De worsteling van archivarissen met context(en)

Bovenstaande titel was de naam van de studiedag die de VVBAD op 27 februari organiseerde in het FORUM van het Gentse Universiteitsmuseum (GUM). De recentste telg van de International Council on Archives (ICA), Records in Contexts – kortweg RiC – wordt volop internationaal gelanceerd. Er moest een sprekende titel gekozen worden die de Vlaamse archivaris over de streep kon trekken om naar deze ‘standaarden’-studiedag te komen. Gelukkig liep dat wel los. De studiedag was al snel volzet. Bij aanvang van de dag peilden we hoe groot de koudwatervrees bij de aanwezigen was. En dat viel best mee. De tijd is dus rijp voor een volgende stap. Hoe we die stap moeten zetten, is een andere vraag.

Modellen en standaarden ogen nu eenmaal abstract en theoretisch. Ze zijn niet onmiddellijk inzetbaar en vereisen een gepaste vertaalslag. Daarom organiseerde de ICA de International Study Day on Early Implementations of RiC op 15 november 2023. Tijdens deze dag werden het RiC-regelwerk en de eerste concrete toepassingen toegelicht. Meerdere archivarissen stipten aan dat het ofwel de gebruikers ofwel duidelijke noden waren die hen richting RiC geleid hadden. We herkenden ons hierin.

Met deze bijdrage willen we de archiefcollega’s inspireren. We hopen dat Vlaanderen (nog meer) goesting krijgt om met RiC aan de slag te gaan. Het Universiteitsarchief Gent implementeerde ondertussen meerdere conceptuele RiC-principes in ARCHIT, de archiefbeheeromgeving van de Universiteit Gent (UGent). ARCHIT draait al binnen de UGent. Dit najaar hopen we ARCHIT ook aan het publiek te kunnen voorstellen.

Vragen staat vrij. Klant is koning'

Het begon allemaal met vragen van de gebruiker. Het Universiteitsarchief Gent is van bij de oprichting in 1972 een dienstverlenende archiefdienst. Concreet betekent dit dat het onze taak is om alle vragen van het bestuur, de administratie en de pers zo snel mogelijk te beantwoorden. De archivarissen duiken naast de onderzoekers zelf de archieven in, op zoek naar de gepaste antwoorden. Deze vragen zijn heel gevarieerd en hebben betrekking op de UGent-actoren, de archieven, de taken die de UGent uitvoert en de bewaarstrategie die van toepassing is binnen de UGent.

Actoren en context

Door de jaren heen ontvingen we een heleboel context-vragen zoals: Wat is een rector? Hoe veranderde deze rol door de jaren heen? Hoeveel (vrouwelijke) rectoren telde de UGent? Welke faculteiten leverden een rector aan? Hoeveel rectoren waren politicus?

Hoewel onze opdrachtgever verwachtte dat het Universiteitsarchief Gent deze informatie hapklaar op de plank had liggen, of deze snel kon opsporen, was dat vaak niet het geval. Aanvankelijk losten we ad hoc de vragen op. Toen we bijvoorbeeld gevraagd werden om de bouwstenen aan te leveren voor een portrettengalerij van rectoren in de Aula, gingen we samen met de Directie Communicatie en Marketing aan de slag.

We zochten in wetten, decreten en reglementen de rol van een rector op en plozen de verkiezingsprocedure en de bevoegdheden uit. Dat was een noodzakelijk werkje, al was het maar om de duur van een ambtsperiode te kennen en hoe het ambt verdeeld werd onder de faculteiten. Vervolgens gingen we na wie het ambt van rector door de jaren heen invulde, voor welke periode en aan welke faculteit deze persoon verbonden was.

Met deze informatie in de hand konden we systematisch per rector een afbeelding opsporen voor de portrettengalerij. De informatie rond de positie van rector koppelden we aan het overzicht van de rectoren. We structureerden de informatie naar de geest van de International Standard Archival Authority Record (ISAAR) en de International Standard for Describing Functions (ISDF) en plaatsten de informatie op onze website. De fotogalerij was in de Aula te bezichtigen en werd eveneens op de UGent-website geplaatst.

Onze opdrachtgever was zeer tevreden. En stelde nog meer vragen. Wanneer werd door de jaren heen het nieuwe academiejaar geopend en hoe vierde de UGent dat? Sinds wanneer vieren we Dies Natalis?

Ook decanen wilden een eigen wall of fame. De bijkomende vragen volgden al snel. Wat is een faculteit? Waar staat elke faculteit precies voor? Wanneer en hoe is faculteit x ontstaan? Wat doet een decaan en hoe evolueerden we van vier faculteiten in 1817 tot elf faculteiten vandaag? Wanneer zijn de vakgroepen opgericht en waarom?

We clusterden de vragen en pasten dezelfde methodologie toe. Finaal plaatsten we de gevonden informatie op de UGent-website. Het was een succesverhaal, tot de webmaster van de UGent ons aansprak. Hij gaf aan dat dit type informatie heel interessant was, maar dat het niet thuishoorde op de UGent-website. Die UGent-website is immers voorbestemd voor de meest actuele informatie.

Historische overzichten en weetjes horen thuis in een duidelijk afgebakende context, namelijk in een archiefomgeving. Bij de ingebruikname van een archiefbeheersysteem dienden we voor dit soort informatie een plaatsje te reserveren. We noteerden deze functionele vereisten in ons ‘lastenboek’.

Archieven en context

Daarnaast stelden gebruikers veel vragen over de archieven en de archiefstukken zelf. En daarmee snijden we een nieuwe thematiek aan. We stellen vast dat:

1. bepaalde archieven of archiefstukken niet aanwezig zijn binnen de UGent en we de gebruiker een gepaste zoekmethodiek dienen aan te reiken;
2. sommige bronnen goed gekaderd moeten worden, zodat de verwachtingen van de gebruiker overeenstemmen met de inhoud van de bron.

Laten we dat even bekijken.

Archieven detecteren

Sommige bronnen ontbreken, omdat ze elders bewaard worden. De Gentse Universiteit werd mede door de stad Gent opgericht. Wat later nam de federale overheid deze rol van de stad over. Deze documenten worden in Archief Gent en in het Rijksarchief bewaard. Pas in 1991 beschikt de Gentse Universiteit over een vergrote autonomie, waardoor heel wat taken door de UGent zelf georganiseerd konden worden.

Daarnaast ontbreken heel wat persoonlijke archieven van onze bestuurders of professoren. Toen de biografie van rector August Vermeylen geschreven werd, leverde dat een stevige zoektocht op. Rector Vermeylen was een veelzijdig man en profileerde zich als schrijver, Brusselaar, flamingant, senator, socialist, hoogleraar en bestuurder. De veelzijdigheid van deze figuur weerspiegelt zich ook in het aantal plaatsen waar zijn archief terug te vinden is.

We beschikken niet over het ‘persoonsarchief Vermeylen’, wel over losse stukken, die soms onderdeel zijn van een groter archief en soms los bewaard worden. Ook dan helpt context ons verder: August Vermeylen was een gedreven UGentbestuurder. Uit de archieven van zijn verschillende bestuursniveaus kunnen we toch heel wat bronnen aanleveren. De continue archiefdoorstroom van het Kabinet van de Rector naar het Universiteitsarchief Gent is verzekerd.

De documenten die Vermeylen mee opstelde in zijn functie als voorzitter van het Hoger Instituut voor Kunstgeschiedenis en Oudheidkunde Gent of als decaan van de Raad van het Hoger Instituut voor Opvoedkunde, zijn terug te vinden in de archieven van desbetreffende instellingen. Zijn personeelsdossier en cursussen zijn eveneens bewaard. En dan zijn er buiten de UGent meerdere archiefbewaarplaatsen waar je archieffragmenten kunt terugvinden. Wat is de meerwaarde van RiC in dat geval?

Als we August Vermeylen in het traditionele UGentarchievenoverzicht opzoeken, vindt de onderzoeker niets terug. Als we gebruikmaken van de relationele zoekmethode, dan leidt de actorfiche van August Vermeylen ons vlotjes naar de vele relevante archieffragmenten binnen en buiten de UGent. Daarnaast: als we in onze ARCHIT-zoekrobot de zoekterm ‘August Vermeylen’ ingeven, levert dat 880 archiefstukken op basis van de beschrijvende metadata op en 1047 op basis van een full text search door de gedigitaliseerde archiefstukken.

Wetende dat momenteel slechts twintig procent van de archiefinventarissen opgeladen zijn in ARCHIT, is dat een indrukwekkend zoekresultaat. Zoveel zoekresultaten kun je alleen maar bekomen als we de traditionele globale beschrijvingstechniek die we in de klassieke archiefinventaris hanteren, combineren met detailbeschrijvingen van de archiefbestanddelen, archiefstukken of archiefonderdelen. En indien documenten digital born of gedigitaliseerd zijn, is een full text search-functionaliteit ook handig. Kortom: door RiC-principes toe te passen, zijn onze zoekresultaten fenomenaal gestegen. We combineren nu vier zoekmethodes:

1. een traditioneel archievenoverzicht;
2. de relationele zoekstrategie tussen de verschillende entiteiten;
3. het googliaans doorzoeken van de beschrijvende metadata;
4. full text search door de gedigitaliseerde documenten.

Bronnen contextualiseren

De populairste en meest opgevraagde bron is de stichtingsakte van onze alma mater. En … daar beschikken we niet over. Je kunt op weinig begrip rekenen als je niet kunt uitleggen hoe dat komt. Wel, koning Willem I keurde op 25 september 1816 het Reglement op de inrigting van het Hoogen Onderwijs in de Zuidelijke Provincien goed. Hierin werden alle universiteiten in de Zuidelijke Nederlanden in één pennentrek opgericht. Het bewuste koninklijk besluit met betrekking tot deze massaoprichting is terug te vinden in het Nationaal Archief Den Haag, Nederland. Uiteraard ging de opening van de nieuwe Gentse Universiteit gepaard met een groots feest. Een stichtingsakte werd echter nooit opgemaakt of overhandigd.

Een ander voorbeeld: gebruikers verwachten dat de studentenkaart een eeuwenoude traditie is. Of dat de studiefiches – die nu opgenomen zijn in de Studiekiezer – van bij de start van de UGent opgemaakt werden en dat we exact weten welke thema’s aan bod kwamen tijdens de lessen. Helaas, dat stemt niet overeen met de realiteit. Het is belangrijk om dat aan de gebruiker duidelijk te maken en mee te geven dat de verwachtingen bijgesteld dienen te worden. Een zoektocht hoeft niet langer te duren dan noodzakelijk.

Gebruikers raken ook verward wanneer ze vaststellen dat de UGent in bepaalde periodes twee jaarverslagen opmaakte. “Wat is nu het ‘echte’ jaarverslag?”, horen we ze dan vragen. Beide jaarverslagen zijn echt, ze werden met een ander doel opgemaakt. Enkel door extra context over de bronnen te verschaffen, kunnen we hun verwachtingen bijstellen en ze dichter bij de toenmalige tijdsgeest brengen.

Indien er een bron is waarover regelmatig vragen gesteld worden en waarbij we de verwachtingen dienen bij te sturen, stellen we een gestructureerde documentfiche op, die op ISDF gebaseerd is. In deze fiche identificeren en typeren we deze bron en geven we aan waarom ze al dan niet gevonden kan worden. De fiche koppelen we aan het reële archiefbezit in onze collectie. Elke keer als een gebruiker een vraag over deze bron stelt, verwijzen we door naar deze documentfiche.

Functies en context

Hoewel ISDF weinig populair is bij archivarissen, vertrekken de UGent-medewerkers steevast vanuit de continuïteit van hun taken. Vervolgens koppelen ze daaraan de documenten die ze vormen en ontvangen. Taken, series en documenten vormen met andere woorden één samenhangend geheel.

We omarmden de functionele insteek – en ISDF – bij het opstellen van de inventaris. Meerdere archieven werden functioneel beschreven, zoals de inventaris van de bronnen voor de inschrijvingen van de studenten, het archief van de Durf Denken-campagne, het archief van de discipline Dialectologie of het archief van de opleiding Toegepaste Taalkunde. Hoewel het organiseren van de opleiding Toegepaste Taalkunde door de jaren heen één continue opdracht was en een prachtig samenhangend archief opleverde, werd deze opdracht door maar liefst vijf verschillende onderwijsinstellingen georganiseerd. De effecten van de vele organisatorische wijzigingen die een instelling ondergaat, worden weleens overschat.

Om ISDF als standaard helemaal bruikbaar te maken, benoemden we specifieke ‘functies’ binnen de UGent, zoals:

1. het organiseren en de evolutie van disciplines (Dialectologie) of opleidingen (Toegepaste Taalkunde);
2. het organiseren van de protocollaire activiteiten (het uitreiken van de eredoctoraten, de opening van het academiejaar);
3. gebeurtenissen, evenementen en projecten (Gravensteenbezetting 1949, de rol van de studentendoop);
4. de evolutie in een bron (het jaarverslag, de studiefiche, het diploma, de studentenkaart).

Bewaarstrategie en context

Ook het opstellen van een waarderingskader vereist wel wat context om doordachte adviezen te kunnen uitwerken. Onze selectielijsten werden aanvankelijk per administratieve eenheid volgens de Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie (IAVA)- principes opgesteld en finaal door het Rijksarchief bekrachtigd. Deze traditionele selectielijst bevat naast het overzicht ‘selectielijst’ informatie over de institutionele evolutie, de opdrachten, de archiefvorming en het archiefbeheer. Deze instrumenten sloten niet volledig aan bij de noden en vragen van de UGentmedewerkers. Chantal Vancoppenolle (Rijksarchief Gent), die destijds toezicht hield op onze selectiepolitiek, moedigde ons aan om ook in onze selectielijsten de taken centraler te plaatsen en daaraan de te waarderen documenten te koppelen. Ook nu omarmden we de functionele insteek – en ISDF.

RiC aan de UGent

De samenhang tussen het ambt van rector, de professoren die dat ambt invulden, de faculteit waaraan de rector verbonden was, de taken die de rector als bestuurder of als professor vervulde, de vele verspreide archieven en archiefstukken binnen en buiten de UGent en de bewaarstrategie of selectieregels die betrekking hebben op de rectorale archieven …

Al deze verschillende contextelementen zal het Universiteitsarchief Gent samenhangend en in relatie tot elkaar aanbieden. Deze manier van archiveren, het gecontextualiseerd aanbieden van archiefstukken, sluit nauw aan bij de principes die we terugvinden in de RiC-standaard van de ICA. RiC verbindt vier hoofdentiteiten relationeel, namelijk de Record Resource, de Agents en de Events en een nieuwe entiteit, namelijk Rule. Binnen de UGent werken we met de entiteiten Record Resource, Agents en Events.

Naast het relationeel beschrijven van archieven brengt RiC enkele interessante verruimingen met zich mee. De term archief maakt plaats voor Record Resource (record, record set en record part). Deze elementen kunnen relationeel, in een boomstructuur of ‘los’ beschreven worden. Een interessante insteek waarmee we aan de slag zijn gegaan. Het duiden van archiefvormers/actoren (Agents) blijft behouden en wordt uitgebreid met de begrippen Positions (paus, rector, president) en Mechanisms (systemen/applicaties).

De entiteit Rule gebruiken we nu nog niet. We zijn ervan overtuigd dat deze entiteit het best uitgebouwd kan worden in samenspraak met juristen van het federale en het Vlaamse niveau. We houden ook de dataset van de entiteit Gebouwen achter de hand. De UGent voegt daarentegen van bij de start een extra entiteit toe, namelijk de Bewaarstrategie. Deze nieuwe entiteit staat in relatie tot de hogervermelde entiteiten. De contextinformatie die opgenomen wordt in een actor- en in een functiefiche kan immers zowel bij het inventariseren als bij het waarderen nuttig zijn.

Willen we efficiënt onze archiefbeheersinstrumenten beheren en actualiseren, dan schrijven we slechts één keer een geschiedenis van een actor en maken we één keer een functiefiche op. Deze fiches koppelen we zowel aan onze bewaarstrategie of selectieregel als aan de inventaris. We passen de principes van een efficiënt en effectief informatiebeheer toe op onze eigen werkinstrumenten. RiC is daarbij het onderliggend regelwerk dat dit slimme archiefbeheer kan faciliteren.

RiC: lust of last

Wat zijn onze eerste ervaringen met het werken volgens de conceptuele RiC-principes? Contextueel archiveren werkt drempelverlagend en stimuleert participatie, cocreatie en samenwerking. Het wordt als nuttig en noodzakelijk beschouwd en tegelijkertijd als een onoverkomelijk werk. En dat is het ook. Ware het niet dat er in het archiefteam twee archivarissen waren die gedurende 35 jaar maar liefst 14 tentoonstellingen opgesteld hebben en 46 publicaties geschreven hebben. Ze hadden heel wat kennis vergaard of ze wisten in welke bronnen de antwoorden terug te vinden waren.

Naast de gebruikersvragen begonnen ook de jongere archiefcollega’s contextvragen te stellen aan de anciens en hun kennis te registreren. Deze methode hielp ons om heel wat relevante context te verzamelen en de impliciete kennis die in hun hoofden aanwezig was, te formaliseren. Het waren dé sleutels om de UGent en de archiefvorming binnen onze alma mater beter te begrijpen. Deze historische kennis, hun werkervaringen én hun jarenlange inzet om de Gentse universiteitsgeschiedenis en -archieven te ontsluiten, waren cruciaal bij de opbouw van dit nieuwe context-apparaat.

Archiefvormers zijn eveneens bijzonder enthousiast en werken graag mee aan de contextuele ontsluiting van hun archieven. Ze leveren meer achtergrondinformatie, ze schrijven zelf hun geschiedenis, ze kaderen de overgedragen of geschonken archieven en de context waarin ze ontstaan zijn. Het enthousiasme van archiefvormers werkt erg aanstekelijk. De aangereikte archieven zijn van een hogere kwaliteit, vollediger, beter geordend, gemetadateerd en gecontextualiseerd.

Door het verbinden van de verschillende entiteiten in RiC worden verleden en heden aan elkaar gerijgd. Informatie- en erfgoedbeheer klikken in elkaar en vormen één logische eenheid. De bewaarstrategie kan gekoppeld worden aan de inventaris, aan de actor en aan de functie-informatie. De samenhang der dingen vergroot. Het archiefbeheersysteem wordt een bijzonder interessante en veelzijdige tool.

Werken volgens RiC-principes vraagt om een afgebakende werkwijze en een duidelijk afsprakenkader binnen een archiefdienst (en erbuiten). Wil je niet verdwalen in een immer uitdijend heelal, dan moeten het doel én de weg ernaartoe blijvend scherpgesteld worden. Een landelijk initiatief om de implementatie te stroomlijnen kan zeker een meerwaarde bieden.

Tot slot: elke verandering kost tijd. We werken ondertussen vijftien jaar volgens de principes van het contextueel beschrijven. Dat heeft wel wat inspanningen, verbeeldingskracht en een groot aanpassingsvermogen van de archiefmedewerkers gevraagd. Maar misschien haalt de geschiedenis ons ooit wel in en stellen we vast dat de implementatie van RiC in het bestaan van de archivaris slechts een niesbui was. Wie zal het zeggen?

Bibliografie

ISAD: https://www.ica.org/en/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition (24/09/2021)

ISAAR: https://www.ica.org/en/isaar-cpf-international-standard-archival-authority-record-corporate-bodies-persons-and-families-2nd (24/09/2021)

ISDF: https://www.ica.org/en/isdf-international-standard-describing-functions (24/09/2021).

ISDIAH: https://www.ica.org/en/isdiah-international-standard-describing-institutions-archival-holdings (24/09/2021)

RIC: https://www.ica.org/resource/records-in-contexts-conceptual-model/ (25/03/2024)