De lange weg van droom naar werkelijkheid

Het begon als een droom. Kort na de eeuwwisseling – de millenniumbug was net uitgeraasd – ondernam de KU Leuven actie om het gevreesde digitale gat te voorkomen en archieven de nieuwe eeuw in te loodsen. Er kwam een archiefbeheersysteem en digitaal depot om de ‘vluchtige’ digitale archieven te bewaren en te preserveren, samen met de context waarin ze opgemaakt werden. Het kind werd Lias gedoopt.

Van droom naar werkelijkheid. Wat is Lias? 

Genese van de samenwerking

In het bibliotheekwezen maakte men vaart met de automatisering van processen en werd de online catalogus al snel gemeengoed. Maar in het archiefwezen bleef (en blijft) inventariseren in tekstbestanden en spreadsheets langer een courante praktijk. Ook in KADOC, een erkend archief- en documentatiecentrum dat focust op religie na 1750 in België, werden via PDF’s meer dan 550 archiefbestanden ontsloten op de website, zonder dat het geheel integraal doorzoekbaar was. Toen in 2002 de samenwerking tussen verschillende onderdelen binnen de KU Leuven vorm kreeg om de eerder genoemde droom waar te maken, waren ze een van de vroege vogels in Vlaanderen.

Ze konden puren uit de kennis van bestaande internationale standaarden zoals het Open Archival Information Model (OAIS) en het project Digitale archivering in Vlaamse instellingen en diensten (DAVID). Dat project omvatte een onderzoek naar digitale duurzaamheid bij overheden in Vlaanderen en resulteerde in een vademecum over digitaal archiveren. Het vademecum werd later aangevuld met kennis over digitalisering van cultureel erfgoed, webarchivering enzovoort uit vervolgprojecten. Met de opgedane kennis bouwde stad Antwerpen zijn digitale archivering uit en de KU Leuven startte bijna gelijktijdig.

Verschillende diensten van de KU Leuven waren trekkers van wat Lias werd: het universiteitsarchief, de Faculteit Theologie en Religiewetenschappen, de bibliotheek, ICTS (informaticadienst van de KU Leuven, toen LUDIT), LIBIS (bibliothecair dienstverlener van de KU Leuven), KADOC - KU Leuven en Algemeen Beheer. In 2004 volgde financiering door de KU Leuven. De inbreng van verschillende entiteiten was van grote waarde. Het maakte het eenvoudiger om verder te kijken dan enkel de noden van de eigen instelling. Dat was ook van bij de start het opzet. Door bijkomende partners te betrekken, wilde men op termijn kosten recupereren en verdelen.

Vanuit de noden van de partners werd een functionele analyse opgesteld door een pool van archivarissen en technici en werd de internationale markt van archiefbeheer- en preservatiesystemen en -services verkend, naast pistes om zelf iets te ontwikkelen op maat. Implementatie van internationale standaarden en good practices, zoals ISAD(G), EAD, OAIS, ISAAR-ISDF, dublin core, PREMIS, MovE Invulboek (nu Invulboek Erfgoedinzicht), enzovoort, was daarbij een must met het oog op de interoperabiliteit en duurzaamheid van het geheel.

Het Lias-ecosysteem

Er werd uiteindelijk voor gekozen om bestaande producten aan te kopen en deze zelf te integreren in een ecosysteem dat de naam Lias kreeg, een acroniem van Leuvens Integraal Archiveringssysteem. In dat modulaire systeem zijn scopeArchiv (een archiefbeheersysteem met scopeQuery als interface voor eindgebruikers), de online databank voor intermediaire structuren ODIS (een authority database) en Teneo (een e-depot met preservatiefunctionaliteit) aan elkaar gekoppeld. Het systeem werd in 2008 in gebruik genomen en evolueert nog steeds. Intussen werden integraties met bijvoorbeeld de Limo-zoekmachine en het meemoo-archiefsysteem (MAM) gerealiseerd. (Bekijk hier een voorbeeld).

ScopeArchiv, ontwikkeld in nauwe samenspraak met Zwitserse archivarissen, bevat functionaliteiten om archieven te beschrijven en het depotbeheer te organiseren. De interface laat toe om eenvoudig inventarissen op te maken en te bewerken, ook in bulk, wat een bijzondere verbetering was ten opzichte van de inventarissen in tekstbestanden. Lezers kunnen via scopeQuery online bladeren door alle beschikbare inventarissen of zoeken op basis van de datum, titel, inhoudsomschrijving enzovoort. Ook is er een grote vrijheid om de configuratie van de backend aan te passen.

De gekoppelde ODIS-databank werd in 2000 met steun van het FWO (Max Wildiers) ontwikkeld door het ADVN, Amsab-ISG, KADOC - KU Leuven en Liberas, en werd intussen uitgebreid met nieuwe partners zoals Digitaal Archief Vlaanderen (DAV), Provinciaal Archief West-Vlaanderen en CAVA. Het bevat gegevens over personen, families, organisaties, evenementen, gebouwen, enzovoort. In de inventaris in scopeArchiv worden duurzame ODIS-links opgenomen naar informatie over de archiefvormer die aan de basis ligt van het archief of naar trefwoorden.

Teneo is een geïntegreerd geheel van tools en diensten rond digitale preservatie dat ontwikkeld werd door LIBIS. Het preservatiesysteem Rosetta (gebouwd door Ex Libris) vormt de kern ervan. Teneo faciliteert het bewaren en preserveren van authentieke, integere en leesbare digitale objecten, zoals tekstbestanden, video’s en spreadsheets. Dat omvat meer dan ‘bit level’-preservatie, preservatie die bestaat uit de back-up en controle van de bitstream van een bestand (fixity check door middel van checksums). Teneo zorgt er namelijk ook voor dat de objecten op lange termijn leesbaar blijven voor gebruikers. Een gebruiker is weinig met een bestand dat in zijn originele staat bewaard wordt, maar waarvan de hardware en software om het te lezen niet meer voorhanden zijn. Teneo faciliteert daarom de monitoring van de objecten, het uitvoeren van migratieacties (omzetten van bestanden in een erkend en leesbaar archiefformaat), het documenteren van acties, het vastleggen van allerhande metadata zoals een persistente link naar de inventaris en meer.

Meer dan bits and bytes

In de praktijk beschrijft een erfgoedregistrator papieren, digitale en gedigitaliseerde archieven in scopeArchiv en voegt hij hun fysieke bewaarlocatie toe, alsook links naar meer informatie in ODIS over de archiefvormer, gerelateerde organisaties of andere entiteiten. Vervolgens zet hij born digital archiefstukken en digitale kopieën van stukken klaar voor opname in het e-depot, waarna ze automatisch geïngest worden (dat is het controleren, bewerken en opslaan in Teneo, met backlink in de inventaris). Een leeszaalgebruiker kan vervolgens in de online inventaris doorklikken naar alle informatie, tenzij anders bepaald werd door de archivaris vanwege privacy of overdrachtsovereenkomsten.

De basiscomponenten van Lias kunnen los van elkaar gebruikt worden of ze kunnen ingeruild worden voor andere systemen. Zo kunnen partners getrapt deelnemen naargelang hun noden, en wordt er ook geanticipeerd op technologische evoluties waarbij programma’s vervangen worden door meer up-to-date infrastructuur van andere leveranciers. Export- en exitscenario’s werden van bij de ingebruikname meegenomen om vendor lock-in te voorkomen. Ze maken integraal deel uit van goed beheer en van de preservatiestrategie.

Lias is echter meer dan enkel een systeem. Er is ook een Lias-netwerk waarin archivarissen samenkomen om van elkaar te leren en na te denken over het ecosysteem. Tijdens regelmatige bijeenkomsten worden evoluties in de programmatuur besproken, ervaringen gedeeld en mogelijkheden en noden afgetoetst. Hier vindt de kruisbestuiving van grote en kleine partners uit verschillende contexten plaats. Een gesprek over het gebruik van bepaalde functionaliteiten leidt snel tot het delen van ervaringen over archiefpraktijk. Daarbij zijn er uiteraard verschillende snelheden en noden, maar dat maakt het juist boeiend en leerrijk.

Partnerschap

De initiële droom werd geconcretiseerd door enkele trekkers, maar het was van bij de start de bedoeling om bijkomende partners te betrekken. In het brede netwerk waarin KADOC actief is, groeiden kleine archiefdiensten in de schoot van katholieke organisaties. Met ondersteuning van KADOC stapten zij in Lias. Een eerste, tijdsintensieve stap bestaat erin om de bestaande inventarissen in Word of op papier op te nemen in het nieuwe beschrijvingssysteem; een werk van lange adem dat stilaan zichtbaar wordt.

Instap van de Stichting de Bethune

De Stichting de Bethune is een private stichting die in 2004 opgericht werd door Emmanuel de Bethune (1930-2011). De stichting heeft onder meer tot doel om te waken over de bescherming, het behoud, de uitbreiding en de eigentijdse invulling van het (on)roerend patrimonium van de familie de Bethune en van het kasteel van Marke, en om de unieke archief- en bibliotheekcollectie van de familie als één erfgoedgeheel te bewaren en te ontsluiten voor het publiek. Het archief (en de bibliotheek) verzamelt, bewaart en ontsluit archieffondsen (uiteraard van de familie, maar ook ruimer), handschriften, publicaties en een brede waaier van documentaire collecties betreffende de geschiedenis van West-Vlaanderen, de regio Kortrijk en (Noord-)Frankrijk. Emmanuel de Bethune slaagde er zo in om stukken die verdeeld waren over de verschillende takken van de familie grotendeels opnieuw samen te brengen.

De uitbouw van het boekenbezit begon met Felix Bethune (1789- 1880), die ook de archieven van zijn voorouders vanaf de zeventiende eeuw wist te bewaren. De familiale interesse werd, via zijn zoon Jean-Baptiste Bethune (1821-1894) – promotor van de neogotiek – en zijn nakomelingen in hun diverse politieke en maatschappelijke functies, doorgegeven tot de huidige generatie.

Emmanuel de Bethune professionaliseerde de inrichting en ontsluiting. Midden jaren 1980 werden de eerste inventarissen van de persoonsarchieven opgesteld en kwam er een elektronische lijst van de aanwezige tijdschriften en jaarverslagen. Tussen 2009 en 2012 ondersteunde het agentschap Kunsten en Erfgoed, door het financieren van een deeltijdse erfgoedwerker, de aanzet tot professionele erfgoedzorg. Om op dat elan voort te gaan, koos de Stichting voor samenwerking met andere erfgoedspelers. Eind 2009 stapte ze als eerste externe partner in Lias.

Aartsbisdom Mechelen-Brussel en bisdommen Antwerpen en Brugge

De archiefdiensten van de bisdommen Antwerpen en Brugge en van het aartsbisdom Mechelen-Brussel beheren unieke historische archiefcollecties, die inhoudelijke gelijkenissen vertonen. De kern ervan wordt gevormd door de historische archieven van de bisschoppen en van de bisschoppelijke administraties. Verder behoren onder meer archieven van bisschoppelijke seminaries, bestanden over parochies en kloostergemeenschappen, kathedraal- en kapittelarchieven en private archieven van priesters en leken tot het historisch kernarchief van de bisdommen.

Een van de topstukken uit de collectie van het bisdom Brugge is het archief van het kapittel en de kathedraal van Sint-Donaas. De oudste stukken ervan gaan terug tot de elfde eeuw, en de historisch belangrijke Acta Capituli en de rijke oorkondeschat worden regelmatig door internationale onderzoekers bevraagd. In het Aartsbisschoppelijk Archief vormt het archief van de kerkelijke rechtbank uit het ancien régime een belangrijke bron voor de studie van deviant gedrag en overtredingen van de kerkelijke wetgeving. Het verschaft een boeiende inkijk in het functioneren van de pre-industriële samenleving en de rol die de Kerk daarin speelde. Onderzoekers kunnen in het archief van het bisdom Antwerpen terecht voor onderzoek naar bredere maatschappelijke thema’s, zowel voor de periode van het ancien régime als voor de periode vanaf het Tweede Vaticaans Concilie (Vaticanum II).

Het zorgvuldig beheren, ontsluiten en valoriseren van het historisch archief behoort tot de kerntaken van de bisschoppelijke archiefdiensten. Dat betekent, naast inventarisatie en kwaliteitsvol depotbeheer, ook dienstverlening aan het publiek. Dat gebeurt zowel in de vorm van leeszaalwerking, het beantwoorden van allerhande vragen als het laagdrempelig onder de aandacht brengen van de archiefcollecties voor een breed publiek, bijvoorbeeld door participatie aan de Erfgoeddag en het in de kijker zetten van collectiestukken via een Facebookpagina. Daarnaast vervullen de bisschoppelijke archiefdiensten ook een dienstverlenende functie ten aanzien van de diocesane diensten en vicariaten wat hedendaags documentbeheer betreft. Verder zijn de archivarissen ook actief betrokken bij de zorg voor en het borgen van archieven van parochies en kerkfabrieken. Samenwerking tussen zowel de Vlaamse bisdomsarchieven onderling als met structurele partners zoals het Rijksarchief en KADOC is hierbij onontbeerlijk.

Het streven naar een diepgaande, hedendaagse ontsluiting van de historische archiefcollecties, en de mogelijkheid om de collecties van verschillende bisschoppelijke archieven op een gezamenlijk platform te presenteren, waren voor de bisdommen Brugge en Antwerpen en voor het aartsbisdom Mechelen-Brussel de voornaamste drijfveren om in 2019 toe te treden tot het Lias-verhaal.

Samenwerking met de Vereniging der Paters der Heilige Harten/Damiaanmuseum

De Archiefcollectie Damiaan maakt samen met de Museum- en Bibliotheekcollecties Damiaan deel uit van de Collectie Damiaan, eigendom van de vzw Vereniging der Paters der Heilige Harten. De in Leuven bewaarde collectie is wereldwijd genomen de meest diverse en uitgebreide archiefverzameling rond pater Damiaan (1840-1889). Ze omvat onder andere archivalia van pater Damiaan, historisch archief verzameld in het kader van het zalig- en heiligverklaringsproces, kunstwerken van Edward Clifford (vriend van Damiaan) en archief en documentatie rond Damiaans blijvende inspiratie, weerspiegeld in talrijke evenementen en initiatieven.

In het oog springt de verzameling van authentieke brieven en persoonlijke documenten van Damiaan, die sinds 2013 op de Vlaamse Topstukkenlijst staat. In 2023 gaven de paters van de Heilige Harten deze hele collectie in langdurige bruikleen aan de gemeente Tremelo, waar het gemeentelijke Damiaanmuseum het behoud en beheer op zich neemt, in nauwe samenwerking met andere erfgoedpartners zoals KADOC - KU Leuven. Al in 2020 werd de inventaris van de Archiefcollectie Damiaan opgenomen in Lias door een deeltijds aangestelde archivaris, geholpen door een vrijwilliger. Zo kan de rijke collectie op een duurzame en doeltreffende manier ontsloten worden naar een internationaal publiek van onderzoekers en andere erfgoedgeïnteresseerden.

Samenwerken in en aan infrastructuur

Hoe is de samenwerking georganiseerd?

Lias ging in productie in 2008 met twee gebruikersgroepen, maar intussen groeide het aantal partners binnen en buiten de KU Leuven-context naar vijftien, waaronder de partners hierboven en de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG). Ze werken alle binnen een gedeelde Lias-infrastructuur. Daarnaast is het Vlaams Parlement Liasgebruiker sinds 2019. Hun gegevens zijn opgenomen in een afzonderlijke entiteit, waardoor ze niet in het onlineoverzicht van Lias te zien zijn. Deelnemers dragen allemaal financieel bij naargelang de functionaliteiten die ze gebruiken, de hoeveelheid data die ze bewaren en de specifieke, bijkomende vragen die zij hebben ten opzichte van wat al functioneert.

Partners sluiten een overeenkomst af met LIBIS, dat instaat voor het technisch beheer, de ontwikkeling van bijkomende functionaliteiten, integraties met andere systemen en expertiseopbouw op het vlak van digitale preservatie. In een samenwerkingsovereenkomst met KADOC wordt de inhoudelijke ondersteuning geregeld. Bij aanvang bestond er een Technische Werkgroep met LIBIS-medewerkers en technisch onderlegde collega’s van de partners die de configuratie en integratie in goede banen leidde. Intussen wordt die werkgroep meer projectmatig samengeroepen. Langs functionele zijde stond een Werkgroep Archivarissen Lias (WAL) in voor het evalueren en bijsturen van oplossingen, het verzamelen en bespreken van nieuwe functionaliteiten en het opmaken van handleidingen en andere documentatie. Deze groep van archivarissen bleef door de jaren heen samenkomen als spil voor toekomstplanning en expertise-uitwisseling.

Voor- en nadelen

De financiële kost voor de ingebruikname en ontwikkeling van een professioneel systeem was de initiële motivator voor de samenwerking binnen Lias, maar zeker niet de enige. Collecties krijgen ook meer zichtbaarheid en kunnen direct in relatie tot andere collecties gepresenteerd worden aan onderzoekers. Het digitaal presenteren van de historische archiefcollecties was voor de archiefdiensten van de bisdommen Antwerpen en Brugge en het aartsbisdom Mechelen-Brussel de belangrijkste motivatie voor de instap in Lias. Ook het Damiaanmuseum zag dat als een grote stap vooruit in de ontsluiting naar zijn internationale lezerspubliek. En de Stichting de Bethune merkte alvast de vergrote ‘vindbaarheid’ in een stijgend aantal aanvragen. Anno 2023 is online aanwezigheid een absolute must.

De transparantie van scopeArchiv biedt voor de bisdomarchieven bovendien kansen om de eigen, soms verouderde inventarissen bij de invoer te laten beantwoorden aan hedendaagse standaarden op het vlak van archiefbeschrijving. Dat er vanuit scopeArchiv een directe link gelegd kan worden met contextuele gegevens in ODIS is een mooi pluspunt. Ook wat intern archiefbeheer betreft, biedt Lias voordelen. Het beheersysteem is gebruiksvriendelijk voor medewerkers. De informatie die een medewerker achter de schermen te zien krijgt, kan uitgebreider zijn dan wat de gebruiker ziet. Zo kan een medewerker zien of een stuk persoonsgevoelige gegevens bevat, in welke fysieke staat het verkeert enzovoort. Dat bevordert efficiënt en professioneel werken, wat ook de Stichting de Bethune overtuigde. Voor KADOC is het op zijn beurt een manier om zijn achterban beter te ondersteunen en opgebouwde expertise te delen, maar ook om zelf bij te leren.

Uitgaand van de beperkte personeelsbezetting en beschikbare middelen van het Damiaanmuseum en de Stichting de Bethune is het fijn dat de professionalisering kan gebeuren in een technisch stabiele en duurzame omgeving van de KU Leuven, wat de digitale dienstverlening garandeert. Het spreekt voor zich dat ook onderzoekers en geïnteresseerden daar alle belang bij hebben. Samenwerking vereenvoudigt daarnaast het contact met de serviceproviders van diverse componenten van Lias. Voor het Damiaanmuseum betekende de instap in Lias het startschot voor een digitale transformatie. Voor de bisdomsarchieven was het ook de start van een intense onderlinge samenwerking om de collecties op een zo uniform mogelijke wijze aan de gebruiker te kunnen presenteren. De aansluiting bij de WAL laat bovendien toe om ervaringen uit te wisselen en kennis te delen met archiefdiensten met een soortgelijk (religieus) profiel, die geconfronteerd worden met gelijkaardige uitdagingen bij de ontsluiting van hun collecties.

Ondanks de voordelen van de toetreding tot Lias, zijn er toch ook enkele pijnpunten. De invoer van bestaande inventarissen – die vaak in Word of op papier gemaakt zijn – is arbeidsintensief, tijdrovend en soms uitdagend. Bovendien leert de ervaring van de bisdommen dat gebruikers vaak verwachten dat de archieven gedigitaliseerd zijn en beelden van archiefstukken digitaal beschikbaar zijn. Een verwijzing naar enkel digitale inventarissen is dan soms een teleurstelling. Daarnaast lijkt Lias nog te weinig bekend te zijn bij een publiek van niet-academische onderzoekers zoals heemkundigen. Zij ervaren de zoekinterface scopeQuery niet altijd als laagdrempelig genoeg.

Conclusie

De aansluiting bij Lias is voor partners een belangrijke stap in de richting van publieksgerichte digitale ontsluiting en digitale transformatie van de erfgoedwerking, al vraagt het veel tijd en brengt het ook de nodige uitdagingen met zich mee. We kijken uit naar een verdere uitbreiding van het Lias-netwerk, zodat de ontsluiting en valorisatie van vaak nog onderbelicht, maar waardevol erfgoed toeneemt. Neem zeker een kijkje op abs.lias.be.