De Nederlandse overheid produceert jaarlijks een grote hoeveelheid informatie. Een deel belandt uiteindelijk bij een archiefdienst, maar een groot deel niet. In Nederland verplicht de Archiefwet namelijk om informatie die daarvoor in aanmerking komt te vernietigen. Het bepalen van de bewaartermijn van informatie noemen we waarderen en selecteren. Voor archieven van Nederlandse gemeenten gebeurt de waardering aan de hand van de Selectielijsten van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Hierin staat beschreven hoelang bepaalde stukken bewaard moeten worden.

Nadeel van de Selectielijst is dat de overheid bepaalt wat te bewaren is en wat niet. Om de samenleving meer een stem te geven, bevatten VNG-Selectielijsten vanaf 2017 daarom een nieuw instrument, de zogenaamde hotspotmonitor. Hiermee wordt gezocht naar hotspots, lokale gebeurtenissen die grote impact gehad hebben en belangrijk waren voor de samenleving. Voor het begrip van een hotspot kan het relevant zijn om normaliter vernietigbare informatie toch blijvend te bewaren.

Met de nieuwe methode krijgt ook de samenleving een stem. Op deze manier kunnen maatschappelijke thema’s die anders niet of nauwelijks in gemeentelijke archieven aan bod komen zichtbaar worden. Bovendien kan de archiefdienst op deze wijze ook particuliere archieven die aansluiten bij deze thema’s beter vinden en acquireren.

De sprekers zullen ingaan op de wijze hoe zij deze methode toegepast hebben bij de gemeenten op de eilanden Goeree-Overflakkee en Voorne-Putten. Deze methode wijkt volledig af van de tot dan toe gebruikelijke werkwijze waarbij één archiefmedewerker in principe bepaalde op welke wijze er afgeweken werd van de selectielijst.