De milieu-impact van de digitalisering groeit aan een ongeziene snelheid, zeker door de invloed van artificiële intelligentie (AI), crypto en een enorme hoeveelheid aan data. Alles wat je bewaart in de cloud brengt CO₂-uitstoot met zich mee. Datacenters houden dag en nacht onze bestanden beschikbaar en dat kost energie, water en schaarse grondstoffen voor de hardware. Wat kun jij doen? Een groot effect in weinig tijd bereik je met het opruimen van je mailboxen. Met deze vijf stappen draag je bij aan verduurzaming.

1. Weg met mailafval

• Ga naar je prullenbak.
• Noteer hoeveel mails er op dit moment in de prullenbak zitten.
• Om de MB’s per map te noteren, ga je naar ‘eigenschappen’ of ‘mapgrootte’.
• Selecteer ‘prullenbak leegmaken’ en bevestig met ‘permanent verwijderen’.

2. Verwijder je grootste mails

• Sorteer de e-mails op grootte.
• Door je mails op grootte te sorteren, zie je bovenaan de zwaarste mails (met bijlagen).
• Bekijk wat je niet meer nodig hebt en verwijder het of kijk wat gearchiveerd kan worden.

3. Zoek je oudste mails op en verwijder ze

• Sorteer de e-mails op datum (van oud naar nieuw).
• De oudste (vergeten en onnodige) e-mails staan nu bovenaan.
• Gooi weg wat niet meer van toepassing is of kijk wat gearchiveerd kan worden.

Tip: in Outlook kun je ook auto-archiveren gebruiken om automatisch mails te verplaatsen naar een archief of naar de prullenbak.

4. Verwijder onbelangrijke mails

Zoeksuggesties:

• Namen van oud-collega’s.
• ‘Nieuwsbrief’, ‘automatisch antwoord’, ‘automatic reply’, ‘bevestiging’, ‘inschrijving’, ‘aanmelding’ …
• Gooi weg wat niet meer relevant is en meld je af voor nieuwsbrieven die je niet meer leest.

5. Noteer je score en leeg dan je prullenbak opnieuw 

• Ga naar je ‘prullenbak’.
• Noteer hoeveel mails of MB er nu in de prullenbak zitten.
• Kies ‘prullenbak leegmaken’ en bevestig met ‘permanent verwijderen’.

En dan nog dit: apparatuur zoals telefoons, laptops en servers verdienen een lang, refurbished leven voordat ze toe zijn aan recycling!

Deze digitale opruimsuggesties zijn stappen op individueel niveau.  Benieuwd wat je met je organisatie kunt doen? Dat lees je in de volgende META!

Bron: DEN (voorheen Digitaal Erfgoed Nederland).