Zorgen dat je alle bestanden snel terugvindt en dat ze in een overzichtelijke structuur zit- ten voor heel de organisatie, het is een grote uitdaging voor heel wat informatiebeheerders. Traditioneel gaan zij en hun collega’s aan de slag met mappen op de pc of in de cloud. Met de komst van geavanceerde documentbeheersystemen zoals SharePoint Online krijgen we echter een nieuwe mogelijkheid: metadata. Maar is dat echt beter dan mapjes? Wat zijn de voordelen? En is dat niet te verwarrend voor onze gebruikers? Bij Stad Gent en Stad Brugge bogen we ons over die vragen voor onze eigen overstap naar SharePoint Online in het kader van de Gemeente zonder Gemeentehuis-subsidie. De antwoorden daarop delen we hier graag.

Sharepoint online

We vermeldden het al kort in onze introductie, maar in Gent en Brugge kozen we voor SharePoint Online. Dat is het samenwerkingsplatform en document management system (DMS) van Microsoft. Hoewel sommige van onze inzichten in dit artikel redelijk algemeen zullen gelden, zul je hier en daar wel merken dat we het specifiek over de mogelijkheden van dat Microsoft-platform hebben.

Waarom SharePoint Online?

We maakten de keuze voor SharePoint Online om twee redenen. De eerste was dat we – net zoals vele andere besturen – al helemaal in het Microsoft 365-ecosysteem zaten, waarbij SharePoint Online dus inbegrepen is. Zo kunnen we een DMS implementeren zonder extra licentiekosten. Let wel: de opslagcapaciteit waarover we beschikken binnen SharePoint Online wordt pro rata berekend. SharePoint Online kan dus wel extra kosten meebrengen als de voorziene opslagcapaciteit – gemiddeld 1 terabyte plus 10 gigabyte per licentie – niet volstaat. Door enkel actieve documenten te migreren en slim om te gaan met versiebeheer, zullen Brugge en Gent voorlopig geen extra opslag nodig hebben.

Ten tweede was het ook zo dat Teams sinds de coronaperiode goed ingeburgerd was in onze beide organisaties. Die Microsofttoepassing gebruikt in de achtergrond al SharePoint Online om bestanden op te slaan. Dat zorgde ervoor dat de voordelen en functionaliteiten al deels gekend waren. We hadden er daardoor goede hoop op dat SharePoint Online als DMS laagdrempelig zou zijn voor onze collega’s.

En wat met vendor lock-in?

Wie kiest voor een DMS dat niet open source is, zoals SharePoint Online, heeft mogelijk zorgen over vendor lock-in. Ook in Gent en Brugge stelden we ons daar vragen over. Microsoft blijkt zijn omgeving echter niet méér dicht te timmeren dan andere oplossingen. Ten eerste kun je al je bestanden en metadata uit SharePoint Online exporteren om te gebruiken in een ander systeem. Ten tweede is het mogelijk om een verbinding te leggen tussen SharePoint Online en je eventuele nieuwe toepassing dankzij de beschikbare application programming interface (API). Het vraagt uiteraard de nodige mappings tussen de twee tools, maar dat geldt ook voor andere DMSoplossingen. Ook het Vlaamse e-depot wil in de toekomst integratie met SharePoint Online mogelijk maken.

Als laatste is het belangrijk om te vermelden dat automatisaties niet exporteerbaar zijn. Dat is dus het enige wat je in je nieuwe tool opnieuw zult moeten opzetten. Het verhindert je echter niet om van DMS te veranderen. Alles bijeengenomen is er weinig tot geen gevaar voor een lock-in.

Wat zijn metadata?

Laat ons eerst een stapje terugzetten voor we de grote vragen tackelen. Want wat zijn dat nu precies, die metadata? We geven even een definitie:

Metadata zijn gegevens die de eigenschappen van verschillende soorten data beschrijven. Het zijn data over data.

Een voorbeeldje maakt dat duidelijk: wanneer je een Worddocument maakt, dan hangt er aan dat bestand ook informatie over jou, de auteur. Bovendien kun je zien wanneer het document gemaakt is of wanneer het voor het laatst gewijzigd is. Al die dingen kun je klasseren onder ‘metadata’.

Waarom afstappen van mappen?

Een map per dienst en daarin een map per project en proces. Klinkt logisch. Maar eigenlijk wil je in een projectmap ook een map per onderdeel. En daarin misschien ook eentje voor de facturen. Hoewel, die facturen horen ook in het procesmapje van de boekhouding. Waarin zij dan weer graag een overzicht per jaar hebben. Dus waar zet ik dat nu?

In slechts een paar lijnen kun je al meteen een aantal van de pijnpunten bij het gebruik van mappen zien. We lijsten er nog enkele op die ook bij gebruikers vaak voor frustratie zorgen:

Eenrichtingsverkeer: je kunt enkel dieper in je mappenstructuur of terug naar boven. Van de ene submap rechtstreeks doorklikken naar de andere gaat niet. Het zorgt voor heel wat onnodige kliks en tijdverlies.

Een labyrint aan mappen: zoals je in ons voorbeeldje kunt zien, krijg je al snel een complexe structuur van mappen en submappen. Daarin je weg vinden is niet eenvoudig, zeker als je nog niet vertrouwd bent met de opzet. Het zorgt dat men soms lang moet zoeken naar dat ene document met alle frustratie en inefficiëntie tot gevolg.

Onnodige kopieën: je facturen per stap in het proces plaatsen, maar ook in een overkoepelende financiële map? Dan ga je in een mappenstructuur kopietjes moeten maken. In een tijd waarin je digitale stockage – zeker in de cloud – duur betaalt, wil je liefst je opslagruimte inperken. Gegevens dubbel opslaan, is dus geen slim plan.

Nood aan afspraken: naamgeving van mappen en bestanden, waar welk document komt, welke mappen er nodig zijn, enzovoort. De complexiteit van een mappenstructuur vraagt heel wat richtlijnen om alles overzichtelijk te houden. De navolging is belangrijk, maar deze is moeilijk af te dwingen.

Hoe werken metadata precies?

In plaats van mappen te maken en daar documenten aan toe te voegen, zetten we al onze bestanden in één grote documentenbibliotheek. Binnen SharePoint Online krijg je dan een overzicht van alle items in de bibliotheek. Dat ziet er een beetje uit als een Excel-tabel. Elk bestand krijgt daarin zijn eigen lijn. Vervolgens voeg je kolommen toe zodat aan elk item een extra veld met informatie hangt.

In de praktijk

Laat ons even teruggrijpen naar ons mappenvoorbeeldje en de opbouw concreter maken. Je mappen worden eigenlijk je metadatakolommen. In plaats van een map per dienst, voegen we aan ons overzicht dus een kolom ‘Dienst’ toe. Daarin voeg je een lijst toe van alle diensten in de organisatie. Ook voor je projecten en processen maak je een kolom met een lijst van alle mogelijkheden. Voor opvolging maak je nog een statuskolom met opties zoals ‘Ontwerp’. Als laatste voeg je een kolom toe met ‘Type document’. Daarmee duid je aan of iets bijvoorbeeld een factuur of een presentatie is.

Een factuur krijgt dan bijvoorbeeld de metadata ‘Dienst Communicatie’, ‘Project Interne Huisstijl’, een status ‘Ontwerp’, en ‘Factuur’ toegewezen in de respectievelijke kolommen.

Hoe ga je metadata bepalen?

Het voorgaande voorbeeld maakt metadata hopelijk al wat concreter. Het toont je echter nog niet hoe je precies tot deze kolommen komt. We kunnen daar kort over zijn: welke metadata heb je nodig? De juiste. Wil je wat meer hulplijnen, dan kun je de vijf richtlijnen bekijken waarmee wij – als informatiebeheerders, maar ook als gebruikers – metadata willen bepalen binnen onze organisaties.

1.Bekijk je huidige mappenstructuur

In Windows Verkenner breng je structuur aan in je bestanden aan de hand van mappen. Die zijn een ideaal vertrekpunt om te kijken welke metadatakolommen je nodig hebt. In veel gevallen zal een kolom gelijkstaan aan een niveau in je mappenstructuur. De verschillende mappen zijn dan weer de inhoud van die metadatakolom. Zitten er in de map ‘Rapportering’ bijvoorbeeld mappen zoals ‘Jaarverslag’, ‘Projectvergadering’ en dergelijke, dan kun je het best een kolom ‘Type rapportering’ aanmaken, en zijn ‘Jaarverslag’ en ‘Projectvergadering’ opties in deze kolom.

2. Gebruik zo weinig mogelijk metadata

In Gent en Brugge mikken we idealiter op een viertal metadatakolommen per bibliotheek. Daarin maken we bovendien nog een onderscheid tussen noodzakelijke en minder belangrijke. Die noodzakelijke kolommen maken we verplicht om in te vullen, hoewel we dat zoveel mogelijk proberen te vermijden. Voor onze organisaties bleek dat een mooi evenwicht, maar dat is afhankelijk van je eigen noden. Het is belangrijk dat de medewerker zelf het nut inziet van de metadata die ingevuld moeten worden, want als de metadatakwaliteit gebrekkig is, wordt ook de zoekfunctie in SharePoint Online minder betrouwbaar.

3. Benut bestaande metadata

Een DMS, en dus ook SharePoint Online, houdt automatisch al enkele metadatavelden bij. Denk maar aan de datum waarop een bestand gemaakt of gewijzigd wordt, de auteur en het bestandstype. Maak hier dus gebruik van. Zo is een titelveld altijd verplicht. Als je dan een jaarverslag wilt toevoegen, kun je nadenken over hoe je door je documenten wilt kunnen navigeren. Volstaat het om de jaarverslagen te vinden aan de hand van een zoekopdracht? Dan zet je ‘Jaarverslag’ in je documenttitel, en niet in je metadata. Wil je alle jaarverslagen gegroepeerd kunnen weergeven? Dan maak je wel een metadataveld om het documenttype bij te houden, met dus ook de optie ‘Jaarverslag’.

4. Wanneer vaste vorm, wanneer vrije tekst?

Binnen SharePoint Online heb je heel wat verschillende vormen metadata. Zo heb je keuzemenu’s, datum en tijd, personen en vrije tekst. Denk goed na over welk datatype je waar verkiest. Kolommen met vaste vorm verminderen de kans op fouten, maar zijn niet overal geschikt. Wil je een wildgroei aan termen vermijden, dan kies je liefst voor een vast keuzemenu. Als er binnen een metadataveld net veel variatie mogelijk is, kies je beter voor vrije tekstvelden.

5. Ken je metadata automatisch toe

In SharePoint Online is het mogelijk om aan elk bestand in een bibliotheek automatisch bepaalde metadata toe te kennen via overerving. Maak hier dankbaar gebruik van. Je kunt er hierbij voor kiezen om dat zichtbaar te doen, maar je kunt er ook voor kiezen om de kolom met automatische metadata te verbergen. Zo kun je de belangrijkste metadata op documensetniveau toekennen, waardoor alle onderliggende documenten die automatisch erven.

Metadata bepalen doe je best op maat

Het bepalen van metadata is geen oefening die je één keer doet voor heel de organisatie. Bij Floo, het deelplatform van Gent en Brugge, kiezen we ervoor om de gegevens per traject op maat te bepalen. Dat maakt dat ze bijzonder relevant zijn voor de dienst of het project waaraan de SharePoint Online-site gelinkt is.

Het zorgt er ook voor dat we een wildgroei aan kolommen voorkomen. We merken immers dat collega’s in hun enthousiasme heel wat metadatakolommen willen toevoegen; meer dan nodig meestal. Het invullen van metadata vraagt echter ook steeds een inspanning, zeker in het begin. Als je dan als gebruiker heel wat velden moet invullen telkens je een document maakt, schrikt dat eerder af. Door onze kolommen zoveel mogelijk te beperken en ze op maat – en dus relevant – te maken, verhogen we de adoptiegraad onder onze collega’s.

Hoe lost metadata onze uitdagingen op?

De kracht van metadata in SharePoint Online zit in de mogelijkheid om filters en sorteerregels te gebruiken op basis van die informatie. Net zoals je dat in een Excel-tabel kunt doen. Wil je alle bestanden voor de Dienst Communicatie? Dan filter je de kolom ‘Dienst’. Dat lost heel wat van onze bovenstaande uitdagingen op.

Van eenrichtingsverkeer naar navigeren in alle richtingen: zitten er procesbestanden verspreid over verschillende dienstmappen? Dan hoef je dankzij metadata niet meer in en uit de mappen van de betrokken diensten te klikken. Je filtert gewoon op het juiste proces, maar laat in de ‘Dienst’-kolom alles aangevinkt staan. Voilà, je ziet alle procesbestanden over diensten heen.

Van een labyrint naar één gefilterd, doorzoekbaar overzicht: dankzij metadata staan al je bestanden op één plek. Je weet dus altijd op welke plaats een bestand staat. Je filters dienen enkel om het uit de hoop omhoog te vissen. Bovendien sturen metadata mee de zoekfunctie binnen SharePoint Online aan. Die functie wordt dus veel performanter en kan sneller het juiste bestand voor je opsnorren.

Van onnodige kopieën naar één bestand: je moet een factuur gerelateerd aan een communicatieproject niet meer kopiëren om het terug te vinden onder twee verschillende diensten. Of je nu filtert op ‘Dienst Financiën’ of ‘Dienst Communicatie’, zolang je als bestandstype ‘Factuur’ koos, zul je het item terugvinden onder beide. Zo werk je steeds aan hetzelfde bestand.

Van nood aan afspraken naar ... minder afspraken: helaas, ook bij metadata is er nood aan duidelijke richtlijnen. Wel is de set afspraken beperkter. Een typische afspraak zoals naamgeving met documenttype of datum is niet meer nodig. Dat worden metadatakolommen. Bij ons krijgen collega’s de mogelijkheid om aanvullend eigen nuttige metadata te kiezen. Daarnaast bieden we ook een aantal centraal beheerde kolommen aan, zoals een lijst van diensten. Ook heeft afwijken van de richtlijnen in de meeste gevallen een kleinere impact.

Centraal versus op maat

Kies je voor metadata dan krijg je de keuze om alles te centraliseren of collega’s ook de mogelijkheid te geven om zelf metadatakolommen aan te maken. Een tweeledige aanpak lijkt ons het best:

Centraal: bepaalde algemene informatie kun je het best aanbieden via centraal beheerde kolommen. Denk maar aan een lijst met alle diensten binnen de organisatie of eentje met al je sites. Collega’s kunnen deze dan in één klik toevoegen aan hun eigen configuraties.

Zelf aanmaken: collega’s zelf hun metadata laten bepalen, is essentieel. Enerzijds zorgt het ervoor dat de informatie beter aansluit bij hoe men werkt, anderzijds helpt het een draagvlak te creëren bij de overstap. Wat ook belangrijk is om maximaal nut te halen uit je investering.

Kinkt nog steeds als veel klikken

Filteren, sorteren, ... je denkt waarschijnlijk: dat zijn best nog veel kliks. En daarin heb je gelijk. Gelukkig is daar ook een oplossing voor: ‘weergaves’. In een weergave zet je een bepaalde filter- en sorteerconfiguratie vast die je vaak nodig hebt. Door later in je overzicht de juiste weergave te kiezen, zet je in één klik die specifieke instellingen terug. Zo filter je bijvoorbeeld in een oogwenk alle presentaties van de Dienst Communicatie rond een bepaald project, als je daar eerder een weergave van maakte. Bovendien is het ook mogelijk om persoonlijke weergaves te maken. Zo maak jij de configuraties die het best passen bij hoe jij werkt.

Weergaves en mappen

De oplettende lezer heeft misschien al door dat weergaves bestanden bundelen op een gelijkaardige manier als mappen. Zo kun je het inderdaad bekijken. Een map is eigenlijk ook een soort van weergave, maar dan wel een erg statische en moeilijk aan te passen ‘view’. Wie zijn mappen wil herorganiseren, is algauw een middag kwijt. Wie andere zaken in zijn filter/weergave wil betrekken, moet slechts een aantal parameters in de filter aanpassen. Nog een voordeel van met metadata en weergaves te werken dus.

Nuttig voor de toekomstige innovatie

Ook voor toekomstige innovaties zullen metadata interessant blijken te zijn. Denk maar aan het opzetten van automatisaties gebaseerd op een statuskolom of andere eigenschappen. Ook artificiële intelligentie (AI), overal toch een hot topic, heeft in dit debat bijvoorbeeld een plaats. AI moet namelijk getraind worden met gegevens. En die modellen ‘begrijpen’ je data nu eenmaal beter als er metadata aanhangen. Stap je dus af van de traditionele map en ga je richting deze ‘data over data’, dan zul je veel gerichter en beter AI-innovaties beschikbaar kunnen maken voor je organisatie. Het werkt trouwens in twee richtingen, want als de algoritmes je informatie goed begrijpen, kunnen ze je bestanden ‘taggen’ met de juiste metadata. Twee vliegen in één klap dus. Het is echter slechts een van de mogelijke voorbeelden waarvoor je in de komende jaren je metadata kunt inzetten.

Een grote aanpassing

Er zijn heel wat voordelen verbonden aan metadata. Toch betekent deze werkwijze een grote omslag voor collega’s. Zij moeten naast een bestandsnaam nu ook steeds een aantal velden invullen. Daarom dat we ten stelligste aanraden om het aantal metadatakolommen te beperken en echt op maat van een dienst of project te werken. Dat maakt iedereen ontvankelijker voor de verandering en de bijkomende inspanning. Gelukkig bieden de juiste metadatakeuzes ook voelbaar voordelen voor de dagelijkse werking. Dat maatwerk zorgt dus voor een langzame opstart, maar rendeert op lange termijn. De nogal steile leercurve kan binnen je bestuur voor een struikelblok zorgen. Kies je voor metadata, besteed dan bij je DMS-implementatie voldoende aandacht aan het begeleiden van deze overstap. Opleidingen en demonstraties van de mogelijkheden zijn hierbij essentieel.

Een overstap naar SharePoint Online zonder metadata

Wil je wel naar SharePoint Online overstappen, maar weet je niet of inzetten op metadata de juiste stap vooruit is voor jouw organisatie? Dan vraag je je waarschijnlijk af of je de overstap ook zonder die ‘data over data’ kunt maken. Hoewel dat technisch zeker mogelijk is, raden wij het af. Het is namelijk in die extra gegevens dat de kracht van een modern documentbeheersysteem schuilt. Dat wil echter niet zeggen dat je definitief vaarwel moet zeggen tegen je vertrouwde mappen. Heel wat organisaties combineren beide om hun eigen systeem uit te bouwen. Daarbij hanteren ze volgende richtlijnen:

• Vermijd een uitgebreide mappenstructuur.
• Beperk je mappen tot de hoogste organisatieniveaus zoals departementen of diensten.
• Gebruik metadata voor alle verdere opsplitsingen buiten die grote silo’s.

Wij kiezen voor metadata

In het grote debat tussen mappen of metadata kiezen de Gentse en Brugse informatiebeheerders hoofdzakelijk voor metadata. We bekijken uiteraard hoe het gebruik hiervan evolueert binnen onze organisaties en passen aan waar nodig. Toch geloven we sterk in metadata en daar hebben we goede redenen voor. Metadata zorgen ervoor dat gebruikers:

• veel dynamischer navigeren binnen hun bestanden;
• bestanden veel sneller vinden;
• veel meer op maat kunnen werken bij het maken van weergaves;
• doeltreffender te werk gaan.

Als beheerder zorgen ze dat:

• je klaar bent voor toekomstige innovaties zoals artificiële intelligentie;
• je beheer in het algemeen eenvoudiger wordt.

Mappen zijn niet van onze radar verdwenen Hoewel we er in Gent en Brugge voor kiezen om metadata in te zetten, houden we de vinger aan de pols van de noden van onze organisaties. Zo blijkt nu al dat er in bepaalde gevallen toch een vraag is naar één of twee niveaus aan mappen. Bijvoorbeeld om bestanden te groeperen die eerder los aan elkaar hangen. Zo heeft de Brugse IT-dienst een kennisdatabank in SharePoint Online over alle producten, met uitgebreide handleidingen en screenshots. Per product is er een documentenset. Om alle screenshots helder te bundelen, is een mapje de netste oplossing.

De mogelijkheid om mappen aan te maken zullen we echter niet standaard aanbieden, om te voorkomen dat SharePoint Online al snel een duplicaat wordt van de werkwijze van de netwerkschijven. Wel bekijken we per traject of er een nood is. Zo maken we steeds een doordachte keuze.

Ontdek meer over metadata

Ben je geïntrigeerd door metadata na het lezen van dit artikel? Dan kun je terecht op Floo, het deelplatform dat Gent en Brugge samen opzetten. Daar delen ze hun kennis, maar wisselen alle Floo-leden ook hun inzichten met elkaar uit rond documentbeheer in SharePoint Online. Meld je aan voor het deelplatform via floo.vlaanderen.