Negen tips om te lobbyen bij je lokale bestuur

Effectief kunnen lobbyen als bibliothecaris en bibliotheekmedewerker heeft verschillende voordelen. Een sterk verhaal over alle aspecten van jouw werking kan niet alleen je financiële steun vanuit het lokale bestuur verzekeren, je kunt er ook voor zorgen dat je lokale gemeenschap, je partners en je collega’s bij andere diensten de meerwaarde van de bibliotheek kennen. Dat biedt kansen voor interessante samenwerkingen. De sectie Openbare Bibliotheken (OB) van de VVBAD reikt je hier negen concrete tips aan om je werking zichtbaar en waardevol te maken voor je nieuwe lokale bestuur. Pik er een of enkele van de tips uit die je het meest haalbaar lijken en ga ermee aan de slag.

1. Vertel een positief verhaal

Wij weten dat we een positieve invloed hebben op het leven van onze leners en bezoekers. Overtuig hier ook jouw beleid en burgers van! Je kunt dat bijvoorbeeld doen door getuigenissen te verzamelen. Zo vertellen jouw gebruikers en partnerorganisaties hoe de bibliotheek hun leven veranderd heeft. Je kunt hen als ambassadeurs inzetten om jouw verhaal te brengen. Vier successen met je gebruikers en het beleid. Zet de 10.000e bezoeker van het jaar in de bloemetjes, tel hoeveel kinderen aansloten op het voorleesuurtje, houd bij hoeveel mensen je op weg hielp in het digipunt … En communiceer hierover!

Voorbeeld: toen enkele filialen in Gent dreigden te sluiten, kwam er heel wat protest van gebruikers. De boodschap was duidelijk: de gebruikers wilden de lokale afdelingen behouden. De gebruikers spraken als ambassadeur ten voordele van de bibliotheekwerking in Gent. Resultaat? De filialen bleven open!

2. Organiseer een rondleiding

Neem je (nieuwe) bestuur op sleeptouw en organiseer een rondleiding in de bibliotheek. Je benadrukt bij deze rondleiding niet alleen de uitleen, maar vooral wat je nog allemaal doet: je bibliotheek als verblijfsplek, klasbezoeken, digipunt, collectiebeleid … Nodig ook de schepenen van andere beleidsdomeinen uit (welzijn, onderwijs) op een druk moment in de bibliotheek. Zo probeer je top of mind te worden bij jouw beleid.

3. Durf kiezen voor eenmalige projectsubsidies

Veel gemeenten kampen met financiële moeilijkheden en moeten bezuinigen. Daarom kan het verhogen van algemene budgetten voor de bibliotheek voor meerdere jaren soms moeilijk vallen. Alternatief kun je voor eenmalige investeringen kiezen, voor projecten zoals een mobiele fietsbib, een nieuw taalpunt, bib op school, … Door dat budget te benoemen en concreet te maken, kun je ook aan het college tonen wat je met die investering wilt doen. Koppel dat aan maatschappelijke uitdagingen zoals schooluitval, ondersteuning onderwijs en welzijn, demografische cijfers, … Zo kun je niet enkel je eigen schepen overtuigen, maar ook andere schepenen met bevoegdheden die aansluiten bij jouw project. Ook extra Vlaamse subsidies uit andere, minder voor de hand liggende domeinen kunnen een mooie aanvulling zijn (bijvoorbeeld welzijn).

Voorbeeld: Bibliotheek Waregem kreeg eenmalig 4500 euro extra collectiebudget om een bib-op-schoolwerking op te starten. Dat kwam er als concreet idee na opnieuw tegenvallende PIRLS-resultaten.

4. Splits de digitale collectie van het fysieke collectiebudget

Vaak moeten investeringen in digitale collecties (e-boeken, filmstreaming, Gopress, …) uit het algemene collectiebudget komen. Je kunt proberen het budget voor de digitale collectie af te splitsen van de fysieke collectie. Maak er een en-enverhaal van en benadruk dat beide belangrijk zijn. Investeren in een digitale collectie betekent niet dat er bespaard moet worden op de fysieke collectie. Durf blijvend elke collectie, en het gebruik ervan, jaarlijks kritisch te bekijken, zodat je klaarstaat als er vragen komen over eventuele besparingen.

5. Focus bij het meerjarenplan op een paar sterke punten 

Wanneer je werkt aan je meerjarenplan, focus dan op een paar duidelijke punten, niet op 42. Niet elk detail van de bibliotheekwerking hoeft in een meerjarenplan te staan. Verduidelijk waar je extra op wilt inzetten. Kijk ook niet naar het meerjarenplan als een vervelende opdracht, maar als een kans om je stempel te drukken op het beleid. Denk dus goed na over waarop je echt wilt inzetten en zet deze punten in het meerjarenplan.

Voorbeeld: Bibliotheek Ieper nam de integratie van de spelotheek op in het prioritair beleid van het meerjarenplan van de stad. Zo hadden ze grote zichtbaarheid in het gemeentelijk beleid.

Voorbeeld: Openbare Bibliotheek Duffel heeft twee punten op haar meerjarenplan staan: leesbevordering en digitale inclusie.

6. Toon jezelf en wees niet bescheiden

Je mag trots zijn op wat je allemaal doet. Als bibliotheek zijn we op allerlei gebieden actief en nemen we veel dienstverlening in samenwerking met of van andere diensten op ons. Vind niet alles wat je doet meteen evident en probeer jezelf zoveel mogelijk te tonen.

Nodig de pers en je bestuur uit bij activiteiten of projecten, deel geregeld foto’s of artikels in het gemeenteblad, probeer aan te sluiten bij vergaderingen van andere diensten, stel je ruimte ter beschikking, breek in op activiteiten van andere diensten (bijvoorbeeld met een themastand) … No man is an island, en de bibliotheek al zeker niet.

Voorbeeld: Openbare Bibliotheek Kortrijk organiseert de diploma-uitreiking van LIGO in de bibliotheek, in het bijzijn van de schepen van Welzijn.

7. Gebruik Wise Analytics …

Heel wat info kun je hapklaar uit Wise Analytics halen. Naast de vanzelfsprekende cijfers (uitleen, leners, collectie) kun je ook de baliedruk bekijken of de drukste dag (bij circulatie). De toplijsten zijn heel bruikbaar om een ‘best of’-lijstje in elkaar te boksen. Deze cijfers zijn kant-en-klaar en heel handig om een artikel voor je gemeenteblad te schrijven. Investeren in bezoekerstellers kan ook een goed idee zijn. Zo krijg je een beter zicht op bezoekers die niets lenen of inleveren, maar komen studeren of de krant lezen.

Voorbeeld: Openbare Bibliotheek Waregem maakt altijd een eindejaarsoverzicht met leuke cijfers in Spotify wrapped-stijl.

Voorbeeld: Openbare Bibliotheek Overijse paste haar openingsuren aan na analyse van de baliedrukcijfers.

8. … en maak de cijfers concreet

Wist je dat de bibliotheek van Kortrijk dagelijks evenveel bezoekers heeft als een volle Kortrijkse Schouwburg? Of dat de bibliotheek van Waregem jaarlijks meer dan dubbel zoveel abonnementen telt als het aantal abonnementen van voetbalploeg Zulte-Waregem? Maak je cijfers concreet, vergelijk met lokale en gekende evenementen of organisaties. Gebruik hiervoor alle cijfers, dus ook het aantal bezoekers, de studenten, de klasbezoeken …

Voorbeeld: Openbare Bibliotheek Kortenberg maakt bij het vastleggen van budgetten gebruik van inflatiecijfers, zodat de budgetten mee kunnen groeien met de inflatie. Deze cijfers kun je gemakkelijk online vinden.

9. En wat met personeel?

Voldoende personeel is natuurlijk voor elke bibliotheek essentieel om goed te kunnen functioneren, maar vormt vaak het grootste pijnpunt in de organisatie. Hierbij is het vooral belangrijk om aan te geven waarom je personeel nodig hebt. Gebruik de andere tips en je cijfers om je impact in de gemeente te onderstrepen. Tel bijvoorbeeld ook je schoolbezoeken mee als openingsuren. Soms ontbreekt bij het lokale bestuur ook het besef van de kwaliteitsnood om je rol als bibliotheek te kunnen opnemen, zeker qua inschaling van het niveau van de medewerkers. Geef duidelijk aan dat een bibliotheekprofiel anno 2024 niet meer hetzelfde is als pakweg twintig jaar geleden en dat er voldoende deskundigheid in het team moet zijn om de vele uitdagingen (e-inclusie, welzijn, leesbevordering, …) aan te pakken. Denk zelf ook goed na over welke profielen je wilt bij vervangingen: ga niet altijd voor snelle een-op-eenvervangingen, maar pas de functieomschrijving aan in functie van de noden van de dienst. Wissel ervaring en kennis uit met je buurbibliotheken of bibliotheken van gelijke grootte.

Een kort gesprekje met de betrokkenen

Vanuit de sectie Openbare Bibliotheken (OB) werkten Ruth Soens (OB Waregem) en Vincent Buelens (OB Anderlecht) deze negen tips uit. Dieter Deplancke (de Bib Leuven) werd hier als voorzitter van de sectie OB ook bij betrokken.

Vincent, hoe zijn deze negen tips ontstaan?

De tips zijn ontstaan vanuit de wil van de sectie OB om bibliothecarissen een paar handvatten aan te reiken met het oog op de lokale verkiezingen. Vermits het gemeenteplan of lokaal cultuurbeleidsplan een grote impact heeft op de werking van de bibliotheek in de komende legislatuur, is het belangrijk om elk nieuw bestuur te overtuigen van het belang van de bibliotheek in de lokale gemeenschap.

Na een eerste brainstorm tijdens een overleg van de sectie OB, maakten Ruth en ik een eerste lijst met mogelijke tips. We kozen er bewust voor om de tips zo realistisch en concreet mogelijk te maken, zodat ook kleinere bibliotheken – waar men niet altijd even vaak tijd heeft voor uitgebreide beleidsplannen – er gemakkelijk mee aan de slag kunnen. Daarna kreeg de voorlopige lijst feedback op een volgende vergadering van de sectie OB, en werd ze aangevuld met goede voorbeelden. Ten slotte hebben we de negen tips voorgesteld op de ledendag van de VVBAD in Leuven, waar bevestigd werd dat er draagvlak was voor de inhoud die op tafel lag.

Ruth, hoe kunnen bibliothecarissen dit document gebruiken?

We wilden met de tips zeker niet exhaustief of belerend zijn. De tips moesten wel haalbaar en concreet zijn, en vooral gesneden brood voor élke bibliothecaris. Als ik de tips nu lees, voelt het als een rondje pingpongen onder bibliothecarissen, waarbij elke bibliotheek een goed idee of een creatieve aanpak deelt.

Je hoeft de tips absoluut niet allemaal uit te voeren. Ze zijn ook niet juist of fout, je past ze gemakkelijk aan aan jouw lokale context. Zo kunnen ze helpen om anders naar lobbyen en het beleid te kijken. Je kiest een of enkele tips en kunt die snel uittesten. Er staat ook vaak een bibliotheek bij die op die manier te werk gaat. Zo heb je snel een hulplijn bij de hand. Het uiteindelijke doel is jouw bibliotheek (nog) beter op de lokale kaart te zetten.

Dieter, waarom vond je het belangrijk dat de sectie OB zo’n document opstelde?

De sectie OB brengt openbare bibliotheken bij elkaar en zet in op het delen van informatie. In dit verkiezingsjaar was het dan ook niet meer dan logisch om in te zetten op informatie die tegelijkertijd de bibliotheekwerking kan versterken.

Iedere bibliotheek, hoe groot of klein ook, heeft haar waarde in een stad of gemeente. Het is belangrijk dat ook lokale beleidsmakers die sterktes zien. Met deze bondige tekst en concrete tips willen we onze collega’s ondersteunen: hun net dat duwtje extra in de rug geven om trots te zijn op hun werk en dat te delen met hun schepenen en burgemeester. Zo wordt de lokale openbare bibliotheek sterker, en tegelijkertijd ook de bibliotheeksector in Vlaanderen.