Veel besturen werken al sinds midden jaren 1990 met netwerkschijven voor de organisatie van hun documentbeheer. Het systeem voldoet niet meer aan de noden en eisen van een digitale, toekomstgerichte overheid. Fast forward naar de vroege lente van 2020: er wordt een lockdown aangekondigd. Openbare besturen zoeken naar manieren om hun medewerkers van thuis uit te laten werken. Een groot aantal besturen kiest ervoor om het pakket Office 365 (nu Microsoft 365) in huis te halen.

In M365 zit ook SharePoint Online, een online document management systeem (DMS). De mogelijkheden zijn veelbelovend. Het zou wel eens een groot aantal pijnpunten, waar we bij de netwerkschijven tegenaan botsen, kunnen wegwerken. Het documentbeheer verhuizen van de vertrouwde netwerkschijven naar het nog onbekende DMS: het lijkt een logische stap, maar hoe begin je eraan?

Klinkt dat herkenbaar? Dat was het ook voor de steden Gent en Brugge. In het najaar van 2021 slaan ze de handen in elkaar om de digitale transformatie van het documentbeheer naar SharePoint Online als DMS te realiseren in hun eigen organisaties en daarenboven alle inzichten en kennis te delen met geïnteresseerde openbare besturen.

Beide steden doen dat vanuit een ander vertrekpunt, met verschillende middelen, methodes en maturiteit. De verschillen in aanpak moeten voor een divers palet aan oplossingen zorgen zodat elk bestuur - groot of klein, met veel of minder ervaring in digitaal documentbeheer - z'n gading vindt in het ruim aanbod van stappenplannen, checklists, handleidingen, getuigenissen, lespakketten, communicatiemateriaal, beslissingsbomen, demofilmpjes, infographics, presentaties, ...