Het Forum van Afgestudeerden Archivistiek en hedendaags Documentbeheer (FAAD) bestaat 25 jaar. Hoog tijd om samen te zitten met zowel de huidige als de vorige voorzitter(s), maar ook met Frank Scheelings, voormalig professor van de interuniversitaire master-namasteropleiding (manama) Archivistiek: Erfgoed- en Hedendaags Documentbeheer aan de Vrije Universiteit Brussel (VUB).

Hoe is het FAAD ontstaan?

Frank: De masteropleiding is ontstaan uit de geschiedenisopleiding, waarbij de historische aspecten toen nog heel aanwezig waren. Juul Verhelst van het Rijksarchief werd dan speciaal voor de opleiding aangetrokken en vanaf 1991 organiseerden we samen studiedagen aan de VUB. We nodigden afgestudeerden uit om deel te nemen, te presenteren of mee te werken aan de uitgave Archiefinitiatie(f). Al gauw bleek dat de nood aan bijscholing, vooral in verband met documentbeheer, zeer hoog was.

De (net) afgestudeerden hadden een idealistische pioniersmentaliteit en het was Juul die Betty aansprak om het FAAD op te richten, met als doel om extra bijscholing voor alumni te mobiliseren. Vanaf 1999 begon het FAAD jaarlijks studiedagen te organiseren met steeds een thema waar de sector op dat moment nood aan had. Tijdens die beginjaren kregen we daarvoor financiële hulp van de VUB.

Betty: In 1990 rondde ik de toen gloednieuwe opleiding af. Onze zichtbaarheid vergroten, was in die tijd prioritair. Heel wat afgestudeerden kregen te maken met dezelfde problemen rond een deftig archiefbeleid. We hadden er nood aan om ervaringen over praktische zaken met elkaar te delen, want in de theorie leer je bijvoorbeeld weinig over hoe je een verhuizing organiseert. Vaak werd je op je werkplaats niet met open armen ontvangen en verliep de werking moeilijk. Daarnaast werd het FAAD een manier om te netwerken en met elkaar in contact te blijven. We maakten immers hetzelfde mee en het was boeiend om te weten hoe iedereen daarmee omging.

Hoe is het FAAD verder geëvolueerd?

Frank: Vanaf het begin ontstonden er enkele FAAD-werkgroepen. De werkgroep Belangenbehartiging moest ervoor zorgen dat men begon te luisteren naar archivarissen. Ze hadden geen deftig profiel en organisaties hadden vaak niet door dat ze er een nodig hadden. Door de FAAD-website hebben we de vacatures in de archiefsector kunnen kanaliseren. De werkgroep Website moest het FAAD van een online platform voorzien. De werkgroep Automatisering zocht naar oplossingen voor de problematiek rond het digitaal archief- en documentbeheer. Die werkgroep kantelde dan in de VVBAD in, want de nood aan automatisering was gigantisch. Ten slotte had je ook de werkgroep Archiefinitiatie(f), die wetenschappelijke artikels zocht, thesissen samenvatte, thema’s bedacht enzovoort, voor de gelijkgenaamde uitgave. In 2004 werden deze werkgroepen stopgezet.

Mariet: Na vier fysieke edities van Archiefinitiatie(f) ontstond een digitale versie, maar dat heeft niet lang geduurd. Dieter: Het was moeilijk om daar artikels voor te vinden. Thesissen lezen in je vrije tijd nam veel tijd in beslag.

Frank: Kort na het afschaffen van de werkgroepen is het Archiefforum ontstaan. Dat is heel belangrijk geweest voor het Vlaams archiefwezen.

Tom: Dat is eigenlijk binnen de opleiding ontstaan. Aangezien Facebook toen nog niet bestond, had ik samen met een medestudent het idee om een website te maken waarop studenten onderling konden communiceren en kennis – samenvattingen en examenvragen – konden delen.

Frank: Ik ben er bewust nooit naar gaan kijken (lacht). Mijn vrouw, Kaat Knaepen, volgde het wel op om de temperatuur te meten zodat ik – indien er problemen waren – daar tijdens mijn les op kon inspelen.

Tom: Twee jaar later, in 2005, werd dat forum opengesteld voor de hele sector, met een specifiek luik voor studenten. Nadat ook de nieuwe FAAD-website klaar was – ik zat in de werkgroep Website – ben ik bij het FAAD gekomen om die kennisdeling verder te stimuleren. De digitale middelen lieten dat toen toe.

Harald: Je merkt dat het FAAD vroeger veel meer moest doen, omdat er minder was. De archiefsector en het netwerk van archieven hebben zich nu wel geprofessionaliseerd.

Wim: Toen ik voorzitter werd, ontstond er plots een soort van breuk: heel wat mensen verlieten het bestuur. We moesten bepalen op welke zaken we nog wilden inzetten.

Jullie hebben allemaal de opleiding gemeen. Hoe hebben jullie dat ervaren?

Frank: De opleiding wijzigde in 1993 van een tweejarige naar een eenjarige manama.

Remco: Dat ene jaar was relatief zwaar, alleen al door de combinatie van stage, opleiding en thesis. Je studeert af met zo’n zeshonderd uren aan stage. Frank waarschuwde daar al in het begin voor.

Frank: Ik begon het academiejaar altijd met een tijdlijn. De boodschap was: het is goed te doen, maar je moet er wel op tijd aan beginnen.

Dieter: Ik denk dat dat ook de reden was dat je je daarna aansloot bij het FAAD. Je beleefde samen die opleiding en steunde elkaar daarin.

Frank: Het archiefwezen was op dat moment veel kleinschaliger. In het begin van het academiejaar vroeg ik aan de studenten om rond zich te kijken en samen te werken, want hun medestudenten werden later namelijk hun collega’s.

Harald: Je medestudenten waren de eerste mensen die je kende in de sector. Soms belandde je alleen op een archiefdienst, dan was het handig om met je vragen of problemen bij iemand terecht te kunnen.

Wat vinden jullie het waardevolst bij het FAAD?

Dieter: Op een bepaald moment waren de werkgroepen niet meer haalbaar en dachten we na over waar we ons op gingen focussen. Het resultaat daarvan is het project Bij de Archivaris op Schoot (BDAOS), waarbij geïnteresseerden tijdens een studiebezoek de archiefpraktijk aan den lijve kunnen ondervinden en zo best practices kunnen aanschouwen.

Wim: Ik vind BDAOS een van de waardevolste dingen die het FAAD organiseert. Als beginnende archivaris had ik daar veel aan. Dat was heel laagdrempelig en je kon je gastheer overstelpen met allerlei vragen. Dat is de ideale manier om contacten te leggen.

Dieter: In de opleiding zie je vooral theorie, en slechts een beetje praktijk. Tijdens BDAOS zie je dan wat er bij verschillende instellingen in de praktijk gebeurt en hoe ze daarmee omgaan. Heel handig. Mariet: Je ontdekte bijvoorbeeld dat je compromissen moet sluiten.

Tom: Mensen zijn in een kleine groep ook opener naar collega’s toe. Als je een student ontvangt voor een stage, dan staat Frank (van de opleiding) daarbij (lacht). Je bent dan veel geremder, omdat je het goede voorbeeld wilt tonen. Met BDAOS was het net de bedoeling om archivarissen in kleinere groep zichzelf te laten zijn, zodat iedereen op een informele manier de eigen problemen of vragen kon aankaarten. De geremdheid van de rondleiders neemt in kleinere groep af, waardoor die personen alles tonen, en vertellen hoe het eigenlijk echt is, zonder dat ze daar een schoner beeld van geven. Ik heb daar veel uit geleerd.

Remco: Bij tien jaar BDAOS zijn we naar het buitenland getrokken: Rijsel en later ook Rotterdam. Het moet goed bereikbaar zijn, en langs de grens, want het FAAD heeft geen middelen. Dat kan een uitdaging zijn. De droom is om ooit eens naar Londen te gaan! Dat is misschien voor de dertigste verjaardag van het FAAD (lacht).

Wim: Bij de Archivaris op Schoot goes international (lacht).

Remco: FAAD-Praat, onze nieuwsbrief, heeft momenteel iets meer dan vierhonderd inschrijvingen, wat best veel is. De response rate is zo’n veertig à vijftig procent. Iedereen mag zich abonneren op de nieuwsbrief, zodat we toch een stukje breder gaan.

Frank: Dat loopt gelijk met het aantal afgestudeerden. FAAD-Praat is ook handig voor alumni die al langer afgestudeerd zijn, zodat ze op de hoogte blijven van wat er gebeurt. Zij zijn meestal minder actief in het FAAD.

Mariet: Dat hangt voor een stuk ook af van het onderwerp of thema van een studiedag. Het ene jaar zijn ze met meer aanwezig dan het andere. Bovendien mogen niet alle werknemers zomaar een studiedag volgen van hun werkgever, soms moeten ze daar vakantie voor nemen. Vroeger kon een studiedag op een zaterdag vallen, net om te vermijden dat mensen daar speciaal een vakantiedag voor moesten aanvragen.

Dieter: Het is positief als er ook studenten aanwezig zijn, want zo’n studiedag is je eerste kennismaking met de sector en collega’s. Je hebt daar veel aan, want je hebt de experten voor je.

Frank: Zijn de studiedagen eigenlijk altijd een constante geweest?

Harald: Enkel in maart 2020 is de studiedag geannuleerd wegens de coronacrisis.

Remco: In die periode was het nog niet zo evident als nu om digitaal te vergaderen. Een jaar later hebben we een digitale studiedag kunnen organiseren, waar veel mensen aanwezig waren, maar dat is ook gemakkelijker online. We speelden ook even met het idee om een Bij de Archivaris op Anderhalve Meter te organiseren (lacht).

Harald: Dat hebben we dan toch maar niet gedaan. Vorig jaar vond de studiedag plaats in het archief van Gent en dat hebben we toch een paar keer moeten uitstellen door de verstrengde maatregelen.

Waarin jullie het verschil tussen het FAAD en de VVBAD? De uitdagingen zijn hetzelfde voor de hele sector. Is er dan nog een meerwaarde voor het FAAD?

Remco: Het FAAD heeft een eerder informeel karakter en doet aan informele netwerkvorming. Daarnaast focussen we iets meer op de beroepsgroep van de archivaris, met specifiek de net afgestudeerden die hun plek zoeken in de sector – hoewel uiteraard iedereen welkom is. Dat terwijl de VVBAD een formeler karakter heeft en leden van verschillende achtergronden. 

Dieter: Het FAAD is inderdaad informeler, maar het kan dienen als een opstap of tussenstap richting de VVBAD.

Harald: De opleiding bindt nog altijd. Als ik een andere informatiebeheerder ontmoet, vraag ik toch direct of die persoon de opleiding gevolgd heeft. Dat is meteen een gespreksonderwerp.

Mariet: Je weet dan inderdaad meteen welk soort profiel je voor je hebt.

Remco: Beide verenigingen kunnen perfect naast elkaar bestaan en op sommige vlakken kunnen we misschien zelfs samenwerken. Het engagement blijft wel een uitdaging, maar dat geldt voor het hele verenigingsleven.

Wim: Inderdaad, het FAAD heeft zeker nog bestaansrecht naast de VVBAD, maar we moeten dan wel goed communiceren dat we een open organisatie zijn waar afgestudeerden terechtkunnen.

Waarom zou je pas afgestudeerden aanraden om zich aan te melden als bestuurslid van het FAAD? 

Dieter: Wie weet vind je als afgestudeerde wel je toekomstige partner. Er zijn toch heel wat koppels ontstaan in de sector (lacht).

Wim: Het FAAD heeft nog steeds een duidelijk gezicht en aanbod naast het andere aanbod dat al bestaat.

Betty: Misschien is de nood minder acuut dan in de jaren negentig, maar als je voor het eerst in de sector terechtkomt, dan word je met dezelfde dingen geconfronteerd. De tijden zijn fel veranderd, er is nu een bredere basis en meer draagvlak, maar dat kan altijd nog veranderen.

Harald: Ik was blij dat het FAAD er was in het begin. Mijn eerste werkervaring was in de privésector – waar er helemaal geen kader of houvast was, of anderen die bezig waren met archieven of er notie van hadden; daar is ondertussen wel verandering in gekomen. Het was fijn om naar de stuurgroep te komen, omdat je daar tenminste nog in vaktermen kon spreken en op de hoogte bleef van ontwikkelingen in de sector (lacht). Dat was voor mij een houvast.

Dieter: Als afgestudeerde is het soms moeilijk om je stoute schoenen aan te trekken om te onderhandelen, maar je moet jezelf blijven verkopen. Door ervaring en netwerken kun je dat leren.

Betty: Je moet je werking inderdaad verkocht krijgen en de mensen meekrijgen. En soms moet je inderdaad eens een rechte lijn een beetje ombuigen.

Frank: De laatste jaren heb ik tijdens het werkcollege heel bewust op het managementaspect van archiefbeheer ingezet. Aan de hand van bijvoorbeeld een rollenspel moesten studenten hun casus verdedigen.

Remco: De vacatures – uit de brede sector – op onze website worden vaak bekeken. Het heeft echt effect, want een van de huidige leden van de stuurgroep heeft haar job via de website gevonden.

Frank: Pas afgestudeerden komen vaak in de sector terecht. Het FAAD speelde een rol in het binden van de studenten aan de archiefsector. Als ze van de sector afdwalen, kunnen ze deelnemen aan een studiedag.

Remco: We worden nu meer gerespecteerd en besturen beseffen dat een archivaris nodig is.

Harald: Het huidige bewind leidt ertoe dat je een informatiebeheerder best goed kunt gebruiken. Soms zitten alumni zelfs op posities waar het beleid gemaakt wordt.

Waar kan het FAAD nog meer op inzetten volgens jullie? Welke uitdagingen zien jullie voor de toekomst? 

Frank: De professionalisering in stand houden, vormt een belangrijke uitdaging. Het is essentieel om nascholing in de vorm van studiedagen steeds te actualiseren en goede initiatieven te blijven organiseren.

Remco: We hebben een specifieke doelgroep binnen de sector. De periode tussen op zoek zijn naar werk en je weg zoeken in de sector is moeilijk. Belangrijk daarbij zijn netwerkvorming en opleidingen. De meeste archivarissen werken in de overheids- of gesubsidieerde privaatrechtelijke context. We mogen niet vergeten dat bedrijven ook nood hebben aan een goed beleid. Ze zetten daar steeds meer op in, je merkt die trend al duidelijk op in het buitenland. We moeten toch eens nadenken over het uitbreiden van onze werking. Ik denk hierbij aan de nieuwe graduaatsopleidingen informatiebeheer in Arteveldehogeschool en Erasmushogeschool Brussel. Misschien kunnen we ook voor hen iets betekenen, want het zou jammer zijn als er dan drie verenigingen zouden ontstaan. Het opleidingslandschap verandert, dus ook wij moeten mee veranderen.

Frank: De opleiding is veranderd naar een informatieopleiding, omdat de arbeidsmarkt dat vraagt. Je gaat je dan minder richten tot pas afgestudeerde historici. Met een informatiebeheerder krijg je een goed beleid, wat nodig is, want iedereen is bezig met het automatiseren en worstelt met dezelfde problemen. Maar als je kijkt naar erfgoed, dan wordt dat niet altijd gezien als de corebusiness.

Dieter: In Brugge hebben we veel geluk dat het stadsbestuur fel achter het erfgoed staat. Het is inderdaad zo dat een goed archiefbeleid dringend is, zeker na al de crisissen van de afgelopen paar jaar. Daar kan onze kennis goed van pas komen. Naar de toekomst toe kan dat echter snel veranderen en dat kan moeilijk worden. Het is al beter dan jaren geleden, maar we zijn er nog niet. We moeten waakzaam blijven en iedereen daar goed van bewustmaken.

Mariet: Het blijft ook nog steeds een uitdaging om de afgestudeerden te engageren en ze bij het FAAD te houden. We moeten meer reclame voor het FAAD maken bij de studenten nog voor ze afstuderen.

Wim: We zijn daaraan tegemoetgekomen door een studiedag te organiseren samen met de studenten van de opleiding. Het is inderdaad moeilijk om ze direct na het afstuderen te betrekken, dus daar moeten we toch meer op inzetten.

Dieter: We kunnen met het FAAD het werkcollege eens binnenvallen met twee micro’s, enkele luidsprekers en een kleine rap. Ze zullen ons meteen kennen (lacht).

Hoe hebben jullie het voorzitterschap en het FAAD ervaren? 

Dieter: Na verloop van tijd heb je een beetje het gevoel dat je tijd gekomen is.

Mariet: Dat is ook normaal als je wat langer in het vak staat. Het is dan aan de iets jongere generatie, die meer voeling heeft met de opleiding.

Dieter: Die nieuwe generatie heeft andere visies en zelf krijg je meer verantwoordelijkheden op het werk.

Betty: Niemand mag ook iets te lang doen. Je moet zorgen dat er nieuw bloed komt en dat dat geleidelijk aan groeit en in elkaar overstroomt.

Tom: Er is meestal een overlap tussen de voorzitters. Ik was bijvoorbeeld niet van plan om te stoppen als voorzitter, maar Dieter was zodanig actief dat ik het voorzitterschap met een gerust hart aan hem doorgegeven heb.

Wim: Ik ben als laatste lid statutair verkozen tot de FAAD-stuurgroep.

Remco: We zijn nu inderdaad een werkelijk informele vereniging geworden.

Harald: We blijven wel alles documenteren natuurlijk, maar we proberen het inderdaad informeler te doen. Een mooi voorbeeld hiervan is de FAAD-quiz. De koffiepauzes en afsluitende drankjes bij een studiedag zijn altijd leuk. Dat was de aanzet voor een quiz: het hoeft niet altijd serieus te zijn.

Wim: Het is jammer dat veel mensen vaak direct na het einde van een studiedag weg zijn, dan zit het netwerken er ook niet meer in. Net daarom waren de twee vorige quizzen zeer succesvol.

Waar mag het FAAD het meest trots op zijn? 

Dieter: Zijn voorzitters (lacht).

Tom: Dat het FAAD al 25 jaar bestaat.

Frank: Dat het nuttig is in Vlaanderen en het FAAD erin slaagt om de alumni en de opleiding te ondersteunen.

Dieter: Het FAAD is gegroeid uit een groep mensen die er toen nood aan hadden: mensen die zich verenigd hebben en die eigenlijk samen de sector verbeterd hebben. Dankzij jullie pionierswerk is er sprake van professionalisering en kunnen wij daar de vruchten van plukken. Dat vind ik fantastisch. De stichters mogen hier erg trots op zijn, want ze hebben het verschillende generaties al gemakkelijker gemaakt.

Betty: De grootste dank daarvoor aan Juul.

Ben je afgestudeerd van de manama en heb je na het lezen van dit artikel zin gekregen om deel uit te maken van de FAAD-stuurgroep? Aarzel niet en neem contact op via info@faad.be.