In de periode 2008-2010 heeft een aanzienlijk deel van de museale archieven en bibliotheken van de Stad Antwerpen – in samenwerking met ICT-partner Digipolis Antwerpen en de Openbare Bibliotheek Antwerpen (OBA) – het traject doorlopen om nieuwe bibliotheek- en archiefsoftware te kunnen aanschaffen via bestek en gunning. De bottomline van de uitgeschreven opdracht was de selectie en implementatie van een totaaloplossing voor een geïntegreerd archiefbeheersysteem en bibliotheeksysteem voor de Stad Antwerpen.

Het contract met de toenmalige softwareleverancier, de Universiteitsbibliotheek Antwerpen, was in 2008 de facto afgelopen. Het ging om een dwingende vervanging. Zoals bepaald in de wet op de overheidsopdrachten dient men dan verplicht het contract open te stellen voor alle potentiële leveranciers via een openbare aanbesteding. Ook het bestuursakkoord van de Stad Antwerpen stelde als doelstelling het “registreren en ter beschikking stellen van objecten, boeken, archieven en documentatie in de stedelijke erfgoedinstellingen”. Het uiteindelijke doel is om dergelijke data van verschillende instellingen niet los van elkaar, maar geïntegreerd via één toegang aan de eindgebruiker te kunnen aanbieden. Dit bestek kon hiervoor mogelijkheden scheppen. Immers, hoe meer instellingen gebruikmaken van eenzelfde systeem, hoe eenvoudiger zo'n opzet valt te verwezenlijken. De vervanging betrof een grote groep Antwerpse stedelijke instellingen. We sommen ze even op:

• de collectie van het Letterenhuis, voornamelijk de archieven;
• de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (EHC); 
• de Vakbibliotheek Den Bell (bedrijfsbibliotheek voor de stadsadministratie);
• de bibliotheken (vakbibliotheek, oude bibliotheek en bibliotheek van het prentenkabinet) en het bedrijfsarchief van het Museum Plantin-Moretus / Stedelijk Prentenkabinet;
• de bibliotheek van het FelixArchief alias Stadsarchief Antwerpen (met andere woorden niet het eigenlijke archief, waar het Stadsarchief al een eigen, goed draaiende software voor heeft);
• de bibliotheek en het documentatiecentrum van het Rubenianum; 
• de bibliotheek en het documentatiecentrum van het Middelheimmuseum (het Documentatiecentrum Burgemeester Lode Craeybeckx);
• de voormalige bibliotheek van het Etnografisch Museum, momenteel ondergebracht in het Hessenhuis;
• de handbibliotheken van de Musea Mayer van den Bergh en Smidt-Van Gelder;
• de handbibliotheek van het Museum Vleeshuis / Klank van de Stad;
• de handbibliotheken van de nieuwe musea Red Star Line en Museum aan de Stroom (MAS);
• de handbibliotheek van de dienst Musea en Erfgoed in het Hessenhuis;
• de vakbibliotheek van de Dienst Monumentenzorg;
• de voormalige bibliotheek van het Volkskundemuseum, die wordt geïntegreerd met de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience; 
• de voormalige bibliotheek van het Nationaal Scheepvaartmuseum, die wellicht een nieuwe bestemming krijgt in Kompas, een maritiem documentatiecentrum.

Aangezien de doelgroep zo omvangrijk was, werd geopteerd om een raamcontract te gunnen. Zo moeten niet alle modules tegelijk worden aangekocht. De verschillende instellingen kunnen gefaseerd instappen in de software. Dit raamcontract zou dan een looptijd hebben van vier jaar, met de mogelijkheid om stilzwijgend te verlengen tot maximaal zes jaar.

Hoewel de Openbare Bibliotheek Antwerpen op dat ogenblik al de eerste stappen zette om in 2010 over te gaan naar het Provinciaal BibliotheekSysteem (PBS), werd er toch een luik voorzien voor de functionele behoeften van een openbare bibliotheek, met de optie om die te kunnen lichten als nodig.

Er moest ook rekening worden gehouden met andere softwareprogramma's en applicaties die reeds binnen de Stad Antwerpen worden gebruikt. Zo beheren de Antwerpse stedelijke musea hun collecties met het registratiesysteem Adlib. Daardoor stond het bijvoorbeeld al op voorhand vast dat een potentiële leverancier in zijn software voor bibliotheek en archief communicatieprotocollen moest kunnen voorzien met dit collectieregistratiesysteem. 

Een ander element betreft de A-kaart, de Antwerpse vrijetijdskaart voor cultuur, sport en jeugd. Het voortraject voor de implementatie hiervan was lopende tijdens de opmaak van het bestek; idealiter zou deze A-kaart ook als alternatief voor de lezerskaart van bibliotheken en archieven moeten kunnen dienen.

Aan de slag...

Een bestek voor zo'n ruime groep is niet iets dat snel of door een enkeling kan worden opgesteld. Daarbovenop kwam de vereiste dat de potentiële leverancier naast bibliotheeksoftware ook nog eens moest kunnen instaan voor een volwaardige archiefsoftware. Eigenlijk zochten we hier naar de spreekwoordelijke witte raaf. De leverancier kon wel een constructie opzetten met eigen onderaannemers. Deze optie was expliciet gespecifieerd in het opgemaakte bestek.

Om een dergelijk monsterproject beheersbaar te houden, kwam er bij de start van het project, medio 2008, een opdeling in een overkoepelende stuurgroep met één projectleider en twee werkgroepen, een werkgroep bibliotheeksoftware en een werkgroep archiefsoftware. De stuurgroep, grotendeels samengesteld uit de directeuren van de deelnemende instellingen - het Letterenhuis en de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience hadden een belangrijke coördinerende rol - hield vooral de deadlines van het project in de gaten en hakte de knoop door bij het nemen van de grote beslissingen.

De projectleider - aangesteld door Digipolis Antwerpen - droeg hierbij de eindverantwoordelijkheid. De werkgroepen schreven - steeds in samenwerking met een business analist van Digipolis Antwerpen, die als moderator en verslaggever optrad - de functionele behoeftenanalyse concreet uit. Deze functionele analyse had als doel om na publicatie de geschikte leveranciers aan te trekken en aldus de keuze van de geschiktste software op te leveren. Digipolis Antwerpen zelf nam de concrete uitwerking van het administratieve luik, de analyse i.v.m. de technische infrastructuur en specificaties, en de Service Level Agreement (SLA) ter harte.

De functionele analyse

De werkgroep bibliotheeksoftware vertrok bij de functionele analyse vanuit drie hoofdprocessen:

1. het verwervings- of acquisitieproces,
2. het proces van collectiebeheer,
3. het proces van terbeschikkingstelling.

Deze aanpak vertrok vanuit de bibliotheekpraktijk. Op termijn kwamen we nog tot een vierde hoofdproces: het beheer van gebruikersgegevens (klantenbeheer).

De werkgroep archiefsoftware vertrok bij de analyse vanuit de werkprocessen verwerven, bewaren, ontsluiten en ter beschikking stellen van archiefbestanden en van verzamelingen. De eerste drie zijn collectiebeherende taken, het ter beschikking stellen van de collectieonderdelen is een publieksgerichte taak. Daarnaast zag zij een aantal procesoverschrijdende functionaliteiten zoals het zoeken, met extra aandacht voor de context waarbinnen resultaten worden gepresenteerd, specificaties voor record- en veldinvoer, vereisten voor de gebruikersinterface en vereisten voor gegevensuitwisseling. Dit laatste met het oog op Archiefbank Vlaanderen. 

Het volgen van internationale standaarden als ISAAR(CPF) en ISAD(G) – met hun multilevelprincipes – is een conditio sine qua non, maar dan wel op maat van (hoofdrolspeler) het Letterenhuis geïmplementeerd. Het beoogde archiefbeheersysteem heeft een dubbele doelstelling: enerzijds moet het de interne werking ondersteunen, anderzijds moet het systeem vooral ook een gebruiksvriendelijke toegang aan kerngebruikers (verbonden aan de instelling) en eindgebruikers (externe gebruikers) bieden.

Bij het uittekenen van de functionele behoeften werd duidelijk dat er bij bepaalde processen een (grotere) overlap was tussen de werkgroepen bibliotheeksoftware en archiefsoftware. Denk aan zaken als klantenbeheer, de algemene vereisten voor de interface van applicaties, bepaalde werkprocessen in een leeszaal, zoals magazijnaanvragen. Daarom is er in het uiteindelijke bestek ook een luik algemene behoeften opgenomen, zodat deze overlap beter gestructureerd kon worden aangeboden aan potentiële leveranciers. Tegelijk werd hiermee het belang benadrukt dat er gehecht werd aan geïntegreerde oplossingen.

Hoe uiteenlopend deze grote groep instellingen ook is, ze willen allemaal hun respectieve collecties op een efficiënte manier beheren, bewaren, ontsluiten en toegankelijk maken voor hun doelpubliek. Een adequaat uitgedachte en vormgegeven online catalogus en beheersysteem voor bibliotheken en archieven is het aangewezen middel om dat doel te bereiken. De collectie – zowel analoog als digitaal – en het publiek zijn daarbij de twee centrale parameters.

Een geïntegreerd uitgewerkt systeem maakt de rijkdom aan stedelijke collecties meer beheersbaar, enerzijds door de werkprocessen adequaat te ondersteunen, anderzijds door de collectiebeschrijvende data (metadata) contextueel zichtbaar te maken en ze eenvoudig en snel ter beschikking te stellen van alle gebruikers.

Een dergelijk systeem maakt dienstverlening op maat mogelijk. Idealiter moet de eindgebruiker met één zoekopdracht de verschillende collecties van de Stad Antwerpen tegelijkertijd kunnen bevragen in een overkoepelende zoekomgeving, onafhankelijk van tijd of plaats. Alle informatie binnen dit netwerk is dan via een uniforme en/of gepersonaliseerde gebruikersinterface beschikbaar.

De uit te bouwen totaaloplossing moest beantwoorden aan een aantal algemene vereisten. We verduidelijken er hier enkele. Een soepele, modulaire opbouw van de software was van groot belang: zo werd een gefaseerde implementatie mogelijk waar nodig. Daarnaast was een flexibele, uitgebreide parametrisatie van de software, vaak verschillend van instelling tot instelling, geen luxe. Het zorgde voor een gezonde buffer tegen te veel vraag naar maatwerk en extra ontwikkeling.

Bij een geïntegreerde totaaloplossing is het ook niet meer dan normaal dat gegevens maar één enkele keer moeten worden ingevoerd (bijvoorbeeld de gegevens van een leverancier of het delen van authority records). Het systeem moest ook werken met een intuïtieve interface, gekoppeld aan gebruikersprofielen. Rollen en verantwoordelijkheden konden duidelijk worden onderscheiden en konden worden gekoppeld aan specifieke bevoegdheden. Ook de aanlevering van statistieken en ander cijfermateriaal was erg belangrijk. Met dergelijk materiaal kan men dan beleidsmatig verder aan de slag.

Oplossingen gezocht!

De functionele analyse werd ook omgezet naar een gedetailleerde vragenlijst waarop de potentiële leveranciers niet alleen met een ‘ja’ of een ‘neen’ konden antwoorden, maar waarin zij ook gedeeltelijke oplossingen voor het gevraagde konden aangeven. Per vraag kon de leverancier optioneel een verduidelijking toevoegen. Een deel van de vragen werd als verplichte eis gesteld, een deel als optioneel (leuk om te hebben). Als een leverancier op een verplichte eis met ‘neen’ antwoordde, viel hij uit de boot. De opmaak van deze vragenlijst bleek enorm veel werk, maar was van onschatbare waarde tijdens de onderhandelingsprocedure aangezien deze lijst toeliet om de offertes op een eenduidige manier objectief te vergelijken.

Het afwegen van verplichte eisen t.o.v. optionele, aardig meegenomen extra’s bleek een moeilijke oefening. Enerzijds wilden we geen mogelijkheden kwijt waarover we met de toenmalige software beschikten, anderzijds wilden we wel vooruit en hadden we een aantal behoeften en wensen, ideeën opgedaan door de praktijk, uit vakliteratuur en via gesprekken, waar de op dat moment gebruikte software nog niet aan voldeed. Men is uiteindelijk wel verplicht om een pragmatisch evenwicht tussen deze twee polen te vinden: anders heeft men de kans dat geen enkele leverancier zich inschrijft wegens een te onrealistisch eisenpakket.

Bij het schrijven van het bestek kwamen ook zwaartepunten naar boven, die uitgebreider aan bod moesten komen omdat ze voor de deelnemende instellingen prioritair waren. We lichten er hier enkele toe.

Vanuit een toenemende aandacht voor de materiële toestand van de bibliotheekcollectie (monitoring, preservering, conservering en restauratie) was er vraag naar een module voor het beschrijven van de fysieke toestand (conditie) van een exemplaar. Aanvankelijk werd gedacht aan een zeer uitgebreid formulier waarin de toestand of schade van een boek gedetailleerd kon worden weergegeven, maar uiteindelijk werd geopteerd voor een eenvoudiger formulier dat intuïtief begrijpelijk is voor iedereen die met een boek in contact komt (catalograaf, magazijnier, baliebediende...).

Het opmaken van uitgebreide conditiestaten blijft voorbehouden aan vakspecialisten, die hiervoor software gebruiken die al eerder door Digipolis Antwerpen in huis op maat gemaakt werd. Wél werd gevraagd om een koppeling tussen beide systemen mogelijk te maken. De module conditiestaten moet ook in staat zijn om beleidsondersteunend cijfermateriaal aan te leveren, om gerichte acties rond conservering mogelijk te maken.

Bij de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience bestond al langer de behoefte om beschrijvingen van collecties duidelijk en makkelijk opzoekbaar te kunnen registreren in het bibliotheekysteem. In haar lange bestaan heeft deze instelling niet alleen vele bibliotheken van bekende en minder bekende personen overgenomen maar bezit ze ook omvangrijke collecties afkomstig van andere organisaties of instellingen.

Een collectiebeschrijving moet een selectie van materiaal uit de bibliotheek beschrijven en volgt hier min of meer de methodiek die ook bij archieven gebruikt wordt. Deze selectie kan variëren in omvang van minimaal één stuk (een boek of een ander bibliotheekbezit) tot maximaal de collectie in haar geheel.

Enerzijds is een collectiebeschrijving altijd gerelateerd aan de exemplaren die deel uitmaken van de collectie. Anderzijds staan de collecties onderling ook in relatie tot elkaar:

• moeder-dochterrelaties: een collectie kan zelf een deelcollectie zijn van een grotere collectie; een collectie kan deelcollecties hebben;
• geassocieerde collecties: zowel binnen als buiten de eigen instelling kunnen er associaties zijn met andere collecties op basis van een gezamenlijke herkomst (schenker).

Inspiratie voor een dergelijk model vonden we bij het initiatief Collection Description Focus (UKoln). Hierbij groeien archieven en bibliotheken feitelijk naar elkaar. De verwervingscontext van materiaal wordt ook voor erfgoedbibliotheken belangrijker.

Daarop aansluitend was er bij meerdere bibliotheken de behoefte om herkomstkenmerken (provenance, pedigree) te kunnen registreren en opzoekbaar te maken. Herkomstkenmerken zijn exemplaargebonden informatie. Dit is informatie die specifiek verbonden is met het bibliotheekexemplaar en niet thuishoort in de formele en inhoudelijke beschrijving omdat deze informatie niet geldt voor de hele oplage.

Een beschrijving op exemplaarniveau bevat dus informatie die uniek is voor het fysieke stuk dat de bibliotheek in kwestie bewaart. Typische voorbeelden van exemplaarspecifieke kenmerken zijn de plaatsaanduiding, het rugnummer, maar ook de aanwezigheid van een ex libris, een opdracht, de handtekening of een handgeschreven opdracht van de auteur, een nummering, enz. Voor deze informatie wordt tegenwoordig in de meeste systemen al plaats voorzien in het objectrecord.

Vanuit de optiek van erfgoedbibliotheken moet echter ook plaats ingeruimd worden voor o.m. de onmiddellijke herkomst (dit bepaalt vaak of een exemplaar behoort tot een deelcollectie) en voor de herkomstkenmerken of pedigree, d.w.z. de beschrijving van zichtbare bezitskenmerken van vroegere eigenaars. Deze data moeten gestructureerd en opzoekbaar zijn, ook door de eindgebruiker.¹

Een andere behoefte was een zogenaamde ERM-module. Een geautomatiseerd electronic resource management (ERM) is een als dwingend gevoelde noodzaak voor deze grote groep instellingen. Het zijn vooral de betalende abonnementstoegangen op door uitgevers aangeboden pakketten e-tijdschriften en databanken die speciaal beheer inhouden. Binnen het bibliotheeksysteem is daarom idealiter plaats voor licentie- en toegangsbeheer, naast de bibliografische beschrijving van het materiaal. De informatie die in deze databanken beschikbaar is moet daarbij op een eenvoudige manier door de bibliotheekgebruiker kunnen worden opgezocht en geraadpleegd, liefst met een binnen de gebruikersinterface geïntegreerd vertrekpunt.

De grote uitdaging bij de ontwikkeling van het nieuwe archiefbeheersysteem ligt vooral in de implementatie van de ISAD(G)-structuur, zodat de contextgegevens en de structuur van de beschreven archiefbestanden zichtbaar zijn voor de eindgebruiker. Indien deze gegevens reeds in andere databanken beschreven zijn, kan het systeem ernaar verwijzen. Het gaat hier om beschrijvingen van (literaire) archiefbestanden, archiefbestanddelen of stukken beheerd door andere archiefinstellingen, waarmee het Letterenhuis een onderlinge overeenkomst heeft afgesloten naar aanleiding van zijn overheidsopdracht, nl. het in kaart brengen van het literair erfgoed in Vlaanderen.

Ook was er behoefte aan een verder doorgedreven automatisering van magazijnaanvragen voor zowel het bibliotheek- als het archiefbeheersysteem, waarbij na afwerking van de aanvraag kan worden gewerkt met interne leenregistratie voor zowel leeszaalconsultatie als het gereserveerd laten houden van materiaal gedurende een bepaalde periode aan de leeszaalbalie.

Het gunningsproces

Bovenstaande elementen vormden slechts enkele punten van het uiteindelijk zeer uitgebreide bestek. Er werd besloten deze opdracht te gunnen via een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.² Omdat het een opdracht betrof voor diensten waarvan de specificaties niet met voldoende nauwkeurigheid konden worden bepaald, kon de opdracht niet worden toegewezen volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag.

De opdracht zou worden toegewezen aan de inschrijver met de voordeligste offerte, rekening houdend met diens score op de volgende gunningscriteria: de kostprijs (40 procent van de totaalscore), de kwaliteit van het product (35 procent), het voorgestelde plan van aanpak (10 procent) en het onderhoudscontract of SLA (15 procent).

De kwaliteitscomponent werd beoordeeld door de al eerder vermelde gedetailleerde vragenlijsten voor de functionele vereisten, zoals naar voor geschoven door de deelnemende instellingen. Omdat er evenwichtigheid werd nagestreefd, kreeg het archiefbeheersysteem hier een iets groter deel van het scorepercentage toegewezen dan de twee afzonderlijk onderscheiden bibliotheeksystemen (één voor erfgoed-, museum- en vakbibliotheken en één voor openbare bibliotheken).

De aankondiging van de opdracht – met referentienummer CDA001212 – en het eigenlijke bestek werden gepubliceerd in het Bulletin der aanbestedingen op 15 september 2009 (ingediend op 9 september). Men kreeg tot 15 oktober 2009, 13.00 u. de tijd om zich in te schrijven.

Vier partijen schreven zich in. Na een initiële vragenronde waar betrokkenen verduidelijking konden vragen over het bestek, dienden op 22 januari 2010 twee van deze vier partijen effectief een offerte in.

Met deze twee partijen voerden we vervolgens de eigenlijke onderhandelingen. Na een eerste onderhandelingsronde kregen zij de kans een bijgewerkte offerte in te dienen. Omdat deze bijwerkingen bij geen van de twee naar onze tevredenheid was, besloten we een tweede onderhandelingsronde te houden. Vervolgens dienden de partijen op basis van deze tweede ronde een nog grondiger bijgewerkte offerte in.

Na het onderling vergelijken van deze tweede, grondiger bijgewerkte versies van de offertes (hun BAFO, d.w.z. 'Best and Final Offers') kwamen we tot de conclusie dat een derde onderhandelingsronde niet meer nodig was. Het verschil in score tussen beide partijen bleek zodanig groot, dat we het contract konden gunnen aan de partij van wie het product het sterkst bleek te beantwoorden aan onze noden en wensen.

Op 9 juni 2010 werd het contract per aangetekende brief officieel gegund aan de Universiteit Antwerpen (UA). Brocade is de naam voor de integraal webgebaseerde bibliotheek- en archiefsoftware die door de UA wordt ontwikkeld.

Van concept naar realiteit

Op het moment van schrijven zitten we volop in de implementatiefase. In een eerste fase zal de UA zorgen voor:

• ontwikkeling en implementatie van het archiefbeheersysteem in het Letterenhuis en het Museum PlantinMoretus / Stedelijk Prentenkabinet;
• implementatie van de bibliotheekmodule in het Letterenhuis, het Museum Plantin-Moretus / Stedelijk Prentenkabinet, de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, het Stadsarchief Antwerpen en de Vakbibliotheek Den Bell;
• opleiding van (nieuwe) eindgebruikers;
• conversie van de data uit Agrippa, het huidige systeem van het Letterenhuis;
• conversie van bibliotheekdata uit Adlib, het huidige systeem van het Museum Plantin-Moretus / Stedelijk Prentenkabinet;
• afspraken voor beheer en ondersteuning van de applicatie geborgd bij de instellingen, de leverancier en Digipolis Antwerpen.

De Openbare Bibliotheek Antwerpen zal in een eerste fase niet instappen. Maar vermits het om een raamcontract gaat, kan deze openbare bibliotheek, zoals andere stedelijke instellingen, eventueel op een later tijdstip aansluiten. Zo wordt nu voor 2011 gepland om de bibliotheken van o.m. het Rubenianum en het Etnografisch Museum te ontsluiten in het nieuwe bibliotheeksysteem.

Uiteraard is dit geen eindpunt. De implementatie zal een groot deel van de komende paar jaar in beslag nemen. Ondertussen staan de ontwikkelingen binnen de sector ook niet stil. Het moment dat we opnieuw de markt zullen moeten opgaan, na het verstrijken van het huidige contract, zullen er weer tal van vragen, verzuchtingen, noden zijn die een invulling vereisen. Daarom is dit een nooit eindigend verhaal, met twee drijvende krachten, de eerder vermelde parameters collectie en publiek. De kunst is en blijft een permanente, flexibele verbinding tussen deze twee tot stand te brengen.

Met dank aan Mieke Lietaer, An Renard, Leen van Dijck, Steven Van Impe en Gert Van de Wouwer voor hun inbreng.

> Meer informatie

¹ Meer informatie over deze problematiek in: Steven Van Impe, “Pronto: een ontologie voor het onderzoek van herkomstkenmerken,” in: Jaarboek voor Nederlandse boekgeschiedenis, 15:2008, p. 179-193.
² Op basis van artikel 17, §3, 4° van de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.