Kennisontwikkeling en innovatie voor de publieke archiefsector in Nederland en Vlaanderen

Hoe zijn kennisontwikkeling en innovatie in het archiefbestel van Nederland en Vlaanderen georganiseerd? En welke rol spelen bijvoorbeeld de nationale archiefinstellingen? De redacties van META en het Archievenblad gingen gezamenlijk op onderzoek uit en stuurden ieder een vertegenwoordiger de grens over.

Situatie in Nederland

Nederlandse overheden hebben het voorbije decennium fors geïnvesteerd in kennisontwikkeling en innovatie. Zowel landelijk als door de koepelorganisaties van verschillende bestuurslagen, zowel voor archiefvormers als voor historische archiefbewaarplaatsen. Voor ons kijkje over de grens focussen we eerst op de landelijke rol van het Nationaal Archief (NA), de grootste archiefinstelling van Nederland. Vervolgens richten we ons met het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) op twee andere belangrijke actoren.

Rol van en aanpak door het Nationaal Archief

De grondslag voor een landelijke aanpak werd gelegd met de Archiefvisie 2011 van toenmalig minister Donner van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en staatssecretaris Zijlstra van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Centraal stond de vraag hoe in het digitale tijdperk om te gaan met informatie. Om te antwoorden op die vraag werd het landelijke innovatieprogramma Archief 2020 opgestart. Dat initiatief stimuleerde alle bestuurslagen in Nederland om samen te werken aan duurzaam toegankelijke overheidsinformatie en te kijken hoe een moderne, toekomstbestendige archieffunctie verankerd kon worden. Ook zijn er door het programma concrete tools en handreikingen ontwikkeld. Na de afronding van het programma in 2016 werd die landelijke kennisfunctie ondergebracht bij het NA voor structurele verankering, om versnippering van die kennis tegen te gaan.

Het NA is sindsdien het landelijk expertisecentrum voor archivering. Een belangrijk onderdeel hiervan is de ontwikkeling en het beheer van ‘kennisproducten’ voor het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie. Die kennisproducten komen nu in twee mogelijke varianten: handreikingen en normen. Een handreiking heeft de voorkeur als er in het werkveld nog geen consensus bestaat over een specifieke werkwijze of aanpak. Een norm is een op consensus gebaseerde gezamenlijke taal en werkwijze. Een norm maakt een efficiëntere, goedkopere en minder foutgevoelige verbinding tussen organisaties, processen en informatiesystemen mogelijk. Een norm wordt pas ontwikkeld als het werkveld daar behoefte aan heeft en er klaar voor is. En er moeten best practices zijn: een norm is gebaseerd op bewezen functionaliteit of een aantoonbaar effectieve aanpak.

Voor de ontwikkeling en het beheer van deze kennisproducten werkt het NA nauw samen met het werkveld. De belangen van de gebruikers van deze kennisproducten worden op strategisch niveau vertegenwoordigd en geborgd door een Standaardisatieraad. Deze raad bestaat uit vertegenwoordigers van centrale en decentrale archiefvormers en archiefinstellingen op directie- en/of CIO-niveau. De algemene rijksarchivaris is de voorzitter.

Hoe verloopt de ontwikkeling van een kennisproduct concreet? Dat begint vaak met een signaal uit het werkveld. Een kort vooronderzoek moet de meerwaarde van een kennisproduct aantonen, en welke kennis over het onderwerp al beschikbaar is. Het voorstel wordt vervolgens voorgelegd aan de Standaardisatieraad, die een algemeen advies of concrete suggesties kan formuleren. Zowel op het gebied van inhoud als dat van prioritering. Na akkoord wordt het kennisproduct op de ontwikkelagenda van het NA geplaatst. Concepten van het kennisproduct worden opgesteld onder regie van het NA. Daarbij wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij bestaande kaders en normen, zoals de ISO-standaarden. De concepten worden meermaals getoetst door het werkveld. Dat gebeurt voor elk kennisproduct via redactiegroepen van vijf tot tien experten uit verschillende bestuurslagen en organisaties en via online feedbacksessies die voor iedereen toegankelijk zijn. Zo wil het NA er zeker van zijn dat het kennisproduct voldoet aan de behoefte van de beoogde gebruikers en dat de inhoud onderschreven wordt door vakgenoten. Met datzelfde doel voor ogen wordt voor normen ook nog eens een openbare review georganiseerd. De definitieve versie wordt voor accordering voorgelegd aan de Standaardisatieraad. Die beoordeelt met name of het gevolgde proces zorgvuldig geweest is. De laatste stap in het ontwikkelproces is de publicatie van het kennisproduct op de website van het NA. Het NA en de Standaardisatieraad kunnen normen niet verplichten, maar overheidsorganisaties kunnen de normen wel voor zichzelf verplicht maken. Vaak gebeurt dat door een overkoepelend orgaan dat daar een mandaat voor heeft, zoals het CIO-beraad voor het Rijk.

Enkele van de veelgebruikte kennisproducten die in de laatste jaren ontwikkeld werden, zijn:

• eisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO-raamwerk);
• handreiking Archiveren by design;
• handreiking Waardering en selectie;
• handreiking Digitaal vernietigen;
• metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO);
• norm Voorkeursformaten;
• richtlijn Archiveren overheidswebsite.

Daarnaast heeft het NA ook initiatieven gelanceerd gericht op historische archiefbewaarplaatsen, zoals het project De ijsberg zichtbaar maken. Middels het handwritten text recognition (HTR)-programma Transkribus werden de notariële akten van de Regionale Historische Centra, die gedigitaliseerd zijn door het NA in het kader van het project Digitalisering Taken Rijksoverheid (DTR), getranscribeerd en online gepubliceerd. Dat project heeft bijgedragen aan het versnellen van de digitalisering van rijkstaken in Nederland en sluit in die zin ook aan op de focus van het NA op de ‘voorkant’ van de archiveringsketen.

Andere initiatieven

Het NA is overigens niet de enige organisatie die actief is in dit domein. Binnen de Rijksoverheid en de decentrale overheden lopen verschillende programma’s. Voor de Rijksoverheid helpt het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) om informatie duurzaam toegankelijk te maken.

Het RDDI werkt projectmatig aan generieke oplossingen voor veelvoorkomende, generieke knelpunten in de digitale informatiehuishouding. Met zowel aandacht voor proces en techniek als voor mens en organisatie. Daarbij volgt het RDDI steeds hetzelfde proces. Dat start met een verkenning van het onderwerp. Hierna volgt een whitepaper met daarin belangrijke keuzes voor het project en voorgestelde oplossingsrichtingen. De volgende stap is een plan van aanpak, waarin de randvoorwaarden, risico’s, planning en beoogde producten beschreven zijn. Na vaststelling van het plan van aanpak begint de formele projectfase, waarbij het RDDI nauw samenwerkt met vakgenoten van ’stelselpartijen’, zoals het NA. Bij afronding van het project wordt een eindrapportage opgesteld aan de hand waarvan om decharge gevraagd wordt. Dat is meestal gekoppeld aan een advies voor een implementatiefase.

Het hele proces en de kwaliteit van de opgeleverde producten worden bewaakt door een interdepartementaal Strategisch Beraad. De eventuele formele bekrachtiging is evenwel de verantwoordelijkheid van het CIO-beraad van het Rijk. Recente voorbeelden van projecten op het gebied van de informatiehuishouding zijn webarchivering, e-mailarchivering, chatarchivering en socialemedia-archivering. Bij decentrale overheden is de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een cruciale speler. Hun programma Grip op Informatie wil gemeenten helpen hun informatiehuishouding op orde te brengen, onder andere door diverse handreikingen te ontwikkelen. Waar en wanneer mogelijk bundelt de vereniging de krachten met de vakgenoten van het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Unie van Waterschappen (UvW), zodat de handreikingen meteen voor alle decentrale overheden gelden en bruikbaar zijn. Het bekendste voorbeeld is de Common Ground. Maar daarnaast bevat de kennisbank van Grip op Informatie ook handreikingen voor chatarchivering, ketenarchivering en de elektronische handtekening.

Situatie in België

Rol van en aanpak door het Rijksarchief

Ook in België worden door het Rijksarchief richtlijnen voor federale en lokale ambtenaren opgesteld. De term ‘archiefvormer’ wordt hier vermeden bij richtlijnen en adviezen gericht op de voorkant van de archiveringsketen. De term ‘archiefvormer’ wordt in Nederland slordig gebruikt, want meestal bedoelt men zorgdragers onder de werking van de Archiefwet 1995. In België wordt de term zuiverder gebruikt: archiefvormers zijn archiefvormende instanties.

De adviezen voor ambtenaren op de website van het Rijksarchief bevatten enkele praktische instructies, zoals ‘Papieren archief verhuizen in 10 stappen’. Dat stappenplan wordt aangevuld met de richtlijn ‘Digitaal archief op servers verhuizen’. Een migratieplan is immers ook een verhuisplan. Ook worden inrichtingseisen voor archiefruimten en archiefbewaarplaatsen bij overheidsorganisaties uitgelegd. Daarnaast vinden we richtlijnen voor:

• webarchivering;
• e-mailarchivering;
• SharePoint;
• duurzame bestandsformaten;
• milieubewust archiveren.

Anders dan in Nederland heeft het Rijksarchief in België de do’s en don’ts voor SharePoint-beheerders en -gebruikers op een rij gezet: aan welke voorwaarden moet SharePoint voldoen, wil het geschikt zijn voor intermediaire archivering? Het Rijksarchief stelt onomwonden dat SharePoint geen archiefbeheersysteem is. Er kan prima samengewerkt worden aan actieve dossiers, maar zodra dossiers afgesloten worden, verandert de zaak. Het bewaren van semi-statische dossiers met een langere bewaartermijn (tien jaar of langer) in een SharePoint-omgeving zonder architectuurvereisten is vragen om problemen. In Nederland hadden veel authenticiteits- en integriteitsproblemen bij lagere overheden voorkomen kunnen worden wanneer bijvoorbeeld het NA deze boodschap even duidelijk verkondigd had. Waar we onder het regime van vervanging (made digital) nog enige grip op de zaak hadden, is het vrijwel onmogelijk om in archivistische zin ‘in control’ te blijven wanneer digital born documenten gaan circuleren in een SharePoint-omgeving zonder de inrichtingseisen van een documentmanagementsysteem (DMS) of recordmanagementapplicatie (RMA). Nog een vaststelling is dat in Nederland milieubewust archiveren niet actief onder de aandacht gebracht wordt door het NA. Het initiatief daartoe gaat vooral uit van een community op het online platform Kennisnetwerk Informatie en Archief (kia.pleio.nl).

Niet alleen qua onderwerpen, maar ook qua insteek zijn er verschillen zichtbaar. De instructies op het gebied van informatie- en archiefbeheer bij Belgische overheidsorganisaties hebben geen landelijke status. De federale structuur speelt hier natuurlijk een rol. Federale en regionale overheden zijn gelijkwaardig en autonoom, wat sectorbrede initiatieven er niet eenvoudiger op maakt. In Nederland zijn er uiteraard ook grote verschillen in de stadia van digitale volwassenheid, maar het Rijk hoeft daar alleen provincies, gemeenten en waterschappen mee te krijgen. Daarnaast speelt mee dat het informatiebeheer in België zich veelal in het pre-DMS-stadium bevindt. En het aantal informatieprofessionals is verhoudingsgewijs kleiner dan in Nederland. Abstracte concepten uit de informatiekundige visie Common Ground zullen er nauwelijks aanslaan.

Andere initiatieven

Maar ook in België is het Rijksarchief niet de enige organisatie die actief is op het gebied van kennisontwikkeling en innovatie. Twee andere belangrijke actoren zijn de Vlaamse overheid en meemoo, Vlaams instituut voor het archief.

Binnen de Vlaamse overheid is de cluster Documentbeheer van Het Facilitair Bedrijf het expertisecentrum voor archief- en informatiebeheer voor alle (ook decentrale) overheden in Vlaanderen. Het biedt concreet advies over het ordenen, selecteren, vernietigen, bewaren en digitaliseren van bestuursdocumenten. Ook biedt het concrete diensten aan in de vorm van het Serieregister voor selectieregels, een e-depot en een documentenkluis. Kennis wordt ontwikkeld en gedeeld via diverse werkgroepen – bijvoorbeeld rond archivering by design – en studiedagen.

Meemoo is enkele jaren geleden ontstaan uit de fusie van verschillende organisaties, waaronder het Vlaams Instituut voor (Audiovisuele) Archivering. Het biedt enerzijds diensten aan een aantal partnerorganisaties – waaronder enkele instellingen van de Vlaamse overheid – en deelt anderzijds als expertisecentrum kennis en expertise met een bredere groep. Daarbij ligt de focus nu op de kennisdomeinen van metadata, rechten en privacy, linked (open) data, preservering van nieuwe formaten en, tot slot, digitale strategie. Concreet publiceert meemoo richtlijnen op twee kennisplatformen. Op de website projectcest.be publiceert het standaarden, richtlijnen en software voor het creëren, beheren en toegankelijk maken van digitale erfgoedcollecties. Op de website projecttracks.be publiceert het basisrichtlijnen en praktische tools om zorg te dragen voor archief en/of collectie(s). De ontwikkeling van deze CEST- en TRACKS-richtlijnen is vergelijkbaar met de ontwikkeling van kennisproducten door het NA, namelijk op basis van onderzoek, in samenwerking met andere experten en getoetst en gevalideerd door medewerkers uit het veld.

Conclusie

De kennisproducten in België zijn minder ambitieus, maar ook praktischer, en daardoor in hun uitwerking potentieel effectiever. Dossiervormers kunnen er iets mee. De kennisproducten in Nederland zijn doorgaans abstracter en vragen van de doelgroep meer basiskennis, waardoor een gemiddelde informatieprofessional er in concrete, tastbare zin niet altijd iets mee kan. Een ander belangrijk verschil is de focus. Zo is het Rijksarchief in België een wetenschappelijke instelling die er meer op aanstuurt om innovatief in wetenschappelijk historisch onderzoek te zijn, dus aan de gebruikerskant en daarmee de achterkant van de archiveringsketen. Het NA in Nederland wil als landelijk expertisecentrum in de eerste plaats innovatief zijn aan de voorkant van die keten.