Steeds meer organisaties nemen MS365 actief in gebruik of gaan aan de slag om de bestaande structuren binnen MS365 te optimaliseren. Zo ook het Agentschap Justitie en Handhaving, een jong agentschap in volle evolutie. Om haar digitale informatie efficiënt en effectief te beheren en organiseren, zet het in op de implementatie van een integrale werkplekomgeving in SharePoint.

Om dit project te realiseren heeft het een genuanceerde visie of proces uitgeschreven over hoe het SharePoint wil inzetten. Hierbij positioneren we SharePoint binnen het Microsoft 365-ecosysteem; leggen we de architectuur, navigatie en functionaliteiten van de werkomgeving vast; definiëren we regels en processen om het gedrag en (levenscyclus)beheer ervan vast te leggen; en bekijken we welke mogelijkheden generatieve AI (bv. Copilot) en text mining bieden voor de dagelijkse werkpraktijk. We houden hierbij rekening met de principes van informatiebeheer en -veiligheid, en plaatsen de behoeften van de eindgebruikers centraal.

We gaan ook dieper in op de manieren waarop we deze visie hertalen of toepassen binnen de organisatie. We hebben het over optimalisatietrajecten bij enkele processen of afdelingen, de prioriteiten die we hierbij stellen en de strategie die we hiervoor volgen.

We gaan tot slot dieper in op de manier waarop we het levenscyclusbeheer proactief nastreven. We zetten in op provisioning en archiveringsoplossingen, de uitbouw van een kenniscentrum en intranet, het aanbieden van opleidingstrajecten en de opzet van een aanpak voor rapportering en monitoring.

Spreker

Cedric Everaert zijn informatiebeheerders binnen het Agentschap Justitie en Handhaving.