Dit artikel biedt een schets van het Vlaamse en Nederlandse archieflandschap. Wat is onze (gezamenlijke) geschiedenis? Welke verschillende soorten archiefinstellingen zijn er? Welke archiefbestanden bewaren ze? We beschrijven achtereenvolgens het archieflandschap in Vlaanderen en Nederland, en bekijken kort waar de verschillen en gelijkenissen zitten. Tot slot beschrijven we de ontwikkelingen en hedendaagse uitdagingen van archiefinstellingen in Vlaanderen en Nederland.

Oorsprong

Het ontstaan van onze archiefinstellingen moeten we plaatsen tegen de achtergrond van de Franse Revolutie. In 1794 werd in Frankrijk een wet ingevoerd die burgers het recht gaf op inzage van overheidsarchieven. Deze wet regelde ook dat er deskundigen aangesteld werden die bepaalden wat er bewaard diende te worden: de zogenaamde ‘triagecommissie’. Vervolgens kregen de Zuidelijke Nederlanden de eerste ‘archiefbewaarplaatsen’ waar burgers inlichtingen konden opvragen. In de Noordelijke Nederlanden werd na de bezetting door de Fransen in 1802 een Archivaris der Bataafsche Republiek benoemd. Na de Franse tijd is er tot de Belgische opstand van 1830 sprake van één Verenigd Koninkrijk. In 1814 besluit koning Willem I dat archieven van voor 1794 naar een bewaarplaats gebracht moeten worden. En vanaf 1829 zijn archivarissen gemachtigd om toegang te verlenen tot bewaarplaatsen om in het algemeen belang geschiedkundige nasporingen te kunnen doen.

In Nederland volgt eind negentiende eeuw de oprichting van de Vereniging van Archivarissen in Nederland (VAN) met het oudste vakblad van Nederland: het Archievenblad. In die tijd verschijnt ook de beroemde Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. Kortom, in de negentiende eeuw zien we een gestage ontwikkeling van het archieflandschap en een institutionalisering van ons vakgebied. In Nederland wordt deze fase afgerond met de eerste Archiefwet van 1918.

Vlaanderen

We maken een onderscheid tussen publiekrechtelijke of overheidsarchieven, die een bestuurlijk-administratieve werking hebben (soms aangevuld met een cultureel-erfgoedwerking) en privaatrechtelijke of privéarchieven, die inzetten op een cultureel-erfgoedwerking. We starten met de publiekrechtelijke archieven. De wettelijke context voor publiekrechtelijke archiefinstellingen in Vlaanderen wordt gevormd door de federale Archiefwet en het Vlaamse Bestuursdecreet.

Rijksarchief

Op federaal niveau heb je het Rijksarchief, voluit het Algemeen Rijksarchief te Brussel en de negentien vestigingen van het Rijksarchief in de Provinciën (ARA). Het is niet enkel een archiefinstelling, maar ook een wetenschappelijke of onderzoeksinstelling die deel uitmaakt van de Programmatorische Federale Overheidsdienst (POD) Wetenschapsbeleid.¹ Het Rijksarchief verwerft en bewaart (na selectie) archieven van minstens dertig jaar oud van hoven en rechtbanken, openbare besturen en notarissen. Daarnaast bewaart het ook particuliere archieven van bedrijven, politici, verenigingen, families, enzovoort. Het jaarlijks budget van het ARA is circa 19 miljoen euro, waarvan 82% afkomstig is uit de dotatie van de POD Wetenschapsbeleid en 18% uit eigen middelen. Er werken zo’n 280 medewerkers bij het Rijksarchief, inclusief 116 wetenschappelijke onderzoekers.

Het Rijksarchief oefent toezicht uit op de goede bewaring van de archieven van de federale, provinciale en lokale overheid. Rijksarchivarissen leggen in selectielijsten de definitieve bestemming van archiefdocumenten vast: vernietiging of overbrenging naar het Rijksarchief voor permanente bewaring. Overheden mogen geen documenten vernietigen zonder toelating van het Rijksarchief.

Gewesten en gemeenschappen

Op het niveau van de gewesten en gemeenschappen zijn er ook archiefdiensten. Voor de Vlaamse Gemeenschap is de leiding in handen van Het Facilitair Bedrijf. Dat beheert het Archiefdepot van de Vlaamse overheid in Vilvoorde, waar instanties van de Vlaamse overheid, de Vlaamse administratie en de Vlaamse adviesorganen hun analoog archiefmateriaal kunnen bewaren. Digitale dossiers en bestuursdocumenten worden beheerd in Digitaal Archief Vlaanderen (DAV). Instanties van de Vlaamse overheid, lokale overheden en instellingen met een publieke taak kunnen hier gebruik van maken.

Provincies

De meeste provincies hebben een archivaris in dienst. Sommige provincies creëren een tussenarchief, in afwachting van de overbrenging van de archiefstukken naar het Rijksarchief. Andere bouwen een echte archiefdienst uit. Een voorbeeld daarvan is het Provinciaal Archief West-Vlaanderen (PAW).

Hoewel ook provinciale archiefstukken ouder dan dertig jaar normaal naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden, worden er soms overeenkomsten gesloten met het Rijksarchief waarbij dat archiefmateriaal toch lokaal bewaard blijft. In het PAW is overheidsarchief te vinden over de provincie West-Vlaanderen, maar ook particuliere archieven die gelinkt zijn aan de streek.

Stads- en gemeentearchieven

Op het lokale niveau van publiekrechtelijke archieven zijn er de gemeente- en stadsarchieven. In aantal vormen deze de grootste groep. Een aantal steden heeft al van in de negentiende eeuw een eigen archiefdienst. Die stadsarchieven bewaren archiefmateriaal over de geschiedenis van de stad, over alle stedelijke instellingen en diensten, over het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW) en zijn voorlopers. Vroeger waren er veel aparte OCMWarchieven, maar die zijn nu opgenomen in de stadsarchieven. Ook hier zijn vaak particuliere archieven te vinden van families, bedrijven en verenigingen die een belangrijke rol speelden in de geschiedenis van de stad.

In de meeste (kleinere) gemeenten is er geen uitgebreide archiefdienst. Veel lokaal overheidsarchief werd na 1957 overgedragen aan het Rijksarchief, toen daar een inspectiedienst opgericht werd. Dat gebeurde opnieuw naar aanleiding van de gemeentefusies in 1976. De laatste jaren is er weer meer een evolutie naar decentralisering: gemeenten beheren hun archief vaker zelf, en bouwen een eigen archiefdienst uit. Die archiefwerking kan ook bovenlokaal zijn: vanaf 2007 worden er ook intergemeentelijke archiefdiensten opgericht waar één archivaris aan de slag is in een breder gebied van een aantal gemeenten.

Privaatrechtelijke archiefinstellingen

Naast de publiekrechtelijke archiefinstellingen op verschillende overheidsniveaus, zijn er ook privaatrechtelijke archiefinstellingen. Daar vind je enkel particuliere archieven terug die in het collectieprofiel van het archief passen. Dat profiel is vaak opgebouwd rond een bepaald thema en met een geografische en tijdsafbakening.

De grootste zijn de voormalige ‘kleurarchieven’ die in de jaren 1970 en 1980 ontstonden. Het gaat om KADOC. Documentatie- en Onderzoekscentrum voor Religie, Cultuur en Samenleving, Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis, Liberas en ADVN | archief voor nationale bewegingen. Die archiefinstellingen werden opgericht om archief en documentatie te verzamelen van archiefvormers uit één bepaalde ideologische beweging of zuil. Ze verzamelden zowel persoonsarchieven als archieven van vakbonden, politieke partijen, (jeugd)verenigingen, mutualiteiten, enzovoort uit de katholieke, socialistische, liberale en vlaams-nationalistische hoek. Nu de maatschappij veel minder verzuild is, hebben die archiefinstellingen hun collectieprofiel verbreed. KADOC bijvoorbeeld focust niet meer enkel op katholieke archieven, maar breder op ‘religie, cultuur en samenleving’ en dus bijvoorbeeld ook op archiefmateriaal van andere religies, zoals protestantisme en islam. Ontdek welke andere privaatrechtelijke archieven er zijn op de Erfgoedkaart. Wat in welk privaatrechtelijk archief bewaard wordt, vind je via Archiefpunt, dat een centrale databank voor private archieven in Vlaanderen en Brussel beheert.² Ook publiekrechtelijke archiefinstellingen die private archieven bewaren, kunnen die via de Archiefbank bekendmaken.

Culturele archiefinstellingen

Bij het Vlaamse Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM) kunnen archieven via het Cultureel-erfgoeddecreet een erkenning als culturele archief-instelling aanvragen als ze een professionele archiefwerking hebben die inzet op het ontsluiten van hun erfgoed naar een breed publiek via publiekswerking, participatie, het stimuleren van onderzoek, en dergelijke. Momenteel hebben twintig archieven zo’n erkenning. Het gaat zowel om privaatrechtelijke als publiekrechtelijke archiefinstellingen. De erkenning vormt een voorwaarde voor het aanvragen van werkings- en projectsubsidies bij het CJM. Tien archieven ontvangen structurele werkingsmiddelen: acht privaatrechtelijke archieven financieren hun werking (grotendeels) volgens dit Cultureel-erfgoeddecreet. Voor twee publiekrechtelijke archieven vormt hun cultureelerfgoedwerking een aanvullende financiering naast hun bestuurlijk-administratieve werking.

Nederland

De officiële Almanak van het Nederlands Archiefwezen 2019/2020 van de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) onderscheidt de volgende organisaties: 116 overheidsarchieven (Nationaal Archief, Regionaal Historische Centra, gemeente- en streekarchieven en polder- en waterschapsarchieven), 20 kerkelijke archieven, 26 bedrijfsarchieven, 15 audiovisuele archieven en 53 overige archiefbeherende instellingen en documentatiecentra. Bij elkaar dus 230 archiefbeherende instellingen en documentatiecentra. Nederland kent hoofdzakelijk publiekrechtelijke of overheidsarchieven. Naast de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van de overheid acquireren overheidsarchieven actief particuliere archieven. Deze mogelijkheid wordt geboden door de Archiefwet 1995. Deze Archiefwet kent de volgende logische opbouw: archiefbescheiden van het rijk, de provincies, de gemeenten, de waterschappen en andere overheidsorganisaties. Hieronder volgen we die lijn.

Nationaal Archief

Als ‘nationaal geheugen’ beheert het Nationaal Archief (NA) de archieven van de landelijke overheid, maar ook archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang geweest zijn. Het NA is een zogenaamd agentschap van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW). Het NA en de rijksarchivaris hebben daarmee geen onafhankelijke positie in het archiefbestel. De rijksarchivaris is wel adviseur van OCW voor het archiefbeleid en zorgt daarnaast voor de eenheid van het beleid met betrekking tot waardering en selectie van alle overheidsarchieven in Nederland. Hij of zij is betrokken bij de totstandkoming van alle selectielijsten.

Het NA heeft een dubbele rol in het archiefbestel: het is zowel de (Rijks)archiefdienst als een kenniscentrum. In die laatste rol is het NA het landelijk expertisecentrum informatiehuishouding voor de overheid. Met raad en daad ondersteunt het NA organisaties bij het inrichten van hun informatieprocessen en -systemen. Onderdeel daarvan is een Kennisbank voor de rijksoverheid en lokale en regionale overheden, met kennisproducten en informatie van het NA over archiveren by design, waardering en selectie, vervanging, record keeping, preserveren en meer. Een poging om in dat kader te komen tot een landelijk e-depot voor alle overheden is halverwege gesneuveld door tegenwerking vanuit marktpartijen.

Het toezicht op het archiefbeheer van de overheid is in Nederland niet gecentraliseerd. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed houdt namens OCW enkel toezicht op het informatiebeheer van de organen van de centrale overheid. Voor de overige overheidslagen is ten eerste de archivaris van de overheidsorganisatie de ‘horizontale’ (interne) toezichthouder. Daarnaast is er voor de gemeenten vanuit de provincie het ‘verticale’ (interbestuurlijk) toezicht.

Regionaal

Historische Centra De provinciale archieven zijn ondergebracht bij de Regionaal Historische Centra (RHC’s) in de provincies. Dat zijn over het algemeen samenwerkingsverbanden van de voormalige Rijksarchiefdiensten in de provincies en de stadsarchieven van de provinciehoofdsteden (niet in Friesland en Noord-Brabant). De aanwezigheid van de Rijksarchiefdienst in de provincies was logisch in het papieren tijdperk waarin de bezoekers in plaats van naar het NA in Den Haag naar de provinciehoofdstad konden gaan voor de archieven van de rijksinstellingen in de provincies. In het digitale tijdperk waarin de rijksinstellingen digitaal archiveren en archief digitaal overbrengen naar het NA, is dat niet meer logisch. Dat is de reden dat het Rijk zich zal terugtrekken uit de RHC’s volgens de nieuwe Archiefwet.

Gemeente- en streekarchieven

De gemeentelijke archieven worden in Nederland over het algemeen beheerd in een samenwerkingsverband op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Gemeenten kunnen taken delegeren aan een andere organisatie als daar een grondslag voor is. Deze wordt geboden door de Wgr, die publiek-publieke samenwerking mogelijk maakt, in dit geval in de vorm van streekarchieven. De uitvoering van de archiefzorg van een aantal gemeenten wordt daarmee gedelegeerd aan een streekarchief met een bestuur van de deelnemende gemeenten. Veel gemeenten in Nederland hebben aanvullend een archivaris aangewezen, dat is nu nog optioneel in de Archiefwet. Meestal is de archivaris dan tevens de directeur van het streekarchief.

Polder- en waterschapsarchieven

Waterschappen vormen een aparte bestuurslaag in Nederland vanwege de belangrijke taak op het gebied van waterbeheer. Polder- en waterschapsarchieven zijn ofwel zelfstandig ofwel ondergebracht bij streekarchieven. Ook zijn er combinaties mogelijk waarbij de historische polderen waterschapsarchieven van een streek ondergebracht zijn bij het betreffende streekarchief.

Privaatrechtelijke archiefinstellingen

Naast de hiervoor beschreven 116 overheidsarchieven kent Nederland vele kerkelijke archieven, bedrijfsarchieven, audiovisuele archieven en overige archiefbeherende instellingen en documentatiecentra. Er zijn een aantal heel grote instellingen, zoals RKD Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis, CBG Centrum voor familiegeschiedenis, Beeld & Geluid, Eye Filmmuseum, het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) en het NIOD Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies, en heel veel kleine archiefinstellingen.

Ontwikkelingen

Nederland staat voor de invoering van een nieuwe Archiefwet. Daarin zitten een aantal grote wijzigingsvoorstellen. Zo wordt de benoeming van een archivaris verplicht terwijl tegelijkertijd de huidige diploma-eis voor archivarissen vervalt, wordt er een mogelijkheid tot ‘ontheffing van overbrenging’ voorgesteld en wordt in zijn algemeenheid de Archiefwet in lijn gebracht met de Wet open overheid (Woo), onder andere door de beperkingsgronden op de openbaarheid gelijk te trekken. Het voorstel voor een nieuwe Archiefwet heeft nogal wat stof doen opwaaien en heeft geleid tot kritische vragen van de KVAN op de hiervoor genoemde punten. Zo is er de vrees dat door het vervallen van de diploma-eis de archiefopleidingen te weinig aanmeldingen zullen krijgen om de opleiding voort te zetten. De nieuwe Archiefwet is opgesteld door OCW. Dat is ook het ministerie waaronder het gehele archieflandschap van Nederland ressorteert, waar het onder erfgoed valt, samen met bijvoorbeeld monumenten(zorg). Dat kan gezien worden als een weeffout in het Nederlands archiefbestel: het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), dat gaat over de informatiehuishouding van de overheid, zou nu immers waarschijnlijk een logischere plek zijn. BZK werkt aan een algemene Informatiewet die dwingender sturing moet geven aan een goede inrichting van het (digitale) informatiebeheer van de overheid, want daarmee is het nog steeds droevig gesteld, zoals steeds weer blijkt uit rapporten van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.

Ook in Vlaanderen zijn er gelijkaardige ontwikkelingen. De interuniversitaire master-na-master Archivistiek: Erfgoed- en Informatiebeheer – de enige universitaire archivarisopleiding in Vlaanderen – zal vanaf 2024-2025 niet langer aangeboden worden. Er lopen gesprekken voor het opzetten van nieuwe, vervangende opleidingen rond informatiebeheer enerzijds en erfgoedbeheer anderzijds. Deze opdeling qua opleidingen past in de vermelde tweedeling tussen een bestuurlijkadministratieve en een cultureel-erfgoedwerking van archiefinstellingen in Vlaanderen. Het is goed dat er voor beide aspecten nagedacht wordt over vorming en opleiding. Maar we benadrukken het belang van uitwisseling en samenwerking: archivarissen in privaatrechtelijke archieven moeten ook digitale skills en informatievaardigheden hebben, en archivarissen die in stadsarchieven in een bestuurlijk-administratieve archiefcontext werken, hebben ook baat bij kennis van publiekswerking en participatie in archieven.

Uitdagingen

Zowel in Nederland als in Vlaanderen loopt de archivering sinds de automatiseringsgolf van de jaren 1980 achter de feiten aan, organisatorisch en technisch gezien. Het digitale informatiebeheer door ICT-afdelingen ontwikkelde zich lange tijd parallel aan het papieren archiefbeheer. Inmiddels zijn er in veel organisaties informatiemanagers (chief information officers of CIO’s) of informatiebeheerders die vanuit hun informatiekundige achtergrond informatietechnologie en archivering kunnen samenbrengen. Het adagium voor de archiefvorming is momenteel archivering by design, wat wil zeggen dat bij de aanschaf of inrichting van werksystemen al rekening gehouden wordt met de (basale) eisen voor archivering. Denk aan het kunnen exporteren van informatie, de mogelijkheid om bewaartermijnen toe te kennen of het kunnen vernietigen in een applicatie. Wat ook speelt is het ‘uitplaatsen’ van digitaal archief bij een archiefinstelling vóór het formele moment van overbrenging.

Aan de kant van archiefinstellingen zien we in Nederland verder dat vanwege de gewenste archivering by design de archiefinspectie uitgebreid is met advies over de inrichting van het archiefbeheer bij de overheidsorganisaties. Daarbij speelt dat duurzame toegankelijkheid van digitale informatie begint bij de archiefvormer en niet pas op het moment van overbrenging bij de archiefdienst. Zo is er op lange termijn te vernietigen informatie die nooit overgebracht wordt en zijn er informatiesystemen die nooit overgebracht kunnen worden, zoals de landelijke basisregistraties. Daarvoor zal dus ‘aan de bron’ de duurzame toegankelijkheid georganiseerd moeten worden. In Nederland kunnen archiefinstellingen daarin mogelijk een rol spelen en ook in het publiceren van informatie in het kader van de Woo. Dat laatste idee is onlangs door de KVAN gepresenteerd als ‘de Archiefsector als nutsvoorziening’.

Ook in Vlaanderen vormt het beheer van born-digital archiefmateriaal de grootste uitdaging voor de archiefsector. Dat bleek uit de nodenbevraging die FARO, de VVBAD en Archiefpunt organiseerden in de Vlaamse archiefsector (2022). Archieven willen hierover enerzijds zelf kennis en maturiteit opbouwen, maar beseffen dat samenwerking essentieel is. Een aantal privaatrechtelijke archieven werkt bijvoorbeeld via AIDA (Automatisering Ingest Digitale Archieven) samen om born-digital archiefmateriaal te bewaren. Voor publiekrechtelijke archieven zijn er een aantal initiatieven van het Rijksarchief en Digitaal Archief Vlaanderen. Het Rijksarchief speelt hier echter niet de rol die het Nationaal Archief hierover bijvoorbeeld opneemt. Het Rijksarchief ijvert voor meer middelen voor de nodige infrastructuur en expertise, om dit niet enkel projectmatig, maar ook structureel te kunnen opvolgen. Dit alles zal – zowel in Nederland als in Vlaanderen – vragen om (nog meer) samenwerking en een herpositionering van de spelers in het archieflandschap.

Literatuurlijst

¹ https://www.arch.be/index.php?l=nl&m=over-ons&r=het-rijksarchief-in-het-kort
² https://archiefpunt.be/raadplegen