In oktober bezochten we in vier dagen tijd zowel bibliotheken als archieven van verschillende instanties in de Finse hoofdstad Helsinki. Op pagina 42 lees je meer over de bibliotheken die we daar bezochten, hier lees je meer over de archieven. Op de eerste dag bezochten we de Helsinki City Archives. Daar ontmoetten we Johanna Mieto, voorzitter van de Society of Finnish Archivists. In augustus spraken we al eens met Johanna om in gesprek te gaan over de Finse archiefsector, maar het was fijn om ook ter plaatse van gedachten te wisselen. Op de agenda stonden verder nog de Library and Archive of Parliament en de National Archives of Finland.

Een overvloed aan erfgoed in Helsinki

Op die eerste zonnige dag in Helsinki stelden enkele enthousiaste archivarissen ons de Helsinki City Archives voor, een van de belangrijkste stedelijke archiefinstellingen van Finland. Sinds de oprichting in 1955 bewaren en beheren ze een grote verscheidenheid aan documenten die de geschiedenis van Helsinki en zijn inwoners vastleggen, met materiaal dat teruggaat tot de achttiende eeuw. Wat opvalt, is dat de oudste documenten in het Zweeds geschreven zijn, omdat Finland toen nog deel uitmaakte van het Zweedse Rijk (tot 1809). Finland is nog steeds tweetalig, maar het is pas sinds het eind van de negentiende eeuw dat het Fins (suomi) – tot dan vooral een gesproken taal – ook te vinden is in officiële documenten. Deze archieven bevatten informatie over de bestuurlijke, economische en culturele ontwikkelingen van de stad en omvatten beleidsdocumenten, kaarten, plannen, foto’s, tekeningen en verslagen. Al bij al is er ongeveer 18.000 meter aan archief, waarvan slechts zo’n 700 meter gedigitaliseerd is.

Deze archieven zijn publiek toegankelijk en de Helsinki City Archives faciliteert onderzoek voor zowel professionals als particulieren. Aan de hand van tentoonstellingen, rondleidingen en digitale initiatieven (zoals het SINETTI-archiefsysteem dat zowel gedigitaliseerde als papieren documenten catalogeert) maken ze het archief toegankelijk voor het brede publiek. De Helsinki City Archives bevat dus heel wat archiefstukken die getuigen van het dagelijkse leven (zoals politieregisters) en belangrijke gebeurtenissen in de hoofdstad (bijvoorbeeld de Olympische Spelen in Helsinki in 1952).

De Helsinki City Archives telt vijftien werknemers, onder wie een conservator – die we tijdens de rondleiding ook ontmoetten. Archivarissen hadden speciaal voor ons archiefstukken klaargelegd waarbij België of Belgen aan bod kwamen. Zo bezocht koning Boudewijn in juni 1969 de Finse hoofdstad naar aanleiding van een nieuw gebouw voor de Belgische ambassade. Bij het landen werd de rode loper voor hem uitgerold en als avondmaal at hij rendier in een saus van jeneverbessen, terwijl jazzmuzikant Toots Thielemans optrad. Verder hadden ze Uppfinningar för spårvagnstrafik (Uitvindingen voor tramvervoer), een minder bekende illustratie van Tove Jansson (bedenker van Mumin), ook tentoongesteld. En natuurlijk was er veel te zien rond de Olympische Spelen: naast indrukwekkende posters lieten ze ons een document inkijken waarbij aangegeven werd dat er tijdens de Olympische Spelen 128 liter bier geregeld werd voor de Belgische Olympiërs. Kortom, de Helsinki City Archives bevat heel wat archieven die het rijke culturele en internationale erfgoed van de stad onderstrepen.

De oudste archiefvereniging van Finland

Na een uitgebreide koffiepauze (kahvitauko) maakten we kennis met Johanna. We gingen in gesprek over de Society of Finnish Archivists.

“De Society of Finnish Archivists – of Arkistoyhdistys – is een van de oudste archiefverenigingen van Finland”, zegt Johanna. In mei 1947 kwam een groep van ongeveer twintig archivarissen bijeen om de vereniging op te richten met als doel om de contacten tussen archiefprofessionals te versterken en de archiefkennis te bevorderen. “In die tijd bestond er nog geen archiefonderwijs op universitair niveau”, vertelt Johanna. Enkel het Staatsarchief bood destijds een archiefopleiding aan. Dat gebrek aan erkenning en aan een formele archiefopleiding voor archivarissen stond al meteen centraal tijdens een van de eerste bijeenkomsten. Al vanaf het begin werd veel belang gehecht aan het breder verspreiden van de kennis van het vak en het verbeteren van de positie van archiefprofessionals.”

Belangrijke rol in de sector “De Society of Finnish Archivists telt vijf bestuursleden, onder wie ook een secretaris en een penningmeester. De vereniging draait volledig op vrijwilligers, we hebben geen thuisbasis of vaste medewerkers. Alle bestuursleden zijn actief in de archiefsector, maar het is op volledig vrijwillige basis dat we de doelen van de vereniging realiseren en activiteiten organiseren”, zegt Johanna.

In 1983 verscheen de eerste editie van het vakblad Arkisto, dat vooral bijdragen van experten in het veld bundelde over archieven en documentbeheer. In 2014 verscheen een jubileumpublicatie, die meteen ook de laatste was. “Deze reeks bestaat bijna zo goed als niet meer, omdat de noodzaak aan een vakblad – uitgegeven door ons – afgenomen is. Daar zijn twee redenen voor. Ten eerste ligt onze focus omtrent kennisdeling meer op seminaries en dergelijke. Vooral na de pandemie is dat belangrijker geworden, want zo kunnen we tijdens seminaries kennis én netwerken bevorderen. Ten tweede zijn er in het Finse archieflandschap meerdere verenigingen voor de archiefsector. Zo is er bijvoorbeeld de Finnish Business Archives Association (Liikearkistoyhdistys), een vereniging voor bedrijfsarchieven. Zij hebben wel nog steeds een vakblad, omdat bij hen de nood daaraan groter is. Archivering in de publieke sector is wettelijk bepaald, maar in de private sector ontbreekt daarentegen een dergelijke wettelijke verplichting, wat archiveren bemoeilijkt. In de praktijk merken we dat veel bedrijven het belang van archivering onderschatten. Veel bedrijfsinformatie wordt ad hoc beheerd, zonder een duidelijke strategie voor langdurige opslag. Ook sociale media vormen een uitdaging, omdat internationale bedrijven vaak restricties opleggen aan het exporteren van gegevens”, vertelt Johanna.

In de Finse archiefsector zijn er bovendien nog meer verenigingen actief, zoals The Archives and Information Management Union en andere verenigingen actief rond genealogisch onderzoek of geschiedenis. Zij ondersteunen het archief in hun niche of faciliteren toegang tot historische archieven. Net omdat er zoveel verschillende verenigingen actief zijn, heeft de Society of Finnish Archivists een algemenere werking. Ze adviseren mee bij wetsvoorstellen die invloed hebben op de werking van archivarissen, geven advies over richtlijnen binnen de archiefsector en streven ernaar het publieke bewustzijn over archieven te versterken

Momenteel zijn 352 individuele leden lid. De eerste leden waren voornamelijk archivarissen uit rijks-, provinciale en militaire archieven en enkele gemeentelijke archieven. In de jaren zestig en zeventig begon dat te veranderen, en sindsdien zijn ook archivarissen uit het lokale bestuur lid geworden. “Onze vereniging is heel algemeen. We kiezen onze leden niet op basis van waar ze werken, in welke sector ze actief zijn, of welke studie ze gevolgd hebben.

Iedereen die werkzaam is in de archiefsector – of gewoon geïnteresseerd is in archieven – kan lid worden. We merken wel op dat studenten bijvoorbeeld zelden lid worden. Tegenwoordig heeft de vereniging een brede achterban: zo zijn professionals op het gebied van records en data management ook lid. Er is een grote verscheidenheid aan taken en sectoren bij onze leden en we zijn vooral blij dat het ledenaantal blijft stijgen”, vertelt Johanna.

De meerderheid van de leden komt uit de hoofdstedelijke regio en ongeveer een derde van daarbuiten. Nieuwe leden worden telkens goedgekeurd tijdens bestuursvergaderingen. Na goedkeuring krijgen ze meer informatie over de vereniging en het lidmaatschap. Daarna betalen ze jaarlijks slechts 20 euro. De vereniging subsidieert haar activiteiten zelf, aan de hand van abonnementen. Zo kan ze onder andere haar jaarlijkse seminaries en tweejaarlijkse studiereizen organiseren, en soms ook de deelname van leden ondersteunen.

Een Noordse band Johanna vertelt dat inzetten op het bevorderen van internationale contacten al vanaf het begin als belangrijk beschouwd werd, vooral met Scandinavische landen. Denemarken, Noorwegen en Zweden zijn altijd al nauw verbonden geweest met elkaar, maar ook buurland Finland voelt deze nauwe band. Het is ook daar dat de eerste buitenlandse studiebezoeken vooral plaatsvonden – nu nog steeds – en omgekeerd.

“Daarnaast hebben we ook nauwe banden met de Baltische landen, zoals Estland bijvoorbeeld. We delen vaak een vergelijkbare archiefcultuur. We werkten ook sterk samen met archieven uit deze landen. Vooral in de jaren tachtig en negentig waren er regelmatig gezamenlijke projecten en uitwisselingen met Estse en Zweedse archiefverenigingen. Toen Estland onafhankelijk werd van de SovjetUnie in de jaren negentig, hebben we nog westerse typemachines geschonken aan de Estse archieven om ze te ondersteunen, gezien ze toen nog in het bezit waren van de Russische variant. De laatste jaren zijn zo’n internationale samenwerkingen en uitwisselingen minder frequent. Dat komt deels door financiële veranderingen, maar ook de coronapandemie zal daar wel een rol in gespeeld hebben”, voegt Johanna toe.

De eerste studiereizen vonden plaats in de jaren zestig. Zo ging de vereniging samen met enkele van haar leden naar Tallinn en Tartu in Estland, om kennis te maken met de archieven van de toenmalige Sovjetrepubliek. De samenwerking met Estse archivarissen heeft zich sinds de jaren tachtig verdiept, wat resulteerde in een gezamenlijk Fins-Ests archiefseminarie in Helsinki in 1990 en een vervolgseminarie in Tallinn in 1998. In de jaren zeventig en negentig bezochten ze ook de archiefvereniging in Rusland, gekoppeld aan een bezoek aan het Centraal Historisch Archief in Sint-Petersburg. “Tot op vandaag organiseren we nog steeds jaarlijks bijeenkomsten, webinars, studiebezoeken en seminaries, waarbij netwerken en kennisdeling centraal staat. Netwerken is een essentieel deel van de sector, vooral omdat het werk van een archivaris soms eenzaam kan zijn. Binnen organisaties is vaak een kleine groep verantwoordelijk voor het archiveren en daardoor is contact met vakgenoten heel waardevol. Het is om die reden dat we studiereizen en seminaries blijven organiseren”, vertelt Johanna. De jaarlijkse najaarsseminaries gaan steeds over belangrijke actuele kwesties in de sector. De afgelopen jaren waren dat bijvoorbeeld Archieven en de EU, Archieven, gebruikers en verandering en Archief en verantwoording. Traditiegetrouw wordt ook een prijs uitgereikt aan het Archiefwerk van het Jaar, die door een werkgroep opgevolgd wordt.

“Ook worden er regelmatig studiereizen georganiseerd, zowel binnen als buiten Finland – al zijn deze wel minder structureel dan vroeger. De studiereizen naar het buitenland bieden deelnemers de mogelijkheid om te netwerken met buitenlandse én Finse collega’s en inzicht te krijgen in en inspiratie te halen uit de internationale archiefwereld. Dat kan extreem waardevol zijn voor iemand die normaal gezien niet in contact komt met de archiefwerking in een ander land. Elke twee jaar maken we een grote studiereis. Dit jaar gingen we bijvoorbeeld op studiebezoek naar Wenen (Oostenrijk) en de afgelopen jaren bezochten we ook Catalonië (Spanje) en Nederland. België staat zeker ook nog op onze lijst”, zegt Johanna. Leden kunnen suggesties geven voor volgende interessante bestemmingen en kunnen zich zelfs als reisleider opgeven.

“Bovendien onderhoudt onze secretaris Juha Henriksson internationale contacten door zijn werk bij de Time Machine Organisation (een organisatie die zich richt op het versnellen van de digitalisering en verwerking van cultureel-erfgoedmateriaal met behulp van geavanceerde technologieën zoals artificiële intelligentie, n.v.d.r.). Hoewel hij hiermee niet direct onze vereniging vertegenwoordigt, draagt dat wel bij aan bredere internationale verbindingen”, vertelt Johanna. De Society of Finnish Archivists is ook lid van de International Council on Archives (ICA).

“We zetten ons ook in voor de jaarlijkse Nacht van de Wetenschap in januari. Samen met musea, bibliotheken en andere archieven organiseren we op die avond gratis evenementen, lezingen en seminaries voor het publiek. Dat type publieke outreach-projecten past goed bij onze rol en blijft van belang voor de bredere samenleving”, zegt Johanna.

Dat zijn momenteel de zaken waar de vereniging zich voornamelijk voor inzet. “Op dit moment hebben we geen groot project op de agenda staan, maar we willen ons wel meer gaan richten op de behoeften en feedback van onze leden. Zeven jaar geleden hebben we voor het eerst een ledenbevraging gehouden onder onze leden, waarbij we sindsdien de feedback bespreken in het bestuur. Op die manier kunnen we beter aansluiten bij wat zij belangrijk vinden. Dat zouden we in de toekomst graag willen herhalen”, voegt Johanna toe.

Digitalisering en toekomst van archieven

“Een van de opmerkelijkste prestaties van de vereniging is dat we een formele opleiding hebben kunnen aanbieden. In de jaren veertig tot zestig bestond er geen universitaire opleiding voor archivarissen, waardoor onze opleidingen een belangrijke bron van kennis vormden. Veel archivarissen waren historici, maar werken in een archief is vaak een zeer praktijkgericht beroep. De archiefopleiding is de afgelopen jaren verschoven naar de universiteit”, vertelt Johanna.

Er zijn verschillende opleidingen aan universiteiten die focussen op archief en informatiebeheer. Daarnaast zijn er kortere en specialisatieprogramma’s beschikbaar. “Het is jammer om te zien dat sommige landen geen opleidingen meer bieden op dat niveau, zoals België. Hoewel die opleidingen hier nog steeds bestaan, blijft ons jaarlijks seminarie met praktische thema’s erg populair onder de leden. Onze seminaries fungeren als bijscholing en netwerkbijeenkomst. Ideaal voor archivarissen die al enige tijd werkzaam zijn en nieuwe ontwikkelingen willen volgen”, zegt Johanna.

“Tegenwoordig zorgt digitalisering voor nieuwe uitdagingen – iets waar archieven wereldwijd mee te maken krijgen. Communicatiemiddelen zoals e-mail worden in organisaties steeds vaker vervangen door chatprogramma’s en andere applicaties, en het wordt steeds moeilijker om die informatie te archiveren. In de private sector is het verkrijgen van digitaal materiaal nog uitdagender, omdat het toegang krijgen tot deze digitale gegevens moeilijk is. Je merkt dat digitalisering de rol van archivarissen aanzienlijk veranderd heeft. Mensen werken steeds minder met papier en analoge materialen, terwijl er meer vraag is naar vaardigheden op het gebied van documentbeheer, digitaliseringsprojecten en informatiebeheer. Dat wordt nog eens versterkt door het typisch Scandinavisch archiefperspectief dat we hebben, we hechten namelijk veel waarde aan openbaarheid van informatie. Documenten worden zo vanaf hun creatie als archiefmateriaal beschouwd en dan begint het documentbeheer al vroeg. In dit digitale tijdperk moeten documenten nu eenmaal op een andere manier behandeld worden. Daarom is het net zo belangrijk om digitale documenten vanaf het begin goed te beheren, zodat ze uiteindelijk in het archief kunnen terechtkomen. Wat artificiële intelligentie betreft: het gebruik daarvan zal in de toekomst alleen nog meer blijven toenemen”, licht Johanna toe.

De toekomst voor archieven blijft volgens Johanna uitdagend: “Momenteel is de trend dat steeds minder mensen fysiek naar archieven komen, wat deels door digitalisering en deels door de pandemie komt. Veel archiefmateriaal is niet gedigitaliseerd, en hoewel digitalisering noodzakelijk is om archieven toegankelijker te maken, blijft het een kostbaar en tijdrovend proces. Daarnaast zijn er juridische en privacybeperkingen, zoals de algemene verordening gegevensbescherming (AVG)-regelgeving en auteursrechten, die het online publiceren van digitaal archiefmateriaal bemoeilijken.”

“Omdat de Society of Finnish Archivists leden heeft uit diverse vakgebieden – van archief tot documentbeheer – biedt deze diversiteit een breed perspectief en stimuleert dat de onderlinge uitwisseling van kennis en ervaringen. Ons ledenaantal groeit nog steeds, wat erop wijst dat we relevant blijven voor de sector”,

Met de premier in de sauna

Op de tweede dag van de studiereis bezochten we de Library and Archive of Parliament. Het Eduskunta-archief speelt een cruciale rol in het documenteren en beheren van de parlementaire activiteiten in Finland. Een team van ongeveer twintig medewerkers bewaart officiële parlementaire documenten (zoals wetten en plenaire verslagen) en cultureel erfgoed. Daarnaast ondersteunen ze historisch onderzoek en bieden ze toegang tot veel openbare documenten, vaak via digitale platformen. Net zoals Johanna vertelt de archivaris ons hoe jammer het is dat onderzoekers en studenten steeds vaker enkel digitale platformen raadplegen en dus ook digitaal contact opnemen met het archief.

Helaas kunnen we het archief zelf niet bezoeken, maar we krijgen wel materiaal te zien. Zo tonen ze ons onder andere oude knipsels van het Fins tijdschrift Kansan Kuvalehti (People’s Picture Magazine) uit 1926-1954. Het tijdschrift richtte zich vooral op sociale, politieke en culturele onderwerpen, hoofdzakelijk voor het linksgeoriënteerde publiek. Je vindt er artikels met foto’s over onder andere sport en dagelijkse bezigheden, en een uitgebreid artikel over de Finse sauna genaamd ‘Polittinen puhdistus’ ofwel ‘Politieke reiniging’. Het artikel bespreekt het belang van informele momenten in de sauna voor overheidspersoneel en de foto’s illustreren dat. Sinds 1931 is er een sauna in het parlement – voor alle medewerkers – die nu nog steeds gebruikt wordt. De kans dat je als bibliothecaris met de premier in de sauna zit, is de normaalste zaak ter wereld. Iedereen is gelijk in de sauna.

Specialist in heraldiek

De laatste dag stond een bezoek gepland aan de National Archives of Finland (Kansallisarkisto). De National Archives heeft negen vestigingen, waaronder een in Helsinki, goed voor zo’n 130 werknemers. Ze bewaren cultureel erfgoed, promoten onderzoek en zijn expert wanneer het gaat om het archiveren van officiële documenten. Daarnaast treden ze op als gespecialiseerde autoriteit bij officiële heraldische vraagstukken en bevorderen ze de heraldische cultuur in Finland.

Enkele populaire archiefstukken zijn registers van soldaten en het archief van de centrale recherche, maar ook hun private archief telt heel wat interessante stukken. Je vindt er zo’n 21 lopende kilometer aan brieven, dagboeken, manuscripten, foto’s van politici, bekende figuren – zoals archief van alle Finse presidenten behalve Urho Kekkonen –, organisaties of gewone burgers.

Heb je dus ooit de kans om deze archieven te bezoeken, maak daar dan zeker gebruik van: ze zijn het waard. Kiitos, Helsinki!