In 2022 trokken verschillende medewerkers van FARO, het Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, naar het buitenland dankzij Erasmus+-subsidies. Ze delen graag hun ervaringen en tips, en hopen zo ook jou te inspireren om andere horizonten te verkennen.

Elien Doesselaere deed in het voorjaar aan job shadowing bij Imagine IC, een archief, museum en gesprekscentrum in Amsterdam (Nederland). In september trok ze naar Duitsland en ging daar met verschillende cultuurorganisaties, waaronder een bibliotheek en twee musea, in gesprek over de vraag ‘hoe maak je een cultuurorganisatie cultureel diverser?’.

Tine Hermans en Wouter Lammens trokken in de zomer op werkbezoek naar het Duitse Ruhrgebied en omgeving, waar ze verschillende depots bezochten: de herbestemde Peter-Behrens-Bau die ten dienste staat van het LVR-Industriemuseum, het LWL-Zentralmagazin in Münster, en het nieuwbouwarchiefdepot en het open Schaudepot van het Ruhr Museum. Ze maakten deze reis als voorbereiding op de toekomstige studiereis voor de cultureel-erfgoedsector rond erfgoeddepots in augustus 2023.

Michelle Van Meerhaeghe zocht het in de herfst dan weer noordelijker, met name in Finland, om er inspiratie op te doen over hoe de Finnen Erfgoeddag organiseren. Ze dook mee in de job van de nationale coördinator en ging langs bij lokale coördinatoren.

Ook Erfgoeddagorganisatoren van musea, archieven en lokale cultuurdiensten deelden met haar hun ervaringen.

De open deur: wat is de meerwaarde van zo’n Europese verkenningsreis?

• Waarom zou je je collega’s in Europa willen bezoeken? Met deze vraag trappen we natuurlijk een open deur in. Toch is het belangrijk om goed te weten waarom je precies een bepaalde organisatie wilt bezoeken: Zoek je inspiratie, kennis en praktijkervaringen in functie van een nieuw project of een nieuwe taak?
• Wil je je netwerk uitbreiden en de basis leggen voor partnerschappen in de nabije toekomst?
• Wil je uit je eigen denkkader breken en kennismaken met een ander beleid of met andere organisatievormen?

Een mooie bonus is bovendien dat je je eigen organisatie internationaal kunt voorstellen. De mensen die je ontmoet, zullen waarschijnlijk over je bezoek spreken met nog andere collega’s.

Hoe start je met de planning?

Wat is de vraag die je graag beantwoord wilt zien? Welke lacune in je kennis en ervaring wil je graag opvullen? Elke collega vertrok naar diens bestemming met een concrete vraag voor ogen.

Michelle wilde graag leren hoe erfgoedwerkers in Finland Erfgoeddag organiseren. Welke formats slaan er goed aan? Hoe bereiken ze jongeren? Elien was dan weer geïnteresseerd in de ervaring van cultuurhuizen rond het diverser maken van hun organisatie, op het vlak van personeel, programma en publiek. En Tine en Wouter focusten op voorbeelden van specifieke concepten, zoals het open en het gedeelde depot. Een duidelijke focus kiezen én houden, zorgt zowel voor afbakening (want er is zoveel interessants te ontdekken en te bespreken) als voor een rijker bezoek (je diept een thema helemaal uit).

Wie of welke organisatie kan jouw vraag goed beantwoorden?

De juiste (centrale) contactpersoon vinden, vergt soms wat tijd, maar is wel cruciaal. Die wordt immers je host ter plaatse en zal je kunnen helpen om rechtstreeks met andere interessante collega’s in gesprek te gaan. Krijg je die centrale persoon niet meteen te pakken? De aanhouder wint, leert onze ervaring: een herinneringsmailtje kan nooit kwaad.

Neem je tijd voor de nodige desktopresearch en vraag koepelorganisaties ter plaatse naar tips. Schrijf liefst eerst de directeur van een instelling aan en spreek daarna verder af met een medewerker.

We merkten dat de term job shadowing eerder vaag blijft voor de instellingen of personen die je aanschrijft: omschrijf dus goed het doel van je reis en vermeld wat je hoopt te zien en te kunnen leren. Je kunt zelfs een vragenlijst opstellen als leidraad voor je gesprek(ken) ter plaatse. Zo weet men aan de andere kant van de lijn wat te verwachten en welke collega’s men het best onder de arm kan nemen om je te ontvangen.

Belangrijk! Wil je op werkbezoek met Erasmus+, dan is het cruciaal dat je reis een duidelijke link heeft met publiekswerking, participatie of educatie. In je aanvraagdossier expliciteer je hoe je die link ziet. Voor de voorbereidende depotreis was dat even zoeken: zo kwam het dat de focus lag op het bezoek aan het Schaudepot, een museumdepot dat ontwikkeld werd rond de ambitie om geïnteresseerden een indrukwekkende bezoekervaring te bezorgen. Ook het LVR-Industriemuseum had al ervaring met het uitnodigen van bezoekers in hun depot. Natuurlijk hebben we van de gelegenheid gebruikgemaakt om nog meer te leren en te ontdekken naast de aanpak op het vlak van volwasseneneducatie. Kun je dit thema toch niet linken aan je doel?

Dan zijn er misschien andere steunmaatregelen, zoals de tussenkomst voor internationale uitwisseling van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Daarop kunnen culturele archieven en erfgoedbibliotheken met een kwaliteitslabel een beroep doen.

Praktisch

Je concrete reisplanning hangt natuurlijk vooral af van de gastinstelling die je op het oog hebt en jullie beider beschikbaarheid. Een uitvalsbasis kiezen die voorzien is van goed uitgebouwd openbaar vervoer kan een pluspunt zijn. Naast je gastinstelling kun je immers nog andere organisaties of invalshoeken in de regio leren kennen. Wij kunnen alvast warm aanbevelen om het meeste te halen uit je reistijd. Al is overdaad evenmin aangewezen: begrijpend luisteren en in gesprek gaan in een andere taal kan best intensief zijn.

Hoe maak je er een win-win van?

Probeer je gastinstelling ook een meerwaarde te bieden. Ook zij breiden dankzij jouw bezoek hun internationale netwerk uit. Leg uit wat je instelling doet – dat begint al vanaf het eerste contact – en geef hun inzicht in de structuur van de Vlaamse (erfgoed)- sector. Deel jouw persoonlijke expertise of werkervaring, bijvoorbeeld aan de hand van een korte presentatie. Daarnaast kun je aanbieden om hen in contact te brengen met andere Vlaamse collega’s wanneer men op zoek blijkt naar specifieke kennis of ervaringen. Of wie weet willen ze later zelf een bezoek brengen aan Vlaanderen?

Hoe deel je je kennis en ervaring nadien met je collega’s?

Het is natuurlijk fijn als je op buitenlands werkbezoek kunt, maar hoe deel je je kennis en ervaring met collega’s? Wij deden het op de volgende manier:

• We verwerkten de nieuw opgedane kennis en ervaring in onze adviezen, onze begeleidingen en ons vormingsaanbod.
• We schreven er blogs over op onze website, die ook verspreid werden via onze nieuwsbrief en sociale media.
• We maakten een uitgebreid verslag en verzamelden beeldmateriaal voor intern gebruik.
• We vertelden over onze reis op een personeelsvergadering.

Meer weten? Lees een verslag van onze reizen op de FARO-blog of spreek ons gerust aan!