Op 22 april 2024 organiseerde het Forum van Afgestudeerden Archivistiek en hedendaags Documentbeheer (FAAD) zijn jaarlijkse studiedag. Het onderwerp van deze editie was organisatieveranderingen. Veel organisaties krijgen vroeg of laat te maken met veranderingen, denk aan een verhuizing, een fusie of nieuwe structuren. Dat heeft niet alleen impact op de medewerkers van een organisatie, maar ook op de informatieprocessen.

Tijdens deze studiedag vertelde Geert Leloup over verschillende ontwikkelingen binnen de archivistiek en hoe het Nationaal Archief van Nederland hiermee omgaat. Vervolgens sprak Dries Vandaele over veranderingen bij de Vlaamse overheid. Na een korte pauze was het woord aan Katrien Arnaut en Hannah Van der Auwera. Zij stelden hun plan voor het informatiebeheer van de toekomstige fusiegemeente Merelbeke-Melle voor. Tot slot sprak Mariet Calsius over haar ervaring met de fusie van Resonant en het Firmament tot CEMPER.

Hey Siri, wat zijn belangrijke ontwikkelingen voor de archief- en informatiesector?

Geert Leloup (coördinator Kennisontwikkeling en -beheer bij Nationaal Archief Den Haag en gastprofessor manama Archivistiek: Erfgoed- en Informatiebeheer aan de VUB) trapte de dag af met een presentatie over ontwikkelingen en veranderingen binnen de archivistiek en hoe hiermee omgegaan wordt binnen het Nationaal Archief van Nederland in Den Haag. Ten eerste ziet hij een verschuiving in het belang van informatie. Hoe ga je als informatiebeheerder of archivaris om met misinformatie en desinformatie? In Nederland werd het Strategisch Informatie Overleg (SIO) in het leven geroepen om per decentrale overheid alle belanghebbenden op het vlak van informatiebeheer rond de tafel te krijgen. Binnen het Nationaal Archief werd er een Team Strategisch Relatiemanagement opgericht om overheden in contact te brengen met de archiefbewaarplaats. Zo komt archivering ook voor een overdracht al op de agenda.

Een tweede ontwikkeling die Geert ziet is op het vlak van volume en vorm van informatie. Sinds de komst van de computer zien we niet alleen een explosie aan informatie, archivarissen krijgen ook met andere vormen van informatie te maken (denk aan data, e-mails of sociale media). Het Nationaal Archief stelt zich op als expertisecentrum voor duurzame toegankelijkheid. Zij stellen, samen met het veld, normen op en delen handreikingen uit met een nationale scope. Daarnaast zetten ze ook in op de ontwikkeling van een e-depot.

Ten derde is er een ontwikkeling naar archivering by design. Geert toonde met het voorbeeld van de gemeente Amsterdam hoe je een informatiesysteem kunt ontwikkelen dat gericht is op het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie.

Daarna sprak hij over de ontwikkelingen op het vlak van inclusie en dekolonisatie. Hoe ga je als organisatie om met niet-neutrale beschrijvingen van archief? In het Stadsarchief Amsterdam werd er een Werkgroep Diversiteit en Inclusie opgericht die waakt over de stem van uitgesloten gemeenschappen.

Tot slot stelt Geert een ontwikkeling naar klimaatvriendelijk archiveren vast. Als voorbeeld bespreekt hij het Zeeuws Archief. Zij maken onder meer gebruik van zonnepanelen, laten oude materialen zoals vitrinekasten opknappen in plaats van ze te vervangen en houden rekening met de klimaatimpact bij het aankopen van klimaatsystemen. Punten waar ze in het Zeeuws Archief aandacht voor hebben, zijn onder meer de ambitie van het managementteam, de steun van medewerkers en de zichtbaarheid van de klimaatvriendelijke acties.

Geert concludeert dat er veel ontwikkelingen plaatsvinden in de maatschappij en binnen de archivistiek, en dat het belangrijk is om hier als organisatie aandacht voor te hebben en er één aanpak rond te ontwikkelen om toekomstbestendig te zijn.

Organisatieveranderingen bij de Vlaamse overheid: regeling rechtsopvolging in de praktijk 

Als tweede spreker kwam Dries Vandaele (teamhoofd cluster documentbeheer bij de Vlaamse overheid) aan het woord. Hij lichtte de regeling omtrent de rechtsopvolging van archief (bestuursdocumenten) bij de Vlaamse overheid toe in het geval een overheidsinstantie nieuwe taken aantrekt of afstoot. 

Starten deed Dries met een uiteenzetting van de wettelijke context van de regeling: Artikel III.83 van het Bestuursdecreet. Het basisprincipe hierin is dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de bestuursdocumenten overgedragen wordt naar de overheidsinstantie die de verantwoordelijkheid overneemt voor de taak waaruit de bestuursdocumenten voortvloeiden. Als een overheidsinstantie opgeheven of ontbonden wordt zonder dat er een rechtsopvolger is, moeten de bestuursdocumenten overgedragen worden aan een overheidsinstantie die bij de opheffing of ontbinding aangeduid is. Dat principe geldt voor de Vlaamse administratie, de Vlaamse administratieve rechtscolleges, de Vlaamse adviesorganen, de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie en de lokale overheden. Als een organisatie uit een van de eerste drie toepassingsdomeinen opgeheven wordt zonder dat een rechtsopvolger aangewezen is, of als een van haar taken stopgezet is, dan worden de bestuursdocumenten en de bijbehorende bestuurlijke verantwoordelijkheid in de praktijk overgedragen aan Het Facilitair Bedrijf. Als een organisatie uit het vierde toepassingsdomein ontbonden wordt of een van haar taken stopgezet wordt, dan wijst de Vlaamse Regering een rechtsopvolger aan. In elk geval is de wetgeving erop voorzien dat een archief nooit ‘wees’ kan worden.

Met drie scenario’s probeerde Dries de wetgeving concreter te maken. Een eerste – eenvoudig – scenario is dat waarin twee entiteiten van de Vlaamse overheid samengevoegd worden tot één organisatie, zoals op 1 juni 2023 gebeurde met de fusie tussen het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin en het Agentschap Zorg en Gezondheid tot het Departement Zorg. De bestuursdocumenten van de beide voormalige entiteiten kwamen hier onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van de nieuwe entiteit.

Een complexer scenario was gemoeid met de opheffing van Syntra Vlaanderen op 1 januari 2021, waarbij de verschillende inhoudelijke taken ingekanteld werden bij drie andere entiteiten (Vlaio, VDAB en Departement WSE) en de ondersteunende taken naar Het Facilitair Bedrijf gingen. Om de overdracht van de bestuursdocumenten mogelijk te maken, moest elke serie (inclusief lopende dossiers) opgenomen worden in het serieregister. Het (semi-)statisch archief werd vervolgens overgedragen aan de centrale archiefdiensten van de Vlaamse overheid (analoog archief naar het archiefdepot in Vilvoorde en digitaal archief naar Digitaal Archief Vlaanderen (DAV)). Het dynamisch archief werd overgedragen aan de verschillende rechtsopvolgers, zodat de taken verdergezet konden worden.

Zeer complexe scenario’s vormen degene die het toepassingsgebied van het Bestuursdecreet overstijgen. Het betreft de herverdeling van bevoegdheden tussen entiteiten van het federale niveau, de gewesten en gemeenschappen en de provincies (onder andere ten gevolge van staatshervormingen). Verschillende wetgevende kaders zijn in dat geval van toepassing die alle evenwaardig zijn. Pragmatisme is in deze gevallen vaak aangewezen, zoals de archieven met bewaargevingsovereenkomst bij de ‘oude’ eigenaar laten liggen terwijl de bestuursverantwoordelijkheid wel overgedragen wordt.

Dries meldde nog dat naast de juridische realiteit ook een menselijke component speelt: medewerkers houden doorgaans niet van veranderingen, waardoor veranderingsmanagement steeds noodzakelijk is. Bij elk van de scenario’s komt daarenboven heel wat voorbereiding kijken. Ten eerste is een goed informatiebeheer bij elk van de ‘oude’ instanties noodzakelijk als startpunt: zijn de processen en series er in kaart gebracht en werden de selectieregels correct toegepast? Over welke informatie beschikken de instanties (op papier en digitaal, cf. het serieregister)? Als informatiebeheerder moet je ten tweede weten wat er juist in de wetgeving staat over de verandering. Ben je als informatiebeheerder – met je helikoptervisie op processen en informatie – wel voldoende betrokken bij de organisatieverandering zelf? Ten derde moet er een planning opgesteld worden en moeten er voldoende personeelsleden en middelen voorhanden komen om het archief effectief te migreren.

Fusie Merelbeke-Melle

Na een korte pauze stelden Katrien Arnaut (archivaris Merelbeke) en Hannah Van der Auwera (archivaris Melle) hun plannen op het vlak van informatiebeheer voor de fusie van de gemeenten Merelbeke en Melle voor.

In januari 2025 fuseren de gemeenten Merelbeke en Melle tot de gemeente Merelbeke-Melle. De eerste gesprekken over deze (toen nog mogelijke) fusie vonden plaats in september 2022. In september 2023 werd de fusie goedgekeurd en de maanden daarna werden prioritaire projecten opgesteld en uitgerold. Aanvankelijk werd hierbij niet veel gecommuniceerd naar de twee archivarissen van de gemeenten. In februari 2024 trokken Katrien en Hannah zelf aan de alarmbel en vroegen om meer input. In maart 2024 kon het project Informatiebeheer van start gaan. De twee archivarissen (die samen het informatiebeheer van de gemeente Merelbeke-Melle zullen beheren) rolden dat project uit tussen april en december 2024, zodat de gemeenten klaar zijn voor de fusie in januari 2025.

Bij het fuseren van twee archiefdiensten moeten heel wat beslissingen genomen worden. Twee diensten die op een andere manier werken, moeten één worden. Verschillen waar de gemeenten Merelbeke en Melle op stootten zijn: het voltijdsequivalent (waarbij het vte van beide gemeenten samengevoegd wordt), de focus op enkel administratief archief of ook cultureel archief, de mate van orde in de mappenstructuur, de mate van inburgering van de overdrachtsprocedure voor documenten, het gebruik van het serieregister, het archiefbeheersysteem (voor Melle is dat GIAS, voor Merelbeke Dulle Griet) en de al dan niet aansluiting bij het E-depot.

Een beslissing die wat meer werk vraagt, is het opstellen van een goede mappenstructuur voor de nieuwe gemeente. Er werd gekozen om met een schone lei te beginnen. De netwerkschijven die nu in gebruik zijn, worden archiefschijven en er zal in de toekomst met SharePoint gewerkt worden. Er werden drie scenario’s uitgewerkt voor de nieuwe mappenstructuur van de gemeente.

In het eerste scenario worden beide mappenstructuren samengevoegd. Hoewel de mappenstructuur van Merelbeke meer gebaseerd is op het organogram en die van Melle meer een combinatie van organogram en series is, zouden de twee toch in elkaar geschoven kunnen worden, doordat de achterliggende processen op een lager niveau wel gerepresenteerd worden.

In een tweede scenario wordt er een nieuwe mappenstructuur opgesteld op basis van het nieuwe organogram. Hoewel het nieuwe organogram nog niet bekend is, bedachten Katrien en Hannah reeds een fictieve structuur op basis van wat een mogelijke, nieuwe organisatiestructuur zou zijn. Onder de verschillende diensten werken ze met de verschillende processen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. In het derde scenario wordt de nieuwe mappenstructuur gebaseerd op processen.

In het vervolg van het traject zal de coördinatiegroep een van de drie scenario’s kiezen. Daarna volgt een testcase om het gekozen scenario nadien definitief uit te rollen in SharePoint. Heel belangrijk vinden Katrien en Hannah de communicatie naar het personeel via diverse kanalen, zodat alles op het vlak van informatiebeheer voor iedereen binnen de organisatie duidelijk is. Vervolgens wordt er binnen elke dienst een informatieverantwoordelijke en beeldbankverantwoordelijke aangeduid. Tot slot zal er ook een Records Management Tool uitgerold worden waar goed mee opgeruimd kan worden op de verschillende trashdays die georganiseerd zullen worden rond bepaalde thema’s.

Fusie resonant en firmanent tot CEMPER. Neen, wij maken geen omelet met de archieven. 

Niet enkel overheidsarchief is onderhevig aan organisatieveranderingen. In 2019 fuseerden de dienstverlenende organisaties Het Firmament en Resonant tot CEMPER, het Centrum voor Muzieken Podiumerfgoed. Mariet Calsius (directeur van CEMPER) legde in haar lezing de wordingsgeschiedenis van CEMPER uit en de implicatie hiervan voor het archief- en documentbeheer.

De geschiedenis van het fusietraject gaat terug tot 2015. Dat jaar vonden er tussentijdse evaluaties plaats van de landelijke expertisecentra door de Vlaamse overheid. De beheersovereenkomsten werden verlengd tot 2018, maar de wil om te clusteren werd steeds voelbaarder. De conceptnota van de Vlaamse minister van Cultuur, Jeugd, Media en Brussel aan de Vlaamse Regering in 2016, getiteld Naar een duurzame cultureel-erfgoedwerking in Vlaanderen, maakte dat nog duidelijker. In het addendum op de subsidieovereenkomst 2017-2018 kregen de expertisecentra als opdracht een denkoefening te maken met betrekking tot de eigen expertise, de positionering en samenwerking met andere actoren en de slagkracht van de organisatie. Het resultaat zou worden meegenomen in de beslissingen van de volgende beleidsronde.

Gezien de raakvlakken tussen Het Firmament als expertisecentrum voor podiumerfgoed en Resonant als dienstverlenende erfgoedorganisatie omtrent muziek, was de klik tussen beide organisaties snel gemaakt. Het werkingsgebied overlapte deels waardoor de medewerkers elkaar al kenden, reeds samenwerkten bij verschillende projecten, opereerden binnen dezelfde netwerken, enzovoort. Een fusietraject van enkele jaren waarin medewerkers en bestuursleden betrokken werden, culmineerde op 1 januari 2019 in de officiële start van CEMPER vzw. Mariet ziet verschillende succesfactoren voor een geslaagd fusieproces: openheid en een constructieve houding, coaching voor het bouwen aan één organisatie, opstellen van een fusieprotocol als stappenplan, meenemen van bestuurders in het verhaal, uitwerken van een communicatiestrategie en het jaarplan in het teken stellen van de nieuwe organisatie.

De impact op het archief- en informatiebeheer laat zich op meerdere plaatsen voelen. Voor de nieuwe fusieorganisatie werd een nieuwe centrale mappenstructuur opgezet in SharePoint die de functies van beide oude organisaties integreerde. Het werd een klassieke boomstructuur geordend volgens functies, van algemeen naar bijzonder, met onderscheid tussen ondersteunende taken en inhoudelijke taken. Vervolgens komen er mappen die waar mogelijk serieel geordend zijn, met daaronder dossiers en documenten. Per hoofdmap werd afgesproken wanneer ze klaar moest zijn, maar eens in gebruik kon bijgestuurd worden waar nodig. De verantwoordelijke van een functie was verantwoordelijk voor het opzetten van de eigen mappen. Voor de opstelling van het ordeningsplan en de boomstructuur kon wel gerekend worden op de archivarissen van de ‘oude’ organisaties (die in hun dagelijkse werking de dienstverlening rond archief voor hun rekening namen). De implementatie bij CEMPER zelf zorgde dus voor weinig problemen.

Voor de historische archieven werd gekozen om deze niet te integreren in het archief van de nieuwe organisatie. Dat wil zeggen dat wanneer de huidige medewerkers het oude archief willen raadplegen, ze in een andere omgeving moeten kijken dan de huidige centrale mappenstructuur van CEMPER. Het oude archief van Het Firmament van voor 2009 (toen het nog een koepelorganisatie voor poppen-, figuren- en objectentheater was) was al ondergebracht bij Stadsarchief Mechelen. Het fysieke archief uit de periode 2009-2018 is vrij beperkt en ligt in de kantoren van CEMPER. Het digitale archief uit de periode 2009-2018 is toegankelijk via een aparte SharePoint-omgeving volgens de oude mappenstructuur van Het Firmament. De oude fysieke en digitale dragers van Resonant liggen eveneens in de kantoren van CEMPER. Het digitale archief is toegankelijk via een aparte SharePoint-omgeving volgens de oude mappenstructuur van Resonant.

Tot slot

Deze uiteenlopende casussen maken duidelijk dat organisatieveranderingen altijd een impact hebben op het archief- en documentbeheer. De rol van de archivaris om de organisatie door de verandering te loodsen en ook in de nieuwe constellatie performant te laten werken, kan niet onderschat worden.

Het wegvallen van de master-na-master Archivistiek: Erfgoed- en Hedendaags Documentbeheer is voor het FAAD zelf een grote verandering. De automatische alumni-instroom stopt, maar we gaan door met onze initiatieven en kijken al uit naar een volgende Bij de Archivaris op Schoot en studiedag. We kijken ook naar de alumni van andere opleidingen die aansluiting zoeken met informatiebeheer om de link met nieuwkomers in de sector te behouden. We verduurzamen ons contact met de VVBAD en zullen ook volgend jaar de FAAD-quiz organiseren als afsluiter van de VVBADledendag. Samen blijven we ons inzetten voor een leer- en netwerkomgeving voor informatieprofessionals.