Zowel in het werk- als privéleven hebben digitalisering en automatisering onze manier van werken en communiceren drastisch veranderd. Ook het Bisschoppelijk Archief in Brugge springt mee aan boord van deze digitale sneltrein.

Bisschoppelijk Archief Brugge

Het Bisschoppelijk Archief in Brugge bewaart belangrijke historische bronnen voor onderzoekers in de breedste zin van het woord. Deze bronnen gaan terug tot ver in de middeleeuwen en vormen het geheugen van het bisdom Brugge. Allerhande unieke bestanden en documenten, zoals de archieven van de verdwenen Sint-Donaaskathedraal en het daaraan verbonden kapittel, de archieven van het bisdom Brugge (1559-) en het bisdom Ieper (1559-1801) en het archief van de Brugse Sint-Godelieveabdij behoren tot de collectie. Maar daarnaast is er ook een steeds grotere aandacht voor het digitale archief. Het is van groot belang dat alles op professionele en vakkundige wijze bijgehouden wordt, zodat het voor geïnteresseerden toegankelijk blijft in de toekomst. Bij het archiveren van zowel analoge als digitale documenten dient bovendien rekening gehouden te worden met de juridische, administratieve, cultuurhistorische of emotioneel-symbolische reden. Eveneens zijn kleine organisaties, zoals privéarchieven, niet in de mogelijkheid om ‘grote’ archiefsoftware te implementeren in hun werking, vermits dat niet tot hun hoofdtaken behoort.

Afstuderen telt voor twee

Als laatstejaarsstudent in de graduaatsopleiding Informatiebeheer: Bibliotheek en Archief aan de Arteveldehogeschool in Gent vormt de eindstage een belangrijk onderdeel binnen het taken- en lessenpakket. Zo loopt elke student twee keer 200 uur stage en werkt hij of zij gedurende deze periode op zelfstandige basis een project en vorming uit. Hiervoor doet hij of zij niet alleen een beroep op reeds opgedane kennis tijdens de lessen, maar worden bovendien contacten gelegd met zowel interne als externe stakeholders, binnen en buiten het werkveld.

Tijdens het voorbije academiejaar kreeg ik de kans om heel wat taken uit te voeren die bijdragen aan het beheer en behoud van het archief. Van het inventariseren van fotoalbums tot het ordenen van de handbibliotheek en het volgen van specifieke webinars tot het geven van een niet te missen vormingssessie voor de interne medewerkers. Door niet alleen een overzicht te creëren van de reeds aanwezige archiefstukken, maar ook suggesties te doen voor nieuwe naslagwerken die opgenomen zouden kunnen worden in de collectie, kreeg ik een goed overzicht van de inhoud en structuur van het archief.

Een duizelingwekkende hoeveelheid informatie

Met het oog op duurzaam bewaren en het eenvoudig doorzoekbaar maken van digitale bestanden was er dringend nood aan een actueel en grondig uitgewerkt archiefbeheersschema met daarin per dienst richtlijnen voor de bewaring en overdracht van verschillende documenten naar het archief. Ik ging de uitdaging aan om dat voor de volledige interne organisatie op te stellen, inclusief selectieregels en bijbehorende mappenstructuur.

Voor het opstellen van de verschillende informatiebeheersplannen (IBP’s) werd pragmatisch en zorgvuldig te werk gegaan. Een eerste stap was het organogram van de organisatie – in dit geval het bisdom Brugge – in kaart te brengen. Vertrekkend van hieruit werden dan een of meerdere gesprekken ingepland met de verantwoordelijken van de verschillende diensten. Door deze opdracht tot een goed einde te brengen, werd voor mij duidelijk welke soort documenten er per dienst allemaal bijgehouden werden.

De volgende stap bestond uit het ‘aan de slag gaan’ met de verworven informatie en kennis om voor elke dienst een interactief IBP op te maken. Interactief, want ik koos ervoor om een laagdrempelige, maar efficiënte en effectieve presentatie te maken waar de beheers- en selectieregels per dienst in opgenomen werden. Concreet genomen wil dat zeggen dat ik niet alleen gewerkt heb met aanklikbare ‘blokjes’ die tonen hoelang en óf iets al dan niet bewaard moet blijven. Ik hanteerde hierbij ook doelbewust een bepaald kleurensysteem, zodat duidelijk is welke objecten tot welk niveau behoren.

Le moment suprême 

Op vrijdag 3 maart 2023 was het eindelijk zover: het orgelpunt van de stage! De medewerkers van het bisdom Brugge werden uitgenodigd voor een interessante vorming omtrent digitaal archiefbeheer en leerden meteen de kneepjes van het vak kennen. We trokken erop uit richting ‘Archivaria’ en hielden tijdens onze archiefreis halt bij verschillende etappes, waaronder het aanmaken van een mappenstructuur en het gebruiken van het informatiebeheersplan.

Verder leerden de medewerkers heel wat nieuwe digitale tips en tricks kennen, waaronder tools voor de archivering van e-mails, websites en socialemediapagina’s. Ook werd duidelijk op welke manier websites en socialemediapagina’s het best opgeslagen kunnen worden en waarom de voorkeur uitgaat naar het gebruik van open bestandsformaten. Maar ook het toepassen van een informatiebeheersplan kwam hierin aan bod. We leerden hoe we gemakkelijk bestanden op de server kunnen opslaan en welke mappenstructuur we hierbij het best kunnen hanteren. Als extraatje kregen alle aanwezigen een handige praktijkgids en een felbegeerd archiefdiploma mee naar huis. En of het geestig was!