Met het programma ‘Dossiers m.b.t. het thema omgeving digitaliseren, archiveren en centraal raadpleegbaar maken’ wil de Cluster Documentbeheer de processen rond de ‘Dienst Omgeving’ efficiënter maken voor de burger, ondernemer, lokaal bestuur en Vlaamse overheden. Om schaalvoordelen te realiseren, voorziet Het Facilitair Bedrijf een raamovereenkomst voor de digitalisering van (bestuurs)documenten, waarbij de gedigitaliseerde dossiers worden gearchiveerd in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen. Er wordt ook een aparte invoeromgeving binnen het E-depot (pre-depot) ontwikkeld voor kwaliteitscontrole op het gedigitaliseerd archief. Daarnaast wordt er ingezet op integraties met lokale ‘Omgevingssoftware’, zodat gedigitaliseerde vergunningsdossiers in het E-depot geraadpleegd kunnen worden door een omgevingsambtenaar vanuit het lokale dossieropvolgingssysteem en reeds digitale omgevingsvergunningsdossiers vanuit deze applicaties gearchiveerd kunnen worden in het E-depot. Daarnaast zullen burgers hun eigen plannen en vergunningen kunnen opvragen en raadplegen via Woningpas. Concreet wordt hierdoor de interne organisatie van “Omgevingsdiensten” verbeterd, biedt het een betere ontsluiting van gearchiveerde data en documenten waardoor burgers en ondernemingen hun eigen, door de overheid gearchiveerde informatie kunnen raadplegen, stimuleert het via gestandaardiseerde (proces)data een datagedreven aanpak en biedt het ook een basis voor open innovatie. Op deze manier worden de beschikbare middelen maximaal ingezet en de wildgroei aan platformen, tools en oplossingen ingeperkt.

Het Facilitair Bedrijf / Digitaal Archief Vlaanderen werkt voor dit project intensief samen met het ontwikkelings- en implementatietraject “Dienst Omgeving – Samen bouwen aan dienstverlening!”, onderdeel van het relanceproject ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ van de Stad Mechelen, samen met Departement Omgeving, Agentschap Binnenlands Bestuur, Digitaal Vlaanderen en meer dan 70 deelnemende lokale besturen. Ook Lokaal Digitaal ondersteunt deze aanpak met een gerichte cofinanciering. De generieke integratie met de lokale ‘Omgevingssoftware’ wordt gerealiseerd met de softwareleveranciers CEVI (Vergunningen.net) en Remmicom (ROL.net/Omgeving.net) en de integratie met Woningpas met het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap.