De werkgroep Lokale Overheidsarchieven (WLOA) kent sinds eind vorig jaar een nieuwe voorzitter. Lieve Arnouts (Stadsarchief Aalst) besloot om na twintig jaar de fakkel van voorzitter door te geven aan Geerd De Ceulaerde (Stadsarchief Herentals). De werkgroep telt nu 43 leden, een groot verschil met twintig jaar geleden. Wat is er zo nog veranderd en hoe kijkt de nieuwe voorzitter naar de toekomst? Geerd stelde enkele vragen aan Lieve en vertelde zelf ook hoe hij ernaar kijkt.

Geerd: Wat sprak je twintig jaar geleden aan om de functie van voorzitter van de WLOA op te nemen?

Lieve Arnouts: Het was Johan Vannieuwenhuyse, de toenmalige voorzitter van de sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer (AHD), die mij vroeg om voorzitter te worden van de werkgroep. Ik moet toegeven dat ik daardoor verrast was, maar ik wilde me toch graag engageren binnen de beroepsvereniging. Mede dankzij het engagement van de rijksarchivarissen Jules Verhulst en Griet Maréchal, die toen – en nu nog steeds – mijn grote leermeesters en voorbeelden waren, besloot ik om inderdaad die stap te zetten. In die periode was er een ware (r)evolutie op til op het vlak van wetgeving. Zoals elke archivaris wel weet, zaten we met een onwaarschijnlijke veroudering van de wetgeving, hoofdzakelijk de Archiefwet van 1955. Toch bewoog er al heel wat: er boden zich namelijk kansen aan op het vlak van het Gemeentedecreet en het Archiefdecreet. Wetgeving is voor mij een heel belangrijke basis en dat geldt ook voor de gehele archiefsector.

Lieve: Vertel jij eens waarom je het van mij overnam?

Geerd De Ceulaerde: Je verraste me evenzeer (lacht)! In eerste instantie had ik niet per se de ambitie om de fakkel van jou over te nemen, gezien ik mij ook op andere vlakken voor de beroepsvereniging engageer, zoals in de werkgroep Informatie aan Zee en als lid van de redactie van META, en ik vond dat jij de geknipte voorzitter was. Maar toen je het mij dan persoonlijk vroeg, heb ik daar niet lang over moeten twijfelen. Ik ben al enige tijd lid van de werkgroep en zie er echt het belang van in, in het delen van ervaringen en het hebben van dat netwerk. In tegenstelling tot jou heb ik mij voorlopig geëngageerd voor twee jaar, want je kent het verhaal wel van de vork en het hooi …

Geerd: In hoeverre vond je het belangrijk om toen mee te springen op die kar van de wetgeving?

Lieve: Wetgeving is voor mij een heel belangrijke basis en dat geldt ook zo voor de gehele archiefsector. Ik vind dat nog altijd een van de belangrijkste verwezenlijkingen van de afgelopen twintig jaar. Je moet dat in zijn context zien. In het Gemeentedecreet – zoals het eerst voorlag – was men vergeten de bestuurlijke verantwoordelijkheid toe te wijzen aan het college van burgemeester en schepenen. Ze hadden toen enkel voorzien dat de gemeentesecretaris zou instaan voor ‘de organisatie van het archiefbeheer’. De sectie AHD en de WLOA hebben samen het toenmalige kernbegrip ‘archiefzorg’ in het Gemeentedecreet gekregen. En tot op vandaag staat dat nog steeds in het decreet Lokaal Bestuur. Met de WLOA – toen nog werkgroep Gemeentearchief – kregen we de opdracht om een proeve van archiefdecreet te schrijven, we hebben daar toch serieus aan meegewerkt. Ook de subwerkgroep Selectielijsten heeft zich ongelofelijk ingezet met heel wat arbeid en doorzettingsvermogen. Dat is oprecht bijna niet te geloven. Ik word er bijna sentimenteel van, maar dat mag niet (lacht). Twintig jaar lang heeft de subwerkgroep voortgebouwd op de selectielijsten van vele andere collega’s onder leiding van Griet Maréchal, en die continu geactualiseerd. Dat is enorm veel werk en dat werk is nooit af. Sommige mensen van die subwerkgroep zitten nu – ik denk aan Roeland Verhaert en Isabelle Verheire – nog altijd in de Selectiecommissie Gemeenten. Dat is zeker niet te onderschatten: ook al gebeurt het achter de schermen, het is zo fundamenteel.

Geerd: Zeer belangrijke verdiensten, want het zijn de fundamenten van de archiefwereld van vandaag die toen gesmeed zijn, van wat archiefbeheer is, moet doen en moet verderzetten. De uitdaging is nu om die selectielijsten vertaald te krijgen naar de series van het Serieregister. Ook hier kan de WLOA een belangrijke rol in spelen, en verder bouwen op de basis die door de subwerkgroep Selectielijsten gesmeed werd.

Geerd: Had je een doelbewuste visie voor ogen toen je de rol van voorzitter op je nam?

Lieve: Ja absoluut, je moet je maar inbeelden dat de archiefsector helemaal geen wetgeving heeft, dan hadden we er volgens mij minder goed voor gestaan. Toen ik begon als voorzitter, was ik al zeventien jaar archivaris – dus niet echt een groentje te noemen – en naast de wetgeving, wilde ik toen ook de werkgroep uitbreiden. Ten eerste wilde ik vooral op geografisch gebied uitbreiden: archivarissen aantrekken vanuit heel Vlaanderen, met naast centrumsteden ook middelgrote gemeenten en kleine gemeenten. Vervolgens heb ik ook geprobeerd om zowel ervaren als beginnende archivarissen een podium te geven. Toen ik nog gewoon lid was van de werkgroep zaten daar echte kleppers bij, denk maar aan Johan Vannieuwenhuyse, André Vandewalle (toen hoofdarchivaris van Brugge), Inge Schoups en Griet Maréchal. Zij waren heel collegiaal en ik wilde dat verderzetten. Elke beginnende archivaris is hier welkom en er is geen reden tot drempelvrees. Ten slotte wilde ik ook op extern vlak uitbreiden en een netwerk opbouwen, in eerste instantie naar de hogere overheden toe. Helaas is dat door omstandigheden niet altijd gelukt.

Geerd: Je hebt er dus voor gezorgd dat er een grote verbreding gekomen is binnen de werkgroep. Ik merkte onlangs op dat de werkgroep nu een interne mailinglijst heeft met zo’n negentig ontvangers. Dat netwerk is erg belangrijk, want informatie en ervaringen delen, is gewoon cruciaal voor onze sector. Die mailinglijst wordt al decennialang beheerd door Isabelle, de secretaris van onze werkgroep, zij heeft dus de sleutel van ons netwerk in handen. Dat rechtstreeks communicatiekanaal wordt regelmatig gebruikt voor advies, kennisgeving en uitdagingen. Geen enkele vraag is ongepast. Je bereikt op twee minuten tijd een groot deel van onze sector in Vlaanderen. Het is een belangrijk netwerk dat de afgelopen jaren opgebouwd is en moet blijven bestaan, niet in het minst voor de lokale archivarissen die vaak overstelpt worden met alles wat op hen afkomt. Het is misschien een fatalistisch beeld, maar dat is de realiteit. 

Geerd: In hoeverre verschilt het huidige netwerk van dat in 2003?

Lieve: Toen ik in 1995 begon als gewoon lid, waren er minder leden dan in 2003, namelijk een twintigtal leden. Gelukkig kenden we bij lokale overheden toen een zekere aangroei in het aantal archivarissen. Je op een vrijwillige basis engageren in een beroepsvereniging is nog iets anders, maar ik ben zeer tevreden dat het toch gelukt is om nieuwe leden te vinden. De situatie nu is op verschillende vlakken anders dan in 2003. Er zijn meer leden en ook de complexiteit van wat de archivaris moet doen, neemt toe. Het zijn allemaal open deuren die we moeten intrappen.

Geerd: Als lokale archivaris word je meegesleurd in het informatiebeheerparadigma – en bovendien trekt het erfgoedparadigma ook aan onze mouw – waar je niet buiten kunt. Je hebt vaak achterstanden in archiefinstellingen door het verleden en daarom is dat netwerk net zo cruciaal. De fysieke bijeenkomsten van de werkgroep zijn perfecte momenten om te netwerken en om elkaar te leren kennen. Na een paar jaar corona vindt de eerstvolgende vergadering weer fysiek plaats. We zullen dan praktijkervaringen van algemene thema’s delen en die aan elkaar koppelen. Tijdens een netwerkdrink op het einde van de bijeenkomst plannen we om informeel met elkaar kennis te maken.

Lieve: Daar gaat mijn eerste gouden tip voor jou: ruimte en tijd voor informele momenten.

Geerd: Dat drijft me! De erfenis die je nalaat en hetgeen je de afgelopen twintig jaar opgebouwd hebt, wil ik in eerste instantie continueren. De volzette netwerkdag in het kielzog van de nodenbevraging – die de VVBAD in samenwerking met FARO, Archiefpunt en Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) van Het Facilitair Bedrijf op poten zette om te achterhalen waar de archiefsector ondersteuning nodig heeft – toont wel echt het engagement binnen de sector aan en dat dit netwerk moet blijven bestaan. Archivarissen zijn een oude beroepsgroep en maken toch deel uit van een nog jonge sector die volop in ontwikkeling is en transformeert. Er komen voortdurend nieuwe archivarissen en informatiebeheerders op de markt. De uitdagingen zijn op lokaal niveau voor iedereen in grote mate hetzelfde – met uiteraard hier en daar lokale accenten –, maar ze zijn evengoed groot genoeg dat elk lokaal bestuur een archivaris of informatiebeheerder zou moeten aannemen, en liefst beiden. Het lokaal niveau is vandaag jammer genoeg structureel onderbemand. In die context kunnen we individueel die uitdagingen niet volledig de baas. Het samenwerken in netwerkverband kan in veel gevallen de sleutel zijn om de uitdagingen het hoofd te bieden. In contact komen met collega’s is cruciaal om met elkaar kennis te maken en om ervaringen te delen, zeker voor jongere archivarissen, maar ook om de basis voor deze verdere netwerken te vormen.

Geerd: Zijn de uitdagingen van nu dezelfde als die van twintig jaar geleden? Of heb je ze zien evolueren?

Lieve: Die uitdagingen blijven inderdaad actueel. Onlangs verscheen het artikel ‘Mijn naam is Janus’ van Willem Vanneste in faro | tijdschrift over cultureel erfgoed. Hij vertelt dat je als archivaris vaak moet kiezen tussen een bestuurlijkadministratieve archiefwerking of een culturele erfgoedwerking. Ik moest hierbij meteen denken aan de thesis van Bart De Keyser uit 2004 met als titel In de zon en in de schaduw, gemeentearchieven in het Vlaamse erfgoedbeleid, want daar heeft hij het al over een Januskop. En in META 2018/8 verscheen vijf jaar geleden het artikel ‘It’s the end of the local archives as we know it’ van Lien Ceûppens, een actueel onderwerp dus. Enerzijds zijn er de bestuurlijk-administratieve werking en het informatiebeheer, anderzijds de culturele erfgoedwerking en het archiefbeheer. Vandaar dat een netwerk zo belangrijk en actueel blijft. Daarnaast is het ook van belang om in een legislatuur te kunnen werken aan een beleidsmemorandum, dat dan door de beroepsvereniging aan de juiste kanalen bezorgd wordt. Soms moet je op dezelfde nagel blijven hameren. Ik heb vooral gemerkt dat de Vlaamse overheid ons de laatste twee jaar minder betrekt bij de regelgeving, want ons advies wordt niet meer gevraagd. En toch hebben we als werkgroep meegewerkt aan twee belangrijke onderdelen van de leidraad van het organisatiebeheer van lokale besturen: informatie en communicatie, en ICT.

Geerd: Het is inderdaad belangrijk dat de centrale overheid opnieuw de reflex krijgt om de lokale overheid te betrekken vooraleer beslissingen te nemen die impact hebben op het lokale niveau. Het is een moeilijk speelveld: enerzijds wordt er gecentraliseerd of wordt het lokale niveau aangestuurd om binnen een bepaald kader te handelen, anderzijds wordt dat lokale niveau niet evenredig met middelen versterkt. Als je dan zo’n aanpassing zoals die van het Bestuursdecreet in je nek krijgt, zonder dat je – als lokaal niveau – op voorhand geconsulteerd wordt over de mogelijke impact van die wijziging, is dat natuurlijk vervelend. Noch de WLOA, noch de sectie AHD, noch de werkgroep Wetgeving en Beleid werden bevraagd voor het Bestuursdecreet hertekend werd. Met de aanpassing van het Cultureelerfgoeddecreet heeft de VVBAD – dankzij het persoonlijke optreden van Willem – een voet tussen de deur gekregen. Zonder hem was dat ook gewoon gepasseerd. Dat is spijtig, want dat soort wijzigingen kunnen een grote impact hebben op de werking van het lokale niveau. Die relatie met de andere overheden moet beter. We moeten rechtstreeks betrokken worden op alle vlakken die impact hebben op het lokale niveau en niet alleen via vertegenwoordiging die door een aantal filters passeert.

Lieve: Het is belangrijk om zo’n zaken te signaleren, actief te houden en bespreekbaar te maken voor de leden van de werkgroep. In kleinere werkgroepen kunnen we daar tijdig op reageren, want vaak is advies op korte tijd nodig.

Geerd: Ik kan mij alvast niet herinneren dat er de afgelopen jaren nog adviezen aan de werkgroep gevraagd zijn.

Lieve: Nee, dat klopt inderdaad. Het imagoprobleem dat er veertig jaar geleden zeker was, is wel enorm afgenomen. Ik ben er rotsvast van overtuigd dat er een zeer positieve evolutie is, niet alleen naar onze bezoekers toe, maar ook naar onze beleidsmakers op lokaal vlak. Het kan nog wel beter naar de hogere overheden toe. Tussen 2007 en 2009 verscheen er een tiendelige reeks in Lokaal, het tijdschrift van de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG). Ik veronderstel dat dat tijdschrift toch wel door de hogere ambtenaren op gemeentelijk niveau gelezen wordt. Die artikels werden geschreven door tien verschillende auteurs, daaraan zie je dat er enorm veel talent in de sector zit. Zelfs als je minder goed kunt schrijven, ga er toch voor, want er zijn altijd collega’s die je kunnen helpen.

Geerd: Dat soort initiatieven straalt ook af op de positie die je als beroepsgroep op het speelveld verwerft. Tijdens een van de werkgroepvergaderingen omtrent de aanpassing van het Cultureelerfgoeddecreet werd het idee geopperd om een nieuwe archiefbevraging te lanceren. Een jaar later zaten de VVBAD, FARO, Archiefpunt en Het Facilitair Bedrijf in dezelfde boot en trokken ze aan hetzelfde zeel. Ondertussen zijn twee bevragingen, een themanummer in faro en een netwerkdag gerealiseerd. Dat verhaal zal uitstralen naar het programma van Informatie aan Zee en – hopelijk ook – in verdere vervolgtrajecten. Of hoe een klein idee grote gevolgen kan hebben.

Lieve: Het is ronduit schitterend dat partners zoals FARO, Archiefpunt en Het Facilitair Bedrijf zich achter de nodenbevragingen gezet hebben. Ik ben hen enorm dankbaar, als werkgroep alleen hadden we dat niet kunnen doen.

Geerd: Het zal het juiste moment met de juiste mensen aan tafel geweest zijn. Steeds meer organisaties zien daar ook het belang van in. Ze staan ervoor open om die brug te slaan naar het lokale niveau waar die Janus zich het actiefst manifesteert. Er gebeuren momenteel interessante zaken, ik hoop dat die dynamiek zich voortzet. Ik heb het idee dat archieven iets sterker op de agenda komen te staan. Om hierin te slagen is engagement belangrijk, maar ook samenwerken. Tenslotte werk je dan naar iets toe dat iedereen aanbelangt.

Geerd: Heb je nog tips, Lieve?

Lieve: Ik wil vooral een relativerende noot aanbrengen: af en toe lachen moet. Onderken het belang van verbinden en positieve humor en zorg af en toe voor tijd en ruimte voor die informele momenten. Dat kan tijdens de pauzes bij digitale vergaderingen of tijdens de lunch van de fysieke bijeenkomsten. Ik heb ergens wel spijt dat we niet eens tijdens onze vrije tijd een middag georganiseerd hebben. En niet echt een tip, maar een inzicht: het talent dat ontegensprekelijk in de werkgroep zit, is meer dan de optelsom van de individuele mensen. En inderdaad, we verwijzen graag naar een van de beroemde uitspraken van de voormalige Amerikaanse president John F. Kennedy en maken deze ons eigen: “Vraag niet wat de werkgroep kan doen voor jou, maar wat jij kunt doen voor de werkgroep”.

Geerd: Het gevoel voor humor en de kwaliteit van de oneliners van jou zal ik nooit kunnen evenaren (lacht). Maar ik wil heel graag verdergaan op die solide basis die je al die jaren opgebouwd hebt. Het is geen tip voor jou, Lieve, maar wel een voor de (toekomstige) leden: engageer je om kennis en ervaringen te delen en zie het netwerk niet als iets waar je enkel iets in steekt om iets terug te krijgen, of erger, als iets waar je enkel iets in steekt als je er iets voor terugkrijgt. Bekijk het eerder als: samen staan we sterk en collectief bereiken we meer dan alleen. Door samen te werken, versterken we niet alleen onze competentie als beroepsgroep, maar ook onze positie als professioneel veld. Zeker in zo’n uitdagende tijden als nu is het belangrijk om daadkrachtig en zichtbaar een positie in te nemen en daar ook voor te durven uitkomen. Zeker in een sector die al eens als een Janus beschouwd wordt en door de mazen van het regelgevende net durft te vallen.

Lieve: Het mag duidelijk zijn dat ik het volste vertrouwen heb in de nieuwe voorzitter. Hij zal zeker zorgen voor een nieuw elan. Onze ideeën zijn zeer gelijklopend en ik vind zijn aanpak om de leden van de werkgroep te bevragen ronduit schitterend. Ik wil alvast graag alle collega’s bedanken die nog lid zijn, lid blijven of lid geweest zijn voor een kort of middellang engagement, want het is niet altijd evident met ons takenpakket. Ik wil graag afsluiten met een speciaal woord van dank aan Isabelle Verheire, voor haar echt ongelofelijke inzet als secretaris van de werkgroep én van de subwerkgroepen.

Geerd: De afgelopen vier weken hebben zich vier nieuwe kandidaten voor de werkgroep aangemeld. En dat terwijl we helemaal niet actief gecommuniceerd hebben.

Lieve: De drive zit er nog altijd in, wat een positief nieuws!