Openbare Bibliotheek Wezembeek-Oppem springt de toekomst in

De openbare bibliotheek van Wezembeek-Oppem ging de uitdaging aan om in 2022 drie grote vernieuwingen op een termijn van vier maanden door te voeren: de verhuizing naar een gloednieuw gebouw, de invoering van automatische uitleen en de aansluiting bij het eengemaakt bibliotheeksysteem (EBS).

Metamorfose van de dorpskern van Wezembeek-Oppem

In 2018 verhuisde de bibliotheek samen met alle andere gemeentelijke diensten naar een tijdelijke locatie om plaats te maken voor de bouw van een nieuw administratief centrum. Na meer dan dertig jaar in een gebouw van zo’n 350 vierkante meter, werd alles in het werk gesteld om de lezers goed te ontvangen in de tijdelijke locatie. Gezien de tijdelijke ruimte behoorlijk kleiner was dan die van het oorspronkelijke gebouw werden ruim 5.000 boeken noodgedwongen opgeslagen in containers. Niet alleen was deze fysieke infrastructuur niet ideaal, ook de digitale infrastructuur was verouderd: zo was de software gedateerd, de catalogus was niet gebruiksvriendelijk en op de bibliotheekwebsite ontbraken enkele belangrijke functionaliteiten.

2018-2021

Terwijl de bouw aangevat werd, streefde de bibliotheek naar een maximale service voor de lezers in de tijdelijke locatie, met veel aandacht voor de collectie. Echter, door de digitale beperkingen stagneerde de bibliotheek willens nillens in haar werking.

En toen kwam corona … Dat had niet alleen een negatieve impact op de bouw, maar was uitermate belastend voor de bibliotheekwerking. Zoals bij zoveel bibliotheken zorgde corona voor een zeer arbeidsintensieve, atypische vorm van uitleen. Op de bibliotheekwebsite die toen in gebruik was, was online reserveren niet mogelijk. Lezers moesten dus via e-mail of telefoon geholpen worden. Dat vroeg ontzettend veel opvolging van de bibliotheekmedewerkers alsook een herziening van de werking in het algemeen. Het klaarzetten van de tassen met gereserveerde materialen was arbeidsintensief, boeken werden teruggebracht in de inkomsthal en een voor een ontsmet en ingenomen.

Van zodra de maatregelen het in mei toelieten, koos de bibliotheek er dan ook voor om meteen weer open te gaan, met respect voor de hygiënische maatregelen. Deze keuze werd echter niet alleen gemaakt om de werkdruk te verlichten, belangrijker was dat er duidelijke signalen waren dat de lezers er behoefte aan hadden om effectief naar de bibliotheek te komen. Tijdens de coronacrisis begonnen mensen niet alleen vaker te wandelen, ze begonnen ook opnieuw (meer) te lezen, en van zodra dit kon, verkozen ze het om zelf naar de bibliotheek te komen om hun boeken te kiezen.

Het feit dat de online catalogus verouderd was en moeilijk raadpleegbaar, speelde hier ongetwijfeld ook een rol in. Maar vrij snel was duidelijk dat er een grote nood was aan sociaal contact. Het maatschappelijk belang van de bibliotheek kwam tijdens de coronaperiode duidelijk naar voren. 

Nieuw gebouw, nieuwe mogelijkheden

De coronacrisis intensiveerde de bibliotheekwerking en tegelijkertijd vergden de voorbereiding van de verhuizing, de inrichting van de nieuwe bibliotheek en de vele nieuwe geplande projecten, alle aandacht. Als voorbereiding op de verhuizing, moesten de contacten met de architecten onderhouden worden, er moesten keuzes gemaakt worden op het vlak van inrichting. Lopende meters werden optimaal berekend en de effectieve verhuizing moest gepland worden.

Een bibliotheek is zoveel meer dan een gebouw. Alle elementen uit de opgestelde theoretische visie werden nu concreet. Vier pijlers stonden voorop: laagdrempelig, leesmotivatie, een derde plek in de gemeente en een intensere scholenwerking. Kortom, een bibliotheek waar het fijn vertoeven is.

Als kleine bibliotheek moeten we vertrekken vanuit onze lokale verankering en maximaal inzetten op laagdrempeligheid.

De kapstok van de hedendaagse bibliotheek is informatie. In deze kennismaatschappij met een overaanbod aan informatie, moet de bibliotheek een baken van rust en betrouwbaarheid zijn. Iedereen vindt er iets wat aansluit bij zijn of haar persoonlijke interesse. Een bibliotheek biedt informatie en inspiratie en kan zo zelfontplooiing stimuleren. Een kwaliteitsvolle collectie is het vertrekpunt van elke bibliotheekwerking. Eindelijk kwam met de nieuwe bibliotheek ook de ruimte om de collectie uit te breiden met strips, manga’s, graphic novels en kamishibai. Collecties waar veel vraag naar was, maar waar destijds de beschikbare ruimte voor ontbrak.

Naast het aanbod wilden we ook inzetten op connectie en het creëren van een algemeen goed gevoel. Door het aanbieden van lees- en studieplekken wensten we een echte derde plek in de gemeente te creëren.

Stappenplan, structuur en ... blijven ademen

Bouwen, verhuizen, vernieuwen, het kan wat veel zijn. Om overzicht te houden, werkten we met een stappenplan. Wieden, taggen, collectie uitbreiden, verhuizen, de omschakeling naar het EBS en de nieuwe software Wise … Hoe houd je het overzichtelijk en behapbaar voor zowel het team als voor alle helpende handen?

Concreet is het team in de zomer van 2021 intensief de collectie gaan wieden, inclusief de container met de 5.000 boeken afkomstig van de initiële bibliotheek. Eind september 2021 werden alle boeken, met behulp van een extern team, getagd in voorbereiding van de opstart van de automatische uitleen.

De verhuizing stond initieel gepland in november 2021. Door corona, en zoals wel vaker het geval is bij bouwen en verbouwen, kampten we met vertraging en werd de verhuizing verschoven naar midden februari 2022. Dat was absoluut niet ideaal, want intussen wisten we dat we net op dat moment ook zouden starten met het eerste huiswerk en de eerste opleidingen voor Wise. Bovendien werd onze migratie naar Wise een maand naar voren verplaatst: van juni 2022 naar mei 2022. Blijven ademen dus …

Intussen werkten we verder aan de inrichting van de nieuwe bibliotheek en de voorbereiding van de verhuizing. Er werd intensief gewerkt aan de nieuwe collecties strips, manga’s en graphic novels voor jeugd en volwassenen. Dat zoals steeds in het Nederlands en in het Frans.

Gunningen werden uitgeschreven, selecties en aankopen van de nieuwe collectie werden gedaan, natuurlijk ook verwerkt in de catalogus en getagd. Hierbij mag je niet vergeten dat simultaan de algemene collectievorming en dagelijkse bibliotheekwerking gegarandeerd moest worden.

Door elke nieuwe stap af te bakenen, bleef het overzichtelijk voor het team. Veranderingen kunnen onzekerheid veroorzaken. Door er structuur in te brengen, bleef het team gemotiveerd en kon er gecoacht worden waar nodig.

Het nieuwe gebouw

Midden februari 2022 verhuisde de bibliotheek naar het nieuwe gebouw. De automatische zelfuitleenposten en de intelligente inleverbus werden in gebruik genomen. Het onthaal van oude en nieuwe bezoekers was overweldigend. De enthousiaste reacties, de vele nieuwe inschrijvingen, hun begrip voor opstartprobleempjes en de mond-tot-mondreclame die ze voor ons maakten, deden enorm deugd en gaven ons de nodige energie om door te zetten.

De bibliotheek ligt nu op loopafstand van alle scholen. Maar liefst 56 klassen, goed voor 1.322 leerlingen, hebben de bibliotheek enthousiast bezocht tussen januari en eind september 2022. Een dergelijk succes hadden we nooit kunnen vermoeden.

Waar de bibliotheek vroeger enkel een benedenverdieping in beslag nam, kon de collectie in het nieuwe gebouw verdeeld worden over 587 m² op drie verdiepingen. Elke verdieping kreeg haar eigen DNA. Zo is de benedenverdieping volledig gericht op 3- tot 12-jarigen en lieten we de ramen daar bestickeren in comic-style. De strips en manga’s vliegen de deur uit.

In de leeshoek worden de kranten dagelijks uitgebreid gelezen. Studenten, jongvolwassenen en thuiswerkers vinden spontaan hun weg naar de studieruimte. Scholieren komen na schooltijd gebruikmaken van de publiekscomputers om hun groepswerk te maken. Kinderen nestelen zich met hun boekje in de voorleeshoek. Zowel klassen als ouders maken graag gebruik van deze hoek, ook de vertelmomentjes door vrijwilligers vinden daar maandelijks plaats. De bibliotheek leeft!

We zijn er bijna ... maar nog niet helemaal

De bibliotheek bevindt zich in een faciliteitengemeente en is sinds haar oprichting een tweetalige bibliotheek. De middelen werden aangewend voor een fiftyfifty-aankoop van boeken in het Nederlands en in het Frans. Hierdoor kreeg onze bibliotheek geen subsidie en vielen we buiten de provinciale bovenstructuur. De bibliotheek was jarenlang een eilandje … Tot in 2016 de regering besliste om de gelden over te hevelen naar het gemeentefonds. Dat opende voor onze bibliotheek de deur naar de toetreding tot het Vlaams eengemaakt bibliotheeksysteem. 

De bibliotheek was ingepland in de zevende migratiegolf. Zoals alle bibliotheken voor ons, gingen we aan de slag met de (online) opleidingen van Cultuurconnect, maakten we ons huiswerk, gaven we interne opleidingen voor de collega’s en testten we de software Wise tot we uiteindelijk eind mei 2022 definitief overschakelden. Bergbeklimmers zijn we niet, maar het voelde zo’n beetje als het bereiken van de top van de Himalaya: een beetje buiten adem, een beetje moe, maar bovenal intens trots.

Dankzij de omschakeling naar de software Wise, zijn veel zaken verbeterd: de bibliotheekwebsite is gebruiksvriendelijk, de online catalogus oogt niet alleen mooi, maar is veel efficiënter, en de catalografie voor de Nederlandstalige boeken verloopt een pak sneller. Het is thuiskomen in een structurele samenwerking.

Gelijke dienstverlening

De bibliotheek is een tweetalige bibliotheek. Belangrijk is dat we verkiezen om te denken in een gelijke dienstverlening en niet noodzakelijk in talen. Dat betekent dat we naast een tweetalige collectie, ook elke activiteit en elk initiatief aanbieden in beide talen. Voorleesmomentjes organiseren, themarugzakjes ontwikkelen, de bibliotheekfolder … het vraagt meer tijd om dat in beide talen uit te werken, maar het is niet onmogelijk. Diezelfde uitdaging ondervonden we ook bij de slimme tablets die we introduceerden. Met deze tablets spelen we in op de digitale noden van de gebruikers volgens hun leeftijd en daarvoor moesten we op zoek naar content en apps in beide talen. Een tweetalig publiek is voor zowel de lezer als het bibliotheekteam heel verrijkend. Maar in alle eerlijkheid zijn er ook beperkingen. Een tweetalige software bestaat (nog) niet, voor betalende diensten bestaat er (nog) geen tweetalig sjabloon of format.

Wat vandaag niet kan, kan overmorgen misschien wel. Wij zijn ervan overtuigd dat onze bibliotheek niet alleen is in het zoeken naar een meertalige oplossing. Niet alleen de bibliotheken in faciliteitengemeenten, maar elke bibliotheek die in meerdere talen denkt op het vlak van collectie of dienstverlening komt deze beperkingen tegen. Het afgelopen jaar lag onze focus op het tot een goed einde brengen van de drie grote uitdagingen. Wie weet kunnen we ons in de nabije toekomst richten op connectie en netwerken, op het delen van expertise en op, wie weet, het opzetten van gezamenlijke formats. We zijn immers geen eiland meer. 

Een succesverhaal

In oktober werd er feestgevierd naar aanleiding van de heraanleg van het administratief centrum. Tijdens dat feest was de bibliotheek open en tegen de verwachtingen in kwamen veel bezoekers van het feest ook daar eens een kijkje nemen. Meer dan 680 nieuwsgierigen kwamen over de vloer om de nieuwe bibliotheek te ontdekken, sommige van hen schreven zich zelfs meteen in als lid.

De bibliotheek is door een samenloop van omstandigheden verplicht geweest om op een wel zeer korte termijn een doorgedreven transformatie door te voeren. De ervaring heeft ons geleerd dat motivatie en structuur een prima middel zijn tegen paniek en chaos. Maar bovenal hebben we ervaren dat dergelijke uitdagen tot een goed einde brengen enkel mogelijk is dankzij straf teamwerk, vele helpende handen en het volle vertrouwen van het bestuur dat waar mogelijk mee obstakels hielp wegwerken. Dat de weg naar de nieuwe bibliotheek best pittig was, hoeft niet meer gezegd te worden. Een bibliotheek vol enthousiasme en leven is onze grootste voldoening