iPRES (International Conference on Digital Preservation) is de belangrijkste conferentie over digitale preservering, gericht op het bevorderen van internationale interactie en samenwerking. Het Facilitair Bedrijf (Digitaal Archief Vlaanderen), meemoo, Vlaams instituut voor het archief, VRT en Universiteit Gent sloegen de handen in elkaar voor de organisatie van de twintigste editie, van 16 tot 20 september in Gent. We brachten organisatoren en key community members samen voor een gesprek, met als resultaat een boeiend verhaal over waarom digitale preservering ons allemaal aanbelangt en waarom samenwerking cruciaal is, en over de sociale dynamiek die iPRES zo bijzonder maakt.

De eerste iPRES-conferentie werd in 2004 in Peking (China) gehouden en sindsdien is het evenement uitgegroeid tot een van de prestigieuste conferenties op het gebied van digitale preservering. De internationaal gerenommeerde conferentie brengt ieder jaar wetenschappers, studenten, onderzoekers, archivarissen, bibliothecarissen, leveranciers en tal van andere experten van over de hele wereld samen om nieuwe perspectieven te omarmen en kennis te delen over recente ontwikkelingen en innovatieve projecten rond digitale preservering. 

Naarmate onze afhankelijkheid van digitale informatie groeit, wordt digitale preservering steeds belangrijker. De conferentie biedt een unieke gelegenheid om diepgaande kennis en ervaringen uit te wisselen over technieken, technologieën en methodologieën die gebruikt worden om digitale bronnen te behouden voor toekomstige generaties en de uitdagingen die daarmee gepaard gaan.

Partnerschap

Samenwerking is een sleutelwoord binnen iPRES. Het is dan ook symbolisch dat de organisatie van iPRES 2024 – de twintigste editie trouwens – in handen is van een samenwerking tussen vier Vlaamse instellingen: VRT, meemoo, Universiteit Gent en Het Facilitair Bedrijf (Digitaal Archief Vlaanderen). Deze organisaties spelen, elk binnen hun sector, een cruciale rol in het digitaliseren, bewaren en ontsluiten van zowel waardevolle overheidsarchieven als digitaal erfgoed. Hun inzet benadrukt het belang van sectoroverschrijdende samenwerking om kennis en middelen te bundelen in het belang van onze samenleving.

Matthias Priem (meemoo): “In Vlaanderen gebeurt inderdaad al vrij veel op het gebied van digitale duurzaamheid, maar deze inspanningen worden niet vaak naar een internationaal podium gebracht. We hopen dat iPRES 2024 daarin verandering brengt. Het kan onze positie versterken richting toonaangevende regio op het gebied van digitale preservering, en leiden tot meer samenwerking met internationale partners.”

Het biedt ook kansen om de (digitale) erfgoedgemeenschap in eigen land te laten groeien. Om lokale besturen, musea en verenigingen te ondersteunen bij het opbouwen van hun vaardigheden en hen toe te leiden naar het bestaande aanbod. Leren van de internationale community in digitale preservering is voor kleinere organisaties van levensbelang. “Voor mij draait het om wat uit zo’n conferentie kan ontstaan en groeien. Bedoeling is om een versnelling hoger te schakelen wat betreft digitale preservering binnen Vlaanderen en België. We willen meer mensen betrekken bij dit verhaal en zo de digitale infrastructuur en duurzame bewaring verder versterken”, legt Dries Moreels (UGent) uit.

Digitale preservering belangt ons allemaal aan

Digitale preservering zal altijd een uitdaging zijn en blijven. Dat komt omdat de aard van het probleem evolutionair is. Het zijn echter initiatieven zoals iPRES en de (inter)nationale samenwerking die organisaties wapenen om met deze complexe vragen om te gaan.

“We maakten jaren geleden de keuze om te starten met de ‘eenvoudige’ formaten zoals foto’s, en de complexe objecten zoals videogames later te behandelen”, pikt Jan Hutar (Archives New Zealand) in. “Maar nu is alles alleen maar gecompliceerder geworden. Het wordt er zeker niet gemakkelijker op. Misschien is ‘ingewikkeld’ wel de correcte term; de variatie is groot en dat brengt zijn eigen problemen met zich mee.”

“Mediabedrijven gebruiken bijvoorbeeld TikTok voor interactie met het publiek”, vult Matthias aan. “Hoe ga je dat in hemelsnaam bewaren? Dat zijn interessante vragen die gaandeweg ontstaan.” Andrea Goethals (National Library New Zealand): “Ik denk dat mensen zich nu ook realiseren dat het niet alleen een technisch probleem is. Ik herinner me dat het op de eerste conferenties vaak over technologie ging. Welk platform is beter dan het andere? Wat kan ik kopen of maken om mijn probleem op te lossen? Nu zie je dat steeds meer mensen beseffen dat sommige van de moeilijkere uitdagingen organisatorisch of financieel van aard zijn. Vragen die op het niveau van de organisatie, of misschien wel landelijk en mondiaal beantwoord moeten worden en niet zozeer door het individu dat met deze problemen geconfronteerd wordt.”

“Digitale duurzaamheid is een internationale uitdaging. Het is een vraagstuk voor een hele generatie; iedereen wordt er tot op zekere hoogte mee geconfronteerd, of ze zich dat nu realiseren of niet. Hoe eerder je ermee aan de slag gaat, hoe meer ideeën je ontwikkelt en uitwisselt, hoe beter voor iedereen. Het zijn vragen die wereldwijd leven, bij een breed publiek. Er is dus een gemeenschap omheen nodig”, zegt William Kilbride (Digital Preservation Coalition). “We willen vermijden dat we in een soort kleine, institutionele organisatieomgeving terechtkomen die ver afstaat van de hedendaagse verbondenheid van de wereld. Het is als community dat we antwoorden vinden en stukjes van de puzzel samenbrengen.”

iPRES is meer dan een conferentie Angela Puggioni (Digital Preservation Coalition): “Ik herinner me mijn eerste deelname, dat was iPRES 2018 in Boston (Verenigde Staten). Als nieuwkomer wist ik weinig over digitale preservering, maar ik was gefascineerd door de gastvrijheid en inclusiviteit van de community. De spontane vriendelijkheid van de mensen maakt deze gemeenschap speciaal.”

“In ons dagelijkse leven, wanneer we aan het werk zijn in onze eigen organisaties en bubbels, lijkt het vaak of maar een klein deel van ons zich bezighoudt met digitale preservering. Wanneer we dan jaarlijks samenkomen, voel je de warmte van de iPRES-community en besef je plots hoe groot deze ‘familie’ is”, vertelt Andrea. Jan beaamt dat gevoel: “Toen ik me jaren geleden ging verdiepen in het onderwerp, voelde dat vaak eenzaam. Je moest alles alleen uitzoeken, collega’s proberen overtuigen dat digitale preservering belangrijk is. Het was continu zoeken of je de juiste weg ingeslagen was. Net daarom voelt iPRES als een tweede team. Het is een gemeenschap waarmee je kunt brainstormen, waar je zaken bij kunt aftoetsen en waarmee je ervaringen kunt delen.”

“We zijn een gemeenschap die behoorlijk groot, wijdverspreid en gefragmenteerd is, waarbij veel mensen geïsoleerd werken. Het is een speciaal moment wanneer je de collega’s tijdens iPRES ontmoet en ontdekt dat er andere mensen zijn die zich bezighouden met dezelfde vragen en problemen. Het sociale aspect van deze conferentie valt dan ook niet te onderschatten”, vertelt William. “Wat mij opvalt als relatieve nieuwkomer bij iPRES, naast alles wat al vermeld werd, is niet alleen de professionaliteit van deze community, maar ook de hoeveelheid plezier die ermee gemoeid is. Tot op het niveau van het programma zelfs. Bovenop de interessante workshops en presentaties heb je verschillende spelelementen en leuke formats. Dat is naar mijn mening het punt waarop iPRES zich onderscheidt van de andere conferenties”, pikt Matthias in.

Gedragen door een gemeenschap Angela vertelt verder: “Het gaat niet enkel om dat gevoel van thuiskomen, bij de conferentie staat de community en diens engagement evenzeer centraal. Deze gemeenschap wil elkaar blijven ontmoeten. Het is een wereldwijd team dat werkt aan digitale duurzaamheid. Daarom konden we, toen iPRES 2020 geannuleerd werd, niet anders dan een alternatief uitwerken.”

In 2020 werd de wereld geconfronteerd met een wereldwijde pandemie. In het jaar waarin de digitale infrastructuur centraal kwam te staan in ons leven, waren de mogelijkheden om onze kennis erover te delen ernstig beperkt. Maar de iPRES-community wist daar adequaat op in te spelen met #WeMissiPRES.

William gaat dieper in op dat unieke evenement: “#WeMissiPRES was een gratis online festival dat georganiseerd werd door de Digital Preservation Coalition (DPC), het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en de National Science Library of China. Het was in wezen een driedaagse sessie lightning talks. De eerste dag om terug te blikken op 2019, de tweede dag om te kijken naar wat we in 2020 geleerd hadden en de derde dag sloten we af met een blik op de toekomst. Deelnemers boden zich aan om een bepaald onderwerp te bespreken en de organisatoren verdeelden het aantal sprekers over de beschikbare tijd. We hebben het allemaal op Zoom gezet: een paar keynotes, enkele presentaties, en zelfs muziek.”

#WeMissiPRES was geen officiële conferentie. Er waren geen papers in de formele zin van het woord en er werd na afloop niets gepubliceerd. Maar het hield de community wel levendig. Bedoeling was om de discussies over digitale duurzaamheid voort te zetten en de verbondenheid vast te houden, totdat de tijd weer rijp was voor een volwaardige conferentie. Zo werd de link gelegd naar iPRES 2021 in Peking.

“Het draait niet alleen om het tonen van je werk, je verwezenlijkingen, de vragen waarmee je zit. Even belangrijk is de verbinding met collega’s, aansluiting zoeken en met hen afstemmen. Ben ik goed bezig? Klopt het wat ik aan het doen ben? Het is een vriendschappelijke en professionele ontmoeting tegelijkertijd. Daarom was het zo belangrijk om, zelfs toen de conferentie afgelast werd vanwege een wereldwijde pandemie, iPRES toch in een andere vorm te laten doorgaan”, benadrukt Dries.

Een programma van samenwerking Een van de krachtigste aspecten van iPRES is dat de deelnemers een actieve rol spelen in het bepalen van de agenda. Matthias: “De conferentie wordt niet alleen voor de gemeenschap georganiseerd, maar ook door de gemeenschap vormgegeven. Het programma wordt samengesteld op basis van input van experten wereldwijd. Dat zorgt ervoor dat de inhoud van de conferentie altijd actueel en relevant is voor de gemeenschap.”

Het concept van iPRES zorgt voor verbinding. Dries: “De manier waarop er gepresenteerd wordt, schept een heel open en uitnodigende sfeer waarin andere mensen kunnen leren, kunnen voortbouwen op de presentaties, zich bij een team kunnen voegen. De onderwerpen van de papers sluiten rechtstreeks aan bij de interesses en noden van de deelnemers, waardoor de sessies boeiend en informatief worden.”

Andrea vult aan: “De posters zorgen dan weer voor een dynamische en visuele blik op digitale duurzaamheid, waardoor ze vaak zeer toegankelijk en pakkend zijn. Ze dienen als een platform voor zowel opkomende als gevestigde professionals om lopende projecten of innovatieve ideeën die nog in ontwikkeling zijn, te presenteren in een format dat interactie en discussie stimuleert.” William pikt in: “Het draait om het delen van ervaringen en lessen die je geleerd hebt uit experimenten, om elkaar daarin te vinden en samen aan een hechte community te bouwen.”

“Naast die inhoudelijke discussies biedt iPRES een sociale ervaring die de gemeenschap versterkt. Het is een gelegenheid voor professionals om face to face of virtueel te netwerken en duurzame samenwerkingsverbanden te ontwikkelen”, pikt Angela in.

“We moeten als organiserend comité naar oplossingen zoeken, een zoektocht waar we vast niet alleen voor staan. We willen de gemeenschap samenbrengen en tegelijkertijd rekening houden met mensen die niet kunnen of willen reizen, om verschillende redenen. Klimaatverandering is er daar bijvoorbeeld zeker een van”, vertelt Dries. “Je biedt dus een hybride conferentie aan, maar dat is wel een behoorlijk grote uitdaging. Juist omdat je iedereen een geweldige ervaring wilt meegeven, zowel het publiek in de zaal als de deelnemers thuis achter de computer.”

Iedereen aan boord

“Misschien lijkt het nu alsof iPRES een gesloten gemeenschap is, waarbij iedereen elkaar kent en het gedeelde verleden een rol speelt, maar niets is minder waar”, zegt Matthias. Inclusiviteit is een kernwaarde van deze community, die ernaar streeft een platform te bieden waar iedereen, ongeacht achtergrond of ervaringsniveau, zich welkom en gewaardeerd voelt.

Elk jaar draagt het congres in het bijzonder nieuwkomers een warm hart toe, mensen die voor de eerste keer aan de conferentie deelnemen. Dries: “Twintig tot dertig procent van de aanwezigen is er voor het eerst bij en dat was ook dit jaar in Gent weer het geval. Het gaat om een significant percentage van het publiek. Ze zijn er niet alleen om te luisteren, maar ze presenteren, ze nemen het woord, ze voelen zich comfortabel genoeg om bij te dragen en zo deel uit te maken van de gemeenschap.”

William: “Met DPC sponsoren we een prijs voor ‘Best First Time Contribution’ om nieuwkomers te stimuleren. Die bijdrage hoeft geen poster of presentatie te zijn, het kan ook een vraag uit de zaal zijn, zelfs een spel. We introduceerden dat in 2019, sindsdien doen we dat elk jaar. De winnaar ontvangt een ticket voor de volgende editie van de conferentie, wat nieuwe deelnemers aanmoedigt om betrokken te blijven bij de gemeenschap. Veel van deze prijswinnaars keren niet alleen terug als deelnemers, maar dragen ook actief bij door presentaties te geven of te assisteren bij het samenstellen van het programma.”

iPRES 2024 in Gent was een hybride evenement, wat betekent dat het zowel fysieke als online deelnemers samenbracht. Zo’n hybride evenement brengt unieke uitdagingen met zich mee, zoals het verzekeren van een waardevolle ervaring voor alle deelnemers, ongeacht hun fysieke locatie.

“Tijdens de conferentie volgt na afloop van de sessies meestal een spontaan moment. Je gaat misschien samen een biertje drinken en babbelt ondertussen verder. Wanneer je achter je computer zit, eindigt de presentatie en vervolgens weet je niet goed wat te doen. Er is geen zachte ‘landing’”, vertelt Jan.

“Die informele momenten zijn moeilijk te vertalen naar een online of volledig externe omgeving”, beaamt Dries.

Matthias: “Hybride conferenties zijn lastig, misschien in tegenstelling tot zowel een exclusief online conferentie met alleen presentatoren en een publiek op afstand als een traditioneel congres, omdat iedereen in zo’n geval op een bepaalde manier op dezelfde golflengte zit, over hetzelfde praat en naar dezelfde persoon luistert. Ik zeg niet dat het gemakkelijk is, maar het is eenvoudiger dan een hybride bijeenkomst waarbij je de kloof tussen deze totaal verschillende doelgroepen moet overbruggen. Ik denk dat dit altijd een uitdaging zal blijven.”

Naast de technologie die elk jaar beter wordt, wat uiteraard een waaier aan nieuwe mogelijkheden biedt, komt het vaak neer op nieuwe concepten uitproberen. Kijken wat werkt en wat niet: denk maar aan het intensief gebruik van chats, een Q&A, een live newsfeed of een conferentie-app.

Andrea: “Het was na #WeMissiPRES duidelijk dat er geen weg terug meer was, we realiseerden ons dat er in de toekomst altijd een hybride component nodig zou zijn. Het mooie is dan dat je bij het organiseren van een iPRES-conferentie de nodige vrijheid krijgt om te experimenteren met verschillende formats. Als organisatoren van iPRES 2025 gaan we op dat elan verder.”

“Je leert ook van elke nieuwe conferentie. We pikten zaken op in Glasgow, zoals iPRES Radio. Dat format biedt door de live uitzending met een mix van interviews, paneldiscussies en analyses van presentaties een unieke manier om de belangrijkste thema’s, discussies en inzichten van de conferentie te verspreiden. En dat niet alleen onder de aanwezigen, maar ook naar een breder publiek dat misschien niet fysiek aanwezig kan zijn, waardoor de betrokkenheid van de deelnemers vergroot. Het is een plek waar de stemmen van de deelnemers centraal staan, wat bijdraagt aan de gemeenschapsgedreven aard van de conferentie”, zegt Jan.

Get involved!

Misschien heb je de conferentie gemist of kon je er niet bij zijn? Volgend jaar trekt iPRES naar Wellington (Nieuw-Zeeland) en in 2026 is Kopenhagen (Denemarken) aan de beurt. Matthias: “Er zijn best veel manieren om contact te houden. DPC doet bijvoorbeeld geweldig werk: er zijn netwerken, mailinglijsten, platforms en evenementen die plaatsvinden in de nasleep van iPRES. Ook binnen Vlaanderen staat digitale preservering regelmatig op de agenda. Het is dus niet omdat je niet aanwezig was of kunt zijn op de conferentie dat je geen rol van betekenis kunt spelen.”

William besluit: “IPRES is een open en groeiende gemeenschap en ik wil iedereen die dit leest dan ook aanmoedigen om deel te nemen. Deze community voor digitale preservering draait op vriendschap, waarbij iedereen iets te bieden heeft en iedereen iets van anderen kan leren. Je staat niet alleen met je vragen of problemen. Dus sluit aan bij het gesprek, online of offline. Je bent van harte welkom!”