Plots is het zover: een gewaardeerde collega neemt afscheid. De jarenlang opgebouwde kennis en expertise dreigt daarmee onherroepelijk te verdwijnen. Tenzij de organisatie actie onderneemt en een traject voor kennisborging opzet. Hoe dat precies in zijn werk gaat, legt FARO uit in een handleiding met invulbladen en concrete voorbeelden. Hierbij delen we alvast vijf gouden tips.

Tip 1: begin er op tijd aan!

Kennis en kunde overdragen is geen kwestie van eenvoudig kopiëren van het ene hoofd naar het andere. Wacht dus niet tot de laatste werkweek van je collega, maar begin een jaar voor diens vertrek. Zo heb je alle tijd om samen in kaart te brengen welke kennis er precies doorgegeven moet worden en op welke manier dat het best kan gebeuren. Sommige kennis kan bijvoorbeeld uitgeschreven worden, voor andere dingen zijn opleidingen de beste optie. Of het kan zinvol zijn om naast stappenplannen ook video’s op te nemen. Hoe meer dat soort tools met aandacht gemaakt worden, hoe beter ze het vertrek van je collega kunnen opvangen.

Tip 2: denk breed in soorten kennis

Bepaal samen met je collega welke kennis er moet worden overgedragen. Denk daarbij niet alleen aan specifieke vakkennis of wetenschappelijke inzichten, maar ook aan omgevingskennis (het netwerk van personen en organisaties relevant voor de job), organisatiekennis (herinneringen aan de evolutie van de werkplek), praktische wijsheid (hoe afwegingen maken en beslissingen nemen) en toekomstgerichte kennis (wat zijn de uitdagingen voor de organisatie en hoe kunnen we daarop inspelen?). Vergeet ook niet de praktische vaardigheden op te lijsten.

Tip 3: maak keuzes

Hoe breder je denkt, hoe meer kennis er natuurlijk in aanmerking komt. Het is echter onmogelijk om een exacte kopie te maken van de kennis van je collega. Informatieverlies is hoe dan ook onvermijdelijk. Bepaal dus welke domeinen cruciaal zijn en doe dat samen met de collega’s die uiteindelijk met de overgedragen kennis aan de slag zullen gaan: wat willen zij precies weten? Wat hebben zij nodig? Stel samen een timing op voor het borgingsproces, waarin je ook de concrete output opneemt.

Tip 4: zorg dat er iemand is die de kennis kan aannemen

Niets zo frustrerend als veel werk steken in het optekenen van kennis die niemand zal raadplegen. Bij de overdracht van kennis is er een zender, maar ook een ontvanger. Betrek deze partij van bij de start. Dat heeft nog een tweede voordeel, want mensen met jarenlange ervaring vinden veel zaken vaak vanzelfsprekend. Een buitenstaander kan juist vragen stellen om die impliciete aannames of verzwegen stappen naar boven te krijgen. Borgen in dialoog zorgt dus voor een beter resultaat.

Tip 5: zorg dat het een aangename ervaring is

Dit is misschien wel de allerbelangrijkste tip! Zorg dat de vertrekkende collega zelf een goed gevoel heeft bij de kennisoverdracht. Het is immers niet de bedoeling om iemand net voor vertrek als een citroen uit te persen. Laat de afscheidnemende collega zelf kiezen op welke manier de kennis overgedragen wordt. Is het iemand die graag schrijft, of eerder iemand die wil lesgeven? Is een stappenplan uittekenen fijn om te doen, of wil iemand liever kennis delen in vraag-en-antwoordbijeenkomsten? Door goed te luisteren naar de noden van je collega maak je van het kennisborgingstraject een waarderend en warm afscheid.