Zoals het elke archief- of erfgoedinstelling betaamt, doen we er in het FelixArchief alles aan om onze archieven zo goed mogelijk te beschermen door te zorgen voor een goede bewaaromgeving, correct om te gaan met de stukken, de stukken digitaal aan te bieden en/of te restaureren, enzovoort. Maar onder de radar van het goede behoud en beheer, sluimert het autonoom verval. Papieren archief is, hoe erg we het ook mogen vinden, van nature vergankelijk. Bij het ene archiefstuk zal dat vanwege zijn materiaalkenmerken al wat sneller gebeuren dan bij het andere. In het FelixArchief willen we sterker inzetten op het voorkomen hiervan.

De definitie van ‘autonoom verval’ is volgens Metamorfoze het volgende: “Autonoom verval is verval dat optreedt, ondanks dat aan alle voorwaarden voor zorgvuldige bewaring is voldaan. De oorzaak van het autonome verval komt niet van buiten, maar zit in of op het materiaal zelf. Voorbeelden hiervan zijn verzuring van het papier, inktvraat en kopervraat. Verzuring komt vooral voor in papieren documenten van na circa 1840. Inktvraat en kopervraat komt voor in papieren documenten vanaf de Middeleeuwen [sic] waarbij ijzerhoudende schrijfinkten – ijzergallusinkten – of koperhoudende kleurstoffen zijn gebruikt.“ We weten al langer dan vandaag welke materialen of technieken gevoeliger zijn voor verzuring, verbleking of juist het verdonkeren. Schade die cumulatief toeneemt met verlies van sterkte of verlies van inhoud tot gevolg. Om maar enkele voorbeelden te geven: een vel lompenpapier uit de zestiende of zeventiende eeuw zal door de tijd heen helemaal anders reageren dan een vel houtpulppapier uit de negentiende of twintigste eeuw. De ene fotografische afdruk of kantoorkopie zal sneller verbleken dan de andere. Oude herstellingen kunnen nu juist het zorgenkind zijn, denk maar aan cellotape. Of om het in extremen te zien: een perkamenten charter versus een thermische fax.

Waar zitten onze stukken met risico op autonoom verval?

Autonoom verval kunnen we niet stoppen, maar we kunnen er wel tijdig op anticiperen. Om dat te doen, moeten we in de eerste plaats weten waar onze gevoeligste stukken zich in het archief bevinden. De zoektocht naar kwetsbare archieven of archiefreeksen bleek niet zo vanzelfsprekend te zijn.

Je kunt naar de datering van het stuk kijken. Maar komt de inhoudelijke datering overeen met het materiaal uit die periode of hebben we te maken met een latere kopie en hierdoor mogelijk een andere kwaliteit van materialen?

Daarnaast moet je weten hoe bepaalde dossiers samengesteld zijn. Welk type van kantoorkopieën werd gebruikt? Zijn in de dossiers krantenknipsels toegevoegd? Een krant is per definitie bedoeld om maar één dag te bestaan. Zijn de thermische faxen in een dossier nog leesbaar? Werd een snel verouderende lijm of tape gebruikt bij herstelling of samenstelling van het dossier die zijn sporen nalaat?

Hoe beginnen we eraan?

Bij het opmaken van ons plan van aanpak, legden we ons oor te luisteren bij andere archieven en erfgoedbibliotheken. Hoe krijgen zij zicht op de conditie van hun collectie en wat zijn bij hen de kwetsbaarste stukken? Waar leggen zij de focus op bij de bestrijding van autonoom verval? Er is geen eenduidig antwoord. Het blijkt vooral een combinatie te zijn van weten waar de kwetsbaarheden zitten, het inhoudelijke belang van de stukken en de beschikbare werkingsmiddelen om de bestrijding aan te pakken.

Registreren is weten

Sinds 2016 registreren we bij het (her)verpakken van archieven in het FelixArchief systematisch de materialen of kenmerken. Vinden

we in een bouwdossier een blauwdruk, bruindruk of diazo terug? Komen we kleurenfoto’s of polaroids in een dossier tegen? In 2020 werden extra termen toegevoegd die specifiek verband houden met autonoom verval, zoals het kenmerk ‘thermische fax’. Zijn archieven na het veelvuldig gebruik in het verleden hersteld met tape, dan registreren we dat. Ook schadebeelden die voortvloeien uit autonoom verval, zoals verzuring, verpulvering, verbleking, inktvraat of oxidatie, worden genoteerd.

Eind november 2023 zijn er 14.545 kenmerken, materialen of schadebeelden geregistreerd die direct gelinkt kunnen worden aan autonoom verval. Dat is in verhouding heel weinig als je weet dat het FelixArchief bij benadering 3.200.000 analoge archiefstukken bezit. De reden kan zijn dat er gewoon weinig stukken zijn die deze specifieke kenmerken hebben. We denken natuurlijk echter eerder dat de gevoelige materialen of technieken wel aanwezig zijn, maar dat ze onvoldoende gedetailleerd ingegeven zijn. In onze schaderegistraties zien we hetzelfde beeld. Beschadigde archieven vinden we via onze registraties wel terug, maar de archieven die momenteel nog in goede of redelijke toestand zijn, maar wel erg gevoelig zijn voor versneld intern verval, kunnen we veel moeilijker opsporen.

Goede registraties zijn dus doorslaggevend om een correct en gedetailleerd inzicht te hebben in de huidige en toekomstige conditie van de archieven. Vanaf 2023 zetten we iedereen in huis die fysiek met archieven werkt in om deze kwetsbaarheden te registreren. Er werden opleidingen gegeven aan zowel de vaste medewerkers als de vrijwilligers. Hierbij zijn volgende thema’s of vragen aan bod gekomen:

• Hoe herkennen we de materialen die gevoelig zijn voor autonoom verval?
• Welke druktechnieken en inkten zijn gebruikt en wat is de kwaliteit van de drager? 
• Welke schade is nu juist het gevolg van autonoom verval en niet het gevolg van onzorgvuldige manipulatie of ongepaste opberging?
• Hoe moeten we de ernst van de schade interpreteren?
• Heeft de aanwezige schade een gevolg voor de manipuleerbaarheid, waardoor digitalisatie en fysieke raadpleging in het gedrang komen?

Hoe men deze informatie doorgeeft, is afhankelijk van de werkmethode. Niet iedereen komt even vaak fysiek in aanraking met archiefstukken. Voor grotere opdrachten kan het invoersjabloon in Excel uitgebreid worden. Zo kunnen de medewerkers die de logistieke gegevens invoeren op een extra blad alle waarden rond materialen, kenmerken en schadebeelden ingeven. Wie eerder sporadisch in aanraking komt met archiefstukken, kan een digitaal formulier in Forms of een oldschool papieren formulier invullen. Hoe meer we weten, hoe beter we autonoom verval kunnen aanpakken. Om zoveel mogelijk input te hebben, betrekken we ook onze leeszaalbezoekers hierbij. Zij kunnen ons via een papieren formulier in de leeszaal wijzen op de kwetsbare archieven.

Telkens vragen we om dezelfde informatie: materiaalkenmerken, schadebeelden, schadegraad en raadpleegbaarheid. Enkel de gegevens die gelinkt kunnen worden aan het verzwakken van materialen of aan het verkleuren van materiaal of inkt, waardoor veilige manipulatie onmogelijk wordt of inhoud verloren dreigt te gaan, zijn in de formulieren opgenomen.

De verzamelde gegevens worden verwerkt in de databank. Om zicht te krijgen op de nauwkeurigheid van de aangeleverde informatie, gebeurt aan de hand van steekproeven een controle op de aangeleverde informatie. Zo kunnen we bijsturen waar nodig.

Actief op zoek gaan naar kwetsbare reeksen

Naast het registreren van stukken met risico op autonoom verval, wat ons vooral in de toekomst zal helpen bij het bepalen van onze aanpak, zijn we ook actief op zoek gegaan naar kwetsbare reeksen waar we nog geen gegevens van geregistreerd hebben. In deze zoektocht werden meerdere parameters uitgezet. We namen enkel reeksen in de scope op die inhoudelijk van groot belang zijn voor ons archief. Ook datering werd opgenomen en vanwege de papierkwaliteit legden we hierbij voor sommige reeksen de focus op de eerste helft van de twintigste eeuw. Gedigitaliseerde reeksen haalden we dan weer uit de scope. En hoewel we in onze zoektocht naar kwetsbare reeksen niet over de nodige registratiegegevens beschikten, konden de collega’s die de archieven beschrijven of beschreven hebben ons de gevoeligheden doorgeven, dankzij hun goede geheugen. 

Op basis van de parameters werden steekproeven uitgevoerd op de kwetsbare archiefreeksen die opgenomen waren in de scope. Bij nazicht van de ‘mogelijk’ kwetsbare reeksen werden de materiaalkenmerken opgenomen en werd een kwalificatie gegeven van goed tot slecht voor zowel de fragiliteit van de materialen alsook voor de leesbaarheid van de tekst of het beeld. Met de resultaten uit deze steekproeven kunnen we ons nu gerichter focussen op reeksen die prioritair in aanmerking komen voor herverpakking, restauratie of preventieve digitalisatie.

Welke reeksen beoordelen we als kwetsbaar?

Vreemdelingendossiers

De kwaliteit van materiaal tijdens oorlogsperiodes of naoorlogse jaren is vaak minderwaardig. De vreemdelingendossiers (archiefreeks met inschrijvingsnummer 481#) daterend uit de periode 1930-1950 zijn nog niet gedigitaliseerd, maar vormen een belangrijke bron voor de migratiegeschiedenis, slachtofferherdenking en Jodenvervolging. 

Steekkaarten Tweede Wereldoorlog

Een bron van informatie om in op te zoeken – beperkt ontsloten en waarbij fysieke raadpleging gevaren inhoudt – zijn de steekkaarten van oorlogsslachtoffers uit de Tweede Wereldoorlog (archiefnummers MA # 22635-22650 en archiefnummers 4244 # 1-17 en 4244 # 19-25). Omdat te verwachten valt dat met de oprichting van het namenmonument in Antwerpen in 2024 hierop meer opzoekingen zullen gebeuren, wat het autonoom verval niet ten goede komt, nemen we het prioritair op voor digitalisatie.

Toch geen kwetsbare reeks

In onze zoektocht naar kwetsbare archieven bracht de steekproef ook aan het licht dat belangrijk archief waarvan we dachten dat extra zorg misschien wel nodig was, best nog in orde kan zijn, en dat we dat niet als urgent in onze planning moeten opnemen. Een voorbeeld is de reeks MA-CBS-A#, de notulenregisters van het college van burgemeester en schepenen van de stad Antwerpen. De toestand van deze archieven is beter dan gedacht. De notulenregisters daterend uit de periode van de wereldoorlogen en de naoorlogse periode vertonen gelukkig geen tot zeer weinig tekenen van autonoom verval. Van de registers daterend uit 1965–1989 is een stabiele kopij bewaard.De papierkwaliteit van deze dossiers is soms zeer slecht. Verzuring steekt de kop op. Daarnaast zitten in de dossiers ook kwaliteitsgevoelige foto’s en geven de originele dossiermappen niet altijd de nodige bescherming waardoor afbraak versneld wordt. Digitalisatie dringt zich hier op.

Onze aanpak

Digitalisatie

Omdat je autonoom verval niet zomaar kunt stoppen, gaan we in de loop van 2024 sterk inzetten op digitalisatie. De complexiteit van een te scannen dossier, de omvang van een reeks en de beschikbare mogelijkheden zullen bepalen of we dat intern door onze eigen medewerkers laten doen, extern door een digitaliseringsfirma of intern door medewerkers van een externe firma. Het digitaliseren van een verzwakt archiefstuk vraagt om extra zorgvuldigheid bij manipulatie en scannen. Daarnaast kan het ook nodig zijn om voorafgaand een kleine conservatiebehandeling toe te passen. Met digitalisatie kunnen we onze kwetsbare stukken blijvend ontsluiten. Daarnaast hopen we om met de beperkte manipulatie – als het ware eenmalig in functie van digitalisatie – en de gepaste opberging het archiefstuk zo goed en zo lang als mogelijk ook fysiek te bewaren.

Opberging of verpakking

Archieven die gevoelig zijn voor autonoom verval kunnen snel kwetsbaar worden door onaangepaste verpakking. Uit bevraging van collega’s weten we dat de charterberging soms wel beter kan. Zo is het bijvoorbeeld aan te raden om minder gevlakte charters samen in een archiefdoos op te bergen, om de lokale druk op zegels – die kan leiden tot fragmentatie – te voorkomen.

Bij sommige vaak opgevraagde archiefreeksen die minimaal verpakt zijn, merken we voortschrijdend verval op aan verzuurde randen. We moeten de dikke losbladige bundels te veelvuldig manipuleren. Ook hier kan verbeterde verpakking veel betekenen en het toenemend verval afremmen. Om autonoom verval af te remmen, zullen we daarom de herverpakking van bepaalde reeksen inplannen.

Wat met de geregistreerde kenmerken gelinkt aan autonoom verval?

Werd ‘thermische fax’ of ‘polaroid’ geregistreerd, dan maken we hiervan een kopie die langer bestand is tegen veroudering dan het origineel en voegen we deze toe aan het dossier. Bij de term ‘krantenpapier’ gaan we het belang van de krant in het dossier bekijken. Vinden we de krant ook elders terug, dan kunnen we substitutie overwegen. Gaat het om een knipsel dat ingevoegd werd, dan nemen we, zoals bij de ‘thermische fax’, hier een kopie van op in het fysieke dossier voor langdurige bewaring. Voor registraties zoals ‘verzuring’, ‘inktvraat’, ‘hinderlijke drager’ (referentie voor tape) bekijken we de noodzaak aan behandeling.

Aanpak problematiek van bepaalde fotoreeksen

De steekproeven brachten ook heel wat problematieken naar boven bij onze foto’s. Het verder analyseren van fotoreeksen waarbij we een aftekening in de emulsielaag zien die afkomstig is van een fotolabel, zal hierbij een uitdaging zijn. Een bepaalde lijm, een bepaald soort papier of een bepaalde inkt van een fotolabel, aangebracht op de versozijde van foto’s, kan ervoor zorgen dat het fotografisch beeld dat in direct contact komt met het label sterk verbleekt. De verbleking is soms zo sterk dat er ook informatieverlies ontstaat. Het is echter nog onduidelijk in welke fotoreeksen dat voorkomt, omdat fotolabels op zich niet als kenmerk geregistreerd worden. Fotografische processen zijn gewoon erg gevoelig voor verbleking. Een ander nog verder te onderzoeken project is het koppelen van bestaande fotonegatieven aan hun fotoafdrukken. Het opnieuw afdrukken van deze negatieven kan de verloren details in verbleekte foto’s mogelijk opnieuw tot leven brengen.

Om af te sluiten

Autonoom verval is een sluimerend gevaar in archieven of bibliotheken. Enkel de continue alertheid van iedereen kan deze archieven redden die anders verloren dreigen te gaan. Daarom ons doel om hier sterk op in te zetten. We doen dat op het vlak van registratie, digitalisatie, verpakking en behandeling. Van de tijd die we er nu insteken om zoveel mogelijk te registreren, zullen we pas binnen enkele jaren de vruchten plukken, hopelijk nog voor de kwetsbare archieven vergaan zijn.

Literatuurlijst

Zelfstandige publicaties:

VAN DER MOST, Peter, DEFIZE, Peter, en HAVERMANS, John, Schadeatlas Archieven. Hulpmiddel bij het uitvoeren van een schade-inventarisatie, Den Haag, Metamorfoze, 2017, 130p.

Bijdragen van het internet:

KEMP, Janien, ‘Onderzoeksverslag. Inventarisatie van materieel verval van kantoorkopieën.’, zie: www.metamorfoze.nl/sites/default/files/documents/OnderzoekKantoorkopieen-Kemp.pdf (bezocht op juli 2021).

VALINA, C., ‘Understanding and caring for Architectural Drawings and Reproductions’, zie: www.slideshare.net/paprdva/jan2013-arscor (bezocht december 2021).

PORCK, Henk, en VOORBIJ, Henk, ‘Voortschrijdend verval en verzuring. Een studie naar het effect van 14 jaar natuurlijke veroudering op de papierkwaliteit in de collecties van de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief.’, zie: www.metamorfoze.nl/sites/default/files/documents/voortschrijdend_verval_%20en_verzuring_0.pdf (bezocht december 2021)

‘Metamorfoze ABC Handboek’, zie: www.metamorfoze.nl/sites/default/files/documents/Metamorfoze%20ABC%20Handboek%20dec-2013.pdf (bezocht december 2021).

BEENTJES, Gabriëlle, ‘Beslismodel digitaliseren Nationaal Archief 2011’, zie: www.metamorfoze.nl/sites/default/files/documents/Beslismodel%20digitaliseren%20Nationaal%20Archief%202011.pdf (bezocht februari 2022).

Tijdschriftenartikels :

MOENS, Sara, en ROCHMES, Sophia, ‘Eerste hulp bij kwetsbare kranten: Tips om krantenerfgoed veilig te stellen voor de toekomst’ in: META 96 (2020) 5, p. 34-35.