Al jaren staan in de kast van de archivaris of informatiebeheerder drie rode mappen van de losbladige uitgave Wie klasseert, die vindt (WKDV). Naast deze rode mappen is er een digitaal portaal dat extra materiaal biedt. WKDV is verworden tot een belangrijke steunpilaar voor de sector, waarbij de archivaris of informatiebeheerder kan putten uit een rijk gamma aan praktische voorbeelden, theoretische uiteenzettingen en diverse tips en tricks. Sinds vorig jaar worden de losbladige rode mappen vervangen door vier vastbladige uitgaven, waarvan het laatste deel in december 2022 verscheen.

De redactie maakte een gedurfde keuze door voor een vastbladige editie te gaan. Je kunt zo het idee creëren dat er weinig veranderingen zijn en je verliest een stukje van de flexibiliteit die je had met de losbladige editie. De vastbladige editie is echter gemakkelijker hanteerbaar en je kunt haar iets vlotter structureren, zeker door haar in vier delen op te splitsen, waarvoor hier gekozen is. Bij de losbladige editie liepen bepaalde onderwerpen wat door elkaar en moest je soms op meerdere plekken zoeken om antwoorden te vinden. In deze vaste editie is ervoor gekozen om het thematischer aan te pakken. Een voorbeeld: per deel heb je nu een aparte verklarende woordenlijst in plaats van één grote in de losbladige editie. Dat maakt het voor de lezer comfortabeler. Vooraan bij elk deel zijn er startfiches toegevoegd. Deze zijn gerecupereerd vanuit de losbladige editie en maken het handiger om snel een aantal stappen te zetten.

Handig zijn de diverse QR-codes die verwijzen naar verschillende websites waarop je meer informatie kunt vinden. Dat is echter wel risicovol: URL’s kunnen veranderen, net zoals de pagina’s van de website. Het is daarom handig om bij te houden wanneer deze veranderen en dat mee te delen aan de abonnees van WKDV.

Uitgave 1: Regelgeving, GDPR en organisatie

Het eerste deel is meteen het droogste gedeelte van de reeks. Het biedt een overzicht van wat een archivaris of informatiebeheerder nodig heeft en waarmee die rekening moet houden. Dat opnemen in een vastbladige editie is echter het risicovolst. Wetgeving is namelijk sterk onderhevig aan verandering, waardoor dat deel snel verouderd kan zijn. Zo is er bij het schrijven van deze recensie sprake van vernieuwingen aan het Bestuursdecreet, wat maakt dat bepaalde hoofdstukken niet meer zullen kloppen.

Deel 1 gaat dieper in op de wetgeving die rechtstreeks handelt over informatie- en archiefbeheer. Het is een handig en volledig, maar eerder droog overzicht. Het is jammer dat in dit deel de stukken over de federale en Vlaamse wetgeving weinig op elkaar afgestemd zijn. Het had de leesbaarheid verhoogd, mocht men bijvoorbeeld dezelfde structuur aangehouden hebben. In het ene hoofdstuk worden de wetten letterlijk geciteerd, in andere hoofdstukken is er een vrije interpretatie. De tweede optie lijkt mij beter: de letterlijke weergave van de wetgeving kan men namelijk opzoeken. Goed is wel dat de geest van de wetgeving toegelicht wordt. Voor de lezer is dat interessanter om te weten dan een letterlijke weergave.

Deel 2 bespreekt wet- en regelgeving die niet rechtstreeks met informatie- en archiefbeheer te maken hebben, maar wel van belang zijn. De General Data Protection Regulation (GDPR) – of Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – springt meteen in het oog en is dan ook sterk uitgewerkt. Dat is ook nodig door de invloed die deze wetgeving heeft op de informatiesector. Persoonlijk had ik een data protection officer (DPO) betrokken bij het schrijven van dit stukje, want nu is het vooral een overzicht en mis ik af en toe wat interpretatie. Engelse en Nederlandstalige termen worden door elkaar gebruikt, wat het iets moeilijker leesbaar maakt. Over het algemeen biedt dit stukje een goede basis voor de archivaris of informatiebeheerder om mee aan de slag te gaan.

Er wordt daarnaast aandacht besteed aan open data. Ik juich het toe dat de redactie hier een gedeelte aan wijdt, want het is een van de belangrijkste trends voor de komende jaren. Het stukje over data kon voor mij zelfs nog meer uitgewerkt worden, want de data-architectuur is sterk aan het veranderen. Door nieuwe technologieën worden data op een andere manier opgebouwd en verlopen processen en beslissingen steeds minder via een klassiek patroon. Het wordt een van de uitdagingen voor de informatiebeheerder. Dit hoofdstuk had misschien beter gepast in een van de latere uitgaven, aangezien het om een technisch/functioneel onderwerp gaat.

Deel 3 ten slotte behandelt de organisatie van informatie- en archiefbeheer. Dat gedeelte vond ik teleurstellend, omdat men er meer mee had kunnen doen. Het bevat eigenlijk enkel een droog overzicht van potentiële taken van informatiebeheerders zonder een inbedding in de organisatie waar ze werkzaam zijn. Potentiële onderwerpen zoals het werken met meerjarenplannen, organisatiestructuur en -cultuur komen niet aan bod.

Uitgave 2: Digitaal werken

Deze tweede uitgave vind ik persoonlijk de sterkste van de vier, omdat ze dieper ingaat op de dagelijkse werking van veel informatiebeheerders. De focus ligt dan misschien minder op archiefbeheer (dat komt uitgebreider aan bod in uitgave 3 en 4), maar dat is zeker niet erg. Vermoedelijk zal dit het deel zijn dat het vaakst gebruikt wordt.

Deel 1 gaat meteen in op een aantal onderwerpen die wat ongewoon zijn voor de informatiebeheerder of archivaris. Het biedt een inzicht in het beleid, hoe om te gaan met change management en ten slotte gaat het dieper in op een aantal technische vereisten in de organisatie. Het is daarom een sterk gedeelte, maar het blijft soms wat te veel hangen in de theorie. Wat meer praktische voorbeelden hadden hier niet misstaan; vooral in het hoofdstuk over het opzetten van informatiebeheer konden bepaalde aspecten sterker uitgewerkt worden. Over het algemeen is dit deel voor sommige activiteiten een belangrijk naslagwerk in de voorbereiding, maar er zal meer nodig zijn om dat alles in de praktijk om te zetten.

Deel 2 handelt over een van de stokpaardjes van WKDV: de mappenstructuur. Het is dan ook het sterkst uitgewerkte hoofdstuk en gestoffeerd met allerlei voorbeelden. Het is duidelijk dat men hier op vertrouwd terrein zit. Persoonlijk heb ik al gretig gebruikgemaakt van dit hoofdstuk in mijn eigen werkomgeving toen het nog in de losbladige editie stond, en ik twijfel er niet aan dat het zijn nut zeker behouden heeft. De hoofdstukken tot in detail overlopen zou ons te ver drijven, maar het hoofdstuk over lees- en schrijfrechten vond ik sterk, het was iets wat in de oude WKDV iets minder uitgewerkt was. Ten slotte wel een opmerking: het herstructureren van mappenstructuren blijft een belangrijke bezigheid, maar houd er als informatiebeheerder rekening mee dat steeds meer informatie op een andere manier verwerkt wordt. Steeds meer maakt men gebruik van tooling en er is een tendens om de werkomgeving in de cloud te zetten. Dat maakt de traditionele fileserver minder belangrijk. Een aantal zaken zijn soms wat verouderd. Het gebruik van speciale lettertekens in een naam is bijvoorbeeld minder erg dan een aantal jaar geleden.

Ook in deel 3 zien we een aantal oude getrouwen terug, zoals het klasseren van e-mails, maar ook zaken als postregistratie en de afschaffing van de handtekening komen aan bod. Met postregistratie zien we ook een praktijkvoorbeeld voor substitutie. De sterkte van dit gedeelte zijn de voorbeelden uit de praktijk, waardoor lezers hier snel mee aan de slag kunnen. Nadeel kan zijn dat de voorbeelden al achterhaald kunnen zijn. Ondertussen is er tooling op de markt die maakt dat men anders moet omgaan met deze praktijkvoorbeelden. Heel concreet is bijvoorbeeld het klasseren van e-mails. De hier uitgewerkte theorieën zijn nog altijd geldig, maar de aangereikte oplossingen kunnen vergankelijk zijn. Zo biedt Microsoft ondertussen een aantal zaken aan waardoor men anders kan omgaan met Outlook. Het klasseren van e-mails blijft een moeilijk gegeven en is niet gemakkelijk op te vangen.

Deel 4 bevat een belangrijk onderdeel voor de toekomst: de cloud en SharePoint. Vooral dat laatste is de schrik van de informatiebeheerder, maar het is iets waar we niet langer omheen kunnen. Een paar jaar geleden was het hebben van een onafhankelijk documentmanagementsysteem (DMS) nog een optie, maar vandaag is de keuze nauwer geworden. Daarom is het jammer dat dit deel wat naar achteren geschoven is. Het hoofdstuk over SharePoint is goed uitgewerkt met een mooie balans tussen theorie en praktijk. Ik mis wel nog een stukje over het brede Office365-landschap (waar zaken zoals MS Teams, Power BI en Power Apps aan bod komen). Vooraleer je een keuze maakt voor SharePoint is de plaats ervan in de bredere enterprise-architectuur van belang en daarvoor moet je wat meer kennen over Office (of zelfs Microsoft) 365. Ten slot nog dit: SharePoint en de GDPR zijn moeilijk verenigbaar. Het komt erop neer dat persoonsgevoelige informatie in theorie niet op SharePoint kan of mag. Dat is zeker iets om verder uit te werken, bijvoorbeeld in het online portaal.

Uitgave 3: Selecteren en digitaal depot

In deze derde uitgave ligt de focus meer bij het archiveren, alhoewel digitale stukken en toepassingen meestal het uitgangspunt zijn. Dit derde werk is belangrijk voor de (digitale) archivaris, omdat het inzet op processen en procedures eenmaal stukken overgedragen zijn aan het archief (digitaal of analoog). Wie meer wil weten over het archiveren van analoge stukken mist hier misschien wel wat informatie. Het analoge depot is namelijk weggelaten. Dat hoeft op zich geen probleem te zijn (andere instanties, bijvoorbeeld Depotwijzer, hebben goede informatie), maar het had niet misstaan hier een klein stukje aan te wijden.

Deel 1 zet in op een van de belangrijkste taken van een archivaris: selecteren en vernietigen. Dat deel behandelt op een zeer praktische manier deze onderwerpen. Er staan verschillende handige stappenplannen in en het geeft een aantal praktische voorbeelden. Je kunt het meteen in de praktijk omzetten. Een klein manco is het gedeelte over de selectielijst. Op zich is het niet verouderd, maar door het invoeren van het Serieregister zal een archivaris in de toekomst anders omgaan met een selectielijst. Het vloekt dan ook wat met het latere hoofdstuk over het Serieregister. Er wordt daarnaast aandacht besteed aan het Informatiebeheersplan (IBP). Opnieuw is dat uitstekend toegelicht en zijn er een aantal praktische tips. De meerwaarde van een IBP mocht echter nog iets beter uitgewerkt worden, deze argumenten zullen mijns inziens onvoldoende zijn om een bestuur te overtuigen.

Deel 2 is een stevige brok. Het handelt dan ook over iets waar veel archivarissen hun handen van aftrekken: het archiveren van digitale data en documenten. Dat is vrij technische materie, maar wordt zeer deskundig uitgelegd in dit werk. Het biedt een goede basis om een aantal begrippen en technieken te leren kennen. Dit deel legt eerst een uitstekende basis door een aantal basisrichtlijnen mee te geven en gaat daarna dieper in op een aantal belangrijke aspecten. Als je documenten wilt archiveren naar een digitaal archief en als je wilt werken met XML dan vormt dit deel een uitstekend uitgangspunt. Het hoofdstuk over het DMS vond ik persoonlijk een sterk onderbouwd hoofdstuk, maar het paste misschien beter in de digitale omgeving van WKDV, omdat het eerder een (sterk onderbouwde) opinie weergeeft. Wat meer moeite had ik met het hoofdstuk over het archiveren vanuit applicaties. Zoals andere hoofdstukken is dat opnieuw sterk onderbouwd, maar een aantal aspecten worden onderbelicht. Applicaties vandaag de dag zijn een stuk complexer geworden. Ze zijn sterk met elkaar verbonden, halen hun data vanuit verschillende bronnen en slaan die niet altijd meer op in de applicatie. Het hoofdstuk gaat ook niet dieper in op zaken zoals smart data of big data. Antwoorden uit dit hoofdstuk zijn daarom misschien onvoldoende om met alle toekomstige applicaties om te gaan.

In deel 3 wordt er dieper ingegaan op de dienstverlening van Digitaal Archief Vlaanderen (DAV). Die dienstverlening biedt een aantal digitale tools en algemene ondersteuning, zoals het geven van opleiding of het opstellen van raamcontracten. Aan dit hoofdstuk zijn een aantal praktijkcases toegevoegd. Dit is het enige deel waar (een) in se commercieel product(en) centraal staa(t)(n). De vier digitale tools zijn namelijk ontwikkeld door een commerciële partner in het kader van een raamovereenkomst. Buiten het Serieregister zijn dat ook betalende diensten. Het is daarom jammer dat het deel zo opgezet is. Beter was om te vertrekken vanuit een aantal praktijkcases en zo de link te leggen met het product, zoals men dat in de tweede uitgave gedaan heeft met de mappenstructuren. Men is daar vertrokken vanuit een praktijkcase om daarna aan te geven hoe ze gebruikgemaakt hebben van een commercieel product (RMTool), dat maakt de tekst neutraler. Nu lijkt het alsof dit de enige oplossing is, terwijl dat niet het geval is. Sommige stukken lezen soms te veel als reclame en dat is jammer. Het gevaar van het in de verf zetten van een tool is dat die onderhevig is aan verandering (dat blijkt ook duidelijk uit de tekst) en dat maakt dat de uitgave misschien al gedateerd is vlak na het uitkomen. Uiteraard kan men dieper ingaan op de dienstverlening van de Vlaamse overheid, in vergelijking met andere vormen van dienstverlening.

Uitgave 4: Digitaliseren van analoge informatie

Deze laatste uitgave belicht een traditionelere kant van informatie- en archiefbeheer: de analoge informatie en dan specifiek het digitaliseren ervan. Het werk start met een theoretischer kader, maar er staan meer praktijkvoorbeelden in dan in de andere uitgaven. Het onderwerp is dan ook iets beperkter dan bijvoorbeeld het digitale werken. Een aantal thema’s hadden hier aan bod kunnen komen, zoals het beheer van analoge informatie, maar de redactie koos ervoor om meer in te zetten op digitale thema’s. Dat onderwerp heeft minder kans om gedateerd te raken, doordat er meer standaarden zijn.

Het eerste, theoretischere deel biedt een mooie basis voor de archivaris of informatiebeheerder om digitalisering van analoge documenten op te zetten. In dat deel komen heel wat stappenplannen aan bod en je kunt gebruikmaken van allerlei voorbeelden. Ondanks het feit dat het een theoretischer deel is, worden er diverse cases en praktische voorbeelden aangehaald. Dat maakt het gemakkelijker toepasbaar voor de gebruiker. Het hoofdstuk over substitutie vormt hierop een uitzondering. Het is een echt theoretisch luik en verwijst naar het wettelijk kader. Persoonlijk had ik dat hoofdstuk achteraan dit deel geplaatst, omdat het derde en vierde hoofdstuk beter aansluiten op hoofdstuk 1. Een verwijzing naar de case van de provincie Antwerpen in uitgave 2 was mooi geweest, omdat die dieper ingaat op substitutie. Alle hoofdstukken zijn deskundig samengesteld. Men is op zeer vaste grond; zoals eerder aangegeven kan men gebruikmaken van standaarden, bijvoorbeeld formaten als TIFF of JPEG. Diverse andere normen zijn ook vastgelegd in ISO-normering of zijn gebaseerd op jarenlange ervaring. Met dit deel bij de hand kun je meteen met een gerust hart aan de slag.

Deel 2 gaat dieper in op het omgaan met een overheidsprocedure voor digitalisering. Daarbij worden een modellastenboek en een modelovereenkomst aangeboden. Deze twee zaken zijn wat vreemd om te presenteren in een boek en horen misschien eerder thuis in het online portaal. Per slot van rekening zul je bij het opstellen van een overeenkomst of bestek niet snel zaken uit een boek overnemen, maar eerder gebruikmaken van voorbeelden of modellen die digitaal beschikbaar zijn. Heel handig zijn de tips over hoe je moet omgaan met zo’n overheidsopdracht en waar je in het bijzonder op moet letten. Het is jammer dat dat enkel voor digitalisering van analoog materiaal geldt. Er zijn andere thema’s die onderwerp kunnen zijn van een bestek, zoals het aanschaffen van software, materiaal enzovoort. In de andere uitgaven ga je wel de nodige informatie vinden, maar verzameld is het niet. Wat niet nodig is, is een algemene uitleg over overheidsopdrachten, daarvoor zijn er andere publicaties.

Ten slotte worden in deel 3 twee praktijkcases toegelicht. Beide praktijkcases zijn relevant, maar het is wat jammer dat ze zich in dezelfde sfeer bevinden. Een aantal zaken komen daardoor minder aan bod, zoals voorafgaande schoning of een stukje selectie van het dossier. Het was interessant geweest om diversere cases te zien, bijvoorbeeld een case waarin scanning on demand voorkomt. Het levert soms een aantal andere inzichten of keuzes op. Beide cases zijn echter heel deskundig toegelicht. Bij de eerste case valt op dat een aantal zaken zeer visueel voorgesteld zijn, bijvoorbeeld in grafieken of in schema’s, wat door de verschillende onderdelen van WKDV heen soms minder aan bod komt. Voor sommige lezers kan dat handig zijn. De tweede case is interessant omdat er meer vanuit een erfgoedkant gedacht is, een van de weinige keren in alle delen dat dat echt gebeurt. Het zorgt daardoor voor een aantal accentverschillen. Meestal is WKDV opgesteld vanuit een administratievere context en het kan geen kwaad om dat af en toe eens te doorbreken.

Conclusie

De redactie is erin geslaagd om vier evenwichtige edities samen te stellen. Voor heel wat onderwerpen kun je er terecht. Er zijn een aantal duidelijke keuzes gemaakt, de focus ligt op de digitale flows en (overheids)administratie. Voor de meeste lezers zal dat voldoende zijn, maar wie antwoorden zoekt voor bedrijven of op zoek gaat naar oplossingen voor problemen met analoge documenten zal misschien wat op zijn honger blijven zitten. Het voordeel is wel dat het geheel overzichtelijk blijft, wat bij de losbladige editie niet altijd het geval was. De vier boeken hebben ook een thema, al zal dat voor de totale leek niet altijd even duidelijk zijn. Een stukje achtergrondkennis om de logica van de uitgaven te doorgronden, is eigenlijk wel nodig. Heel handig zijn de startfiches vooraan en de begrippenlijsten achteraan. Deze geven een eerste snelle introductie tot een aantal onderwerpen. Door de diverse onderwerpen heen zijn er telkens praktijkvoorbeelden gebruikt die een en ander helpen verduidelijken. Er zijn echter een aantal kansen blijven liggen. Verwijzingen naar andere delen of andere uitgaven hadden hier en daar gekund en dat had de betreffende thema’s versterkt. Op deze manier blijft het opvallen dat er veel verschillende auteurs aan WKDV gewerkt hebben. Jammer is dat op een gegeven moment DAV zeer centraal komt te staan, dat had men anders kunnen doen, door bijvoorbeeld te vertrekken vanuit de praktijk.

De archivaris of informatiebeheerder heeft er een nieuwe beste vriend bij. Met dit werk word je geholpen in je dagelijkse werking. Om helemaal up-to-date te blijven, kun je het best ook het online portaal gebruiken, waarbij het belangrijk zal zijn om daarop vernieuwingen bij te houden. Zoals in het begin aangegeven, was het een gewaagde keuze om over te gaan naar een vastbladige editie, maar het is gelukt om de belangrijkste onderwerpen daarin te bundelen. Het lezersgemak is daarmee verhoogd en men is erin geslaagd om een aantal voordelen uit de losbladige editie mee te nemen naar deze vastbladige editie, zoals de startfiches. Hopelijk is dit geen afscheid, maar een nieuw begin, en zal de community rond WKDV zichzelf blijven heruitvinden. Op die manier zal de archivaris of informatiebeheerder op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen en kan die deze inzetten in het werk van alledag.