inventarisnummers van de gelinkte werken binnen het oeuvre, de curator van de tentoonstelling en de mogelijkheid om het aantal werken dat tentoongesteld werd toe te voegen.

Ook werd er gekeken naar welke stappen er al ondernomen waren door de voormalige medewerkers van de Foundation en hoe deze meegenomen konden worden bij het verder beschrijven van het archiefmateriaal. Hiervoor overlegde men met de medewerkers. Zo was een deel van het archief al gedigitaliseerd en was een uitgebreide beschrijving op stukniveau van stukken uit een bepaalde periode opgenomen in hun database. Deze beschrijving en de opgestelde velden gebruikten we als basis binnen het pilootproject, mits de nodige aanpassingen om te voldoen aan de juiste standaarden en de noden van de Foundation.

Ook in dit project wordt aandacht besteed aan verschillende andere aspecten van de nalatenschap. In een latere fase gaat de Foundation ook in gesprek met kennissen, vrienden en experten uit het veld om de artistieke carrière van Walter Leblanc verder in kaart te brengen. Tot slot zet de Foundation zich verder in voor het behoud en beheer van zijn oeuvre in Brussel.

Tot slot

Ben je als kunstenorganisatie op zoek naar de juiste cultureel-erfgoedorganisatie voor ondersteuning? Of ben je een cultureel-erfgoedorganisatie of andere informatieprofessional die ondersteuning wil bieden aan de kunstensector op het vlak van archiefzorg?

Begin je zoektocht op de website van TRACKS en ontdek hun partners: Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel (AMVB), Archiefpunt, Centrum voor Muziek- en Podiumerfgoed (CEMPER), Centrum Kunstarchieven Vlaanderen (CKV), FARO, Kunstenpunt, het Letterenhuis, meemoo en het Vlaams Architectuurinstituut (VAi). Neem gerust contact met hen op: zij helpen je graag verder, staan open voor een inspirerend gesprek en verwijzen je door naar de juiste instelling.