Voorgeschiedenis

In het informatiseringsproces van open­bare biblioteken is de afgelopen dertig jaar een steeds groeiende samenwer­king te zien. Sinds 1987 werken biblio­theken samen voor de invoer en afname van titelbeschrijvingen in de Vlaamse centrale catalogus, sinds 2007 de Open Vlacc. Traditioneel zijn ze veel bezig met de automatisering van hun werkproces­sen in een eigen bibliotheeksysteem. Sinds 2004 stapten de meeste biblio­theken over naar een provinciaal biblio­theeksysteem (PBS). In 2008 startte Bibnet (nu Cultuurconnect) samen met de vijf provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) met een gemeenschappelijk platform voor de publiekscatalogus van de bibliotheek, en in 2012 met een gemeenschappelijk plat­form voor alle online gepersonaliseerde dienstverlening van de bibliotheek (Mijn Bibliotheek).

Na deze succesvolle interbestuurlijke pro­jecten, besloten de provinciebesturen, VGC en Bibnet om de toekomst van de digitale bibliotheek te onderzoeken. Die studie stelt in 2013 onder meer dat voor verdere innovatie een nog meer gecon­solideerd systeemlandschap nodig is. In 2014-2015 kwam er een haalbaarheids­studie van een dergelijk eengemaakt bibliotheeksysteem (EBS) op technisch, bestuurlijk, financieel en organisatorisch vlak, begeleid door vertegenwoordigers van de opdrachtgevers en een twintigtal bibliotheken. Die studie legt een gede­tailleerd scenario voor van hoe de con­solidatie van zes PBS’en verder vorm kan krijgen. Ze heeft het over de uitbating, werking, implementatie en migratie van en naar één applicatieplatform voor de uitvoering van de stabiele processen in de bibliotheek: lenersbeheer, collectie­beheer en circulatiebeheer. De conclusie: “Men kiest best voor één geïntegreerd bibliotheeksysteem dat van de markt wordt afgenomen en waarop alle Vlaamse bibliotheken in principe kunnen aanslui­ten. Geïntegreerd, want de kernfunctio­naliteiten voor de ondersteuning van de meest stabiele en uniforme bibliotheek­processen binnen één product van één leverancier zijn aanwezig. Eengemaakt, want er komt één installatie van het bibliotheeksysteem, met één database die alle informatie over (fysieke) collec­ties, leners en uitleningen van alle biblio­theken bevat, maar wel zodanig dat elke bibliotheek de eigen collectie, leners en uitleningen beheert.”

Tegen de zomer van 2015 zetten we de eerste stappen om een overheidsop­dracht voor te bereiden. In aanloop naar het decreet houdende de vernieuwde taakstelling en gewijzigde financiering van de provincies ging het proces een versnelling hoger. De Vlaamse over­heid droeg de PBS’en immers over aan Cultuurconnect, intussen de fusie van Bibnet en het steunpunt voor lokaal cul­tuurbeleid, LOCUS.

Het EBS wordt gedefinieerd als een open, betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en geïn­tegreerd softwaresysteem voor het con­solideren van de stabiele werkprocessen in de bibliotheek: bestellen, catalografie, inventarisbeheer, lenersadministratie, uit­lenen, financieel beheer en rapportage/statistieken. Een unieke kans om:
•    verschillende bibliotheeksystemen te vervangen door één modern, gemeen­schappelijk systeem;
•    de samenwerking tussen bibliotheken te versterken;
•    een betere dienstverlening aan te bie­den aan de leners;
•    het onderhoud efficiënter en goedko­per te maken door schaalvoordeel;
•    verder te innoveren.

Voorbereiding

De groep die de haalbaarheidsstudie begeleidde werd omgedoopt tot stake­holdersgroep EBS. Die groep kwam twee­maandelijks samen om de voorbereiding op te volgen. In september 2015 ging een technisch-functioneel projectteam van start. Dat bracht in een inventarisa­tiefase alle wensen voor een EBS in kaart, om daarna het lastenboek te schrijven en de offertes te beoordelen. Het team bestond uit Johan Mijs (Cultuurconnect), Klaar Leroy (Cultuurconnect), Peter De Keyser (Cultuurconnect), Lisbeth Vandoorne (Cultuurconnect), Jeroen Cortvriendt (VGC), Katie Pieters (PBS Vlaams-Brabant), Niki Priem (PBS West-Vlaanderen), Nini Vranken in tandem met Kris De Winter (PBS Antwerpen) en Ron Deen (Ilionx) als technisch consul­tant. Een juridisch projectteam volgde de wettelijke procedure voor de overheids­opdracht zeer nauwgezet op, in samen­werking met advocatenkantoor Stibbe.

Het projectteam bezocht achttien ver­schillende bibliotheken in alle provin­cies: grote, kleine, met PBS, zonder PBS, regiobbibliotheken, bibs die werken met Vubis, Brocade, Bidoc, Aleph of Filemaker. Daaruit kwam een uitgebreide inventa­ris van zowel de huidige werkprocessen, functionaliteiten en koppelingen, als de toekomstdromen, gestructureerd vol­gens het ontologisch model van de biblio­theek via DEMO (Design & Engineering Methodology for Organizations).
Daarnaast deed het projectteam een request for information (marktverken­ning) met tien bedrijven die een biblio­theeksysteem aanbieden dat in aanmer­king komt voor het EBS, en die uit het eindrapport van het haalbaarheidson­derzoek kwamen. Ook alle Vlaamse leve­ranciers van bibliotheeksystemen ont­vingen deze uitnodiging. Tien bedrijven gingen op dit aanbod in: Axiell (Zweden), Biblibre (Frankrijk), Ciblis (België), Equinox (VS), Libis/ExLibris (België), Infor (België), Innovative Interfaces (VS), OCLC/HKA (Nederland), SirsiDynix (VS) en Systematic (Denemarken).

De inventaris van de huidige en de gedroomde functionaliteiten, koppelin­gen en werkprocessen uit de werkbe­zoeken werd grondig geëvalueerd. 150 deelnemers controleerden tijdens zes workshops de volledigheid van deze lijst. Ze legden prioriteiten vast, experimen­teerden met verschillende samenwer­kingsmodellen en brainstormden over de verhouding tussen het EBS en Open Vlacc. En om een zicht te krijgen op alle kanten van het verhaal sprak het project­team ook met leveranciers van zelfbedie­ningsautomaten, MedioEurope, Boek.be en De Standaard.

In zes infosessies kregen in totaal 400 deelnemers een zicht op de top tien van de vereisten en de stand van zaken, en ze gaven hun mening over hoe het samen­werken tussen bibliotheken zou moe­ten verlopen. Tijdens heel dit proces botste het projectteam op een lacune in het cijferma­teriaal: hoeveel biblio­theken gebruiken een bestel- en/of tijdschrif­tenmodule, met hoeveel zelfuitleenautomaten van welke leveranciers moeten we rekening houden, hoeveel biblio­theken gebruiken al de eID als lidkaart, hoeveel bibliotheken gebrui­ken de website van een leverancier/uitgeverij om bestellingen door te voeren, enz. Een enquête, die in de zomer van 2016 door 80 pro­cent van de bibliotheken werd ingevuld, gaf een antwoord op die vragen. Voor de redactie van het bestek kreeg het pro­jectteam hulp van een groep gedreven biblio­theekexperten. Dertig experten werden ver­deeld in drie groepen: een voor circulatie, een voor collectie en een voor de niet-functi­onele vereisten (webservices, infrastruc­tuur en SLA).

Verloop overheidsopdracht

De overheidsopdracht is complex en breed, dus werd gekozen voor een onder­handelingsprocedure met bekendmaking. Een Europese procedure, omdat de waarde van de opdracht de Europese drempel ruim overschreed.

In de selectiefase (van 17 december ’16 tot 20 februari ’17) werd het aantal bedrijven dat een offerte mocht indienen beperkt. Er werd gepeild naar de bedrijfszeker­heid van de kandidaten, de kwaliteit van het personeel en er werden referenties opgevraagd voor een bibliotheeknet­werk met de schaalgrootte van het EBS. Vijf leveranciers werden geselecteerd: het consortium Brocade Library Services, Libis/ExLibris, het consortium Cevi-Infor, OCLC/HKA en Systematic.

Op 15 maart ontvingen de vijf geselec­teerde bedrijven het uitgebreide bestek. Dat werd door het projectteam geschre­ven, en gelezen en becommentarieerd door de groep van experten. Op 2 mei werd het bestek tijdens een infosessie samengevat voor alle geïnteresseerde bibliotheekmedewerkers: de biedings­leidraad, de functionele vereisten (opge­deeld in de hoofdstukken collectie, leners, circulatie, lijsten, statieken en rapporten, migratie en data-uitwisseling), de niet-functionele vereisten (opgedeeld in de hoofdstukken service level management, hosting en software, monitoring en audits, helpdesk, change en releasemanagement, toegangsbeheer en user interface), de tien projecten (waarover later meer), en de contractuele voorwaarden. De oplos­sing van de kandidaat-leveranciers moest in de eerste plaats gefaseerd voldoen aan 458 minimale vereisten. Er waren 100 punten te verdienen: 25 punten voor de totaalprijs en 75 punten voor de antwoor­den op 307 vragen over de kwaliteit van de oplossing.

Op 15 mei dienden drie van de geselec­teerde bedrijven een offerte in: Brocade Library Services, Cevi-Infor en OCLC/HKA. De twee andere geselecteerde leve­ranciers deden dat niet. Het projectteam las de meer dan 1.000 pagina’s offertes grondig na.

Eind mei mocht elke kandidaat een dag lang zijn bibliotheeksysteem demonstre­ren aan de hand van vooraf bepaalde scenario’s, gebaseerd op de dagelijkse praktijk in de bibliotheek. De bibliotheek­experten deelden daarbij hun bevindin­gen over de interface en de gebruiks­vriendelijkheid van de systemen.

Tijdens de zomer volgden twee onder­handelingsrondes met de drie kandida­ten, over de verschillende facetten van de ingediende offertes. Op 18 augustus dien­den de drie kandidaten hun best and final offer in. Het projectteam las en beoor­deelde de definitieve offertes, en moti­veerde elke score van de 307 antwoorden zo duidelijk mogelijk in het gunningsver­slag. De stakeholdersgroep EBS advi­seerde het gunningsverslag positief. Op 7 september was de kogel door de kerk: de raad van bestuur van Cultuurconnect besloot de opdracht voor het EBS te gun­nen aan het Nederlandse bedrijf OCLC/HKA. Hun bibliotheeksysteem Wise is ont­wikkeld voor openbare bibliotheken en wordt in 75 procent van de Nederlandse openbare bibliotheken gebruikt. OCLC/HKA haalt het met 83,7 procent van de punten, gevolgd door Brocade Library Services met 73,3 procent en Cevi-Infor met 69,7 procent.

Na de gunningsbeslissing kregen de twee verliezende partijen twee weken tijd om beroep aan te tekenen tegen de beslis­sing. Er werden geen rechtszaken inge­diend dus kan het projectteam het EBS effectief beginnen vormgeven. Er ligt een uitdagende en complexe planning voor van zeven fasen, de eerste start ten vroegste eind 2017, de laatste ten vroegste begin 2020. De eerste fase is een proof of concept waarvoor de hui­dige bibliotheeksystemen in Vlaanderen een export van hun data moeten leveren en de nieuwe leverancier die bij wijze van test converteert naar het nieuwe systeem. Tijdens de tweede tot zevende fase zet­ten we een PBS op, samen met enkele bibliotheken die daarop nog niet waren aangesloten.

Tien vernieuwingsprojecten

Naast implementaties en de ontwikke­lingen om te voldoen aan de minimale eisen en de kwaliteit van de oplossing, krijgen tien vernieuwingsprojecten een bijzondere plaats in de planning. Deze roadmap voor de eerste jaren van het EBS werd uitgewerkt in overleg met de stakeholdersgroep EBS en de experten­groepen.

Tegen begin 2019 zijn drie prioritaire pro­jecten gepland. Ten eerste wordt een kop­peling gemaakt tussen het lenersbestand van EBS en het rijksregister, zodat een aantal gegevens van leners automatisch up-to-date worden gehouden. We doen daarbij een beroep op de webservices van MAGDA (MAximale GegevensDeling tussen Administraties) van Informatie Vlaanderen. Ten tweede bieden we de bibliotheken verschillende vormen van onderlinge samenwerking aan in EBS, gaande van één keer lidmaatschapsta­rief betalen voor alle bibliotheken in een groep die samenwerkt, tot één effectief lidmaatschap voor alle bibliotheken in de groep, met hetzelfde uitleenreglement. Met een logistieke samenwerking voor het ophalen en brengen van materialen gaan we nog een stap verder, naar onder­ling reserveren, uitlenen en terugbrengen in een groep van bibliotheken. Een aantal bibliotheken kan ook voor alle werkpro­cessen werken als één grote bibliotheek. Een nieuw regiodecreet — verwacht in 2020 — zal mogelijk de samenwerking tussen bibliotheken stimuleren. Ten derde zien we, naast basisfunctionaliteiten voor lijsten, statistieken en rapporten in het EBS, een grote nood aan een business intelligence-toepassing om verregaande verbanden te leggen tussen de data in het EBS, bv. voor marketingdoeleinden. De BI-toepassing moet het mogelijk maken om data uit verschillende bronnen te ver­binden, te analyseren en te visualiseren. De toepassing is ook een bewaarplaats voor de historische data uit de huidige bibliotheeksystemen.

Tegen begin 2020 plannen we vier priori­taire projecten. Ten eerste de verbetering van de koppeling met de frontend, zodat de nieuwe bibliotheekwebsites uitgerust worden met een nog betere online dienst­verlening. Bv. de mogelijkheid om werken te reserveren, online inschrijven, automa­tisch aanmaken van een Mijn Bibliotheek-profiel, enz. Als tweede project stemmen we het bestelproces van bibliotheekma­terialen beter af op een zo optimaal, open en realtime mogelijke flow van gegevens van leveranciers. Daarvoor zullen we een pilot uitvoeren met één leverancier. Ten derde willen we een goede oplossing voor het koppelen van leners, zodat een geau­toriseerde lener uitleningen kan opvolgen of betalingen kan doen voor een andere lener. Het vierde project is ambitieus en vernieuwt op uitdrukkelijke vraag van de Vlaamse overheid het interbibliothecair leenverkeer. Hoe zal dat eruitzien als een lener bijvoorbeeld zelf online een IBL-aanvraag kan plaatsen en het materiaal thuis kan laten leveren?

Tegen begin 2021, wanneer stilaan alle aansluitingen achter de rug zijn, doen we nog drie innovatieprojecten. Ten eer­ste een pilot met één bibliotheek om een zo efficiënt mogelijke koppeling te maken met het gemeentelijke boekhoudsysteem. De inkomsten uit allerlei kosten voor leners, de incassoprocedure wanneer niet wordt betaald en/of teruggebracht en de uitgaven voor het bestellen van materia­len zorgen voor hoofdbrekens van menig bibliotheekmedewerker en boekhouder. De bedoeling is om met de pilot, net als bij het project voor het bestelproces, tot een best practice te komen waarbij een standaard gedefinieerd wordt voor andere boekhoudsystemen die de koppe­ling met EBS willen maken. Ten tweede wordt het SIP2-protocol tegen het licht gehouden om de steeds belangrijkere interactie tussen het bibliotheeksysteem en zelfbedieningsautomaten zo functi­oneel rijk, flexibel en goed beveiligbaar mogelijk te maken. Als laatste project gaan we de vernieuwde Open Vlacc, die gepland staat in 2020, koppelen aan het EBS, zodat alle bibliotheken via EBS rechtstreeks kunnen invoeren in Open Vlacc.

Veelgestelde vragen

Voor elke bibliotheek die aansluit zal het EBS een impact hebben. De bibliotheek zal nieuwe software in gebruik nemen in de kern van haar werking. We moeten er dus voor zorgen dat alle medewerkers een opleiding krijgen en dat randapparatuur, zoals zelfbedieningsautomaten, afgesteld zijn op de nieuwe software. Met de hulp van het nieuwe systeem zullen ook heel wat werkprocessen verbeteren. Een aan­tal afspraken zullen (optioneel) geharmo­niseerd worden met respect voor lokale autonome keuzes. Samenwerken met andere bibliotheken en gemeentedien­sten zal door de open architectuur van het nieuwe systeem haalbaarder worden. Naar aanleiding van de bekendmaking van de gunningsbeslissing op Informatie aan Zee op 15 september 2017 bereikten ons al heel wat praktische vragen van bibliotheken. In de loop van oktober en november verzorgden we per provincie een informatiesessie en trachtten we heel wat vragen te beantwoorden. We zullen de antwoorden ook bundelen in een lijst van veelgestelde vragen in de EBS pro­jectnieuwsbrief en op de Cultuurconnect website. Hieronder proberen we een ant­woord te geven op de drie belangrijkste vragen van dit moment.

Wanneer kan mijn bibliotheek op EBS aansluiten en wat gebeurt er intussen?

Op het moment van het schrijven van dit artikel is de planning nog niet gemaakt. We starten vermoedelijk op 1 decem­ber 2017 met zes maanden inrichting en proof of concept. De eerste migratiegolf start dan op 1 juni 2018 en op 1 decem­ber 2018 gaan de eerste bibliotheken in productie. Daarna volgen nog vijf migra­tiegolven van zes maanden. De laatste bibliotheken sluiten aan op 1 juni 2021. In tussentijd verzekert Cultuurconnect zoveel mogelijk de bedrijfszekerheid van de huidige bibliotheeksystemen in nauw overleg met de leveranciers. Bibliotheken die aangesloten zijn op een PBS kun­nen tegen dezelfde voorwaarden blijven werken met Cultuurconnect. Hiervoor zal Cultuurconnect eind 2017 overeen­komsten, die afgeleid zijn van het PBS-convenant, sluiten met alle betrokken gemeenten. In de loop van 2018 zal Cultuurconnect een volledig nieuwe over­eenkomst en bijhorend inspraakmodel voorstellen voor bibliotheken die willen aansluiten op EBS.

Wat zal EBS kosten?

De nieuwe overeenkomst moet nog vorm krijgen, maar het belangrijkste kostenaspect is al duidelijk. Het nieuwe bibliotheeksysteem wil meer doen met minder middelen. En dat vertaalt zich ook in de bijdrage van steden en gemeenten. Momenteel betalen ze tussen 0,24 euro en 0,46 euro per inwoner per jaar aan de provinciebesturen voor deelname aan de provinciale platformen, inclusief het basis­pakket metacontent, dat bibliotheken in sommige provincies rechtstreeks aan Cultuurconnect betalen. De Vlaamse over­heid kiest nu resoluut voor het laagste van de actuele tarieven (0,24 euro per inwo­ner) voor steden en gemeenten die inte­kenen, vanaf hun aansluiting op het EBS. In tussentijd gelden dezelfde voorwaar­den en afspraken als met de provincies. Het aanbod van de 0,24 euro per inwoner bevat, naast het EBS, ook de vernieuwde bibliotheekwebsites, de catalogus, Mijn Bibliotheek, het basispakket metacon­tent en de Open Vlacc-dienstverlening. Voor vele bibliotheken levert dit aan­bod dan ook een besparing op. Met de Vlaamse Gemeenschapscommissie, die niet betrokken is bij het decreet van de afslanking van de provincies, maar wel de intentie heeft om deel te nemen aan EBS, wordt in overleg nog een specifieke rege­ling getroffen.

Minister Gatz: “De inspanningen om het lokaal cultuurbeleid aan te passen aan de digitale realiteit, stoppen niet bij een nieuw bibliotheeksysteem. Het blijft belangrijk in te zetten op mediawijsheid. We moeten ook verder blijven inzetten op nieuwe digitale formats, zoals makers­paces. Dankzij de efficiëntiewinst van het EBS kunnen lokale besturen deze andere uitdagingen gemakkelijker opnemen.”

Lokale kosten voor ingebruikname van het EBS vallen niet uit te sluiten, bv. voor zelfbedieningstoestellen. De noodzaak van bepaalde lokale netwerkvereisten worden nog verder onderzocht, mogelijk zal de prijs door de technologische evolu­ties verlagen. Kosten voor het herlabelen of hertaggen van exemplaren willen we zoveel mogelijk beperken, tenzij de biblio­theek in een zeer verregaande vorm wil samenwerken met een andere bibliotheek in de regio, zodat exemplaarnummers bij beide uniek moeten zijn.

Wat kan ik doen ter voorbereiding van het EBS

Het projectteam EBS gaat in overleg met de expertengroepen aan de slag met een stevige opleiding applicatiebe­heer, de exports voor de proof of con­cept, de eerste configuratiebeslissingen, de koppeling met het rijksregister, de voorbereiding van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming, een visie op speciale collecties, een strategie voor lidkaarten en exemplaarnummers, specifieke workflows in de bibliotheek, een draaiboek voor migratie, aanpak van de opleidingen, maar ook voorberei­dingstips voor bibliotheken. De afgelopen jaren startten op basis van rapporten uit de Bibliotheekportalen-catalogus in veel bibliotheken al werken om de matching met Open Vlacc te verhogen. We vragen om die verbeteringen zeker uit te voeren, volgens volgende stelregels:
•    Check Open Vlacc voor je iets zelf invoert;
•    Voeg zoveel mogelijk identificerende nummers toe, ook bij oude collecties;
•    De ellende zit in het verleden: tijd om af te voeren!

We beschouwen Open Vlacc dus als een masterbestand voor het consolideren van bibliografische data. Voor de consolidatie van lenersgegevens is het masterbestand het rijksregister. We vragen bibliotheken dan ook zoveel mogelijk rijksregisternum­mers te registreren in het kader van de huidige machtiging Beraadslaging RR nr 28/2009 van 18 mei 2009 om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer van het Rijksregister te kunnen gebruiken.

Tot slot

De keuze voor een leverancier voor het EBS voor Vlaamse openbare bibliothe­ken was een boeiend, intens en leerrijk proces, met veel aandacht voor partici­patie vanuit de bibliotheken. Nu starten we de uitvoering van een uitgebreide en complexe opdracht met veel vertrouwen in de gekozen leverancier OCLC-HKA en de duidelijke afspraken zoals vastge­legd in de overeenkomst. We voelen veel goesting in de bibliotheeksector om met het EBS een stap vooruit te zetten in het ‘ontzorgen’ van de informatisering van bibliotheken. Het EBS moet een stabiel, performant, vlot bruikbaar, open en effi­ciënt instrument worden dat als sleutel kan dienen voor innovatie, samenwerking en rolverandering, in plaats van als slot. 

>    Wil je op de hoogte blijven over de uitrol van het EBS? Schrijf je in op de EBS-projectnieuwsbrief.