Hoe ben je in de informatiesector beland? Langs welke (om)wegen ben je in de informatiesector beland?

Na mijn studie Moderne Geschiedenis aan de KU Leuven in 1994 volgde ik de opleiding Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer. De nadruk lag toen vooral op het traditionele, analoge archiefbeheer waardoor ik wat op mijn honger bleef zitten wat betreft het hedendaags documentbeheer en de digitale evoluties in het vakgebied. De opleiding Informatie- en Bibliotheekwetenschappen (IBW) speelde hier meer op in. Ik combineerde deze opleiding met mijn job als bibliotheekmedewerker aan de KU Leuven, waar ik de avond- en weekenddienst deed. Dankzij een vacaturebericht van het Forum van Afgestudeerden Archivistiek en hedendaags Documentbeheer (FAAD) – toen nog via de post! – ben ik in 1998 aan de slag gegaan als informatiebeheerder bij het Europese netwerk Eurodesk. In 2009 ben ik gestart als informatiebeheerder bij de Vlaamse overheid.

Waar werk je nu? En wat houdt jouw baan in?

Ik ben informatiebeheerder bij Het Facilitair Bedrijf waar ik deel uitmaak van de cluster Documentbeheer. Terwijl mijn collega’s ondersteuning bieden aan informatiebeheerders van de entiteiten binnen de Vlaamse overheid en lokale besturen, focus ik me op het informatiebeheer van het agentschap zelf.

Het takenpakket van een informatiebeheerder is uitgebreid en veelzijdig, wat het werk zowel uitdagend als boeiend maakt, maar soms ook frustrerend: waar liggen nu precies de grenzen van informatiebeheer? Een constante taak is het actualiseren en toevoegen van series in het Serieregister, een overheidsbrede toepassing waarin we onze dossiertypes en bijbehorende beheersregels (zoals de bewaartermijn) opnemen. Op basis van die series archiveer ik vervolgens onze digitale dossiers in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) en onze analoge dossiers in het Archiefdepot van Vilvoorde. Daarnaast ben ik bijvoorbeeld ook bezig met het uitwerken van een gebouwen-hub in SharePoint, het vernietigen van oude dossiers in een kelder, het opstellen van een governance voor SharePoint en een naamgevingsconventie voor bouwdocumenten binnen het agentschap.

Ook ben ik lid van de Selectiecommissie van de Vlaamse overheid, een panel van experten dat het selectie- en waarderingsbeleid van de Vlaamse overheid voor bestuursdocumenten vormgeeft. In het kader hiervan evalueer ik onder meer series van andere entiteiten, stel ik generieke sjabloonseries op en participeer ik in werkgroepen.

Welk thema ligt je nauw aan het hart?

Digitaal archiveren is momenteel een van mijn prioriteiten. Voor het analoog archiveren kunnen we terugvallen op de vertrouwde manier van werken binnen de Vlaamse overheid. Maar bij het digitaal archiveren zijn er nog veel aspecten die verder uitgewerkt moeten worden. Bij het opzetten van nieuwe systemen proberen we van bij de start rekening te houden met beheersregels zoals bewaartermijnen, bestemming en informatieclassificatie. Maar voor veel documenten en dossiers op de oudere informatiesystemen en netwerkschijven is dat nog niet het geval, zodat er nog veel voorbereidend werk moet gebeuren vooraleer er vlot gearchiveerd kan worden naar het E-depot.

Gelukkig kan ik hiervoor rekenen op de ondersteuning en expertise van mijn collega’s van DAV, en ook op de kennis die gedeeld wordt binnen de overheidsbrede gebruikersgroep E-depot.

Volg je het internationale vakgebied op?

Ik probeer zoveel mogelijk bij te blijven in het vakgebied via studiedagen, nieuwsbrieven en vaktijdschriften, voornamelijk uit België en Nederland. Ons team organiseert dit jaar samen met andere partners iPRES 2024, de internationale conferentie over digitale preservatie, in Gent. Hierdoor ben ik meer op de hoogte van wat er internationaal speelt. Het is heel boeiend om te zien hoe we wereldwijd met dezelfde issues en uitdagingen zitten en hoe deze aangepakt worden.

Wat was je motivatie om (steunend) lid te worden?

Ik vind het belangrijk dat er een professioneel platform bestaat in Vlaanderen met een bijbehorend vaktijdschrift en allerhande activiteiten waar men kennis kan uitwisselen en waar men op de hoogte gebracht wordt van wat er allemaal leeft en beweegt in de sector