Van 25 tot en met 28 september was de Universitat de Barcelona gastheer van de tweede internationale conferentie van het EPICo-netwerk. De European Print Initiatives Collaboration (EPICo) is een informeel netwerk waarbij – voornamelijk wetenschappelijke – bibliotheken ernaar streven fysieke en ‘mentale’ ruimte te vrijwaren voor dienstverlening op fysieke collecties in onze steeds exclusiever digitale tijden. Er wordt vooral gezocht naar regionale, nationale en internationale samenwerking. Het was tevens de achtste editie van de Kuopio-conferentie, genoemd naar de stad in Oost-Finland waar een van de eerste grote initiatieven ontwikkeld werd voor gezamenlijke opslag van fysieke collecties. De Finse repository in Kuopio bevat vandaag meer dan honderd kilometer collectie op de plank en groeit ongeveer anderhalve kilometer per jaar aan. Zoals het informatiespecialisten past, zullen alle lezingen en presentaties goed bewaard worden in de repository van de Weense Universiteitsbibliotheek en via hen ontsloten worden.

Depotprojecten

Behoudens een aantal interessante keynotes over het spanningsveld tussen fysieke en digitale collecties – met name ook de totaal andere beleving in de Arabische wereld waar fysieke collecties door diverse fatwa’s (door islamitische rechtsgeleerden geformuleerde adviezen, n.v.d.r.) pas in de achttiende eeuw doorbraken en mede daardoor tot op vandaag nog steeds de leesvorm bij uitstek blijven ten koste van digitale verspreiding – passeerden vooral tal van grootschalige depotprojecten de revue, waarbij onder bibliothecarissen uiteraard naast de veiligheid en het beheer vooral budgetten en de altijd sturende metadata voor heel wat vragen en debat zorgden.

Zo werd naast Kuopio duiding verschaft rond het op stapel staande grootschalige depotproject van de Bibliothèque nationale de France (BnF) in Amiens, de nieuwe depotbouwplannen van de universiteit van Leipzig, het in 2022 gezamenlijk door de Deense Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Museum geopende depot in Vinge met ruimte voor maar liefst 116 km collectie en uiteraard het in die wereld iconische Australische CAVAL, waarbij diverse universiteiten en onderzoeksinstellingen al sinds 1978 hun fysieke collecties gezamenlijk beheren.

Het gaat een mens al snel duizelen bij de budgetten die telkens weer in de miljoenen euro’s lopen, maar wars van investeringsbudgetten werkt de opeenstapeling van voorbeelden wel inspirerend naar werkvormen toe. Het relativeert ook soms. Zo brachten de Zwitserse collega’s Tanja Vogel en Mike Märki niet alleen het good practice-verhaal van de Zwitserse Cooperative Storage Facility in Büron, waar een zestal onderzoeksinstellingen ruim 3 km collectie gezamenlijk beheren.

Ze benadrukten ook de druk op het businessmodel waarbij de partners 1 Zwitserse frank per boek per jaar betalen, puur voor de opslag. Zodra er ook enige dienstverlening op die collecties voorzien moet worden, neemt die prijs aanzienlijk toe. Ook in Australië, waar de opslagprijs ongeveer 3,6 Australische dollar per boek per jaar bedraagt, leeft diezelfde druk. Op de vraag naar het prijskaartje voor deselectie kon niet direct een antwoord gegeven worden. Een beetje zoals de Europese Unie (EU) geen procedure had voor een Brexit, maar dan in bibliotheekland.

Het typeert en siert de Zwitserse collega’s vooral dat ze zich niet beperkten tot een goednieuwsshow en ook heel open communiceerden over het gevecht met zilvervisjes, die sinds eind jaren tachtig overal in Europa hun opwachting maakten. Iedereen met een collectie van enige omvang worstelt ermee en meer dan monitoring en valletjes zetten met voor mens en boek onschadelijke kakkerlakken-gel kunnen we voorlopig niet doen.

Problemen en  gevaren

Te veel budget creëert soms ook problemen. Dat is alvast mijn interpretatie van het verhaal dat een aantal Noorse collega’s brachten omtrent de digitaliseringspraktijk van de Noorse nationale bibliotheek. Sinds 2006 en versneld sinds 2020 lopen daar massadigitaliseringslijnen waarbij alles – lees alles – gedigitaliseerd wordt. Aan selectiecriteria doen ze niet, het budget is er en dus doen ze alles. Het digitale archief groeit naar rato van een drietal petabytes per jaar. Alle Noren kunnen alles consulteren.

Het stond in schril contrast met de situatie waarbij een collega uit Firenze – waar ze ook wel wat erfgoed beheren met enige waarde – moest afhaken voor de conferentie, omdat er onvoldoende budget voorhanden was voor deelname.

Wat ook tot nadenken stemde, is de toekomstvisie van uitgevers als Springer Nature die bij monde van Niels Peter Thomas aanstipten dat de toekomst ligt bij door artificiële intelligentie (AI) geschreven werken. Elke titel uit de collectie kan samengevat worden in x woorden of y minuten luisterboek. De eerste volledig door AI geschreven monografieën zijn ondertussen een half decennium oud, we zijn toe aan het volledig voor de lezer geïndividualiseerde boek. Zonder een doemdenker te willen zijn en vooral met veel voluntarisme omtrent de mogelijkheden van dat alles, moeten de Googles en bubbelfilters van deze wereld ons toch doen nadenken over de impact van dat alles op het wetenschapsbedrijf en de kennisverwerving. En dus ook op het (wetenschappelijk)bibliotheekwezen.

Evenzeer tot nadenken stemmend was het verhaal dat Andy Appleyard bracht als Director of Operations van de British Library (BL). De cyberaanval die de BL onderging, waardoor hun collecties – digitaal én analoog – lange tijd onbereikbaar en onbruikbaar waren, heeft velen in het Verenigd Koninkrijk (VK) wakker geschud. De digitale calamiteit is nog steeds aan de orde van de dag trouwens. Ze heeft een grote impact op het bouwprogramma van het nieuwe passief depotgebouw, waarbij in Boston Spa zo’n 225 km extra plankruimte gerealiseerd wordt in de komende jaren, bovenop de in 2010 gebouwde 262 km en het in 2015 geopende krantendepot waar 30 km kranten bewaard en beheerd worden.

Ik ben UCL-collega Frédéric Brodkom – die verslag uitbracht over de samenwerking in Franstalig België omtrent depotafspraken voor specifieke periodicals – dankbaar dat hij vroeg om op de conferentie het verhaal te brengen van de grote watercalamiteit in de Gentse Boekentoren in 2007 en hoe we onze werkprocessen aanpasten in functie van de restauratie van de Boekentoren met inclusie van een groot, nieuw Ondergronds Depot en collectieafspraken binnen het netwerk van de UGent-bibliotheken. Toch ook een verhaal van vele tientallen kilometers.

Inspiratie

Tijdsdruk maakte dat ik sinds corona vragen voor conferenties links liet liggen. Te druk, te veel werk op de plank. Ik zag het verkeerd. De tijdsinvestering is er effectief, maar de gesprekken met buitenlandse collega’s gaven noodzakelijke zuurstof en perspectieven om anders naar de eigen werkprocessen te kijken.

Ik leerde er ook het project The UK Print Book Collection kennen, waar mogelijk muziek in zit om onder de vleugels van de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken werk van te maken. Sandra Bracegirdle (Universiteit Manchester) en Hannah Mateer (Universiteit Edinburgh) brachten verslag uit van dat samenwerkingsproject tussen 39 onderzoeksinstellingen in het VK om als netwerk – en dus wars van een specifiek gebouw – te zorgen voor een nationale bewaarcollectie. Hoewel de noodzaak om zeven exemplaren van een werk te bewaren om echt veilig en duurzaam te zijn, te hoog gegrepen is om in Vlaanderen uit te rollen, wekt de pragmatische aanpak toch interesse op om een en ander nader te bekijken.

Kan een memorandum van samenwerking en het MARC 583-veld de sleutel vormen voor een noodzakelijke opbouw van de collectie Vlaanderen? De conferentie leerde alvast dat België/Vlaanderen een van de weinige landen/regio’s is waar dringend nood is aan meer en betere afstemming inzake bewaarcollecties.