Als een instelling foto’s op haar website wil plaatsen, moet ze rekening houden met het auteursrecht. Foto’s kunnen immers door het auteursrecht beschermd worden als ze origineel/oorspronkelijk zijn. Dat is het geval wanneer de foto een intellectuele schepping is waarbij de fotograaf zijn creatief vermogen op een originele wijze tot uitdrukking gebracht heeft door creatieve keuzes te maken, zodat de foto zijn persoonlijkheid weerspiegelt. Zo kan de fotograaf de enscenering, de pose van de te fotograferen persoon of de belichting kiezen. Bij het nemen van de foto kan hij de camerainstelling, de invalshoek of de gecreëerde sfeer kiezen. Bij het ontwikkelen van het cliché tot slot kan de fotograaf kiezen tussen diverse technieken, of in voorkomend geval software gebruiken.
Het is aan de fotograaf om te bewijzen dat zijn foto door het auteursrecht beschermd wordt. Kan hij dat niet dan is de foto onbeschermd en kan iedereen deze vrijelijk gebruiken. Hierbij kan gedacht worden aan selfies, paparazzifoto’s, bepaalde foto’s van sporters in actie en elke andere banale foto.
Wordt een foto beschermd door het auteursrecht, dan is het gebruik ervan op een website een publieke beschikbaarstelling, die enkel mogelijk is mits de voorafgaande toestemming van de fotograaf, dan wel de beheersvennootschap waarvan hij lid is (bijvoorbeeld SOFAM) of de persoon aan wie hij zijn rechten overgedragen heeft (bijvoorbeeld een persagentschap zoals Belga).
Toestemming is niet nodig wanneer een foto in een persbericht gebruikt wordt. Dat is het geval wanneer een instelling, met het oog op informatie, een foto op haar website gebruikt in een verslag over een actuele gebeurtenis, dat gebruik vanuit een oogpunt van voorlichting gerechtvaardigd is en de bron, waaronder de naam van de fotograaf, vermeld wordt (tenzij dat onmogelijk is). Toestemming is evenmin nodig wanneer een instelling reclame wil maken voor een openbare tentoonstelling van artistieke werken, voor zover dat noodzakelijk is voor de promotie van die tentoonstelling en met uitsluiting van enig ander commercieel gebruik.
Als een auteursrechtelijk beschermde foto toch gebruikt wordt zonder toestemming van de auteursrechthebbende dan kan die enerzijds de stopzetting van het gebruik vragen, en anderzijds een schadevergoeding. Deze vergoeding dient zijn schade te reflecteren (niet meer en niet minder). Deze vergoeding zal doorgaans gelijk zijn aan de licentievergoeding die hij normaliter voor het gebruik van deze foto had kunnen vragen. Bepaalde rechtspraak meent dat er ook bijkomende schade aangetoond kan worden, waardoor vaak een vergoeding van 200% van de gemiste licentievergoeding aan de auteursrechthebbende toegekend wordt.
Als een instelling dus foto’s wil gebruiken op haar website, doet ze er goed aan om stil te staan bij het auteursrecht. Idealiter worden foto’s gebruikt die genomen zijn door bijvoorbeeld werknemers (waarbij dan wel een overdracht van auteursrechten in de arbeidsovereenkomst dient voorzien te worden) of zogenaamde rechtenvrije foto’s die aangeboden worden op webplatformen zoals Pixabay of Pexels.
De voorbije jaren werden heel wat claims gesteld door Visual Rights Group (voorheen Permission Machine) die optreedt als onafhankelijke beheersentiteit. Kijk bij een claim eerst na of het beweerde gebruik bewezen is (staat die foto wel op de website, want een eenzijdig genomen screenshot levert in de rechtbank geen sluitend bewijs op). Is de foto origineel genoeg om door het auteursrecht beschermd te worden? Heeft Visual Rights Group de nodige mandaten om op te treden (niet alleen van haar opdrachtgever; heeft deze op zijn beurt wel mandaat van de fotograaf)? Is er eventueel een uitzondering van toepassing? Is de gevorderde vergoeding marktconform? Dat dient van geval tot geval te worden nagegaan.