Wanneer werd het documentatiecentrum van het Waterbouwkundig Laboratorium opgericht?

Het team Communicatie en Informatiebeheer van het Waterbouwkundig Laboratorium (WL) werd opgericht in 2009, maar het documentatiecentrum zelf gaat terug tot het jaar 1940. Sinds de oprichting van het WL (1933) werden de bij de studies verworven kennis en inzichten weergegeven in de vorm van studierapporten. Om deze informatiestroom op te vangen werd er gestart met een documentatiecentrum. Zoals uiteindelijk in de missie van het WL weergegeven, had en heeft dat documentatiecentrum als taak alle vastgelegde informatie over onderzoek in verband met waterbouw en waterwegen te verzamelen, te bewaren, toegankelijk te maken en beschikbaar te stellen.

Wat is jullie opdracht en hoe vullen jullie die in?

Samen met de teams Boekhouding en Eigen Vermogen, Portfoliomanagement, IT en Facility, en Veiligheid maken we deel uit van Interne Werking en doen we vooral aan ontzorging van staf, onderzoeks- en onderzoeksversterkende teams. Vanuit ons team betekent dat in grote lijnen: (1) het verzorgen van interne communicatie en het onderhouden van de relatie tussen het WL en de buitenwereld, (2) het voorzien van informatie aan collega’s in het kader van hun onderzoek of werk (ook staat onze bibliotheekcollectie ter beschikking van externen), (3) het promoten van het onderzoek van het WL door hun output op één expertplatform geïntegreerd aan te bieden (zie verderop) en (4) het in goede banen leiden van de interne informatiestroom met betrekking tot informatie- en archiefbeheer.

Wat hebben jullie al kunnen verwezenlijken?

Met de opzet van het expertplatform in samenwerking met het Vlaams Instituut voor de Zee (VLIZ), dat instond voor de ontwikkeling, hebben we onze onderzoeksoutput meer visibiliteit kunnen geven en naar een hoger doorzoekbaar niveau kunnen tillen. Door een verbeterde uitwerking van de publicatiemodule kan het werk van de WL-onderzoeker voortaan thematisch op kennisdomein(en) doorzocht worden. Alle informatie wordt bovendien geïntegreerd weergegeven: van projecten en publicaties tot de expertise van de onderzoeker, het curriculum van het WL en data (op termijn). Op die manier krijgen we een volledig beeld van het watergebonden WL-onderzoek. Daarnaast kreeg het documentatiecentrum een nieuwe ruimte toebedeeld, inclusief nieuwe inrichting, naar aanleiding van de verhuizing naar een nieuw kantoorgebouw, waar we uiteraard zeer tevreden over zijn. Verder zijn er door de jaren heen meerdere digitaliseringstrajecten geweest, waardoor de bibliotheekcollectie voortaan voor de helft full text-opvraagbaar is. Zeker in pandemietijden is dat goud waard.

Het WL zet zich de laatste jaren in om proactief te communiceren over belangrijke projecten. Hiervoor worden nieuwsberichten geschreven, maar communiceren we ook via sociale media. Door het organiseren van opendeurdagen leert ook het grote publiek ons beter kennen. Door grote werkzaamheden op het WL is de laatste opendeurdag al een tijdje geleden. Hopelijk kunnen we er na de verbouwingen opnieuw een organiseren, wij kijken er alvast naar uit.

Welke ambities willen jullie als team nog graag verwezenlijken?

Naar aanleiding van de actieve betrokkenheid van onze informatiebeheerder bij de opmaak van de beleidsnota rond research data management (RDM) is het de ambitie om op het vlak van datacuratie (het vindbaar maken en metadateren van data) hierin een bijkomende rol op te nemen.

Hoe meet je de impact van jullie werk?

Gezien de gebruikers meer en meer vanop afstand de collectie raadplegen (en we daar ook op inzetten) is de downloadgraad een belangrijke indicator. In 2021 mochten we een recordaantal downloads met betrekking tot onze onderzoeksoutput registreren via ons Open WL Archief (47.612) en via de publicatiedatabank van de Vlaamse overheid (50.585). Daarnaast houden we ook het aantal documentleveringen, interne uitleningen, publieke downloads, WL-vermeldingen in de pers, websitebezoeken, enzovoort bij.

Hoe zou je de teamspirit omschrijven?

Als klein team zijn we goed op elkaar ingespeeld, heeft ieder van ons zijn eigen specialiteiten en is er veel bereidheid om elkaar te helpen, zelfs als er last minute iets gevraagd wordt. Kortom, we werken goed samen en dat in een informele werksfeer.

Welke achtergrond hebben de teamleden?

Dat loopt uiteen van diploma’s in communicatiemanagement of bibliotheekwezen en documentaire informatiekunde tot grafische- en reclamevormgeving, informatica en programmeren, en onthaal en secretariaat.

Welke voordelen heeft het werken in teamverband voor communicatie- en informatiewerkers?

Het werken in een klein team zorgt voor vlot overleg en uitwisseling. We vormen in feite een symbiose. Zonder communicatie stokt de flow van kennis en informatie en zonder die uitgedragen kennis en informatie is er geen zichtbaarheid of uitstraling van onze instelling.