De Vlaamse overheid zet al geruime tijd in op het creëren van een werkomgeving die plaats- en tijdsonafhankelijk werken ondersteunt en stimuleert. Het hybride werken zorgt ook voor nieuwe uitdagingen: hoe blijven medewerkers met elkaar in verbinding? Hoe en waar bewaren ze hun informatie? Hoe zorgen we dat informatie beschikbaar is in het plaats- en tijdsonafhankelijk werken?

Beleidslijnen op het vlak van HR, vastgoed-, ICT- en informatiebeleid zorgen ervoor dat er vanuit verschillende invalshoeken impulsen worden gegeven voor maximaal digitaal werken. Collega’s worden gehuisvest in grotere, duurzame kantoorgebouwen waar de focus ligt op samenwerking en projectwerking. In deze nieuwe kantooromgeving wordt zo goed als geen ruimte meer voorzien voor papieren dossiers. Op basis van goedgekeurde selectieregels in het Serieregister wordt vernietigd wat kan en worden de te bewaren dossiers overgebracht naar het Archiefdepot te Vilvoorde. De toegang tot deze dossiers wordt verzekerd door Scanning-op-vraag.

De informatiebeheerders kunnen inzetten op meer digitaal werken binnen een entiteit. Hiervoor worden binnen de Vlaamse overheid tools en informatie aangeboden, onder meer door Het Facilitair Bedrijf onder de vorm van kennisdeling en opleiding, maar ook met het inscannen en digitaal verdelen van analoge post. Voor digital-born informatie wordt een specifieke dienstverlening aangeboden binnen Digitaal Archief Vlaanderen.

De focus van deze uiteenzetting ligt op de beleidslijnen en gemeenschappelijke dienstverlening op het vlak van archief- en informatiebeheer die wordt ontwikkeld binnen Het Facilitair Bedrijf en de decentrale aanpak met informatiebeheerders per entiteit. Hierbij zetten we in op het creëren van een kader waar informatie vindbaar en toegankelijk is en waar de kwaliteit van de informatie wordt gegarandeerd. Door gemeenschappelijke dienstverlening te bieden, creëer je de kans voor informatiebeheerders om in te zetten op hun digitale informatiehuishouding en op archiving-by-design.