De archieven van de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiendenis

Kort na de onafhankelijkheid maakte de Belgische regering werk van de oprichting van diverse nationale musea. Naast een museum voor schilderijen en beeldhouwwerk (thans de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België) werd per koninklijk besluit van 8 augustus 1835 het Musée d’Armes anciennes, d’Armures, d’Objets d’Arts et de Numismatique opgericht, met aan het hoofd graaf Amédée de Beauffort (1806-1858). Naast wapens en wapenrustingen werd er algauw ook naarstig verzameld op het terrein van de (nationale) archeologie, de etnografie en de decoratieve kunsten. Letterlijk duizenden objecten kwamen in de negentiende en twintigste eeuw in de snel groeiende collecties terecht via aankoop, schenking, legaat of bruikleen.

Na enkele omzwervingen streek het museum uiteindelijk neer in het Jubelpark en werd het in 1929 finaal omgedoopt tot de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG). Uiteraard heeft die institutionele geschiedenis ook haar sporen nagelaten in de archieven. Tegenwoordig beheren de KMKG ruim een halve kilometer historisch museumarchief in het centrale depot, terwijl er ook nog heel wat analoog en digitaal materiaal bij de verschillende diensten van het museum bewaard wordt. Niettemin blijven die rijke archieven buiten de muren van de KMKG zo goed als onbekend. Bij wijze van introductie wil dit artikel een licht werpen op het verleden, het heden en de toekomst van de archieven van de KMKG waarbij we ook oog hebben voor de specificiteit van museumarchieven. Tot op heden blijft het onderzoek naar dat bijzondere type archieven immers beperkt.

Verleden

Als een van de oudste musea van België hebben de KMKG een lange en bewogen geschiedenis achter de rug. In 1847, amper een decennium na de oprichting, verhuisde de snel aangroeiende collectie van het museum al van het Nijverheidspaleis – de huidige linkervleugel van de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België – in het centrum van de stad Brussel naar de Hallepoort. De naam van het museum werd omgedoopt tot Musée royal d’Armures, d’Antiquités et d’Artillerie en met Antoine Schayes (1808-1859), historicus, archivaris en archeoloog, werd ook de eerste conservator aangesteld. Naast bepalingen over een nieuwe naam en organisatiestructuur, bevatte het nieuwe koninklijke besluit van 25 maart 1847 ook beschikkingen over administratieve verplichtingen en archiefwerk. Wettelijk was de conservator voortaan verplicht om de briefwisseling bij te houden en de nieuw verworven stukken in een register (de inventaire) te noteren. Daarmee werd de basis gelegd van het fonds Direction: het belangrijkste en voorlopig ook omvangrijkste historische archiefbestand van de KMKG.

Tijdens de eerste decennia bleef de archiefproductie relatief beperkt. Na zijn dood werd Schayes opgevolgd door Théodore Juste (1818-1888), historicus en attaché bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken (BZ). Correspondentie van de conservator met de bevoegde minister (initieel BZ, later diverse andere departementen) en andere politici, collega-conservatoren en tal van andere betrokkenen over het beheer van de collectie, het onderhoud van de gebouwen, personeelszaken, onderzoek en publiekswerking vormt het belangrijkste deel, maar er zijn ook de notulen van het bestuurscomité dat voor zowat elke beslissing geraadpleegd moest worden. Naarstig werden de nieuwe collectiestukken nog steeds in de inventaires ingeschreven.

Pas toen het museum in 1889 vanwege nijpend plaatsgebrek verhuisde naar het Jubelpark en onder een nieuwe naam – de Musées royaux des Art décoratifs et industriels – zijn intrek nam in de tijdelijke tentoonstellingshallen, die in 1880 opgetrokken waren om een halve eeuw België te vieren, kwam de archiefproductie echt in een stroomversnelling terecht. Een belangrijke reden hiervoor was de institutionele hervorming waarmee de overheid het museum op een moderne leest schoeide. Baron en voormalig journalist Prosper de Haulleville (1830-1898) werd aangesteld als hoofdconservator, bijgestaan door een klein team van conservatoren die de gloednieuwe departementen – oude en nieuwe kunstnijverheden, monumentale kunst en decoratieve schilderkunst – bestierden. Elke afdeling stond voortaan ook onder toezicht van een comité. Dat leverde een stroom notulen, rapporten en correspondentie op die in het archief terechtkwam.

Een tweede belangrijke oorzaak van de groeiende papierberg was de toenemende professionalisering van de administratie. Na de dood van de Haulleville trad Eugène Van Overloop (1847-1926) aan als hoofdconservator. Door de wol geverfd voerde de exbankier de principes van modern management in, inclusief regelmatige rapportering. Vermoedelijk komt de beslissing om de dossiervorming rond de aanwinsten (de acquisitions) te optimaliseren uit zijn koker. Die aankoopdossiers werden al eerder bijgehouden, maar pas vanaf 1889 gebeurde dat op systematische en gecontroleerde wijze, waarbij de correspondentie met de verkoper en de overeenkomsten, met daarbij eventueel ook schetsen en foto’s, netjes in het dossier terechtkwamen. In 1905 kwam daar de serie Dons, Legs et Prêts bij die dossier per dossier de schenkingen, legaten en bruiklenen in kaart bracht.

Met het koninklijk besluit van 16 juni 1911 kreeg het museum wederom een nieuwe naam – Musées royaux du Cinquantenaire of (nu ook in het Nederlands) Koninklijke Museums van het Jubelpark – en werd de structuur hervormd tot vijf afdelingen: Oudheid, Kunstnijverheden, Monumentale Kunst, Folklore en etnografie, Wapens en wapenrustingen. Naast een conservator voor elke afdeling werd ook een batterij adjunct-conservatoren en wetenschappelijke medewerkers aangeworven. Dat leidde – ook door de opkomst van de schrijfmachine – tot een ongeziene archiefproductie, die nog gestimuleerd werd toen de Belgische egyptoloog Jean Capart (1877-1947) in zijn functie als secretaris (vanaf 1912) en later als hoofdconservator (vanaf 1925) de museumadministratie verder professionaliseerde. Conservatoren en diensthoofden van de verschillende afdelingen van het museum werden aangespoord om regelmatig te rapporteren. Naast de eerder genoemde series – de correspondentie van de hoofdconservator, de notulen van de directie- en bestuurscommissies, de dossiers over aankopen, legaten en schenkingen en de collectiecatalogi (inventaires) – werd nu ook werk gemaakt van een goed geoliede administratie inzake personeel, financiën, gebouwen, onderzoek, publiekswerking en tal van andere onderwerpen. Persoonsarchieven van conservatoren werden ook hoe langer hoe meer bijgehouden.

Uit het interbellum stamt ook de eerste vermelding van de Dienst Inventarissen en Archieven binnen het museum. Bij gebrek aan rapporten blijft het een beetje koffiedik kijken hoe de dienst precies georganiseerd was en welke activiteiten er ontplooid werden, maar er was allesbehalve sprake van een unbroken line of custody. Een knipperlichtpolitiek leidde ertoe dat het archief wellicht van hot naar her verhuisd werd en slechts sporadisch bemand werd door een personeelslid dat van wanten wist. Uitermate verontrustend vanuit een archivalisch perspectief is de noodkreet die een klerk van het directiesecretariaat slaakte toen hij in de jaren zestig belast werd met het archief: 

“J’en arrive à la fin de la première phase de ‘dégrossissement’ d’un classement général, par sujet traité, d’un amas considérable de feuilles volantes, ultra poussiéreuses, jetées pêle-mêle et éparses dans le local réservé aux dites ‘archives’.”

Gedurende de tweede helft van de twintigste eeuw waren de archieven vaker niet dan wel beheerd. Pas in de vroege jaren 2000 stabiliseerde de situatie, toen historica Valérie Montens als archivaris aantrad en – in tandem met Geert Leloup van het Algemeen Rijksarchief – de eerste stapjes zette voor een duurzame bewaring, beschrijving, ordening en ontsluiting van de KMKG-archieven op lange termijn. Die werking werd in 2019 verder geprofessionaliseerd met het aantreden van een volwaardig archiefteam onder leiding van Wouter Claes. Twee interdisciplinaire en meerjarige onderzoeksprojecten lagen mee aan de basis van deze verdere professionalisering: ten eerste Pyramids and Progress, Belgian expansionism and the making of Egyptology 1830-1952 (P&P), gefinancierd door het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek (FWO) en het Fonds de la Recherche Scientifique - FNRS (F.R.S.-FNRS) in het kader van het EOS-onderzoeksprogramma, waarin het ontstaan en de ontwikkeling van de egyptologie in België onderzocht werd. Hierover werd eerder al verslag uitgebracht in META 2020/1. Het tweede onderzoeksproject is The Royal Museums of Art and History: the history of its buildings and collections based on the museum’s archives (RMARCH), dat gefinancierd wordt door BELSPO in het kader van het FED-tWIN-onderzoeksprogramma. Vandaag de dag verzorgen Denis Perin, Sylvie Paesen en Gerrit Verhoeven de dagelijkse werking van de dienst.

Heden

Hoewel covid al meteen roet in het eten gooide, markeerde 2019 de start van tal van nieuwe werven. Eerst en vooral was de duurzame bewaring van de archieven een belangrijk werkpunt, want de conservatie van de KMKG-archieven was lange tijd suboptimaal. Pas onder Valérie Montens werd een begin gemaakt met de (her)verpakking van archief in zuurvrije dozen en omslagen. Dat werk gaat vandaag de dag onverminderd door, waarbij ook teams van (job)studenten en stagiairs ingeschakeld worden om te schonen en te verpakken. In de jaren 2010 kwam het archief ook in een depot terecht waar de archieven veilig in compactussen opgesteld staan en waar er voldoende opslagruimte is. Toch baren de materiële omstandigheden nog steeds zorgen, want het depot is allesbehalve ideaal. Luchtvochtigheid en temperatuur kunnen er sterk schommelen bij gebrek aan moderne klimaatbeheersing, waardoor het gevaar op schimmelvorming op de loer ligt. Door de ongunstige ligging – naast een binnentuin waar de waterafvoer niet altijd goed werkt – en omdat er allerlei nutsleidingen over het plafond lopen, is de kans op calamiteiten latent aanwezig. Bovendien ligt het depot ver verwijderd van de archiefbewerkingsruimte en de leeszaal. De omstandigheden waarin het beheer en zowel de publieke als interne dienstverlening verzorgd moeten worden, zijn daardoor verre van optimaal. Uitzonderlijk is deze situatie in de KMKG echter niet, want ook in andere Belgische archiefinstellingen durft de theorie van duurzame bewaring weleens af te wijken van de praktijk. Maar in een museum waar het sowieso al vechten is om elke kubieke meter opslagruimte, is die problematiek natuurlijk nog net iets nijpender.

Toen de nieuwe ploeg in 2019 aantrad, was beschrijving en ordening ook een van de onmiddellijke prioriteiten. Het leeuwendeel van de archieven was immers niet geïnventariseerd en beschreven. Louter voor de belangrijkste archiefbestanden was een ruwe plaatsingslijst voorhanden. Dat maakte dat de archieven in de praktijk nauwelijks ontsloten waren voor onderzoekers binnen en buiten het museum. Een kat vond er spreekwoordelijk haar jongen niet in terug. Om dat euvel weg te nemen, werd prioritair ingezet op ordening en beschrijving. Tegenwoordig is al een flink deel van de historische achterstand ingehaald en zijn de verzelfstandigde reeksen van de Acquisitions en de Dons, Legs et Prêts volledig geïnventariseerd. Daarnaast werd de serie Inventaires volledig in kaart gebracht, waarmee de belangrijkste bronnen voor opzoekingen over de collectie ontsloten zijn. Verder werden er ook al verschillende archieven van conservatoren (onder meer Jean Capart, Joseph Destrée, Georges Macoir en Elizabeth della Santa), verzamelaars (Gustave Hagemans en Jules Vandenpeereboom) en verenigingen (onder meer de Fondation Égyptologique Reine Élisabeth) beschreven en geordend. Een langdurig project is de inventarisatie van de archieven van de Direction – hét instellingsarchief van de KMKG tussen 1835 en circa 1985 – dat in de loop van 2025 voltooid zou moeten zijn. Inventarissen worden volledig ISAD(G)-conform opgemaakt in de huisstijl van het Algemeen Rijksarchief en tegelijkertijd ingevoerd in het archiefbeheersysteem ScopeArchive als onderdeel van het Lias-LIBIS-netwerk, waardoor ze op termijn ook vlot digitaal beschikbaar zullen zijn.

Digitalisering is ook een van de werven die in tussentijd opgestart werd. Dankzij de ambitieuze federale projectsubsidies van het DIGIT-programma worden zowat alle historische archieven van de KMKG die beschreven en geordend zijn vrijwel onmiddellijk gedigitaliseerd. Voorlopig zijn die scans louter beschikbaar voor intern gebruik, maar op termijn zal een digitaal platform uitgerold worden waarmee de bestanden ook eenvoudigweg thuis geraadpleegd kunnen worden. Omdat ook de inventarissen via ScopeArchive een digitale evenknie hebben, kunnen onze gebruikers straks via de klassieke boomstructuur doorklikken totdat ze het specifieke dossier of document waar ze naar op zoek zijn effectief te pakken hebben en kunnen ze die archiefbescheiden ook met een muisklik downloaden. Uiteraard wordt ook een zoekfunctie geïmplementeerd waarmee lezers met minder archival intelligence alle archiefbeschrijvingen kunnen doorzoeken op specifieke objecten, namen van conservatoren en andere relevante informatie. Terwijl die digitale leeszaal voorlopig nog toekomstmuziek blijft, worden er ook inspanningen gedaan om de fysieke raadpleging van de documenten te bevorderen. Door nieuw meubilair aan te kopen, kreeg de leeszaal – in feite de archiefbewerkingsruimte – een facelift waardoor we externe en interne bezoekers beter kunnen ontvangen. Er werd ook werk gemaakt van een hedendaags leeszaalreglement.

Onderzoeksgedreven ontsluiting blijft ook een pijler waarop de archiefwerking verder uitgebouwd wordt. Zo werd er naast de projecten P&P en RMARCH ook een historische collectie glasnegatieven geïnventariseerd, gedigitaliseerd, ontsloten en bestudeerd via het door BELSPO gefinancierde SURA-project (Brain-be 2.0-onderzoeksprogramma). Recent wordt ook specifiek aandacht besteed aan de institutionele geschiedenis van het Muziekinstrumentenmuseum – een van de musea die onder de koepel van de KMKG beheerd worden – in het kader van het MUSIM-project (FED-tWIN-onderzoeksprogramma). Naast de archieven van het Koninklijk Conservatorium in Brussel spelen de archieven van Victor-Charles Mahillon, de eerste conservator van het Muziekinstrumentenmuseum, daarin een cruciale rol.

Toekomst

In 2030 wordt België 200 jaar. In aanloop van de feestelijkheden zal ook de site van het Jubelpark en de daar gevestigde musea grondig aangepakt worden. Voor de archiefdienst is die bicentenaire een mooi streefdoel om de meerjarenplannen te realiseren die zich op tal van terreinen situeren. Eerst en vooral is het zaak om tegen 2030 de laatste historische achterstand in de ordening en beschrijving van de archiefbestanden in het centrale depot weg te werken. Daarbij is het blok van de Administration – eigenlijk een chronologische voortzetting van de Direction en dus ook de kern van de institutionele archieven van de KMKG – prioritair, maar er zijn ook nog de kleinere archiefbestanden van bijvoorbeeld het Afgietselatelier, individuele conservatoren, de personeelsdienst en de financiële dienst die wachten op bewerking. Aangevuld met occasionele stagiairs en (job)studenten uit de archiefopleidingen in Brussel, Vlaanderen en Wallonië zou het vaste archiefteam die klus tegen 2030 willen klaren. Naast de klassieke inventarissen staat er in de komende jaren ook een reeks archiefgidsen in de steigers, die onderzoekers wegwijs zullen maken door middel van bepaalde thema’s: belangrijke verzamelaars, antiekhandelaars, koloniale collecties in de KMKG, collaboratie en verzet, enzovoort. Door middel van onze contacten met diverse archief- en erfgoedopleidingen willen we dergelijke thema’s ook hoog op de agenda plaatsen. Daarnaast staat ook de overdracht van de (historische) archieven die zich nog op de diensten bevinden hoog op het to-dolijstje.

Net zoals andere museum- en instellingsarchieven worden de archieven van de KMKG vaak nog decentraal bewaard, waarbij elk departement en elke sectie nog een deel van de archieven op kast heeft staan. Deze versnippering gaat soms al terug tot de negentiende eeuw. Tegen 2030 wil de archiefdienst een beleidsplan klaar hebben waarbij die archieven stelselmatig overgedragen worden. Een eerste stap in de goede richting is alvast de brochure voor overdracht van de persoonsarchieven van conservatoren, die in 2024 uitgewerkt werd. Traditiegetrouw was er nauwelijks een beleid met betrekking tot archieven van conservatoren en andere medewerkers die op pensioen gingen of de instelling verlieten. Daardoor ging er veel archief verloren. Met de brochure hopen we het tij te keren, maar er zou ook een specifieke archiefselectielijst en een draaiboek voor overdrachten ontwikkeld moeten worden. Tegen 2030 willen we ook op die werf flinke vooruitgang geboekt hebben.

De persoonsarchieven zijn een bonte mix van analoog materiaal – meestal rekken met klassieke ‘classeurs’ of lades boordevol hangmapjes – en born-digital materiaal. Dat betekent dat op termijn ook ettelijke terabytes digitale documenten, e-mails, foto’s, datasets en andere exotische formaten gearchiveerd zullen moeten worden. Het leeuwendeel staat (relatief) veilig geparkeerd op interne servers en cloudtoepassingen, maar er spookt ook nog veel materiaal rond op USB-sleutels, cd’s, floppydisks en andere obsolete dragers. Tot op heden werden er weinig stappen ondernomen om met dat born-digital archief aan de slag te gaan. Toch is het onze ambitie om ook op dat terrein tegen 2030 grote stappen vooruit te zetten door procedures uit te werken om de overdrachten te regelen, de bestanden om te zetten naar duurzame archiveringsformaten, mappenstructuren en bestandsnamen te formaliseren en dergelijke. Archiving by design zal hiervoor nodig zijn en kan alleen slagen door een goede samenwerking met andere diensten in het museum. Tal van uitdagingen dus voor een relatief klein, maar erg gedreven team, waarin de expertise over hedendaags informatiebeheer relatief beperkt is. Uiteraard is de KMKG ook daarin niet uniek, want zowat alle archiefinstellingen te lande – groot maar vooral ook klein – kampen met dezelfde uitdagingen.

Prioriteit ten slotte is ook het optimaliseren van het archiefdepot. Binnen de KMKG zijn de middelen hiervoor schaars, maar mogelijk bieden de ambitieuze plannen van de federale overheid voor de feestelijkheden rond 200 jaar België hier soelaas. Het masterplan voor de renovatie van het Jubelpark en zijn gebouwen zou voorzien in een nieuw, state-of-the-art depot voor collectiestukken van de KMKG, waar ook de archieven op een veilige en duurzame wijze bewaard zouden kunnen worden. We kunnen alleen maar hopen dat bij die onderhandelingen ‘onze’ archieven, die bijna 200 jaar van de rijke geschiedenis van het museum documenteren, niet over het hoofd gezien worden.