Informatie aan Zee, het tweejaarlijkse congres voor informatieprofessionals, is niet alleen hét moment om kennis op te doen, maar biedt ook tal van kansen om te netwerken. Dit artikel heeft als doel om jou tips en vooral zin te geven om je (professionele) netwerk er zonder moeite verder uit te breiden.

Wat is netwerken?

Je bent aan het netwerken wanneer je wederzijds helpende win-winrelaties aanlegt en die onderhoudt. Netwerken is dus een sociale activiteit waarbij contacten onderhouden en elkaar helpen of een dienst bewijzen centraal staan.

Zowel professioneel als privé kunnen die contacten je heel wat opbrengen. Zo kan iemand uit je netwerk je helpen met het vinden van een geschikte binnenhuisarchitect, tandarts of babysitter. Professioneel kan iemand je dan misschien weer helpen met het uitwisselen van ervaringen rond projecten, je op de hoogte houden over wat er leeft in de sector of je bijstaan wanneer je van functie of job wilt veranderen.

Netwerken doen we eigenlijk al heel ons leven. In de lagere school bestond ons netwerk uit onze familie en vriendjes op het speelplein. Later kwamen daar collega’s, buren, leden van onze sportclub en de ouders van de vriendjes van onze kinderen bij. Waarschijnlijk heb je meerdere van deze mensen op een bepaald punt in je leven om een gunst gevraagd of heb jij hen geholpen.

Het gaat zelfs verder. Naast die (relatief) nauwe contacten kent iedereen wel een arts, een bakker of een consultant, een dataanalist en misschien een yogaleraar of een zelfstandig ondernemer. Ongetwijfeld heb je deze mensen ooit aangeraden aan kennissen of werden ze jou aangeraden. Wanneer we nog even verder nadenken, kennen we ook wel een persoon wiens naam start met een A, B, C, X, Y of Z.

Het gaat dus om hoe je de zaken bekijkt, maar we blijken alleszins al een heel aantal mensen te kennen. In de literatuur wordt soms gesteld dat ieders natuurlijke netwerk zo’n 250 personen telt.

De ware kracht van netwerken is dus niet zozeer dat jij veel mensen kent, maar wel dat anderen jou kunnen helpen door hun netwerk voor je te mobiliseren. Zo krijg je niet één, maar misschien wel 250 nieuwe opties ter beschikking.

Waarschijnlijk staat niet iedereen uit je natuurlijke netwerk al op voorhand te springen om je te helpen. Dat is niet verwonderlijk. Wie uit het oog is, is soms ook (even) uit het hart. En weet jij van die arts, bakker, consultant, van Ann, Boris of Zohra spontaan wat ze doen en hoe jij ze er eventueel mee kunt helpen? Om een netwerk actief te gebruiken, moeten we het dus eerst goed onderhouden. Hierop komen we op het einde van dit artikel nog uitgebreid terug.

Netwerken hoeft niet moeilijk of beladen te zijn. Het draait vooral om de ander even op een fijne manier aandacht te geven. Door de ander eerst te laten winnen, maak je de kans immers veel groter dat de ander ook wat voor jou wil doen.

Je netwerk uitbreiden aan zee

Hoe begin je eraan?

Misschien vind je het wel spannend om in een groep waar je niet iedereen (even goed) kent, een praatje met een ander te doen. Bedenk dan vooral dat dat voor de ander ook geldt. Het initiatief nemen voor een gesprek met iemand die je nog niet kent, is soms spannend, maar ieder van ons geniet van het gevoel gezien te worden en aandacht te krijgen. Besef daarom dat wanneer jij een praatje met een ander start, de ander daar dikwijls gewoon blij mee is. Met de tips die we hier verder delen, kan netwerken zelfs een plezier voor iedereen zijn.

Wat zijn de beste plaatsen?

Eigenlijk kun je zo goed als overal netwerken. Netwerken gaat meestal het best op die plaatsen waar jij je ongedwongen voelt, zodat je een ontspannen kennismakingspraatje met een ander kunt doen. Een familiefeest, het clublokaal van de sportclub of de wachtkamer bij de dierenarts kunnen zich daar prima toe lenen. Ook op Informatie aan Zee heb je tal van opties om op een ontspannen manier met nieuwe mensen aan de praat te raken. Tijdens de koffiepauzes tussen de verschillende lezingen en workshops, tijdens de lunch, het diner, het wachten in de rij aan de vestiaire of aan de bar zal bijna iedereen het leuk vinden om je te vertellen hoe hij hier terechtgekomen is en wat zijn rol binnen de sector is.

Natuurlijk hebben mensen de neiging om in groepjes te blijven praten en op zo’n groep toestappen kan extra spannend lijken. Bedenk dan dat er ook altijd beweging is. Mensen gaan even naar de bar, een luchtje scheppen of nog ergens anders heen. Het is op het moment dat iemand zich van de groep losmaakt, dat je met hem het gemakkelijkst een praatje kunt starten.

Met wie kun je netwerken?

Je kunt werkelijk met iedereen netwerken. Hierboven legden we al uit dat iedereen een natuurlijk netwerk heeft en dat dat groter en gevarieerder is dan je op voorhand zou denken. Daarom is het fout om ervan uit te gaan dat iemand niet de moeite van een ontmoeting waard is. Je weet immers nooit wie die persoon in zijn netwerk heeft. Geniet gewoon van elk gesprek, beoordeel de ander niet en laat je verrassen door de latere resultaten die eruit voortkomen. Misschien heb je al opgemerkt dat elk groepje mensen dat ergens staat te praten leiders van de conversatie telt. Dat zijn die personen naar wie iedereen luistert als ze spreken en bij wie iedereen lacht als zij lachen. Deze personen hebben meestal een krachtige positie binnen hun eigen netwerk en kunnen dat vaak snel voor je activeren.

Hoe start je een gesprek?

Houd bij het openen van een gesprek in gedachten dat 55 procent van onze communicatie uit lichaamstaal bestaat. We gaven al aan dat je iemand het vlotst kunt aanspreken wanneer die persoon zich losmaakt van zijn groep. Op dat moment kun je zijn richting uit gaan. Vervolgens hoef je eigenlijk niet meer te doen dan even oogcontact te maken. Als je nu glimlacht, zwaait, knikt of even iets zegt en een soortgelijke reactie van de ander krijgt, ben je vertrokken. Zonder woorden heeft de ander aangegeven dat het voor hem oké is dat je hem aanspreekt. Als je graag een ijsbreker inzet, kies dan voor iets positiefs dat past bij de situatie. Start bijvoorbeeld met: “… ook dit jaar is er weer een interessant en gevarieerd programma. Volg jij het voor één dag of helemaal?”

Ga vervolgens verder en stel je kort voor. “Hallo, ik ben Geertje Versmissen en werk als projectcoördinator bij de bibliotheek in Kortrijk” is meer dan genoeg. Laat vervolgens de ander weer aan het woord. Goed netwerken gaat vooral om het om de ander te laten draaien.

Waarover praat je?

Eigenlijk kun je zowat elk mogelijk thema aanboren. Wat de ander in de sector doet, zijn familie, hobby’s of overtuigingen; als de ander er graag over vertelt, heb je een geschikt onderwerp voor je gesprek gevonden.

Omdat het een eerste gesprek is, wil je de sfeer waarschijnlijk luchtig houden. Vermijd daarom vragen naar onderwerpen die een onaangenaam gevoel kunnen oproepen.

Een veelgemaakte fout bij het netwerken is dat we soms te veel de neiging hebben om zelf te willen praten. Dat hoeft niet. Echt interessante personen praten niet de hele tijd zelf, ze zijn er meester in anderen te laten vertellen. Het is beter de ander eerst aandacht te geven en gewoon te luisteren. Dat is fijn voor de ander en geeft hem een goed gevoel, waardoor hij met meer plezier met je praat. Je mag bovendien pas verwachten dat de ander naar jou luistert als jij dat eerst voor hem gedaan hebt.

Waarover je ook praat, maak er geen discussie van. Je doel is om een fijn, nieuw contact toe te voegen aan je netwerk. Stel de ander gewoon vragen om hem te leren kennen. Laat hem zelf vertellen en luister naar het antwoord. Wanneer het nu ‘klikt’, heb je een basis om later een win-winrelatie op te bouwen. Het verkrijgen van hulp van de ander is nu nog niet aan de orde. Daar helpen we je later mee.

Stel vragen om het gesprek te laten lopen

We gaven hierboven al aan dat het intelligenter is om de ander vragen te stellen dan om zelf veel te praten. Om een gesprek te sturen, kun je verschillende soorten vragen inzetten. Elke soort heeft haar eigen functie.

• Gesloten vragen leveren slechts een kort antwoord op. Het zijn bijvoorbeeld ja-neevragen of vragen naar iemands naam. In onze Vlaamse cultuur zetten we ze vooral in bij het begin en het einde van de conversatie. Ze zijn perfect als ijsbrekers en stellen de ander op zijn gemak. Omdat we de neiging hebben om de vraag kort met “Goed” te beantwoorden, is ook “Hoe gaat het met jou?” een gesloten vraag.
• Na enkele gesloten vragen kun je je verder bedienen van open vragen. Dat zijn de wie-, wat-, waar-, wanneer-, waarom- en hoe-vragen. Deze vragen nodigen je gesprekspartner uit om meer details te vermelden en doen het gesprek duren. Vraag je gesprekspartner wat hij precies doet en je krijgt waarschijnlijk een gedetailleerd antwoord. Als je vraagt hoe hij een bepaald project afgehandeld heeft dat jullie ook willen uitrollen, zul je waarschijnlijk enkele minuten kunnen blijven luisteren.
• Controlevragen zijn vragen waarbij je controleert of je de informatie die je opvangt correct begrepen hebt. Ze helpen je om misverstanden te vermijden. Omdat ze de ander tonen dat je actief luistert, zet je ze geregeld in. “Dus, als ik je goed begrepen heb, brengt het ontsluiten van genealogische archieven heel wat privacy-vraagstukken met zich mee?” is hier een voorbeeld van. De ander weet nu dat je echt naar hem luistert. Je herhaalt immers wat hij zegt en dat kan alleen als je echt luistert. Daarna kun je doorvragen. “Met welke privacy-vraagstukken werden jullie zoal geconfronteerd?” zou een goed vervolg kunnen zijn.
• Feelgoodvragen zijn je instrument om de sfeer van het gesprek te bepalen. Ze zijn gebaseerd op een simpel psychologisch inzicht: wanneer je terugdenkt aan een moment, bijvoorbeeld een leuke avond met vrienden, voel je de sfeer van dat moment even opnieuw. Je kunt feelgoodvragen daarom gebruiken om de ander zich even goed te laten voelen. “Wat was, volgens jou, het beste moment van de vorige editie van Informatie aan Zee?” zal iemand aanzetten om mentaal terug te gaan. Wanneer je, als nieuweling, aan een ervaren collega vraagt wat hem dreef om voor deze sector te kiezen, kun je zelfs best even gaan zitten. Wellicht volgt er nu een lang verhaal over hoe je collega voor de sector gekozen heeft en gaat hij mentaal even terug naar die motivatie van de eerste jaren. Die sfeer voelt hij nu even opnieuw.

Je hoeft al die vragen die je stelt niet steeds helemaal grammaticaal correct te formuleren. Je zult vlug merken dat als je een woord uit de zin van de ander vragend herhaalt, hij daar meestal op verdergaat. Stel dat iemand je iets vertelt over de toepassingen van ChatGPT bij het opmaken van erfgoedcollecties. Wanneer je dan “ChatGPT?” vragend herhaalt, zul je een inleiding krijgen in artificiële intelligentie (AI) en haar toepassingen. Herhaal je “beschrijvingen?”, dan krijg je waarschijnlijk een reeks voorbeelden van beschrijvingen die deze bot geproduceerd heeft.

Soms volstaat het om even een geluid te maken om te tonen dat je luistert. “Hmm” of “Aha” kunnen dan volstaan. Op die manier kun je een gesprek zolang laten duren als jij zelf wilt. Niemand zal immers uit een conversatie weglopen zolang hij zelf aan het woord is en een aandachtig publiek heeft.

Als jij het gesprek wilt beëindigen, dan kun je weer enkele gesloten vragen inzetten. De zin van de ander om verder uit te wijden over details zal nu weer verdwijnen.

Kortom: meestal beginnen we een conversatie met enkele gesloten vragen. Door over te stappen op open vragen, laten we de ander meer details vertellen. We tonen regelmatig dat we luisteren door controlevragen in te zetten en af en toe kun je met een feelgoodvraag de sfeer van het gesprek wat bijsturen.

Lichaamstaal en spiegelen

We gaven eerder al aan dat een groot deel van onze communicatie vooral uit lichaamstaal bestaat. Bij netwerken speelt die lichaamstaal dus ook een grote rol. Zo wezen we op het belang van oogcontact of glimlachen bij het openen van een gesprek.

Een glimlach is een bijna universeel signaal dat je van goede wil bent. Hij is onmisbaar om uit te stralen dat jij een fijne en ontspannen gesprekspartner bent die de dingen positief bekijkt. Neem verder een ontspannen houding aan. Dat kun je gemakkelijk doen door even diep in en uit te ademen en aan iets fijns terug te denken. Als jij je goed voelt in je houding, dan zal de conversatie voor jou ook ontspannen en fijn verlopen.

Ook kun je de ander, zonder te overdrijven, een beetje spiegelen. Spiegelen is je inleven in je gesprekspartner door mee te gaan in bepaalde gebaren, houdingen of spreekgewoontes zoals tempo en volume. Een of twee keer tijdens een gesprek gebruik je een stopwoord van je gesprekspartner of knik je op dezelfde manier bij het luisteren. Door dat subtiele spiegelgedrag stimuleer je bij de ander het gevoel dat jullie een beetje hetzelfde zijn, wat zorgt voor een ontspannen sfeer.

Houd ook een comfortabele afstand aan ten opzichte van de ander. Wanneer iemand te dichtbij komt, wordt de sfeer al snel bedreigend of intiem. Ongeveer een armlengte afstand van de ander houden, is het comfortabelste. Blijf intussen van je telefoon. Het is onmogelijk een gesprek met iemand te voeren, daarbij actief te luisteren en intussen op je telefoon bezig te zijn.

Besef wel dat lichaamstaal behoort tot onze onbewuste communicatie. Je kunt erop letten, maar je zult er nooit volledige controle over hebben. Wees daarom voorzichtig met het interpreteren ervan. In oktober koelt het in België al wat af. Wanneer een ander zijn houding sluit door de armen te kruisen, wil dat nog niet zeggen dat hij niet geïnteresseerd is in jullie conversatie. Hij kan het ook gewoon wat koud hebben. Zet controlevragen in als je twijfelt.

Hoeveel moet je zelf praten?

Eerder in deze tekst raadden we je aan de ander te laten vertellen en zelf niet te veel te praten. Een veelgemaakte fout is immers dat mensen soms zelf willen vertellen hoe fantastisch ze zijn. Dat werkt niet. Anderen zullen dat pas van je zeggen wanneer jij erin slaagt hen centraal te stellen.

Aan de andere kant zul je eigenlijk dikwijls aan het woord zijn. Jij stelt immers vragen en controleert regelmatig of je alles juist begrepen hebt. Dat is al heel wat. Mocht je bovendien zelf helemaal niets vertellen, loop je de kans dat anderen je niet authentiek vinden. Vertel dus gerust ook zelf wat, maar geef dan het woord weer aan de ander met een open vraag.

Een gesprek in groep

Netwerken gaat er in tweede instantie om dat de ander jou kan helpen door zijn netwerk voor je te mobiliseren. Geef daarom zelf het goede voorbeeld en betrek ook anderen in je conversatie. Wanneer Jana, de data protection officer (DPO) van jullie organisatie, voorbijkomt, kun je haar introduceren als: “Dit is Jana, onze DPO. Zij is onze privacyexperte en zorgt dat we alle regels volgen.” Aan Jana zou je kunnen zeggen: “Dit is Pieter van de Gegevensbeschermingsautoriteit. We hadden het net over het belang van privacy in openbare archieven.” Nu kan iedereen verder meepraten.

Maak je geen zorgen als je later het gesprek moet verlaten. Naast die privacy in openbare archieven, hebben de deelnemers aan dit gesprek nu een extra onderwerp om over te praten: jou. En jij hebt zonet iedereen op een aangename manier in het gesprek betrokken. Dat is zeldzaam en kan je heel wat sympathie opleveren.

Hoe sluit je een netwerkgesprek af?

Op netwerkevenementen kun je vele verschillende gesprekken voeren. Meestal zijn die relatief kort. Het is dus normaal dat je het gesprek op een bepaald punt afrondt.

Dat beëindigen kan eenvoudig gebeuren door te verwijzen naar iets of iemand anders waar je vervolgens naartoe moet. Zeg bijvoorbeeld dat je je directeur daar ziet en hem nog enkele papieren moet doorgeven. Of kijk op je uurwerk en zeg dat de volgende lezing binnen enkele minuten begint en dat je naar de zaal moet gaan. Verontschuldig je kort, maar bedank vooral voor het gesprek. “Bedankt voor deze toffe kennismaking. Ik heb weer wat bijgeleerd over het belang van klantvriendelijke medewerkers voor openbare bibliotheken. Dat is fijn.” is een mooie afsluiter. Het geeft immers aan waarvoor je bedankt.

Nu komt het moment waarop je je adreskaartje kunt overhandigen. Bij dat ritueel moet je vooral beseffen dat er bijna niemand zal bellen of mailen. Het gaat er vooral om dat de ander nu ook zijn gegevens deelt. Heb je geen adreskaartje, dan kun je eventueel je telefoon nemen en de ander vragen of hij het goed vindt om elkaar direct op LinkedIn toe te voegen. Zo heb je de contactgegevens van de ander.

Je netwerk onderhouden na Informatie aan Zee

Waarschijnlijk zul je tijdens dit congres aan zee heel wat gesprekken voeren. Als het goed gaat, heb je ook nieuwe contactgegevens verkregen. Na afloop van het evenement komt het ideale moment om daar wat mee te doen.

De kaartjes zelf hoef je allang niet meer bij te houden. Voeg de informatie die erop staat toe aan LinkedIn en je bouwt vanzelf je netwerk online uit.

Om ervoor te zorgen dat je actief aanwezig blijft in het geheugen van de ander, moet je je netwerk onderhouden. Daarvoor heb je tal van opties. Wij zijn voorstander van het (opnieuw) bedanken van de ander na afloop van het evenement. Dat kan met een e-mail of bericht op LinkedIn, maar overweeg zeker om hiervoor een kaartje met de traditionele post te sturen. Mensen hebben de neiging het te bewaren. Misschien zetten ze het wel op hun bureau en denken ze zo nog lang aan jou.

Wanneer je nieuwe dingen tegenkomt rond het onderwerp waarover jullie samen gesproken hebben, kun je deze informatie aan de ander overmaken. Vermeld er gewoon bij dat je bij deze informatie terugdacht aan jullie interessante gesprek en dat je daarom de informatie graag deelt. Natuurlijk kun je nu ook via LinkedIn contact houden of berichten die de ander deelt op dat medium liken of sharen.

Met zulke kleine acties zul je als een sympathiek persoon onder de aandacht blijven. En iemand die op zo’n aangename manier anderen helpt, zal hetzelfde ontvangen.

Je netwerk gebruiken

Wanneer je de adviezen van hierboven opvolgt, kun je je netwerk regelmatig uitbreiden. Bovendien heb je er zelf eerst in geïnvesteerd. Jij hebt de anderen immers aandacht gegeven, naar hen geluisterd en hen begrepen. Jij hebt hen zelfs al voorgesteld aan anderen uit jouw netwerk. Daarna heb jij hen bovendien correct bedankt en zelfs af en toe opnieuw contact gemaakt om weer wat te geven of te delen.

Wanneer je dat even doet, beginnen mensen zich jou te herinneren als iemand die geïnteresseerd is in de ander en graag helpt. Dat is het type persoon dat anderen ook graag helpen. Nu zul je de vraag beginnen krijgen wat de ander voor jou kan doen. Nu kun jij je (nieuwe) netwerk om hulp vragen.