Het schatten van de toekomstige literatuuruitgaven, een model

De vraag is eenvoudig: hoe groot moet het literatuurbudget voor de universiteitsbibliotheek volgend jaar zijn? Bijkomende opdracht: maak meteen een schatting van de evolutie van dat budget over de volgende vijf jaar. Het antwoord is niet eenvoudig. Bovendien is er het gevaar van een over- schatting of een onderschatting. Stel dat je een budget aanvraagt dat uiteindelijk te klein blijkt te zijn om alle lopende tijdschriften en contractuele overeenkomsten met uitgevers te betalen: kun je dan zomaar geld bijvragen? Een overschot, zeker als dat een paar jaar na mekaar optreedt, kan in eerste instantie gebruikt worden om het literatuurbudget van het volgende jaar te spijzigen, maar het komt jouw geloofwaardigheid niet ten goede als dat elk jaar opnieuw moet gebeuren.

In de meeste universiteitsbibliotheken bestaan er methodes en werkwijzen die ondertussen al jarenlang toegepast worden. In dit artikel stellen we een eenvoudig model voor dat met enkele aannames en veralgemeningen tot een snelle berekening leidt. Tegelijkertijd houdt het model rekening met het gevaar van de variatie van de buitenlandse munteenheden. Met die variatie viel het recentelijk nogal mee: de evoluties van de Amerikaanse dollar en het Britse pond (waarin veel betalingen gebeuren in Vlaamse universiteitsbibliotheken) waren de laatste jaren meestal redelijk gestaag.

Het risico van een plotse verandering blijft echter bestaan. De grootte van dat risico, en de impact ervan op het literatuurbudget, kan met dit model berekend worden. Een vroege versie van dit model, in een Excel-toepassing, werd voorgesteld in april 2023 tijdens een congres in India (zie bit.ly/Delhi_2023). Daarom noemden we dat het Delhi-model. Ondertussen werd het model verfijnd en uitgebreid met een analysetool (eveneens een Exceltoepassing), de Pragyan-tool. Deze tool kan worden gebruikt voor de evaluatie van koersen van buitenlandse munteenheden over meer dan tien jaar. Op die manier kan het model met een minimum aan inspanningen en voorkennis wereldwijd toegepast worden.

Van te veel detail naar een werkbare oplossing

Kun je het literatuurbudget dat de volgende jaren benodigd is op de achterkant van een bierviltje berekenen? Ja, dat kan, bij benadering. Je moet veel aannames doen. Het is de mate van detail die de berekening complexer zal maken, en het bierviltje al snel overschrijdt. De eenvoudigste voorspelling is dat het literatuurbudget volgend jaar even groot zal zijn als dit jaar. Elke bibliothecaris weet echter dat de prijzen van de informatiebronnen jaarlijks stijgen. Dus, op de achterkant van het bierviltje noteren we: budget volgend jaar = budget huidig jaar plus percentage. En eigenlijk kom je daarmee, alles welbeschouwd, al redelijk ver. Met de ‘regel van 72’ berekenen we uit het hoofd dat met een jaarlijks stijgingspercentage van 4% het benodigde budget verdubbelt na 72/4 = 18 jaar. Sta bij dit cijfer even stil: 18 jaar is een heel korte tijd waarbinnen een verdubbeling van het budget optreedt. Is verdere verfijning nog nodig?

Als bibliothecaris weet je dat rekenen met een globaal (niet naar type informatiebron opgesplitst) budget onvoldoende nauwkeurig is. Elke packagedeal en elke aanschaf in consortium afzonderlijk beschouwen leidt enerzijds tot veel detail in de berekening, maar anderzijds is de berekening veel te complex om in een Excel-toepassing te gieten. Een gulden middenweg, het samenvoegen van types informatiebronnen tot een aantal groepen, biedt een oplossing. In het Delhi-model werken we met een aantal literatuurcomponenten of groepen van informatiebronnen (voor elk van de componenten kan een prijsstijging ingevuld worden als een percentage, met een pessimistische, een tussenliggende en een optimistische evolutie), bijvoorbeeld:

• boeken en monografieën;
• abonnementen op tijdschriften;
• institutionele packagedeals;
• packagedeals in consortiumverband; -
• losbladigen en bindwerk.

Rekening houden met de buitenlandse munteenheden

Het Delhi-model kan werken met de lokale munteenheid en tot vijf buitenlandse munteenheden. Voor elke literatuurcomponent worden de uitgaven in het basisjaar ingevoerd in de munteenheden waarin ze betaald worden. Daarnaast wordt voor elke gebruikte munteenheid de geschatte variatie ingevoerd, door middel van een pessimistische (buitenlandse munteenheid wordt duurder), een tussenliggende (munteenheid wordt niet of niet veel duurder of goedkoper) en een optimistische variatie (munteenheid wordt goedkoper). Voor het inschatten van de variatie van de munteenheden werd de Pragyantool ontwikkeld. Daar komen we op terug in een volgende paragraaf. De Excel-toepassing (het Delhi-model) kan daar verder mee aan de slag. De evolutie van de uitgaven wordt berekend over een periode van vijf jaar (zie figuur 1).

Input voor het Delhi-model

Het werkblad waarin de input ingegeven wordt, ziet er voor een oefening uit zoals weergegeven in figuur 2. Cellen in het groen mogen worden aangepast. Cellen in het oranje mogen worden aangepast, maar bevatten Excel-formules die het de gebruiker gemakkelijk maken: dat zijn kopieën van de waarden in andere cellen, zodat gelijke waarden niet telkens opnieuw ingevoerd moeten worden. Cellen in het rood mogen niet aangepast worden: dat zijn cellen die het model meteen berekende op basis van de ingevoerde waarden (er gebeurt bijvoorbeeld meteen een omrekening van de uitgave in een buitenlandse munteenheid naar de lokale munteenheid).

Output van het Delhi-model

De berekende resultaten worden in een tabel en in een grafiek (zie figuur 3) gepresenteerd. De tabel met de rekenresultaten wordt samen met de inputgegevens getoond, waardoor alles gemakkelijk in een rapport overgenomen kan worden.

De blauwe doorlopende lijn in figuur 3 toont het resultaat voor de tussenliggende prijsstijgingen en variatie van de buitenlandse munteenheden. De rode stippellijn stelt het pessimistische scenario voor (grote prijsstijgingen van de literatuurcomponenten en het duurder worden van de buitenlandse munteenheden). De groene streepjeslijn toont het optimistische scenario (waarbij de prijsstijgingen beperkt blijven en de buitenlandse munteenheden goedkoper worden).

In twee andere werkbladen worden de rekenresultaten in andere vormen en met meer detail getoond. De berekende uitgaven worden per literatuurcomponent in een taartdiagram voorgesteld. Dat is handig om na te gaan of een bepaalde evolutie een nadelig effect heeft voor de onderlinge verhouding van de literatuurcomponenten. Zie figuur 4. Ook de evolutie van de uitgaven aan individuele literatuurcomponenten wordt afzonderlijk voorgesteld. Zie figuur 5.

De Pragyan-tool

Het schatten van de variatie van de buitenlandse munteenheden is niet eenvoudig. Je kunt in het Delhi-model uit de losse pols een waarde van 5% of 10% invoeren, maar in hoeverre is dat realistisch? Er bestaan websites waar je de historische evolutie van munteenheden kunt checken, en soms is er de mogelijkheid om de historische jaarlijkse variatie te tonen. Veel handiger is het om een tool te hebben die meteen de jaarlijkse en de vijfjaarlijkse variatie van verschillende munteenheden toont. Dat is wat de Pragyan-tool doet. We ontwikkelden deze tool in Excel.

Het ontwikkelen van de tool ging niet van een leien dakje. In eerste instantie maakten we gebruik van de STOCKHISTORY-functie die vanaf Office 365 in Excel beschikbaar is. Het bleek echter dat de brongegevens, die Microsoft betrekt van Refinitiv, soms foutief zijn. Na contactname met zowel Microsoft als Refinitiv bleken beide de bal naar elkaar door te spelen, waardoor er niets aan gedaan werd. Daarom werd de Pragyan-tool gesplitst in twee onderdelen. Het basisgedeelte werkt met de STOCKHISTORY-functie, terwijl het alternatieve gedeelte werkt met ‘website scraping’ (dat maakt gebruik van Excel PowerQuery en een VBA-script). De structuur van de Exceltoepassing is voorgesteld in figuur 6.

Een gedeelte van de output (van het basisgedeelte) van de Pragyan-tool is weergegeven in figuur 7.

De output via het alternatieve gedeelte van de Pragyan-tool wordt in figuur 8 getoond voor het paar euro (EUR)-Indiase roepie (INR) waarvoor de STOCKHISTORY-functie foutieve gegevens levert. De inzet in het midden van figuur 8 toont hoe het voor de Indiase roepie misgaat in het basisgedeelte van de Pragyantool.

Acht oefeningen

Voor de Pragyan-tool en het Delhi-model werden acht oefeningen ontwikkeld. Er zijn twee oefeningen op het basisniveau (invoeren van gegevens in de Pragyan-tool en het Delhi-model). De output van deze oefeningen wordt gebruikt in de andere oefeningen voor het Delhi-model. Op gevorderd niveau zijn er zes oefeningen. De achtste en laatste oefening is op expertniveau. Zie het onderstaande schema (figuur 9).

Beschikbaarheid van de Pragyan-tool en het Delhi-model

Dit artikel geeft een globale kijk op het Delhimodel en de Pragyan-tool. Wie het model en de tool wenst te gebruiken, kan om te beginnen de beide handleidingen lezen die mee verpakt zitten in de zipfiles voor versie V1.0 die te vinden zijn via github.com/PVanouplines/ Delhi-Model.

Het Delhi-model en de Pragyan-tool zijn elk verpakt in een zipfile waarin opgenomen zijn:

• een blanco versie van het model of de tool (Excel-file);
• een Excel-file met enkele waarden ingevuld;
• een handleiding.

Via GitHub kan versie V1.0 gratis en zonder registratie opgehaald worden. De beschrijving van de acht oefeningen die bij versie V1.1 horen is gratis, maar staat slechts na registratie ter beschikking via de website BiblioBudgetModel.com. De lancering van versie V1.1 wordt via dezelfde website aangekondigd (dat zal ten vroegste eind juni 2024 zijn). Wie zich registreerde via de website krijgt persoonlijk een e-mail wanneer nieuwe versies en oefeningen ter beschikking komen.

> Meer informatie: Patrick.Vanouplines@vub.be en info@BiblioBudgetModel.com.