De instorting van het Keulse stadsarchief begin maart 2009 vormde voor het Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA) de aanleiding om zijn jaarlijkse archiefcongres in 2010 te wijden aan archiefgebouwen. Dat onderwerp vormde wel al eens eerder het centrale thema, nieuw in deze editie was de link met efficiëntie en rentabiliteit – ook bij onze oosterburen moet er bespaard worden.
Het congres ging officieel van start met het openingsreferaat van Günther Heydemann (Hannah-Arendt-Institut für Totalitarismusforschung), dat geen rechtstreeks verband hield met het centrale congresthema. Heydemann ging daarentegen uitgebreid in op de woelige 20e-eeuwse geschiedenis van Duitsland. Die had negatieve gevolgen voor het nationale erfgoed en zorgde tevens voor duidelijke verschillen in het geschiedbewustzijn van oostelijk en westelijk Duitsland. Hoe ziet de spreker de verhouding tussen historicus en archivaris? Een essentiële opdracht van de archivaris blijft het verschaffen van advies aan de onderzoeker. De klantvriendelijkheid kan wel nog beter, terwijl de historicus afhankelijk is van de door de archivarissen doorgevoerde selectie. Over het algemeen ziet hij beide groepen wel als medestanders. Als slotboodschap gaf Heydemann mee dat archieven een belangrijke rol spelen in de democratische controle, iets wat men vooral in Duitsland, de recente geschiedenis indachtig, niet zou mogen vergeten.
De eerste gemeenschappelijke sessie kreeg als thema Wirtschaftlichkeit und Funktionen im Archivbau mee. Burkhard Nolte beet de spits af met een uiteenzetting over de kansen die een bouwproject biedt om werkprocessen en -organisatie te optimaliseren. Deze meer theoretische benadering werd gevolgd door een lezing van Detlev Heiden over de ervaringen bij de planning en realisatie van een nieuw archiefgebouw in Magdeburg, nadat daar reeds sinds de jaren dertig nood aan extra depotruimte bestond. Thomas Kübler zorgde vervolgens voor enige verpozing door in zijn lezing op amusante wijze de geschiedenis van de stad Dresden met die van het stadsarchief te verbinden. De geschiedenis van het stadsarchief laat zich niet enkel aflezen uit de plaats waar de stedelijke stukken bewaard werden — dicht bij de drankvoorraad bijvoorbeeld —, maar ook uit de documenten die in de loop van zijn bestaan verloren gingen.
Sectie 1 handelde over factoren en omstandigheden die een rol spelen bij de planning van nieuwe archiefgebouwen. Udo Herkert nam de planning en realisatie van archiefgebouwen in de Duitse deelstaat Baden-Württemberg onder de loep en stelde vast dat of een archiefgebouw er al dan niet komt, sterk samenhangt met de mate waarin het een politieke prioriteit vormt. In de nieuwe deelstaat Saksen was de toestand van het archiefwezen in 1989 ronduit dramatisch. Volker Jäger vertelde het verhaal van de inhaaloperatie die er de voorbije twintig jaar verwezenlijkt werd, en die in 2012 zal worden afgerond met de ingebruikname van een zesde splinternieuw archiefgebouw. Ulrich Helbach tot slot concentreerde zich in zijn referaat op de moeilijkheden en de mogelijkheden die de driehoeksverhouding tussen bouwheer, architect en gebruiker bieden.
In sectie 3 lag de focus op de vraag of en op welke wijze archiefgebouwen de tijdsgeest weerspiegelen. Katja Leiskau overliep een aantal markante archiefgebouwen uit het voorbije decennium en ging daarbij vooral in op de betekenis van een aantal architecturale tendensen. De vraag hoe het archiefgebouw er anno 2040 zal uitzien stond centraal in de lezing van Mario Glauert. Een echt duidelijke toekomstvisie bracht de spreker niet naar voren, wel veeleer een aantal trends voor de komende jaren. Karsten Jedlitschka tot slot ging uitgebreid in op de bouwgeschiedenis van het Zentralarchiv van de Stasi. Het naar DDR-normen bijzonder moderne, maar om veiligheidsredenen onopvallende en sterk beveiligde gebouw, beschouwt hij als een plaats van herinnering die nu symbool staat voor staatsterreur (DDR-dictatuur), burgertriomf (de bezetting van het archief door de burgerbeweging) en ambivalentie (een duur en modern gebouw in een voor het overige totaal verwaarloosd archieflandschap).
Wat valt er nu te onthouden uit de vele voorbeelden van bouw- en verbouwprojecten die tijdens dit congres de revue passeerden? Welke trends vielen er te ontdekken? En wat met efficiëntie en rentabiliteit? Vooraleer met een project van start te gaan, is het zinvol de bestaande werking grondig te analyseren en de manco’s in de organisatie bloot te leggen om tot een meer optimale werking te komen. Daarnaast is het noodzakelijk duidelijk en gedetailleerd alle noden van de instelling op te lijsten. Bouwprojecten moeten door de archiefinstelling constant van nabij worden opgevolgd en dat van bij de start tot aan de oplevering. De betrokken archivarissen moeten bouwplannen kunnen lezen en enige kennis van zaken hebben. Het kan evenmin kwaad als men een aantal vaktermen uit de bouwsector kent. Hoewel de eigen archiefnoden het uitgangspunt vormen, is het toch de zaak soepel en compromisbereid te zijn, open te staan voor op het eerste gezicht vreemde oplossingen. Communicatie is dus van grote waarde. Dat alles is niet zo vanzelfsprekend voor kleinere archieven. Overigens is het moeilijk ervaring op te doen, gezien de meeste archivarissen in hun loopbaan hooguit één keer met een dergelijk project worden geconfronteerd.
Wat in de verschillende bouwverhalen frequent terugkeerde, is de vaak langdurige zoektocht naar een geschikte locatie. Gerelateerd daaraan is de keuze voor nieuwbouw, dan wel renovatie van een bestaand gebouw of monument. In de praktijk valt de keuze uiteindelijk meestal op verbouwingen en aanpassingen, al dan niet in combinatie met de constructie van een nieuw depot. Nieuwe gebouwen specifiek met als doel er archieven te bewaren, waren in Duitsland altijd al de uitzondering. Iets wat volgens Glauert in de toekomst nog meer het geval zal zijn. Bij de bouw van archiefdepots moet men rekening houden met de te verwachten groei van de collectie in de volgende decennia. Onder meer om financiële redenen kiest men almaar vaker voor gefaseerd bouwen. Dat houdt in dat men een relatief klein depot laat zetten, waaraan later nieuwe modules kunnen worden aangebouwd. Dat biedt tevens het voordeel dat men beter kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Daartoe is het wel nodig over een kavel te beschikken waarop nog ruimte voor uitbreiding is. Om de beschikbare plaats zo optimaal mogelijk te benutten, hebben de moderne depots enkel rechte hoeken, zijn ze identiek ingedeeld en wordt veelal gewerkt met een beperkt aantal standaardformaten.
Verschillende sprekers beklemtoonden dat zowel de grote overstromingen uit het voorbije decennium als de instorting van het Keulse stadsarchief ertoe geleid hebben dat de overheden zich meer bewust geworden zijn van het risico op calamiteiten. Een ander positief gevolg is dat architecten nu weten wat een archief is. Soms wordt een klimaatsimulatie uitgevoerd; op basis van de regionale klimaatgegevens en rekening houdend met de aanwezigheid van archiefdocumenten in het depot wordt berekend hoe het binnenklimaat zou fluctueren. Een traditionele klimaatregeling blijkt niet altijd meer nodig. Dat heeft te maken met de sterke tendens om te bouwen volgens de passiefhuisnorm. Het gloednieuwe, nagenoeg raamloze depot van het Sächsische Staatsarchiv in Dresden bijvoorbeeld maakt voor koelen en verwarmen gebruik van de omgevingswarmte. Goed voor het milieu en kostenbesparend.
Terwijl er in het verleden, en soms ook vandaag nog, vooral aandacht besteed werd aan de inrichting van de depots, groeit de laatste jaren het belang van de publieke ruimtes. Het gaat daarbij niet enkel om tentoonstellingsruimtes en andere lokalen waarin publieke activiteiten kunnen plaatsvinden of om meer gebruiksvriendelijke voorzieningen in de leeszaal. Archiefinstellingen positioneren zich ook steeds meer in het midden van de samenleving. Zo is het Wiener Stadt- und Landesarchiv geïntegreerd in een gerenoveerd gebouwencomplex met winkelcentrum, ondergrondse parking en appartementen. Een dergelijke keuze heeft vaak ook financiële beweegredenen. De meest typische tendens is het gebruik van grote glaspartijen als zinnebeeld van democratische transparantie en openheid. Architectuur en vormgeving winnen met andere woorden aan belang. Men durft het aan te kiezen voor controversiële ontwerpen, binnenin waagt men zich al eens aan uitgesproken kleuren. Dat alles helpt het archiefwezen om zijn voormalige oudmodische imago definitief van zich af te werpen.
De 81e editie van de Archivtag vindt plaats in Bremen. Onze Duitse collega’s zullen er zich van 21 tot 24 september 2011 over het thema archiefrecht buigen.